2.1 .Tổng quan về công ty
3.1. Các kết luận và phát hiện qua nghiên cứu
3.1.1.4. Về trình tự kế toán
a) Kế tốn chi phí ngun vật liệutrực tiếp:
Nguyên vật liệu trưc tiếp của từng hợp đờng tư vấn chủ yếu là văn phịng phẩm, mực in, thiết bị tin học, xăng, dầu. Do vậy, khơng thể xác định được chính xác các khoản chi phí NVLTT của từng hợp đờng tư vấn nên cơng ty chọn tiêu thức phân bổ chi phí nguyên vật liệu theo doanh thu thực tế của từng hợp đồng là hợp lý, tạo điều kiện thuận lợi cho việc quản lý chi phí và tính giá thành dịch vụ tư vấn thiết kế.
b) Kế tốn chi phí nhân cơng trực tiếp:
Do kinh doanh trong lĩnh vực tư vấn nên chi phí nhân cơng trực tiếp cho từng hợp đờng tư vấn chiếm tỷ trọng khá cao trong tổng lương ( Tổng lương = 55% doanh thu thực tế). Công ty cũng căn cứ vào doanh thu thực tế của từng hợp đồng tư vấn để xác định lương phải trả cho nhân viên tư vấn( 86%/ Tổng lương). Đây là một tỷ lệ hợp lý, phản ánh đúng sự đóng góp của các nhân viên trực tiếp tư vấn trong các hợp đồng tư vấn thiết kế. Bởi một hợp đờng tư vấn có thành cơng hay khơng được quyết định trực tiếp bởi nhân viên tư vấn. Hơn thế nữa, đây cũng là động lực để các nhân viên trực tiếp tư vấn có trách nhiệm hơn với cơng việc của mình, nâng cao được hiệu quả cơng việc.
Q trình thanh tốn lương và các khoản trích theo lương cả các nhân viên tư vấn được thực hiện một cách hợp lý, quy trình kế tốn đảm bảo theo đúng chế độ kế toán hiện hành.
c) Kế tốn chi phí sản x́t chung:
Chi phí sản xuất chung được hạch tốn tương đối đúng và đầy đủ các khoản mục chi phí phát sinh (chi phí nhân viên trực tiếp tư vấn, chi phí vật liệu, chi phí CCDC, chi phí khấu hao TSCĐ, chi phí dịch vụ mua ngồi, chi phí bằng tiền khác).
Nhìn chung kế tốn chi phí sản xuất chung đảm bảo được theo các yêu cầu, quy định của chế độ kế toán hiện hành.
d)Kế toán giá thành dịch vụ:
Căn cứ vào đặc điểm kinh doanh của công ty là dịch vụ tư vấn, bên cạnh việc xác định đúng đối tượng tính giá thành, kế tốn đã xác định phương pháp tính giá thành là phương pháp tính theo đơn đặt hàng. Sự lựa chọn này giúp cho việc tính giá thành được đơn giản, dễ dàng và quan trọng hơn là nó phù hợp với đặc điểm kinh doanh của cơng ty.
Kỳ tính giá thành là khi đơn hàng hồn thành là hồn tồn hợp lý.
3.1.1.5. Sở kế toán
-Cơng ty áp dụng hình thức kế tốn máy, do đó giảm khối lượng ghi chép, đảm bảo cung cấp thơng tin nhanh chóng, chính xác.
-Các mẫu sổ trên máy được áp dụng linh hoạt, phù hợp với hình thức kế tốn máy và đảm bảo đầy đủ thông tin trên sổ sách.
3.1.2. Những mặt hạn chế và nguyên nhân
Các khoản mục chi phí của cơng ty phát sinh nhiều nhưng đều được theo dõi trên các tài khoản tổng hợp, điều này làm cho cơng tác kế tốn gặp nhiều khó khăn, làm cho việc theo dõi, kiểm tra của các cấp lãnh đạo cũng gặp nhiều trở ngại.
Các hợp đờng tư vấn có khi kéo dài vào năm, các khoản chi phí NVL về văn phòng phẩm phát sinh trong năm chỉ được phân bổ cho những hợp đờng đã hồn thành mà không ghi nhận cho các hợp đờng cịn dở dang. Khoản chi phí này tuy khơng lớn nhưng làm ảnh hưởng đến giá thành các hợp đồng tư vấn.
Hiện nay công ty không theo dõi khoản chi phí NVL vượt định mức để kết chuyển sang giá vốn hàng bán mà tính ln vào chi phí trong kỳ. Điều này làm cho giá thành của dịch vụ tư vấn trong kỳ khơng chính xác.
Nếu hợp đờng hồn thành vào đầu tháng hoặc giữa tháng mà đến cuối tháng kế tốn mới tính tốn được các khoản chi phí và khấu hao để phân bổ cho hợp đờng đó, như vậy phải đến cuối tháng kế tốn mới xác định đươc giá thành của hợp đờng tư vấn đó. Do vậy, sẽ không cung cấp thông tin một cách đầy đủ, kịp thời, phục vụ cho yêu cầu quản trị của các cấp lãnh đạo công ty.
Việc phân bổ khấu hao TSCĐ của những TSCĐ dùng chung cho cả hai bộ phận dựa vào tỷ lệ tiền lương của bộ phận quản lý (14%) và bộ phận tư vấn ( 86%) là không hợp lý. Việc phân bổ này khơng phản ánh đúng tình hình sử dụng TSCĐ của hai bộ phận này.
Hơn thế nữa, các TSCĐ có giá trị lớn của cơng ty như: ô tô, nhà đã được sử dụng nhiều năm nhưng chưa tiến hành sửa chữa lớn. Vì vậy trong q trình sử dụng tài sản nếu tài sản hỏng hóc nặng phải sửa chữa lớn thì cơng ty khơng có ng̀n chi phí bù đắp.
Phương pháp phân bổ chi phí trả trước (CCDC) cũng được cơng ty tính tốn dựa trên số lần sử dụng và tổng chi phí phân bổ của một loại CCDC. Chẳng hạn trong kho có 4 màn chiếu 3 chân Hpee với tổng chi phí phân bổ là 285.556 đồng, trong tháng chỉ phát sinh 2 hợp đồng cần sử dụng đến 1 màn chiếu 3 chân. Như vậy tối đa chỉ có 1 màn chiếu 3 chân được đem ra sử dụng, còn lại là được giữ trong kho. Trong khi đó, khi tính chi phí phân bổ màn chiếu 3 chân Hpee cho từng hợp đồng, công ty vẫn dựa trên tổng chi phí 285.556 đờng. Rõ ràng chi phí phân bổ của các màn chiếu khác khơng được đem ra sử dụng vẫn được tính vào giá vốn của dịch vụ tư vấn đó, vậy là chưa hợp lý. Cuối tháng cơng ty cịn phải điều chỉnh tăng giảm chi phí phân bổ CCDC cho các hợp đờng, điều đó tăng thêm khối lượng cơng việc cho kế toán, giảm năng suất cũng như hiệu quả làm việc.
3.2. Các giải pháp đề xuất nhằm hoàn thiện kế toán chi phí và tính giá thành dịch vụ tư vấn, thiết kế tại Công ty
3.2.1. Yêu cầu hoàn thiện
Những khó khăn trong cơng tác kế tốn chi phí và tính giá thành dịch vụ tư vấn thiết kế mà công ty đang gặp phải hiện nay cần sớm được khắc phục. Việc khắc phục các khó khăn này phải tuân thủ theo đúng các nguyên tắc sau:
3.2.1.1. Đảm bảo phù hợp với các nguyên tắc, chuẩn mực kế toán và chế độ kếtoán hiện hành. toán hiện hành.
Các nguyên tắc, chuẩn mực kế toán và chế độ kế toán Việt Nam được xây dựng trên cơ sở khoa học, phù hợp với điều kiện kinh tế, xã hội Việt Nam. Các nguyên tắc, chuẩn mực này sẽ tạo điều kiện cho cơng tác kế tốn nói chung và kế tốn chi phí và tính giá thành nói riêng đi vào nề nếp, tơn trọng chế độ tài chính, kế
tốn hiện hành. Hơn thế nữa, thực hiện tốt nguyên tắc này sẽ đảm bảo cho việc kiểm tra, kiểm soát của Nhà nước đối với cơng tác kế tốn của công ty được thuận lợi.
3.2.1.2. Đảm bảo phù hợp với đặc điểm tổ chức kinh doanh, tổ chức quản lý củacông ty công ty
Để công tác kế tốn chi phí và tính giá thành dịch vụ tư vấn thiết kế được khoa học, hợp lý cần phải chú trọng đến đặc điểm cụ thể của cơng ty về: trình độ quản lý, trình độ và năng lực tổ chức cơng tác kế tốn cũng như tính chất của dịch vụ tư vấn thiết kế.
3.2.1.3. Đáp ứng được yêu cầu của các đối tượng thẩm tra kế toán
Để cung cấp thông tin kịp thời, đầy đủ cho các quyết định quản lý cần thiết của Nhà nước và của công ty cần phải tổ chức kế toán quản trị kết hợp với kế tốn tài chính trong lĩnh vực chi phí kinh doanh và tính giá thành dịch vụ tư vấn thiết kế. Việc kết hợp này sẽ giúp cho kế tốn phân tích được các yếu tố chi phí kinh doanh theo từng địa điểm phát sinh chi phí đáp ứng được yêu cầu kiểm tra của các nhà quản trị DN.
3.2.1.4. Việc hoàn thiện kế toán chi phí và tính giá thành dịch vụ tư vấn thiết kếphải có tính khả thi và mang lại hiệu quả phải có tính khả thi và mang lại hiệu quả
Mục tiêu kinh doanh của công ty là không ngừng nâng cao lợi nhuận và vị thế của cơng ty trên thương trường. Chính vì vậy, các giải pháp đưa ra nhằm hồn thiện cơng tác kế tốn chi phí và tính giá thành dịch vụ tư vấn thiết kế phải được xây dựng mang tính khả thi cao và đem lại hiệu quả lớn cho công ty.
3.2.2. Giải pháp hoàn thiện3.2.2.1. Về tài khoản sử dụng 3.2.2.1. Về tài khoản sử dụng
Các khoản mục chi phí của các hợp đờng tư vấn hiện nay của công ty phát sinh đều được theo dõi tên các tài khoản tổng hợp.
3.2.2.2. Đối với kế toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp
Đối với chi phí văn phịng phẩm nên xây dựng định mức chi phí cho từng hợp đờng căn cứ vào giá trị thực hiện được của từng hợp đồng. Cuối kỳ, căn cứ vào kết quả của Ban điều độ dự án để xác định khối lượng công việc đã thực hiện được của từng hợp đờng để tiến hành phân bổ khoản chi phí này. Như vậy khoản chi phí NVL
về văn phịng phẩm sẽ được tính chính xác cho từng hợp đờng và không làm ảnh hưởng đến giá thành của các hợp đờng.
Theo chế độ kế tốn quy định khoản mục chi phí NVLTT vượt định mức thì khơng hạch tốn vào chi phí NVLTT trong kỳ mà kết chuyển vào giá vốn của dịch vụ hồn thành. Mặc dù tháng 2/2014 khơng phát sinh chi phí NVLTT vượt định mức song kế tốn cũng phải hạch tốn theo đúng quy định khi có phát sinh nghiệp vụ này.
Khi phát sinh khoản chi phí NVLTT vượt định mức, cuối kỳ kết chuyển số chi phí này sang giá vốn của dịch vụ tư vấn thiết kế, kế toán ghi tăng giá vốn của dịch vụ tư vấn thiết kế mở trên TK632 đờng thời ghi giảm chi phí NVLTT trên TK154 đúng bằng phần vượt định mức:
Nợ TK632: Giá vốn hàng bán
Có TK 154: Chi phí NVLTT vượt định mức. - Về phương pháp phân bổ CCDC:
Công ty nên xây dựng và đăng ký số lần sử dụng đối với mỗi CCDC khi nhập kho. Ta có bảng đăng ký sử dụng CCDC theo số lần (phụ lục 3.1)
Như vậy địi hỏi cơng ty phải theo dõi cụ thể hơn từng loại CCDC, số lần nhập xuất khác nhau, đánh mã hàng cho từng loại để có thể nắm bắt được chính xác từng lần nhập, xuất làm căn cứ ghi sổ và trích phân bổ.
3.2.2.3. Đới với kế toán chi phí nhân công trực tiếp
Để việc nghỉ phép của các nhân viên tư vấn khơng làm ảnh hưởng tới q trình kinh doanh của cơng ty và đảm bảo nguyên tắc thận trọng của kế tốn thì kế tốn cơng ty cần tiến hành trích trước tiền lương nghỉ phép của nhân viên trực tiếp tư vấn theo một tỷ lệ hợp lý. Mức trích trước tiền lương nghỉ phép được xác định như sau:
Mức trích trước tiền lương nghỉ phép
= Tỷ lệ trích
trước
× Tổng tiền lương chính năm của nhân viên trực tiếp tư
vấn
Khi đó kế tốn ghi:
Nợ TK154: Chi phí NCTT Có TK335: Chi phí trả trước
Khi nhân viên trực tiếp tư vấn nghỉ phép thì ghi nhận khoản trích trước này vào TK334 – Phải trả người lao đợng:
Nợ TK335: Chi phí trả trước
Có TK334: Phải trả người lao động
Cuối năm nếu khoản lương trích trước này khơng chi hết thì phải hồn nhập số cịn lại, kế tốn ghi:
Nợ TK335: phần chi phí được hồn nhập Có TK 154: phần chi phí được hồn nhập
3.2.2.4. Đới với kế toán giá thành dịch vụ tư vấn thiết kế
Các khoản chi phí liên quan đến nhiều hợp đờng phải đến cuối tháng kế tốn mới tính tốn phân bổ được cho từng hợp đờng. Như vậy, không thể cung cấp số liệu, thông tin đầy đủ, kịp thời cho yêu cầu quản trị. Chính vì vậy, trong tháng khi có hợp đờng hồn thành kế tốn phải căn cứ vào chi phí kế hoạch ban đầu của hợp đờng đó và doanh thu ước tính của những hợp đờng sẽ hồn thành trong tháng để tiến hành phân bổ chi phí cho các hợp đờng, từ đó tạm tính giá thành của các hợp đờng hồn thành trong tháng.
Để có thể tính tốn kịp thời giá thành của các hợp đờng tư vấn hồn thành trong tháng (vào bất cứ thời điểm nào), kế tốn có thể căn cứ vào chi phí ước tính của từng hợp đồng được xác định vào thời điểm đầu kỳ.
Công thức xác định: Tỷ lệ trích trước
Tổng tiền lương chính năm KH của nhân viên trực tiếp tư vấn Tổng tiền lương nghỉ phép KH của nhân viên trực tiếp tư vấn
Chi phí khấu hao nhà
của bộ phận quản lý = 10%
Tổng chi phí khấu hao nhà của cơng ty × Chi phí khấu hao nhà
của bộ phận kinh doanh
Tổng chi phí khấu
hao nhà của cơng ty × 90%
Có nhiều cách để lựa chọn tiêu thức phân bổ chi phí sản xuất chung nhưng căn cứ vào đặc điểm kinh doanh của cơng ty có thể chọn tiêu thức là tổng chi phí lao động trực tiếp của nhân viên trực tiếp tư vấn. Cách phân bổ này có thể cung cấp thơng tin kịp thời để định giá cơng việc hồn thành và đưa ra các quyết định trong kinh doanh.
Đến cuối tháng, sau khi phân bổ các khoản chi phí chung liên quan đến nhiều hợp đờng, kế tốn sẽ tiến hành điều chỉnh chênh lệch chi phí để tính lại giá thành của các hợp đờng đó.
3.2.2.5. Đới với phương pháp khấu hao TSCĐ dùng chung cho hoạt động quản lývà hoạt động kinh doanh và hoạt đợng kinh doanh
Đối với TSCĐ là nhà thì căn cứ vào diện tích sử dụng của bộ phận quản lý và bộ phận trực tiếp tư vấn để tiến hành phân bổ khấu hao. Hiện tại, diện tích tồ nhà cơng ty sử dụng khoảng 1000m2, trong đó, các phịng ban quản lý sử dụng là 100m2 (chiếm 10%) còn lại là phục vụ cho hoạt động kinh doanh của công ty (chiếm 90%). Như vậy, chi phí khấu hao nhà được tính cho từng bộ phận như sau:
Đối với TSCĐ là ô tô, hiện tại công ty có theo dõi km xe chạy để khoán nhiên liệu. Như vậy, căn cứ vào Bảng km xe chạy, Giấy đi đường của lái xe hàng tháng kế tốn tính tốn qng đường đi của ơ tô phục vụ cho quản lý và phục vụ cho kinh doanh trên cơ sở đó phân bổ chi phí khấu hao ơ tơ cho hai bộ phận :
Tổng đại lượng tiêu thức phân bổ của các hợp đờng Tổng chi phí SXC ước tính
Chi phí SXC ước tính phân bổ cho một đơn vị
tiêu thức phân bổ
Từ đó ta xác định được tổng chi phí khấu hao TSCĐ của từng bộ phận:
3.2.2.6. Đối với việc sửa chữa lớn TSCĐ
Các TSCĐ sẽ bị hao mịn và hư hỏng trong q trình sử dụng. Để TSCĐ hoạt động bình thường thì trong quá trình sử dụng cần tiến hành bảo dưỡng và sửa chữa TSCĐ bị hư hỏng. Đặc biệt đối với Cơng ty Thương mại Bình Tuấn TSCĐ lớn nhất là nhà, ơ tơ thì cần phải xây dựng kế hoạch sửa chữa lớn. Trong vài năm gần đây, công ty không tiến hành sửa chữa lớn các TSCĐ. Tài sản đã sử dụng nhiều năm rất dễ xảy ra hư hỏng, vì vậy, trong năm tới cơng ty cần phải có kế hoạch sửa chữa lớn các TSCĐ của công ty để đảm bảo cho tài sản hoạt động bình thường, khơng bị gián đoạn do hư hỏng lớn ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh của DN.
Việc tiến hành sửa chữa lớn TSCĐ (nhà, ơ tơ) sẽ mất chi phí lớn. Vì vậy cơng ty cần phải tiến hành trích trước chi phí sửa chữa lớn TSCĐ để khoản chi phí này khơng ảnh hưởng đến doanh thu, chi phí trong kỳ sửa chữa. Hàng tháng, căn cứ vào kế hoạch trích trước chi phí sửa chữa lớn TSCĐ, kế tốn ghi:
Nợ TK 154
Có TK 335: Chi phí phải trả (chi tiết trích trước sửa chữa lớn TSCĐ) Việc trích trước chi phí sửa chữa lớn TSCĐ của cơng ty phụ thuộc vào tình hình sử dụng tài sản và việc xây dựng kế hoạch sửa chữa của công ty.
Khi sửa chữa lớn hoàn thành, căn cứ vào giá trị quyết tốn cơng trình, kế tốn