1.3.1.2 .Môi trường vi mô
2.2. Phân tích thực trạng cơng tác tổ chức cung ứng nguyên vật liệu tại công
2.2.2.2. Tổ chức dự trữ nguyên vật liệu về mặt giá trị
Nguyên vật liệu của công ty rất đa dạng về chủng loại nên cơng ty thường hạch tốn theo phương pháp nhập trước xuất trước. Với phương pháp này những nguyên vật liệu nhập vào trước sẽ được xuất trước. Vì ngun vật liệu của cơng ty chủ yếu là vải vóc nên việc dự trữ quá lâu thì một số nguyên vật liệu sẽ bị hỏng, úa màu...nên công ty chọn phương pháp hạch toán này là hợp lý.
Bảng 4. giá trị nguyên vật liệu được dự trữ trong kho
STT Tên nguyên vật liệu Giá trị ( nghìn đồng)
1 Vải Oxford 15.625.260
2 Vải Cotton Rib 14.325.480
3 Vải Cotton jersey 12.725.000
4 Vải Valisere 12.842.000
5 Vải Micro fibre 4.290.800
6 Vải Lycra 3.375.000
7 Vải Nylon affeta 2.769.500
8 Vải tổng hợp 2.310.500
9 Vải Rayon 1.962.500
10 Vải Satin Tricot 1.701.920
11 Vải Interlock 1.680.400
12 Vải Polyester 1.664.000
13 Vải Voan 2 da 1.491.260
14 Vải dệt kim CVC 1.484.000
16 Dây chun trong 183.200
17 Khuy 15N trắng/20NJR 122.450
(Nguồn phịng kế tốn - tài chính) Đối với những nguyên vật liệu có giá trị cao hơn cơng ty cần có những giỏ pháp để bảo quản, dự trữ cần được chú trọng hơn.
Trong các doanh nghịêp sản xuất, tồn kho nguyên vật liệu là điều không thể tránh khỏi. Đối với Cơng ty Minh Trí, ngun vật liệu tồn kho là do lượng dự trữ nhằm đảm bảo tiến độ sản xuất, do hạn chế hao hụt, thất thoát hoặc do tiết kiệm nguyên vật liệu so với định mức trong sản xuất. Nguyên vật liệu tồn kho của Cơng ty TNHH Minh Trí bao gồm vật liệu thừa sau khi sản xuất của đối tác hoặc của chính Cơng ty... Tuy nhiên, mấy năm gần đây Công ty đã tự thiết kế sản phẩm, chào hàng và tìm các khách hàng mới. Vì thế, lượng nguyên vật liệu tồn kho khơng cịn bó hẹp trong phạm vi sở hữu của khách hàng mà gia tăng rất nhiều lượng sở hữu của Công ty. 2.2.2.3. Tổ chức hệ thống kho tại công ty TNHH Minh Trí
Ngun vật liệu của Cơng ty Minh Trí chủ yếu bao gồm các loại vải vóc với đặc trưng tách rời giữa quá trình mua sắm và sử dụng, vì vậy nhất thiết phải có hệ thống kho tàng để dự trữ các loại nguyên vật liệu này. Hơn nữa, các điều kiện thị trường ln ln biến động, dự trữ càng có ý nghĩa hơn, nó giúp giảm bớt những nguy cơ khơng có lợi cho Cơng ty: thị trường khan hiếm, giá cả leo thang,…làm cho q trình sản xuất khơng bị gián đoạn và Công ty chủ yếu đầu tư xây dựng kho bãi để bảo quản, dự trữ nguyên vật liệu.
Trong các cơng ty may nói chung và cơng ty TNHH Minh Trí nói riêng, cơng việc bảo quản ngun vật liệu rất quan trọng, đặc biệt là bảo quản vải vóc. Tất cả hệ thống kho đều được xây dựng từ khi thành lập Cơng ty và ít khi được sửa chữa. Tuy nhiên, hệ thống kho được xây dựng kiên cố nên vẫn đảm bảo yêu cầu bảo quản. Kho vải của Cơng ty được bố trí ở tầng 3, phía trên của khu vực chuyền may. Kho thành phẩm được bố trí ở một khu riêng biệt, được xây dựng từ khi thành lập Công ty và đã qua nhiều lần sửa chữa. Kho có diện tích bãi trống rộng lớn để các phương tiện vận chuyển có thể ra vào. Hệ thống kho tàng của Công ty bao gồm kho nguyên phụ liệu, kho cắt và bán thành phẩm, kho thành phẩm.
Kho nguyên liệu được chia thành kho nguyên vật liệu chính và kho phụ liệu. Kho chứa nguyên vật liệu chính là kho vải, bao gồm nhiều loại vải khác nhau phục vụ cho sản xuất. Mỗi loại vải có những đặc tính, chủng loại khác nhau và được quản lý bằng các mã số khác nhau.
Kho chứa phụ liệu bao gồm chỉ các loại, khóa, cúc, …
Kho cắt bao gồm các bán thành phẩm phục vụ công đoạn may và vải được mang xuốn chờ cắt.
Kho thành phẩm chứa thành phẩm và các loại vật tư bao gói: các loại thùng cacton, bao nilon, nhãn mác,… phục vụ cho q trình bao gói, hồn thiện sản phẩm. Diện tích các kho như sau:
Bảng 5. Diện tích các kho của Cơng ty Minh Trí
Diện tích các khu vực Cơ sở I Cơ sở II Cơ sở III
Kho nguyên liệu 1200m2 400m2 3400m2
Kho cắt và bán thành phẩm
1200m2 400m2 2000m2
Kho thành phẩm 1800m2 200m2 3200m2
(Nguồn: Phòng tổ chức – hành chính) Do nhu cầu và cường độ sử dụng và đặc tính của mỗi loại nguyên vật liệu khác nhau nên Cơng ty bố trí, sắp xếp về vị trí cũng như diện tích của mỗi loại khác nhau. Kho cắt của Cơng ty được bố trí ngay cạnh kho ngun vật liệu chính tạo điều kiện thuận lợi cho việc vận chuyển và giảm hao hụt mất mát vật liệu khi sử dụng.
Hệ thống kho tàng của Công ty được xây dựng hợp lý và khoa học, giảm lượng nguyên vật liệu hao hụt và khơng đạt tiêu chuẩn, điều đó góp phần nâng cao hiệu quả quản trị cung ứng nguyên vật liệu trong Công ty.
Tổ chức hoạt động vận chuyển ngun vật liệu tại Cơng ty TNHH Minh Trí Hoạt động vận chuyển nguyên vật liệu của Cơng ty Minh Trí là sự tham gia có kế hoạch của các phương tiện vận chuyển để vận chuyển nguyên vật liệu từ nơi mua đến các kho và từ các kho đến các phân xưởng sản xuất,…
Hoạt động vận chuyển nguyên vật liệu trong Cơng ty có mục tiêu nhằm đảm bảo vận chuyển nguyên vật liệu đến đúng thời gian, địa điểm với chi phí vận chuyển
thấp nhất. Để thực hiện điều này, Công ty ln xây dựng và hồn thiện các kế hoạch vận chuyển, thực hiện vận chuyển theo đúng kế hoạch.
Việc vận chuyển thường do Cơng ty đảm nhận để đảm bảo tính chủ động, một số ít trường hợp là do bên cung ứng đảm nhận. Nếu Công ty tự tổ chức vận chuyển thì chi phí vận chuyển sẽ bao gồm chi phí cố định: chi phí mua xe, xây dựng bãi xe; chi phí biến đổi bao gồm chi phí bảo dưỡng, chi phí nhân cơng, chi phí ngun vật liệu, chi phí bốc dỡ hàng hố,… Nếu Cơng ty khơng vận chuyển hàng hố mà nhà cung ứng đứng ra tổ chức vận chuyển thì chi phí vận chuyển được tính theo qng đường vận chuyển và sẽ tính vào giá mua nguyên vật liệu. Tuỳ theo từng trường hợp Công ty sẽ ưu tiên lựa chọn hình thức vận chuyển có chi phí thấp hơn.
Trên thực tế, các kế hoạch vận chuyển Công ty xây dựng chưa hiệu quả do chưa căn cứ theo kế hoạch cung ứng nguyên vật liệu và kế hoạch sản xuất, do đó dẫn đến việc chí phí cho hoạt động vận chuyển cịn cao và vẫn có trường hợp chưa đáp ứng nguyên vật liệu kịp thời cho quá trình sản xuất.
2.3. Các kết luận về thực trạng công tác tổ chức cung ứng NVL tại cơng tyTNHH Minh Trí. TNHH Minh Trí.
2.3.1. Những thành tích đạt được
Qua q trình xây dựng và phát triển, Cơng ty Minh Trí đã khơng ngừng lớn mạnh về mọi mặt. Công ty đã và đang dần khẳng định vị thế của mình trên thị trường trong nước và quốc tế. Cùng với sự phát triển của Cơng ty, hoạt động quản trị Cơng ty nói chung và hoạt động quản trị cung ứng nguyên vật liệu nói riêng khơng ngừng được hồn thiện để phù hợp với quy mô sản xuất kinh doanh cũng như những điều kiện mới trong môi trường kinh doanh hội nhập. Sau thời gian thực tập tại Cơng ty TNHH Minh Trí, em thấy hoạt động quản trị cung ứng nguyên vật liệu tại Công ty đạt được các thành tựu sau:
Đối với công tác tổ chức thu mua nguyên vật liệu:
- Cơng ty có một đội ngũ cán bộ thu mua có trình độ, năng lực, năng động, nắm bắt được giá cả trên thị trường, tìm được nguồn thu mua nguyên vật liệu với chất lượng đảm bảo, giá cả phù hợp, đáp ứng kịp thời nhu cầu sản xuất kinh doanh của Công ty.
- Nhà cung ứng là một yếu tố quan trọng, ảnh hưởng trực tiếp đến giá thành sản phẩm cũng như lợi thế cạnh tranh của công ty. Nên công ty đã lựa chọn được những nhà cung ứng theo các tiêu chuẩn đặt ra, những nhà cung ứng lâu năm của ông ty đảm bảo độ tin cậy, và đặc biệt công ty đã xây dựng mối quan hệ lâu dài với nhà cung ứng dựa trên nguyên tắc hợp tác hai bên cùng có lợi.
- Đối với việc thương lượng và đặt hàng. Cơng ty có quy trình đặt hàng cụ thể, có đội ngũ thương lượng tốt nên cơng ty cũng đã mua được nguyên vật liệu theo giá cạnh tranh.
- Về việc kiểm tra giao nhận nguyên vật liệu. cơng ty đã thực hiện tốt theo đúng quy trình kiểm tra đảm bảo chất lượng, số lượng nguyên vật liệu mà công ty đã mua, và đảm bảo số lượng, chất lượng nguyên vật liệu nhập kho.
Công tác tổ chức dự trữ ngun vật liệu
-Cơng tác dự trữ hàng hóa về mặt hiện vật cơng ty đã thực hiện tốt. Cơng ty có hệ thống các trang thiết bị để đảm bảo việc dự trữ và bảo quản hàng hóa nên hạn chế được vấn đề như: ẩm mốc, tiêu hao nguyên vật liệu...các trang thiết bị phịng chống cháy nổ...Cán bộ quản lý ln kiểm tra để đảm bảo vệ sinh an toàn trong kho chứa nguyên vật liệu.
- Hệ thống kho của cơng ty được tổ chức, bố trí khoa học nhằm hạn chế tối đa hao hụt, hỏng, mất mát nguyên vật liệu. Công ty luôn chú trọng công tác xây dựng và củng cố hệ thống kho tàng, nhà xưởng. Các kho rộng rãi, thoáng mát, đầy đủ trang thiết bị phục vụ cho quản lý và thuận tiện cho việc nhập, xuất và kiểm kê nguyên vật liệu.
-Về việc dự trữ và bảo quản nguyên vật liệu
-Về công tác vận chuyển. Công ty đã luôn cố gắng chủ động trong hoạt động vận chuyển nguyên vật liệu, áp dụng các hình thức vận chuyển linh hoạt, đa dạng, đảm bảo cung ứng kịp thời cho quá trình sản xuất.
2.3.2. Những tồn tại và nguyên nhân chủ yếu trong công tác tổ chức cung ứngNVL tại cơng ty TNHH Minh Trí NVL tại cơng ty TNHH Minh Trí
Bên cạnh những cố gắng và thành tựu đã đạt được,hoạt động quản trị cung ứng nguyên vật liệu tại Cơng ty Minh Trí vẫn cịn những hạn chế nhất định cần được hồn thiện hơn nữa:
Về cơng tác mua hàng.
Do đặc thù công ty là sản xuất các mặt hàng may mặc nên số lượng, chủng loại nguyên vật liệu phong phú, nên việc kiểm tra, xử lý ngun vật liệu cịn nhiều thiếu sót. Chưa có sự phối hợp chặt chẽ giữa các bộ phận.
Về nhà cung ứng
Công tác đánh giá để lựa chọn nhà cung ứng còn chưa đánh giá được mức độ quan trọng của các tiêu chí đánh giá, chưa đánh giá được những ưu điểm nhược điểm của từng nhà cung ứng. Công ty thường lựa chọn các nhà cung ứng cũ, tuy hạn chế được các rủi ro nhưng Công ty đã bỏ lỡ các cơ hội thu mua nguyên vật liệu từ các nhà cung ứng khác với chất lượng và giá cả hợp lý hơn. Hơn nữa, vào những thời kỳ sản xuất nhiều, nguyên vật liệu khan hiếm, nhà cung ứng cung cấp nguyên vật liệu không đảm bảo số lượng và chất lượng, thời gian, gây khó khăn cho hoạt động sản xuất của Cơng ty.
Về công tác giao nhận nguyên vật liệu
Công tác giao nhận nguyên vật liệu đã đảm bảo đúng quy trình nhưng đơi khi vẫn có những thiếu sót trong khâu chuẩn bị kho bãi, nguyên vật liệu không đủ tiêu chuẩn chất lượng vẫn được nhập kho do công nghệ, trang thiết bị tiếp nhận cung ứng nguyên vật liệu còn lạc hậu dẫn đến sai lệch trong quá trình kiểm tra. Trình độ của cán bộ tiếp nhận cịn hạn chế, nên việc đánh giá chất lượng nguyên vật liệu còn chưa thực sự hiệu quả.
Về công tác cung ứng và sử dụng nguyên vật liệu
Việc cung ứng nguyên vật liệu theo định mức sử dụng tránh lãng phí nguyên vật liệu nhưng lại dẫn đến khó khăn cho các phân xưởng sản xuất khi định mức thiếu hay chất lượng nguyên vật liệu khơng đảm bảo. Khi đó, để được cấp nguyên vật liệu thì phải làm thủ tục, điều đó làm mất thời gian và gián đoạn q trình sản xuất.
Bên cạnh đó, ý thức bảo quản và sử dụng nguyên vật liệu của cán bộ công nhân viên trong Cơng ty cịn chưa cao dẫn đên việc nguyên vật liệu sử dụng vượt quá định mức. Công tác quản lý nguyên vật liệu trong kho chưa hiệu quả do Công ty giao chưa tương xứng trách nhiệm và quyền lợi cho thủ kho. Khi nguyên vật liệu bị mất mát, hao hụt thì họ phải chịu trách nhiệm hoàn toàn, họ phải bồi thường hoặc bị khiển trách, kỷ luật. Tuy nhiên, khi việc quản lý nguyên vật liệu trong kho hiệu quả thì họ khơng nhận được bất kỳ hình thức khen thưởng, khuyến khích nào.
Cơng tác vận chuyển
Chi phí vận chuyển chiếm một tỷ lệ khơng nhỏ trong chi phí sản xuất kinh doanh, nhưng trong Cơng ty Minh Trí, chi phí vận chuyển vẫn cịn cao do cơng tác vận chuyển chưa thực sự được quan tâm đúng mức.
Công tác dự trữ nguyên vật liệu
Công tác dự trữ được đánh giá tốt tuy nhiên vẫn cịn một số hạn chế đó là việc dự trữ nguyên vật liệu còn chưa được linh hoạt. Một số nguyên vật liệu sắp xếp cịn lộn xộn gây khó khăn cho cơng tác xuất nguyên vật liệu cũng như kiểm kê nguyên vật liệu trong kho.công tác dự trữ nguyên vật liệu về mặt hiện vật vẫn cịn hạn chế bởi cơng tác sắp xếp và bố trí ngun vật liệu, cơng tác dự trữ nguyên vật liệu về mặt giá trị công ty chưa phân loại được nguyên vật liệu nên công tác quản lý còn chưa chặt chẽ, việc quản lý về mặt giá trị nhiều chủng loại nên chưa thực sự đạt hiệu quả.
CHƯƠNG 3. ĐỀ XUẤT VÀ KIẾN NGHỊ NHẰM HỒN THIỆN CƠNG TÁC TỔ CHỨC CUNG ỨNG NVL TẠI CÔNG TY TNHH MINH TRÍ
3.1. Định hướng phát triển của cơng ty năm 2014
3.1.1. Định hướng phát triển
Công ty xác định trọng tâm trong giai đoạn sắp tới là tập trung chủ yếu vào thu hút trực tiếp các đơn đặt hàng từ nước ngoài.
- Tổ chức thực hiện các kế hoạch sản xuất và cung ứng nguyên vật liệu một cách khoa học, đảm đảm bảo tiến độ sản xuất và giao hàng đúng thời gian và địa điểm, đáp ứng đầy đủ yêu cầu các đơn hàng cả về số lượng và chất lượng.
- Chú trọng đầu tư đổi mới hệ thống trang thiết bị, cải tiến áp dụng cơng nghệ tiên tiến trong q trình sản xuất nhằm tăng năng suất, chất lượng sản phẩm, đảm bảo hoàn thành các kế hoạch sản xuất.
- Chú trọng hoàn thiện bộ máy quản lý và đẩy mạnh quá trình sản xuất, đảm bảo chất lượng sản phẩm.
- Xúc tiến quảng cáo, marketing, đẩy mạnh tiêu thụ, mở rộng thị trường, nâng cao sự thoả mãn của khách hàng bằng cách thu thập ý kiến đóng góp của khách hàng về sản phẩm của Công ty.
- Phấn đấu mở rộng quy mô, nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh, tăng lợi nhuận, nâng cao thu nhập, cải thiện đời sống cho người lao động.
- Đảm bảo tuân thủ các quy định của Nhà nước và pháp luật trong các hoạt động sản xuất kinh doanh và các hoạt động khác của Công ty. Công ty không ngừng cải tiến chất lượng sản phẩm, cam kết mang lại cho khách hàng sản phẩm, dịch vụ tốt nhất.
3.1.2. Mục tiêu cụ thể của công ty trong năm 2014
Trên cơ sở định hướng của Công ty, căn cứ vào kết quả đã đạt được trong những năm qua, Công ty đã xây dựng những mục tiêu cụ thể trong năm 2014 như sau: - Tăng số lượng đơn đặt hàng trực tiếp từ các đối tác nước ngoài.
- Tăng năng suất lao động, nâng cao năng lực sản xuất. - Tăng giá trị gia tăng trên mỗi đơn vị sản phẩm.