1.3 CÁC BỘ PHẬN CẤU THÀNH HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ THEO
1.3.5.2 Giám sát định kỳ
Để có cái nhìn khách quan, độc lập hơn về tính hữu hiệu của tồn hệ thống, bên cạnh giám sát thường xuyên, đơn vị cần phải có hoạt động giám sát định kỳ, đó chính là sự đánh giá hệ thống định kỳ. Giám sát định kỳ giúp đánh giá tính hữu hiệu của việc giám sát thường xuyên.
Khi thực hiện giám sát định kỳ cần chú ý các điểm sau:
Phạm vi và mức độ thường xuyên của việc giám sát định kỳ: Mức độ thường xuyên của giám sát định kỳ phụ thuộc vào đánh giá rủi ro, phạm vi và mức độ của giám sát thường xuyên. Giám sát định kỳ thường chỉ được thực hiện định kỳ hay trong các tình huống đặc biệt. Phạm vi đánh giá cịn tùy thuộc vào loại mục tiêu cần quan tâm: hoạt động, BCTC hay tuân thủ.
Người thực hiện giám sát định kỳ: Thông thường, việc giám sát định kỳ diễn ra dưới hình thức tự đánh giá, nghĩa là mỗi người quản lý và nhân viên đảm nhận một nhiệm vụ cụ thể nào đó sẽ tự đánh giá về sự hữu hiệu của các thủ tục kiểm soát đối với các hoạt động của họ. Cuối cùng, kết quả đánh giá hệ thống KSNB của từng bộ phận sẽ được xem xét bởi Ban Giám đốc đơn vị. Kiểm toán viên nội bộ thường thực hiện đánh giá kiểm soát nội bộ như một phần trong hoạt động thường ngày của họ hoặc theo những yêu cầu đặc biệt của Hội đồng quản trị và Ban Giám đốc.
Kiểm toán viên độc lập cũng tiến hành đánh giá tính hữu hiệu của hệ thống kiểm sốt thơng qua kiểm tốn, tuy nhiên mục tiêu chính của kiểm tốn viên độc lập là mục tiêu về BCTC.
Sự kết hợp của kiểm toán viên độc lập và kiểm toán viên nội bộ sẽ giúp Ban Giám đốc đánh giá khách quan về hệ thống KSNB tại đơn vị.
22
Quy trình đánh giá trong giám sát định kỳ: Đánh giá hệ thống KSNB là
một quy trình và người đánh giá phải dựa trên những nguyên tắc nhất định.
Phải hiểu rõ đặc điểm hoạt động của từng đơn vị và từng yếu tố của hệ thống KSNB. Phải tập trung vào tìm hiểu sự thiết kế và vận hành của hệ thống KSNB. Phương pháp tìm hiểu có thể là việc thảo luận với những nhân viên thực hiện và xem xét các tài liệu đã được ban hành.
Xác định hệ thống KSNB thực tế hoạt động ra sao. Các thủ tục kiểm soát thực tế ban đầu có thể thay đổi cho phù hợp thực tế, theo thời gian, thậm chí chúng khơng cịn thích hợp cho áp dụng nữa. Để xác định sự vận hành của các thủ tục kiểm sốt mới trong thực tế, người đánh giá có thể thảo luận với chính những người vận hành hệ thống hay những người bị tác động bởi các thủ tục kiểm soát hoặc bằng việc xem xét các ghi nhận về hoạt động của hệ thống kiểm sốt.
Phải phân tích tính hữu hiệu của việc thiết kế và vận hành hệ thống KSNB. Người đánh giá cần chú trọng việc hệ thống KSNB có cung cấp một sự đảm bảo hợp lý giúp đạt được các mục tiêu đề ra của đơn vị hay không.
Phương pháp đánh giá trong giám sát định kỳ:
Cơng cụ có thể sử dụng để đánh giá hệ thống KSNB là: bảng kiểm tra (checklist), bảng câu hỏi và lưu đồ.
Phương pháp đánh giá: Một số đơn vị sử dụng phương pháp so sánh thông qua so sánh hệ thống KSNB của họ với các đơn vị khác. Đơn vị có thể liên hệ trực tiếp với một số đơn vị khác hoặc nhờ hỗ trợ của các tổ chức tư vấn.
Tài liệu hóa: Một tài liệu hóa của hệ thống KSNB tùy thuộc vào quy mô
và sự phức tạp của từng đơn vị. Các đơn vị lớn ln có những sổ tay về các chính sách của đơn vị, sơ đồ về cơ cấu tổ chức, về bảng mô tả công việc, các hướng dẫn công việc và lưu đồ về hệ thống thơng tin. Các đơn vị nhỏ thường ít quan tâm đến việc tài liệu hóa các nội dung trên.
Chính người đánh giá sẽ quyết định cần tài liệu hóa những gì khi họ đánh giá hệ thống KSNB. Thơng thường họ dựa trên các tài liệu có sẵn và hệ thống KSNB rồi them vào các tài liệu bổ sung kèm theo bảng mơ tả về các thử nghiệm và các phân
tích khi họ thực hiện đánh giá hệ thống. Việc tài liệu hóa thường trở nên cần thiết khi cần phải đưa ra các ý kiến về hệ thống KSNB hay việc đánh giá hệ thống cho các đối tác khác nhất là các đối tác bên ngoài.
Kế hoạch thực hiện: Người thực hiện đánh giá hệ thống KSNB lần đầu nên tham khảo kế hoạch sau đây:
Quyết định về phạm vi đánh giá, cụ thể là các mục tiêu, các bộ phận của hệ thống KSNB có liên quan.
Xác định hoạt động giám sát thường xuyên.
Phân tích cơng việc đánh giá của kiểm toán viên nội bộ và kiểm toán viên độc lập để xem xét các phát hiện liên quan đến KSNB.
Xác định mức độ ưu tiên.
Xây dựng chương trình đánh giá phù hợp với thứ tự ưu tiên nêu ở trên.
Họp tất cả những người có liên quan đến việc đánh giá hệ thống để bàn về phạm vi, thời gian cũng như phương pháp, công cụ sử dụng, các phát hiện cần báo cáo.
Tiến hành đánh giá và rà soát lại các phát hiện.
Xem xét về các hành động cần thiết tiếp theo và việc điều chỉnh quá trình đánh giá các khu vực tiếp theo nếu cần thiết.