1.3.1.2 .Môi trường vi mô
2.2. Phân tích thực trạng cơng tác tổ chức cung ứng nguyên vật liệu tại công
2.2.1.2. Tìm và lựa chọn nhà cung ứng
Cơng ty thường sử dụng 3 hình thức chính để tìm các nhà cung ứng mới - Thơng qua các báo giá của các nhà cung ứng
- Khách hàng giới thiệu cho công ty
- Chủ động thu thập, tiếp cận thông tin về các nhà cung ứng nguyên vật liệu trên internet
Về công tác đánh giá nhà cung ứng công ty thường tập trung vào các nhà cung ứng đã từng giao dịch trước đây vì điều này có thể giúp cơng ty hạn chế được rủi ro. Tuy nhiên việc tìm kiếm được nhà cung ứng mới tốt hơn có thể sẽ giúp cơng ty có nhiều những cơ hội hơn.
Khi tiến hành lựa chọn nhà cung ứng, Phòng kế hoạch Kinh doanh- Xuất nhập khẩu của Cơng ty dựa trên cơ sở uy tín, thơng tin thu thập về các nhà cung ứng để đưa ra những quyết định mua sắm vật tư. Nhà cung ứng được lựa chọn phải đảm bảo chất lượng, tiến độ cung ứng, chất lượng vật tư và giá cả phù hợp. Thông thường, Công ty lựa chọn những nhà cung ứng cũ đã quen thuộc: Grandeza, Golden Wheat, Hang Tung, Phong Phú, … , trong đó hai nhà cung ứng chính là Golden Wheat và Hang Tung. Công ty và nhà cung ứng đều đã quan hệ với nhau ổn định và
khá am hiểu và nhau. Những nhà cung ứng này đảm bảo độ tin cậy và Công ty không sợ rủi ro, tuy nhiên, phương thức và chất lượng ngun vật liệu ít có sự thay đổi.
Tiêu chuẩn để lựa chọn nhà cung ứng:
Việc lựa chọn các nhà cung ứng nguyên vật liệu phải đảm bảo các yêu cầu: + Đảm bảo chất lượng nguyên vật liệu đáp ứng yêu cầu sản xuất. + Đảm bảo giá cả và phương thức thanh toán hợp lý.
+ Đủ năng lực và độ tin cậy về chất lượng cũng như thời gian cung ứng. Nhà cung ứng phải có năng lực đáp ứng nhu cầu nguyên vật liệu của Công ty, đảm bảo về thời gian, địa điểm giao hàng cũng như các yếu tố khác, tránh tình trạng thiếu vật tư làm gián đoạn quá trình sản xuất dẫn tới chậm tiến độ hoàn thành các đơn hàng .
Độ tin cậy về chất lượng nguyên vật liệu là yếu tố rất quan trọng trong việc lựa chọn nhà cung ứng vì nó ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng sản phẩm cũng như uy tín của Cơng ty trên thị trường.
Giá cả và chất lượng hàng hoá phải hợp lý, phù hợp với giá cả thị trường. Nguyên vật liệu phải đảm bảo chất lượng, đồng thời mức giá không quá cao, hình thức thanh tốn thuận tiện với điều kiện tài chính hiện có của Cơng ty. Cơng ty khơng chấp nhận ngun vật liệu không đạt tiêu chuẩn cũng như mức giá quá cao, các điều kiện thanh tốn khơng thoả đáng, hoặc trị giá ngun vật liệu nhà cung ứng buộc Công ty chấp nhận vượt quá điều kiện cho phép của Công ty.
Cơng ty sẽ dựa vào hồ sơ quy trình cung ứng cụ thể của những nhà cung ứng đã từng cung ứng cho Cơng ty, uy tín trên thị trường(chứng nhận, bằng khen,…nhà cung ứng nhận được), và theo những thông tin mà Công ty thu thập được để đưa ra quyết định lựa chọn nhà cung ứng.
Bảng danh sách các nhà cung ứng nguyên vật liệu tại cơng ty TNHH Minh TRÍ
Bộ tiêu chí lựa chọn nhà cung ứng chưa được xây dựng một cách hồn chỉnh, vẫn cịn mang tính chất tượng trưng chưa được áp dụng một cách thực tế để đánh giá nhà cung ứng một cách cụ thể.
Chưa xây dựng được một thang đo cụ thể, chưa xác định được hệ số cân bằng cho các tiêu chí lựa chọn. Do đó chưa thực hiện đầy đủ các thủ tục đánh giá lựa chọn cho điểm và tổng kết một cách rõ ràng.
Chưa đưa ra được phương pháp đánh giá hiệu quả, việc lựa chọn theo thói quen, theo cảm tính thường khó chính xác dẫn đến nhầm lẫn làm cho hoạt động sản xuất kinh doanh xuất nhập khẩu của công ty chưa thực sự phát huy được hiệu quả.
Sau khi lựa chọn nhà cung ứng thì cơng ty khơng cịn tập trung vào cơng tác thu thập thông tin về các nhà cung ứng nguyên vật liệu tiềm năng khác trên thị trường nữa mà chỉ cập nhật thơng tin về tình hình thực hiện hợp đồng của các nhà cung ứng hiện tại thông qua hệ thống lưu trữ thông tin nội bộ của công ty.
2.2.1.3. Thương lượng và đặt hàng
Là một công ty may và nguyên vật liệu chủ yếu được nhập khẩu từ nước ngoài nên kế hoạch sản xuất kinh doanh của Cơng ty Minh Trí dựa trên các đơn đặt hàng từ phía các đối tác nước ngồi. Khi nhận được các đơn hàng, Công ty sẽ lập kế hoạch sản xuất cho kỳ và kế hoạch cung ứng nguyên vật liệu cho kỳ sản xuất. Lượng đặt hàng và thời gian đặt hàng được xác định căn cứ vào các kế hoạch sản xuất trong kỳ.
Quy trình mua nguyên vật liệu với những đơn hàng mà đối tác không trực tiếp cung ứng ngun vật liệu của Cơng ty Minh Trí được thể hiện qua sơ đồ sau:
Trách nhiệm Sơ đồ Các phòng ban Đủ, xuất Thủ kho Thiếu các phịng ban Khơng đạt Ban giám đốc
P. kinh doanh xuất nhập khẩu
P. kinh doanh xuất nhập khẩu không đạt
Ban giám đốc Đạt
P. Kinh doanh- Xuất nhập khẩu P. kinh doanh xuất nhập khẩu, nhà cung ứng
P. kỹ thuật, nhà cung ứng Không đạt, xử lý
Đạt
Thủ kho
Sơ đồ 3. Quy trình mua nguyên vật liệu đối với đơn hàng mà đối tác khơng trực tiếp cung ứng NVL tại Cơng ty Minh Trí
Lập nhu cầu cấp nguyên vật liệu Kiểm tra tồn kho Lập dự toán sản xuất Duyệt Lựa chọn nhà cung ứng Lập đơn đặt hàng Duyệt Đặt hàng Ký hợp đồng và thu mua nguyên vật liệu
Kiểm tra
Quy trình mua nguyên vật liệu với những đơn hàng mà đối tác trực tiếp cung ứng nguyên vật liệu của Cơng ty Minh Trí được thể hiện qua sơ đồ sau:
Trách nhiệm Sơ đồ Các phịng ban Các phịng ban Khơng đạt Ban giám đốc Đạt
P.Kinh doanh - Xuất nhập khẩu
Không đạt Ban giám đốc
Đạt P. Kinh doanh- Xuất nhập khẩu
không đạt Khách hàng
Đạt P. kinh doanh xuất nhập khẩu,
nhà cung ứng
P. kỹ thuật, nhà cung ứng Khơng đạt, xử lý
Đạt Thủ kho
Sơ đồ 4. Quy trình mua nguyên vật liệu đối với đơn hàng mà đối tác trực tiếp cung ứng NVL tại Cơng ty Minh Trí
Đối với các đơn hàng mà khách hàng trực tiếp cung cấp nguyên vật liệu, sau khi nhận đơn hàng , Cơng ty Minh Trí sẽ tính tốn các định mức, xác định nhu cầu ngun vật liệu cần thiết để sản xuất (có tính đến hao hụt, tổn thất). Cơng ty sẽ
Lập nhu cầu cấp nguyên vật liệu Lập dự toán sản xuất Duyệt Lập yêu cầu cấp nguyên vật liệu Duyệt
Gửi yêu cầu
Duyệt
Cấp phát nguyên vật liệu
Kiểm tra
thoả thuận, bàn bạc với đối tác để đi đến thống nhất lượng nguyên vật liệu cần nhập về.
Đối với các đơn hàng mà công ty phải tự thu mua nguyên vật liệu, khi có đơn hàng , Cơng ty sẽ lập kế hoạch nhu cầu nguyên vật liệu. Thủ kho sẽ kiểm tra vật liệu tồn trong kho, nếu đủ thì xuất dùng, nếu thiếu thì sẽ làm theo các bước được trình bày ở sơ đồ trên. (Mẫu đơn hàng biểu mẫu 2.2.1 được trình bày ở phụ lục )
Với những đơn hàng trên, Công ty đã thông báo cho nhà cung ứng về số lượng, chủng loại và yêu cầu chất lượng nguyên vật liệu, thời gian, địa điểm và phương thức thanh toán. Nếu đơn hàng được chấp nhận thì quá trình mua bán sẽ được diễn ra
Chỉ khi có đơn hàng, Cơng ty mới cho xây dựng kế hoạch mua sắm nguyên vật liệu. Nhu cầu cấp nguyên vật liệu của Cơng ty được tính tốn căn cứ vào lượng nguyên vật liệu cần để đáp ứng các đơn hàng hoặc theo kế hoạch sản xuất của Cơng ty. Lượng ngun vật liệu này cũng chính là lượng dự trữ cần thiết trong Công ty. Với cách đặt mua hàng như vậy, Công ty sẽ giảm bớt được phần chi phí lưu kho, chi phí cho hoạt động bảo quản nguyên vật liệu,… Tuy nhiên, hình thức này cũng tạo ra một khó khăn lớn cho Cơng ty khi đơn hàng nhiều, Công ty không đưa ra định mức kịp thời như thế có thể dẫn đến tình trạng đình cơng.
Ngun nhân xảy ra việc đình cơng là do Cơng ty quá chậm trong việc đưa ra định mức cho các đơn đặt hàng. Do vậy, đại bộ phận công nhân của Cơng ty phải làm việc trong tình trạng khơng biết trong tháng sẽ phải làm bao nhiêu hàng và định mức cụ thể ra sao. Đáng ra, khi bắt đầu có đơn đặt hàng mới, Cơng ty phải tính định mức sớm để cơng nhân có căn cứ làm việc. Tuy nhiên, bộ phận tính định mức lao động chưa có sự bàn bạc chưa thống nhất, chưa nhạy bén với công việc nên đã chưa đưa ra định mức kịp thời. Như vậy, cách đặt hàng của Cơng ty có thể tiết kiệm được chi phí lưu kho, bảo quản, …. Tuy nhiên, điều đó sẽ gây khó khăn cho Cơng ty trong việc đưa ra định mức, khi nhà cung ứng khơng có ngun vật liệu để đáp ứng cho yêu cầu của Công ty sẽ dẫn đến tăng thời gian máy móc ngừng hoạt động, người lao động không đủ việc để làm,…. dẫn đến tăng chi phí cho sản xuất kinh doanh, làm giảm lợi nhuận của Công ty. Hơn nữa, với việc mua sắm nguyên vật liệu
của Công ty như trên, các đơn đặt hàng số lượng ít sẽ khơng được giảm giá đồng thời chi phí vận chuyển lớn vì phải vận chuyển nhiều lần, làm giảm hiệu quả kinh doanh của Công ty.
Nguyên vật liệu chính của Cơng ty là vải, thị trường cung ứng của Cơng ty chủ yếu là nước ngồi với các chủng loại đa dạng và phong phú, chất lượng đảm bảo. Tuy nhiên, để tăng hiệu quả sản xuất kinh doanh, Công ty nên tăng lượng dự trữ nguyên vật liệu để hạn chế các rủi ro khơng có lợi cho doanh nghiệp