2.2. Thực trạng quản trị nhân sự của Công ty cổ phần thƣơng mại và dịch vụ
2.2.4. Công tác tuyển dụng nhân sự tại Công ty
Thay đổi về số lƣợng lao động của của Công ty đều có biến động qua từng năm nhằm thích ứng với nhu cầu thời điểm đó, thể hiện trong bảng 2.5.
Bảng 2.5: Tình hình tuyển dụng qua các năm của Công ty
(ĐVT: người) Stt Chỉ tiêu Năm 2017 Năm 2018 Năm 2019 Năm 2020 Năm 2021 1 Tổng số lao động 121 118 115 111 109 2 Số lao động tuyển dụng 14 15 18 16 22 - Đại học 1 2 2 2 3 - Cao đẳng 2 3 2 2 3 - Trung cấp 1 2 2 2 5 - Sơ cấp 4 4 6 4 5
- Chƣa qua đào tạo 6 4 6 6 6
Qua bảng trên ta thấy trong giai đoạn 2017 đến 2021 tổng số lao động của Cơng ty có sự thay đổi, từ 121 ngƣời năm 2017 đã giảm xuống còn 109 ngƣời năm 2021, giảm 12 ngƣời. Số lƣợng lao động giai đoạn này giảm do Công ty tinh giản biên chế, cơ cấu lại lao động và giải quyết các trƣờng hợp bị sa thải hoặc xin nghỉ việc.
Trong những năm vừa qua, Công ty vẫn tiếp tục tuyển dụng thêm lao động để bổ sung, tăng cƣờng thay thế cho những bộ phận còn yếu và thiếu, cụ thể:
+ Tuyển dụng cử nhân kinh tế để làm công tác thống kê và quản lý hoạt động vận tải.
+ Tuyển dụng thêm nhân viên lái xe, nhân viên bảo trì bảo dƣỡng và lực lƣợng bảo vệ phục vụ cho hoạt động vận tải đƣờng dài và hoạt động kinh doanh kho bãi và trông giữ xe.
+ Tuyển dụng thêm nhân viên bốc xếp để phục vụ công tác bốc xếp hàng hóa tại kho Cơng ty.
Quan sát bảng 2.5, trong giai đoạn 2017-2021, bình qn mỗi năm Cơng ty lại tuyển thêm 17 nhân sự. Riêng năm 2020, do ảnh hƣởng của tình hình dịch bệnh nên số lƣợng tuyển của Cơng ty có giảm nhẹ so với năm trƣớc. Ngồi số lao động chính thức đã nêu trong bảng, mỗi năm phòng TC – HC sẽ cân nhắc tuyển thêm lao động thời vụ tùy theo nhu cầu năm đó.
Cơng ty đang áp dụng hình thức tuyển dụng là thi tuyển trực tiếp. Quy trình tuyển dụng tại Cơng ty đƣợc thực hiện lần lƣợt từng bƣớc nhƣ ở sơ đồ 2.2.
STT Trách nhiệm Nội dung 1 Trƣởng các phòng, ban 2 Phịng TC-HC 3 Giám đốc Khơng đạt Đạt 4 Phòng TC-HC 5 Giám đốc 6 Trƣởng các phòng, ban 7 Giám đốc Không đạt Đạt 8 Phòng TC-HC
Sơ đồ 2.2: Quy trình tuyển dụng nhân sự tại Công ty
Các bƣớc tiến hành nhƣ sau:
Bước 1: Xác định và đề xuất nhu cầu tuyển dụng:
Để hồn thành tốt cơng việc đƣợc giao, trƣởng các phịng, ban căn cứ vào kế hoạch kinh doanh và nhu cầu thực tế về nhân sự tại đơn vị mình thực hiện xác định nhu cầu nhân sự thực tế cần bổ sung và gửi văn bản đề xuất nhu cầu tuyển dụng nhân sự, sau đó chuyển về Phịng TC-HC.
Đề xuất nhu cầu tuyển dụng
Lập kế hoạch tuyển dụng
Phê duyệt
Tổ chức thực hiện
Ký hợp đồng thử việc
Đánh giá hiệu quả thi tuyển
Lƣu hồ sơ Kiểm tra
Ký hợp đồng chính thức Dừng
Bước 2: Lập kế hoạch tuyển dụng:
Để đáp ứng kịp thời nguồn nhân lực đáp ứng yêu cầu của hoạt động kinh doanh, sau khi nhận đƣợc văn bản đề xuất tuyển dụng nhân sự của các phịng ban, phịng TC-HC có trách nhiệm lập kế hoạch tuyển dụng trình lên Giám đốc xem xét phê duyệt.
Bước 3: Phê duyệt đề nghị tuyển dụng:
Giám đốc Công ty xem xét đề xuất tuyển dụng của phịng tổ chức hành chính. Trƣờng hợp đồng ý với đề xuất tuyển dụng, Giám đốc Công ty ký phê duyệt và chuyển phịng tổ chức hành chính tiến hành triển khai thực hiện các bƣớc tiếp theo. Trƣờng hợp Giám đốc Công ty không đồng ý với đề xuất của phòng tổ chức hành chính, thì việc thực hiện tuyển dụng sẽ dừng lại.
Bước 4: Tổ chức thực hiện:
Sau khi đƣợc Giám đốc Cơng ty phê chuẩn, phịng tổ chức hành chính có trách nhiệm vụ tổ chức thực hiện việc tuyển dụng nhân sự với các công việc nhƣ sau:
- Thông báo nhu cầu tuyển dụng nhân sự.
Thông báo tuyển dụng đƣợc dán ở bảng thông báo tại trụ sở công ty, trên website của Công ty, các website tuyển dụng, hoặc gửi thông báo tới các trung tâm giới thiệu việc làm…
- Tiếp nhận và nghiên cứu hồ sơ
Phịng tổ chức hành chính thực hiện việc tiếp nhận, nghiên cứu, phân loại hồ sơ. Khi thu thập đủ số lƣợng hồ sơ của các ứng viên tham gia dự tuyển, phịng tổ chức hành chính tiến hành họp bàn xét duyệt nghiên cứu từng bộ hồ sơ theo các tiêu chí nhƣ sơ yếu lý lịch, sức khoẻ, kinh nghiệm làm việc, học vấn cùng những vấn đề liên quan khác rồi quyết định lựa chọn ứng viên đến phỏng vấn.
- Phỏng vấn ứng viên
Phịng tổ chức hành chính thơng báo tới các ứng viên đủ điều kiện thời gian địa điểm để tới phỏng vấn trực tiếp. Lãnh đạo phịng tổ chức hành chính
có trách nhiệm kết hợp với trƣởng các phịng ban cùng thực hiện việc phỏng vấn để đảm bảo yếu tố khách quan, cũng nhƣ chọn đƣợc các nhân sự đáp ứng đƣợc u cầu chun mơn tại vị trí tuyển dụng
Đối với một số vị trí trọng yếu Giám đốc phải trực tiếp phỏng vấn, phịng tổ chức hành chính có trách nhiệm trình hồ sơ nhân sự lên Giám đốc và đợi quyết quả phỏng vấn, tiếp đó thực hiện theo sự chỉ đạo từ Giám đốc Công ty.
- Tổ chức khám sức khỏe
Phịng tổ chức hành chính thơng báo tới các ứng viên vƣợt qua vòng phỏng vấn về thời gian địa điểm, kiểm tra sức khỏe. Nếu ứng viên nào không đáp ứng yêu cầu về sức khỏe sẽ bị loại.
Bước 5: Ký hợp đồng thử việc:
Phịng tổ chức hành chính thống nhất kết quả phỏng vấn với lãnh đạo các phòng ban và tổng hợp kết quả tuyển dụng trình Giám Đốc xem xét và đƣa ra quyết định cuối cùng. Trƣờng hợp Giám Đốc đồng ý kết quả tuyển dụng, phịng tổ chức hành chính có trách nhiệm soạn thảo hợp đồng thử việc, thông báo ứng viên đạt yêu cầu đến văn phịng để ký hợp đồng và sau đó trình ký Giám đốc.
Các ứng viên đạt u cầu sẽ đƣợc ký hợp đồng thử việc 2 tháng. Trong khoảng thời gian thử việc trên, phía Cơng ty và ngƣời lao động đều có quyền đơn phƣơng chấm dứt hợp đồng, ngƣng quá trình thử việc khơng cần báo trƣớc.
Bước 6: Đánh giá hiệu quả thi tuyển:
Sau khi ký hợp đồng thử việc, lãnh đạo phịng tổ chức hành chính sẽ dẫn các ứng viên tới gặp lãnh đạo các phòng ban chuyên môn để lãnh đạo phịng ban bố trí sắp xếp cơng việc để thử việc ứng viên. Sau thời gian thử việc, các ứng viên sẽ phải viết bản thu hoạch công việc và bản tự nhận xét bản thân, đồng thời trƣởng các phịng ban có ứng viên thử việc có nhiệm vụ tổng
hợp kết quả thử việc của ứng viên và chuyển tất cả đánh giá này kèm theo ý kiến đề xuất về phịng tổ chức hành chính.
Bước 7: Ra quyết định:
Khi đã kết thúc giai đoạn thử việc của mỗi ứng viên, phòng tổ chức tập hợp kết quả thử việc của ứng viên để trình Giám Đốc. Giám đốc Cơng ty sẽ đích thân kiểm tra kết quả tình hình thử việc thực tế của các ứng viên và ra quyết định có ký hợp đồng lao động chính thức hay khơng.
Nếu ứng viên đƣợc đánh giá tốt, Giám đốc sẽ ký hợp đồng chính thức có thời hạn xác định thời hạn là 1 năm. Ngƣợc lại, những cá nhân khơng đạt u cầu thì bị loại, khơng tiếp nhận. Giống nhƣ khi duyệt vịng phỏng vấn, Phòng tổ chức hành chính có trách nhiệm gửi mail hoặc gọi trực tiếp cho ứng viên để thông báo kết quả tuyển dụng.
Đối với các ứng viên đã hoàn thành hợp đồng có thời hạn 1 năm và đáp ứng đƣợc các yêu cầu, Giám đốc Công ty sẽ phê duyệt và ra quyết định ngƣời lao động sẽ đƣợc ký kết hợp đồng dài hạn - không xác định thời hạn, hợp đồng dài hạn sẽ đƣợc chia làm ba bản, Công ty giữ hai bản và ngƣời lao động giữ một bản. Hợp đồng lao động dài hạn sau khi đƣợc ký kết, cán bộ phịng tổ chức hành chính sẽ hƣớng dẫn thủ tục, bàn giao nhân sự cho các phịng ban/đơn vị có liên quan.
Bước 8: Lưu hồ sơ:
Hồ sơ ứng viên đƣợc lƣu trữ tại Phịng tổ chức hành chính trong suốt thời gian ngƣời lao động làm việc tại Công ty, đánh mã số và lƣu vào các hộp, tủ chuyên dụng. Việc lƣu trữ đƣợc thực hiện theo đúng quy định. Chỉ tiến hành trao trả hồ sơ nhân sự trong các trƣờng hợp sau: Giám đốc có quyết định chấm dứt Hợp đồng lao động, thuyên chuyển công tác nhân sự hoặc sa thải nhân sự,v.v..