BÀI 7 : TỔ CHỨC CÁC CHƯƠNG TRÌNH SỰ KIỆN
5. Những lư uý khi thực hiện tổ chức sự kiện
5.1. Sức chứa của nơi tổ chức sự kiện
Sức chứa của nơi tổ chức sự kiện là vấn đề cần lưu ý đầu tiên.
Nếu sự kiện được tổ chức tại khách sạn 5 sao với tiện nghi đầy đủ, không gian sang trọng và dàn nhân viên phục vụ chuyên nghiệp nhưng việc số lượng khách mời vượt quá khả năng chứa của khách sạn là điều hồn tồn có thể xảy ra. Do vậy, cần chú ý đến địa điểm tổ chức sự kiện, số lượng khách mời dự kiến có thể sẽ tham dự, tránh để lãng phí quá nhiều chỗ hay thiếu chỗ ngồi cho khách.
Người dẫn chương trình là một trong những yếu tố quyết định sự thành công hay thất bại của sự kiện. Đã có rất nhiều sự kiện bị sụp đổ bởi chương trình một đằng cịn người dẫn chương trình thì một nẻo. Ngun nhân có thể do MC được nhận kịch bản quá muộn nên không kịp đọc bản thảo hoặc cũng có thể là do người dẫn chương trình tự tin thái quá vào năng lực của mình nên khơng hề đọc bản thảo. Do vậy, bạn cần có sự kiểm sốt chặt chẽ vấn đề này để có một sự kiện được tổ chức thành công.
5.3. Lên kế hoạch quản trị rủi ro
Để một sự kiện diễn ra thành công sẽ bao gồm rất nhiều công việc nhỏ và tỷ mẩn. Phải dành ra một khoảng thời gian để dự đoán những sự cố xấu có thể xảy ra khi tổ chức sự kiện nào đó. Bên cạnh lường trước rủi ro, cũng nên đưa ra những phương án khắc phục giả định để khi sự cố xảy ra sẽ khắc phục nhanh hơn. Làm như vậy sẽ giúp cho bạn có khả năng kiểm sốt tình hình tốt hơn.
BÀI TẬP THỰC HÀNH
Bài tập 1: Phân tích yêu cầu của một đối tượng khách cụ thể, xây dựng ý
tưởng tổ chức sự kiện (yêu cầu: tổ chức chương trình kỉ niệm 40 năm thành lập Trường THPT ABC).
Bài tập 2: Lập kế hoạch chi tiết cho một sự kiện cụ thể (yêu cầu: tổ chức
chương trình kỉ niệm 40 năm thành lập trường THPT ABC)