2.1 .Tổng quan về công ty
2.2. Thực trạng kế toán chiphí và tính giá thành dịch vụ tư vấn thiết kế tạ
tại Công ty Thương mại Bình Tuấn
2.2.1. Đặc điểm hoạt động dịch vụ tư vấn thiết kế tại công ty2.2.1.1. Đặc điểm dịch vụ tư vấn 2.2.1.1. Đặc điểm dịch vụ tư vấn
Xã hội ngày càng phát triển, nhu cầu thiết yếu của con người cũng gia tăng. Do vậy, nhiều cơng trình xây dựng, khách sạn, khu nghỉ dưỡng, trường học, bệnh viện,… được xây dựng nên nhằm đáp ứng nhu cầu đó. Trong mỗi một tồ nhà, việc lắp đặt một hệ thống phòng cháy chữa cháy, hệ thống camera an ninh, hệ thống cấp thoát nước là hết sức cần thiết. Bởi nó đảm bảo an tồn cho những người sử dụng tồ nhà, cơng trình xây dựng đó.
Nhu cầu thì ngày càng gia tăng nhưng khơng phải ai cũng có khả năng tự thiết kế, lắp đặt hệ thống phòng cháy chữa cháy, hệ thống camera an ninh hay hệ thống cấp thốt nước cho tồ nhà của mình được. Do vậy, nhiều công ty tư vấn thiết kế đã xuất hiện, cạnh tranh và phát triển.
Dịch vụ tư vấn giúp cho khách hàng có được những bản thiết kế ưng ý. Khi khách hàng có nhu cầu, họ sẽ tìm đến cơng ty tư vấn để được hỗ trợ. Nhiệm vụ của những tư vấn viên là tạo ra những bản vẽ thoả mãn yêu cầu của khách hàng, đồng thời khách hàng sẽ phải trả cho họ một khoản phí nhất định.
T T
Gói dịch vụ Yêu cầu khách hàng
1 Tư vấn giải pháp an ninh
- Lựa chọn vị trí lắp đặt camera - Lựa chọn camera
- Lựa chọn giải pháp truyền dẫn - Lựa chọn giải pháp lưu trữ
Cung cấp thông tin dự án: - Quy mô dự án
- Địa điểm triển khai - Yêu cầu từ phía chủ đầu tư, …
2 Thiết kế hệ thống (sơ bộ)
Hồ sơ thiết kế sơ bộ: bản vẽ thiết kế, thuyết minh & bảng khái tốn
+ Thuyết trình phương án thiết kế với chủ đầu tư (CĐT) (nếu có yêu cầu).
- Cung cấp: Bản vẽ mặt bằng (file AutoCAD, …). - Hỗ trợ Phương Việt khảo sát thực tế (nếu cần thiết).
3 Thiết kế hệ thống (chi tiết)
Hồ sơ thiết kế kỹ thuật: bản vẽ thiết kế & thi cơng, thuyết minh kỹ thuật, bảng dự tốn chi tiết, phương án & kế hoạch thi cơng.
+ Thuyết trình thiết kế trước chủ đầu tư (nếu có u cầu)
+ Soạn thảo hợp đờng (nếu yêu cầu)
- Cung cấp thông tin phản hồi, các yêu cầu bổ sung của chủ đầu tư về thiết kế sơ bộ.
- Cung cấp thông tin về kế hoạch triển khai dự án của chủ đầu tư.
4 Thực hiện hồ sơ dự án:
- Biên bản bàn giao, nghiệm thu - Bản vẽ hồn cơng, hờ sơ hồn cơng - Nhật ký cơng trình
- Hờ sơ thanh tốn
- Các tài liệu liên quan theo yêu cầu của chủ đầu tư.
Không bao gồm công việc xin chữ ký hoặc xác nhận của các bên liên quan như CĐT, TVGS, …
Cung cấp các thông tin liên hệ người đại diện phía chủ đầu tư để Phương Việt liên hệ làm việc.
5 Thực hiện toàn bộ hồ sơ dự án (bao gồm cả
việc xin chữ ký, xác nhận của CĐT, TVGS; thúc đẩy q trình thanh tốn)
2.2.1.2. Nội dung chi phí dịch vụ tư vấn thiết kế
Các khoản mục chi phí dịch vụ tư vấn thiết kế của Cơng ty Thương mại Bình Tuấn được tập hợp theo các yếu tố, bao gờm 5 yếu tố chi phí:
a) Chi phí nguyên nhiên vật liệu bao gồm:
- Nguyên vật liệu: do lĩnh vực kinh doanh của công ty là dịch vụ tư vấn nên nguyên vật liệu chủ yếu là văn phòng phẩm ( giấy, mực, bút, gim, dập gim, băng xố, kẹp sắt, ruột chì, hộp đựng bản vẽ,…), mực in, vật tư tin học ( chuột, ổ cứng, đầu bấm mạng, RAM, quạt chip,…)
- Nhiên liệu: là các khoản chi phí về xăng, dầu nhớt…phục vụ cho các xe đi công tác để tư vấn cho các hợp đồng đã ký với khách hàng.
- Tiền điện.
b) Chi phí nhân công bao gồm:
- Tiền lương:
+ Lương trả cho nhân viên trực tiếp tư vấn = Tổng tiền lương × 86% + Lương trả cho khối nghiệp vụ = Tổng tiền lương × 14%
- BHYT: 4,5%/ Tổng lương, trong đó: 3% do cơng ty trả cịn 1,5% do cán bộ công nhân viên trả.
- BHXH: 26%/ Tổng lương, trong đó: 18% do cơng ty trả, 8% do cán bộ công nhân viên trả.
- KPCĐ: 2%/ Tổng thu nhập.
- Tiền ăn ca = 20.000đ/ngày/người × ngày cơng của tháng.
c) Chi phí khấu hao TSCĐ:
Các TSCĐ của công ty bao gồm: ô tô, nhà (trụ sở của công ty), các máy tính, máy in, điều hồ, máy photo…có giá trị trên 30 triệu Việt Nam đờng.
TSCĐ được tính khấu hao theo phương pháp đường thẳng. Các TSCĐ vừa dùng chung cho quản lý, vừa dùng chung cho tư vấn thì số trích khấu hao sẽ được phân bổ theo lương của hai bộ phận này (86% đối với bộ phận trực tiếp tư vấn, 14% đối với bộ phận quản lý).
- Tiền điện thoại: điện thoại cố định của các phòng ban và điện thoại di động của lãnh đạo (từ trưởng phòng trở lên): trưởng phòng được tối đa 300.000đ/tháng, giám đốc 500.000đ/tháng, nếu dùng khơng hết thì phải hồn trả phần chênh lệch nhưng nếu vượt quá con số này phải tự nộp đủ phần chênh lệch đó.
- Tiền nước: nước uống cho các phòng ban và nước sinh hoạt hàng ngày cho tồn cơng ty.
- Sửa chữa nhỏ TSCĐ: các ơ tơ khi xảy ra hỏng hóc lái xe sẽ mang xe đi sửa ở gara và mang hoá đơn thanh toán để thanh tốn với cơng ty.
2.2.2. Kế toán chi phí dịch vụ tư vấn thiết kế tại công ty2.2.2.1. Đối tượng và phương pháp tập hợp chi phí 2.2.2.1. Đối tượng và phương pháp tập hợp chi phí
Đối tượng tập hợp chi phí cả dịch vụ tư vấn thiết kế được xác định theo từng hợp đồng tư vấn
Phương pháp tập hợp chi phí: Chi phí dịch vụ tư vấn thiết kế được tập hợp như sau:
• Đối với những chi phí liên quan trực tiếp đến từng hợp đờng tư vấn thì tập hợp trực tiếp cho hợp đờng đó. Ví dụ như chi phí th chun gia bên ngồi tham gia vào hợp đờng tư vấn.
• Đối với chi phí liên quan đến nhiều hợp đồng tư vấn nếu không thể tập hợp riêng cho từng hợp đồng được nên được tập hợp theo địa điểm phát sinh chi phí (bộ phận), cuối kỳ phân bổ cho từng hợp đồng theo doanh thu thực tế của từng hợp đồng, cịn các hợp đờng cịn làm dở sẽ phân bổ theo giá trị làm được của hợp dờng đó. Ví dụ như: chi phí văn phịng phẩm, mực in, thiết bị tin học, chi phí điện thoại cố định,…
2.2.2.2. Kế toán các yếu tố chi phí 2.2.2.2.1. Kế toán chi phí tư vấn
a) Hệ thống chứng từ sử dụng:
- Phiếu xin lĩnh văn phòng phẩm, phiếu xuất văn phòng phẩm (phụ lục 2.4) - Phiếu xuất kho vật tư, CCDC dùng cho hoạt động tư vấn (phụ lục 2.5) - Bảng trích khấu hao TSCĐ hàng tháng (phụ lục 2.6)
- Bảng phân bổ chi phí khấu hao TSCĐ cho các hợp đờng theo số lần sử dụng (phụ lục 2.8)
- Bảng phân bổ chi phí trả trước cho từng hợp đờng theo số lần sử dụng (phụ lục 2.9)
- Hoá đơn GTGT, hoá đơn bán hàng, phiếu chi (phụ lục 2.10), giấy báo nợ của ngân hàng.
- Giấy đề nghị tạm ứng cho nhân viên đi mua hàng hoá phục vụ cho hoạt động tư vấn (phụ lục 2.11).
- Giấy thanh toán tiền tạm ứng (phụ lục 2.12)
b) Tài khoản và vận dụng TK:
TK sử dụng:
Để hạch tốn các chi phí phục vụ cho hoạt động tư vấn, kế toán sử dụng TK
154 “Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang” để phản ánh tất cả các chi phí phát sinh
có liên quan đến hợp đờng mà doanh nghiệp đảm nhận.
TK 154 được mở chi tiết cho các đối tượng tập hợp chi phí là các đơn đặt hàng hay các hợp đồng đã được ký kết.
Ví dụ: TK 154 HĐ số 6320/HĐKT – NL14: chi phí phát sinh sử dụng cho hợp
đờng số 6320 giữa Cơng ty Thương mại Bình Tuấn và khách sạn SILKPATH về tư vấn thiết kế hệ thống PCCC.
TK 154 HĐ số 6321/HĐKT – NL14: chi phí phát sinh sử dụng cho hợp đờng số 6321 giữa Cơng ty Thương mại Bình Tuấn và Khách sạn Sunrise về tư vấn thiết kế hệ thống PCCC.
-Bên Nợ TK 154 dùng để tập hợp các chi phí phục vụ cho hoạt động tư vấn thiết kế phát sinh liên quan đến từng hợp đồng.
-Bên Có TK 154: cuối kỳ kết chuyển các chi phí phát sinh sang TK 632 “Giá vốn hàng bán” để tính giá thành và xác định lợi nhuận cho các hợp đồng.
TK 154 khơng có số dư cuối kỳ.
Ngồi ra kế tốn cịn sử dụng các TK liên quan khác để hạch toán như TK 152, Tk 153, TK 214, TK 331, …
Vận dụng tài khoản KT:
-Khi tạm ứng cho nhân viên đi mua hàng hoá phục vụ cho hoạt động tư vấn thiết kế, kế toán lập phiếu chi và định khoản:
Nợ TK 141: Tạm ứng Có TK 111: Tiền mặt
Căn cứ vào Phiếu chi, kế tốn sẽ kết xuất lên màn hình sổ Nhật ký chung và các sổ chi tiết khác.
-Khi nhân viên thanh toán tạm ứng, căn cứ vào giấy thanh toán tạm ứng kế toán ghi sổ Nhật ký chung và định khoản:
Nợ TK 154: Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang Nợ TK 111: Tiền thừa nhập lãi quỹ
Có Tk 141: Tạm ứng
(Có TK 111: Tiền tạm ứng cịn thiếu)
Ví dụ: Ngày 11/02/2014 tạm ứng cho Lê Minh Huyền đi TTTĐ cho HĐ số
6321 theo giấy đề nghị tạm ứng và phiếu chi , kế toán định khoản:
Nợ TK 141: 4.000.000
Có TK 111: 4.000.000
Ngày 18/02/2014 , giấy thanh toán tạm ứng số 01835, số tiền đã dùng là 3.480.000đ, cịn lại nhập quỹ tiền mặt. Kế tốn ghi sổ Nhật ký chung trên cơ sở định khoản:
Nợ TK 154: 3.480.000
Nợ TK 111: 520.000
Có TK 141: 4.000.000
-Khi phát sinh các khoản chi phí về hàng hố, dịch vụ mua vào không qua kho chuyển thẳng phục vụ cho hoạt động tư vấn thiết kế (có hố đơn GTGT), căn cứ vào hố đơn, kế tốn định khoản:
Nợ TK 154: Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang Nợ TK 133L Thuế VAT đầu vào được khấu trừ
Có TK 111, 112: Trả tiền ngay Có TK 331: Phải trả người bán
Ví dụ: Hợp đờng số 6320 phát sinh các khoản chi phí mua hàng hố, dịch vụ
Biểu 3.1. Chi phí mua hàng hoá, dịch vụ có hoá đơn GTGT ĐVT: VNĐ ST T Ngày Chứng từ
Chi tiết Đơn vị Đơn giá (VNĐ)
Số lượng
Thành tiền
1 15/02 18406 Mua bút Upin chiếc 25.000 10 250.000
2 15/02 18406 Mua mực in hộp 295.000 4 1.180.000 3 15/02 18406 Mua túi đựng bản vẽ cái 32.000 20 640.000 4 15/02 18406 Mua Notebook nhỏ quyển 12.000 20 240.000 5 15/02 18406 Mua kẹp sắt hộp 22.000 5 110.000
Giá trên chưa bao gờm thuế GTGT, căn cứ vào hố đơn GTGT số 18406, giấy báo nợ ngân hàng số 113, kế toán ghi vào sổ nhật ký chung trên cơ sở định khoản sau:
Nợ TK 154 HĐ số 6320 – mua bút : 250.000
Nợ TK 154 HĐ số 6320 – mua mực in: 1.180.000
Nợ TK 154 HĐ số 6320 – mua túi đựng bản vẽ: 640.000 Nợ TK 154 HĐ số 6320 – mua Notebook nhỏ: 240.000
Nợ TK 154 HĐ số 6320 – mua kẹp sắt: 110.000
Nợ TK 133: 242.000
Có TK 111: 2.662.000
-Khi phát sinh các khoản chi phí về hàng hố dịch vụ mua vào phục vụ cho hoạt động tư vấn thiết kế (khơng có hố đơn GTGT), kế tốn định khoản:
Nợ TK 154 (chi tiết cho từng hợp đờng) Có TK 111, 112, 331
Ví dụ: Trong hợp đồng số 6320 phát sinh các khoản chi phí mua hàng hố
hoặc thuê dịch vụ trên cơ sở các hợp đờng ngắn hạn hoặc hoặc các hố đơn bán hàng:
Biểu 3.2. Chi phí mua hàng hoá, dịch vụ không có hoá đơn GTGT
ĐVT: VNĐ
ST T
Ngày Chứng từ Chi tiết Đơn vị Đơn giá Số lượng Thành tiền 1 11/02 Phiếu chi số 8386 Mua xăng A92 cho ơtơ đi TTTĐ Lít 24.690 10 246.900 2 04/02 Hoá đơn bán hàng số 42784 Chi cho nhân viên đi TTTĐ tại Hải Dương Phòng 300.000 2 600.000 3 17/02 Phiếu chi số 8391 Chi mua giấy A3 ngoại Ram 145.000 2 290.000
Căn cứ vào các hoá đơn bán hàng, phiếu chi tiền mặt hay các hợp đồng thời vụ, sổ Nhật ký chung được ghi trên cơ sở định khoản:
Nợ TK 154 HĐ số 6320 – chi mua xăng A92: 246.900 Nợ TK 154 HĐ số 6320 – chi phí đi cơng tác: 600.000 Nợ TK 154 HĐ số 6320 – chi mua giấy A3: 290.000
Có TK 111: 1.136.900
-Khi xuất kho vật tư, hàng hoá phục vụ cho tư vấn thiết kế, kế toán căn cứ vào phiếu xuất kho và ghi vào Nhật ký chung:
Nợ TK 154: Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang Có TK 152, 153, 155, 156
Ví dụ: Ngày 11/02 xuất kho kẹp sắt 19.51 cho phòng tư vấn thiết kế, căn cứ
vào phiếu xuất kho (phụ lục 2.13) kế tốn định khoản: Nợ TK 154: 612.000
Có TK 153: 612.000
Hàng tháng căn cứ vào tình hình kinh doanh, các phòng ban gửi Phiếu xin lĩnh văn phòng phẩm cho Phòng Kinh doanh để Phịng Kinh doanh duyệt sau dó chuyển cho thủ kho. Thủ kho sẽ cấp, phát văn phòng phẩm theo đúng số lượng của Phiếu xin lĩnh văn phịng phẩm. Sau đó sẽ chuyển phiếu này cho Kế tốn ngun vật liệu.
Căn cứ vào Phiếu xin lĩnh văn phịng phẩm do thủ kho gửi lên, kế tốn theo dõi về mặt số lượng trên Bảng nhập xuất tờn văn phịng phẩm hàng tháng, giá văn phịng phẩm xuất dùng được tính theo phương pháp bình qn gia quyền:
Từ đó tính trị giá của văn phịng phẩm xuất dùng: Trị giá văn
phòng phẩm xuất dung
= Đơn giá bình quân văn phịng phẩm xuất dùng
× Số lượng văn phòng phẩm xuất dùng
Đối với các NVL là mực in, thiết bị tin học thì phương pháp tính giá xuất NVL lại là phương pháp Nhập trước – Xuất trước.
Trị giá vốn thực tế của vật tư xuất
dùng
=
Số lượng vật tư xuất
dùng ×
Giá của lơ vật tư nhập kho ở thời điểm đầu kỳ hoặc gần đầu
kỳ Trị giá vốn thực
tế của vật tư tờn kho
= Số lượng vật tư tờn kho
× Giá của lơ vật tư nhập kho ở thời điểm cuối kỳ hoặc gần
cuối kỳ Đơn giá văn phòng phẩm xuất dùng Số lượng văn phịng phẩm thực tế nhập trong tháng + Số lượng văn phịng phẩm tờn đầu kỳ
Trị giá văn phòng phẩm thực tế nhập trong tháng + Trị giá văn phịng phẩm tờn đầu kì =
Các vật tư xuất dùng cho hoạt động tư vấn thiết kế trong kỳ nếu chỉ liên quan đến một hợp đờng tư vấn thì sẽ được tập hợp trực tiếp cho hợp đờng đó, nếu vật tư xuất dùng liên quan đến nhiều hợp đờng tư vấn thì đến cuối kỳ kế tốn sẽ phân bổ theo doanh thu của từng hợp đồng tư vấn thiết kế, tức là khi doanh thu của hợp đờng được ghi nhận thì khoản chi phí này mới được phân bổ. Các khoản chi phí này thường chỉ bao gờm: văn phịng phẩm, mực in, thiết bị tin học,… có giá trị khơng lớn.
Hàng tháng, căn cứ vào trị giá văn phòng phẩm, mực in, thiết bị tin học xuất dùng, kế toán sẽ ghi giảm trị giá NVL trong kho đờng thời ghi tăng chi phí NVLTT. Theo số liệu của Cơng ty tháng 02/2014 thì trị giá văn phịng phẩm xuất cho khối thiết kế là 78.595.592 đờng, kế tốn ghi:
Nợ TK154: 78.595.592 Có TK 152: 78.595.592
Đối với chi phí nhiên liệu (xăng, dầu) phục vụ cho các xe ô tô của công ty đi cơng tác cũng được tính theo phương pháp Nhập trước – Xuất trước nhưng sẽ ghi giảm trên TK 152 – Nhiên Liệu và ghi tăng chi phí NVLTT trên TK 154. Theo số liệu của công ty tháng 02/2014, xăng A92 xuất cho khối thiết kế trị giá 17.988.350 đồng.
Căn cứ vào Phiếu xuất kho kế tốn ghi: Nợ TK 154: 17.988.350
Có TK 152: 17.988.350
Đối với CCDC có giá trị nhỏ phân bổ một lần khi xuất dùng được tính theo