BÀI 4 : TEAMBUILDING
2. Mục đích Ý nghĩ a Yêu cầu của Teambuilding
2.1. Mục đích
Xây dựng một mơi trường vui vẻ trong một khoảng thời gian ngắn để có thể kéo mọi người gần nhau hơn, tạo ra được những khoảnh khắc mà mọi người đều nhớ đến và qua đó trở nên gần gũi nhau hơn
Truyền một thông điệp quan trọng của cơng ty đến cho từng nhóm nhân viên và từng cá nhân
Đánh giá tính các của một nhóm người. Xây dựng hình ảnh chung về tính cách của một nhóm hoặc một phịng ban, thậm chí là của một cơng ty.
Thực tập “Team leader”: xây dựng kế hoạch, tổ chức, phân cơng cơng việc, bố trí, sắp xếp các thành viên hợp lý đạt mục tiêu chung. Rèn luyện khả năng dự báo, lập kế hoạch, đề phịng rủi ro, xử lý các tình huống bất ngờ …
Xây dựng một lối sống vì tập thể và xây dựng một cách sống biết chấp nhận hy sinh hoặc thỏa hiệp vì mục tiêu chung
2.2. Ý nghĩa
Tạo cho các thành viên quen dần với việc tập trung vào mục tiêu chung. Giúp mọi thành viên đều tham gia mọi hoạt động gắn kết.
Tạo cơ hội tiếp xúc những điều mới mẻ. Hiệu chỉnh từng cá nhân và cả tập thể.
Giúp các thành viên hiểu rõ nhau hơn và mở rộng quan hệ.
Giúp mọi người quen dần với việc đối mặt với thực hiện và những thay đổi. Khi đã hiểu nhau thì làm việc với nhau dễ dàng và mọi người có thể bỏ qua các lỗi nhỏ để đến được mục tiêu lớn.
Việc giao tiếp với nhau dễ dàng, thân thiện và hiệu quả hơn nhất là đối với các nhân viên không cùng chung bộ phận trong công ty, hay những người cùng chung bộ phận nhưng ít có dịp làm việc chung với nhau.
Thực tập trở thành team-leader thông qua việc xây dựng kế hoạch, tổ chức, phân công công việc, bố trí, sắp xếp các thành viên và tài nguyên hợp lý để hướng đội đến việc đạt mục tiên chung.
Dựa trên sức mạnh tập thể để sáng tạo và đưa ra các giải pháp nhằm giải quyết vấn đề.
Nhận biết tính cách khác của các thành viên trong đội, điểm mạnh và điểm yếu của từng người để bổ sung và phố hợp với nhau làm việc tốt hơn.
Khả năng dự báo, lập kế hoạch, đề phịng rủi ro, đề phịng tình huống bất ngờ…
Xây dựng tinh thần đồn kết, niềm tin lẫn nhau, tính cạnh tranh lành mạnh giữa các đội với nhau, nhận ra được “bức tranh toàn diện” và cùng hướng đến thành công chung của công ty.
Tạo ra bầu khơng khí thư giãn, thoải mái, vừa vui vừa học để giảm stress trong cơng việc hàng ngày.
Ngồi ra tùy vào tính chất cơng việc và u cầu của ban lãnh đạo cơng ty, ban tổ chức chương trình teambuilding có thể sẽ đưa vào các ý nghĩa khác dành riêng cho các bộ phận bán hàng, dự án, sản xuất…
2.3. Yêu cầu
2.3.1. Yêu cầu chung
- Tính khơng gian: Teambuilding là một hoạt động có thể tổ chức ở tất cả mọi nơi: trong nhà (hội thảo, thảo luận) hoặc ngồi trời (khóa huấn luyện, chuyến du lịch). Ở đây, tác giả chỉ xin đưa ra một số yêu cầu về địa điểm tổ chức teambuilding gắn với du lịch. Địa điểm tốt nhất để tổ chức du lịch teambuilding là: bãi biển, bờ sông, rừng núi, sân chơi rộng hay trong nhà…
- Tính thời gian: Một chương trình teambuilding thường gồm 4 phần chính: giới thiệu, hịa nhập, tăng lực và tổng kết. Tùy vào nhu cầu doanh nghiệp, các đơn vị tổ chức sẽ thực hiện teambuilding vào những khung thời gian khác nhau. Thế nhưng, thời gian thích hợp để tổ chức hoạt động này là vào cuối tuần, ngày lễ hoặc ngày hè. Một chương trình teambuilding phù hợp kéo dài 1 - 2 ngày, đơi khi có thể lên tới 3 - 4 ngày (nếu địa điểm tổ chức cách xa điểm xuất phát hoặc kết hợp với các điểm du lịch khác nữa).
- Tính thời tiết: Trời mát dịu (khơng q nắng hoặc khơng có mưa).
- Tính mục đích: Huấn luyện để xây dựng tinh thần đội nhóm, kiểm tra và đánh giá năng lực thực sự của các nhân viên. Ngồi ra, nó phải đem lại sự thoải mái, giải tỏa stress, có tính gắn kết các thành viên lại với nhau, nâng cao tinh thần đồng đội, hợp tác hiệu quả, phát hiện khả năng lãnh đạo, xây dựng mối quan hệ, sáng tạo và luôn đổi mới.
- Tính phù hợp: Nội dung chương trình phải phù hợp với mục đích doanh nghiệp, đối tượng khách hàng.
- Tính an tồn: Các trị chơi khơng gây nguy hiểm cho người chơi, mức độ an toàn phải được kiểm tra thường xuyên, phải có bác sỹ theo kèm.
- Tính quy luật: Quy luật thách thức lớn thì yêu cầu làm việc theo nhóm càng cao. Ví dụ như các quy luật sau: chuỗi, xúc tác, tầm nhìn, lịng tin, chi phí, vị trí…
2.3.2. Yêu cầu riêng
Đối với công ty lữ hành
- Nhân lực phục vụ: đủ về số lượng và đảm bảo về chất lượng.
Giảng viên (facilitator): chịu trách nhiệm chính về chun mơn của chương trình là người nhận các yêu cầu từ doanh nghiệp. Thiết kế chương trình phù hợp trước khóa học nhằm nhận các yêu cầu từ doanh nghiệp. Trong thời gian thực hiện chương trình, giảng viên nêu các câu hỏi, hướng dẫn học viên thảo luận, trao đổi, chia sẻ và đúc kết bài học sau mỗi trò chơi. Số lượng giảng viên tùy thuộc vào số lượng học viên. Bình quân 1 giảng viên có thể quản lý được 50 học viên.
Trợ giảng (assistant): chịu trách nhiệm chuẩn bị dụng cụ trước khóa học, vận chuyển và bảo quản dụng cụ, hướng dẫn trò chơi và hỗ trợ học viên trong khi thực hiện. Số lượng trợ giảng thông thường gấp đôi số lượng giảng viên.
- Trang thiết bị: Dụng cụ là một vấn đề quan trọng không thể thiếu trong các chương trình teambuilding, số người tham gia càng đông, dụng cụ càng nhiều và càng cồng kềnh vì thế đơn vị tổ chức teambuilding ln cần một đội ngũ nhân viên chuẩn bị và hỗ trợ trước và trong thời gian thực hiện teambuilding. Một số trang thiết bị khơng thể thiếu: bình chữa cháy tại khu cắm trại, áo phao khi di chuyển trên thuyền bè, dây bảo hiểm khi leo núi… Ngồi ra, các đội phải có trang phục riêng, cờ hiệu và một số dụng cụ trò chơi.
- Sản phẩm: Các sản phẩm đòi hỏi sự công phu trong công tác tổ chức, tính sáng tạo rất cao và kịch bản phải thật độc đáo và hấp dẫn, không trùng lặp. Các trò chơi được xây dựng theo yêu cầu và tình huống thực tế của từng doanh nghiệp. Bên cạnh đó, các trị chơi phải mang tính bất ngờ và khơng “đánh đố” người chơi.
- Ngồi ra, các cơng ty lữ hành cũng phải cung cấp các dịch vụ ăn, ngủ, đi lại… giống như một sản phẩm du lịch bình thường.
Khách hàng
Khách hàng phải cung cấp cho đơn vị tổ chức những thông tin sau: số lượng khách, giới tính, độ tuổi, tình hình sức khỏe, trình độ văn hóa…
- Mục đích, yêu cầu của khách hàng
- Số lượng: Một chương trình outdoor teambuilding hiệu quả thường tổ chức cho khoảng 40 - 50 người, chia thành nhiều đội, mỗi đội từ 5 - 6 người. Khi chia nhỏ như vậy, mỗi người sẽ phát huy được vai trò và trách nhiệm, đồng thời thấy đựơc sự hỗ tương với nhau giữa các thành viên. Còn số lượng học viên lý tưởng cho một chương trình indoor teambuilding là 15 -30 người.
Teambuilding có thể tổ chức cho những cơng ty có 100 - 500 nhân viên cùng tham dự, tuy nhiên công tác tổ chức phải hết sức quy mô và chi tiết.
- Độ tuổi: Độ tuổi ảnh hưởng tới việc thiết kế sản phẩm, người trẻ sẽ có những trị chơi khác với người già.
- Sức khỏe: Thể chất đảm bảo đáp ứng các hoạt động, đòi hỏi nỗ lực cá nhân và tập thể.