2.1.2.1 Ngành nghề kinh doanh
Đào tạo (ProSkills):
Cung ứng các gói chương trình về kỹ năng làm việc, Tiếng Anh và các kỹ
năng chuyên ngành kỹ thuật cho cá nhân, doanh nghiệp và trường học.
Tƣ vấn nguồn nhân lực (ProJobs):
- Cung ứng các dịch vụ hỗ trợ/tư vấn nhân lực cho các doanh nghiệp
trong lĩnh vực kỹ thuật - công nghệ.
- Hỗ trợ sinh viên tìm việc làm và thực tập tại các doanh nghiệp trong Khu Công nghệ cao TPHCM.
Tƣ vấn du học (ProEdu):
- Liên kết với các trường viện chuyên về lĩnh vực kỹ thuật - công nghệ tại các quốc gia phát triển.
- Tư vấn, giới thiệu cho học sinh - sinh viên các khóa đào tạo chất lượng cao nhằm nâng cao chất lượng nguồn nhân lực công nghệ cao tại Việt Nam.
Khóa luận tốt nghiệp Khoa Quản Trị Kinh Doanh SVTH: Lê Thị Oanh
Nghiên cứu & Hợp tác:
- Thực hiện nghiên cứu chiến lược về thị trường nguồn nhân lực để hỗ trợ các hoạt động đào tạo, tuyển dụng nhân lực.
- Khai thác các mối quan hệ hợp tác quốc tế để xây dựng và ứng dụng các
chương trình đào tạo tiên tiến, đáp ứng nhu cầu doanh nghiệp.
2.1.2.2 Quy trình làm việc với khách hàng
Quy trình làm việc với khách hàng chung (Public) 1. Lấy & xây dựng Database khách hàng cá nhân
- Thông tin cá nhân: Họ tên, Điện thoại, Email, là HSSV (tên trường, chuyên ngành?), là nhân viên (tên công ty, chức vụ?)
- Nhu cầu: học khóa nào - mục tiêu học là gì? - muốn học ở đâu? - thời gian có thể học?...
Nhập vào phần mềm “Quản lý học viên năm 2012”
2. Đối với học viên đăng ký khóa tiếng Anh: lên lịch thi xếp lớp
(tốt nhất hẹn cùng 1 ngày), báo cho phòng GVĐT trước ngày test ít nhất 1
ngày(như trao đổi, khi HV cần test ngay, GVĐT phải hỗ trợ). Thời gian nhận test
trong giờ hành chính và ưu tiên các tối 2-4-6. Khi có kết quả test từ phịng GVĐT, sẽ tư vấn lớp phù hợp cho HV
3. Sau khi có thơng tin và nhu cầu khách hàng, tư vấn và giới thiệu khóa học phù hợp. Tổng hợp danh sách học viên vào ngày 10 mỗi tháng. Gửi báo cáo cho P.P TVĐT (C.Hằng)
4. Liên hệ phụ trách phòng trong trường hợp số lượng HV ít hơn
quy định mở lớp, nhằm kiểm tra mức thu và lợi nhuận, tiến hành thu học phí trong trường hợp có thể mở được lớp
5. Các loại giấy tờ cần lưu khi HV đăng ký thành công - Phiếu đăng ký khóa học với đầy đủ thơng tin từ học viên
- Nếu là HSSV cần có thẻ HS-SV photo kèm theo; nếu là công nhân viên các DN trong Khu cần có thẻ nhân viên photo để được giảm học phí
Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả kinh doanh tại Trung tâm đào tạo trực thuộc Ban quản lý Khu Cơng nghệ cao Thành phố Hồ Chí Minh
- Phiếu thu tiền
6. Làm việc với phòng GVĐT bằng email trước ngày khai giảng dự
kiến từ 7 - 10 ngày:
- Chương trình đào tạo - Giảng viên
- Thời gian đào tạo và chốt ngày khai giảng - Số lượng HV mỗi lớp
- Gửi danh sách HV với họ tên - điện thoại - email - đối tượng - Yêu cầu đặc biệt (nếu có)
Nếu là lớp public thì chuyên viên tư vấn sẽ làm việc với GVĐT qua mail và cc cho P.P TVĐT (C.Hằng).
Nếu là Corp thì chuyên viên tư vấn sẽ thông tin cho P.P TVĐT
(C.Hằng).Sau đó, C Hằng trực tiếp làm việc GVĐT.
7. Khi nhận được xác nhận ngày khai giảng từ phịng GVĐT, sẽ
thơng báo đến HV thời gian học trước ngày khai giảng, và cập nhật danh sách
cuối cùng gửi cho GVĐT nếu có sự thay đổi về số lượng HV hay danh sách… 8. Khi tổ chức lớp học, phòng GVĐT sẽ chịu trách nhiệm về việc theo dõi tình hình học viên và có trách nhiệm thông báo cho HV khi cần. Nếu có việc xảy ra đối với HV (xin nghỉ, bảo lưu,…) hoặc thông báo nghỉ học, phòng GVĐT phải báo cho TVĐT để nắm tình hình chung để kịp thời hỏi thăm HV.
9. Khi kết thúc lớp học
- Đối với lớp Kỹ năng mềm sẽ trao giấy chứng nhận vào buổi học cuối cùng
- Đối với những lớp còn lại sẽ thông báo cho HV thời gian đến nhận giấy
Khóa luận tốt nghiệp Khoa Quản Trị Kinh Doanh SVTH: Lê Thị Oanh
- Giấy chứng nhận không phát trong buổi học được gửi ở phòng TVĐT
để phát cho HV. Sau 30 ngày HV chưa đến nhận sẽ gửi trả lại phòng GVĐT.
- Phòng GVĐT tổng hợp ý kiến của HV và gửi cho phòng TVĐT xem xét,
tư vấn thêm.
10. Nộp học phí cho phịng kế tốn vào ngày thứ 2,4& 6 hàng tuần nếu có.
11. Gửi thư cảm ơn chung cho mỗi lớp đào tạo.
Quy trình làm việc với khách hàng dành riêng cho các doanh nghiệp (Corpotive)
1. Xây dựng Database khách hàng, liên hệ lấy thông tin người phụ trách HR hoặc đào tạo, sau đó tiếp cận Khách hàng.
- Thông tin cá nhân người liên hệ: Họ tên, Điện thoại, Email, Chức
vụ.
- Quy mơ cơng ty, sản xuất -dịch vụ gì, địa chỉ ở đâu (có thể hỏi hoặc tự tìm).
- Cần học khóa nào - mục tiêu học là gì? - bao nhiêu người học - đối
tượng là gì? - muốn học ở đâu - thời gian đào tạo.
2. Khi tổng hợp được thông tin cần thiết, báo cho phụ trách phòng để
tham mưu chi phí và trao đổi với phịng GVĐT bằng email về
- Chương trình đào tạo được đặt hàng.
- Giảng viên nào có thể phụ trách.
- Thời gian đào tạo được đề nghị từ khách hàng có phù hợp khơng.
- Số lượng HV mỗi lớp.
- Yêu cầu đặc biệt (nếu có).
3. Khi có thơng tin cập nhật từ phịng GVĐT, phòng TVĐT sẽ soạn
proposal và gửi cho khách hàng sớm nhất có thể hoặc tùy theo yêu cầu của KH(chậm nhất 2 ngày từ lúc nhận được yêu cầu và deal giá). Proposal gồm có:
Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả kinh doanh tại Trung tâm đào tạo trực thuộc Ban quản lý Khu Công nghệ cao Thành phố Hồ Chí Minh
- Thơng tin liên lạc 2 bên.
- Số lượng HV, số lớp và ngày dự kiến đào tạo tương ứng. - Chương trình đào tạo chi tiết.
- Báo giá: giá sàn + hoa hồng (nếu có) + phương thức và điều kiện thanh toán.
- Logo khách hàng và đối tác.
- Thông tin của Giảng viên.
- Các điều khoản kèm theo (nếu có).
4. Gọi điện thoại confirm đã gửi proposal và hẹn 1 buổi gặp mặt để
giải thích chi tiết nội dung proposal. Cố gắng xác định câu trả lời của khách hàng trong buổi gặp mặt (nếu ở xa có thể trao đổi qua điện thoại hoặc email).
5. Khi thỏa thuận được tất cả các điều khoản, sẽ tiến hành ký hợp
đồng đào tạo trước ngày khai giảng 10 ngày (hoặc theo tính chất khóa học mà thời
gian ký hợp đồng thay đổi linh động).
6. Lấy danh sách HV sẽ tham gia khóa học từ khách hàng (trước ngày khai giảng ít nhất 3 ngày).
7. Sau khi ký hợp đồng sẽ báo phòng GVĐT để cùng đi gặp khách hàng khảo sát nhu cầu đào tạo thực tế (trong 1 số trường hợp TNA có thể tiến hành qua Email). Giảng viên gặp khách hàng để làm bảng khảo sát và soạn lại nội
dung đào tạo trong phụ lục hợp đồng cho phù hợp rồi gửi cho khách hàng trước ngày đào tạo 5 ngày (chi phí TNA).
8. Chào lớp vào ngày khai giảng.
9. Sau khóa học gửi lại cho bên khách hàng. - Biên bản thanh lý hợp đồng (nếu cần).
- Danh sách điểm danh HV và bảng điểm tổng hợp (có đóng mộc
Khóa luận tốt nghiệp Khoa Quản Trị Kinh Doanh SVTH: Lê Thị Oanh
- Bảng tổng hợp đánh giá học viên từ phòng GVĐT (ý kiến của HV
và Giảng viên).
- Hình lưu niệm của khóa học.
10. Người phụ trách hợp đồng làm lại bảng tổng hợp danh sách khách
hàng tiềm năng sau khóa học và tìm kiếm thêm nhu cầu đào tạo từ khách hàng.
11. Gửi thư cảm ơn & hình đến khách hàng
2.1.2.3 Bộ máy tổ chức
Giám đốc
Phó Giám đốc
Phòng Phòng tài Phòng Phòng tư P.Tư vấn
HC- NS- chính kế giáo vụ vấn đào tuyển
Quản trị toán đào tạo tạo dụng nhân
lực
Hình 2.1 Sơ đồ bộ máy tổ chức SHTP Training Center
(Nguồn: Phòng tư vấn đào tạo SHTP Training Center2012)