1.3.1.2 .Môi trường vi mô
3.2. Một số giải pháp đề xuất nhằm hồn thiện cơng tác tổ chức cung ứng
NVL tại cơng ty TNHH Minh Trí
3.2.1. Hồn thiện cơng tác tổ chức thu mua ngun vật liệu tại cơng ty TNHH Minh Trí
3.2.1.1. Hồn thiện cơng tác mua sắm nguyên vật liệu
Do đặc thù ngành nên nguyên vật liệu trong Công ty đa dạng và phong phú về chủng loại, mẫu mã,… Vì thế, khi mua sắm nguyên vật liệu, các bộ phận cần chú ý kiểm tra cẩn thận chất lượng từng lô hàng, đảm bảo hàng nhập về đủ tiêu chuẩn kỹ thuật, không nhập hàng kém phẩm chất. Đối với những đơn hàng mà khách hàng trực tiếp cung cấp nguyên vật liệu, Công ty chỉ việc tiếp nhận nguyên vật liệu từ phía đối tác. Đối với những đơn hàng còn lại, Phòng Kinh doanh - Xuất nhập khẩu thực hiện công tác tổ chức mua sắm nguyên vật liệu. Dù tiếp nhận hay tự mua sắm, quá trình kiểm tra nguyên vật liệu đầu vào cần có sự phối hợp chặt chẽ hơn nữa của các đơn vị bộ phận phịng kỹ thuật chất lượng có liên quan.
Ngun vật liệu của Công ty bao gồm nhiều chủng loại với chất lượng khác nhau, điều đó địi hỏi cán bộ thu mua phải có đủ trình độ năng lực để có thể đánh giá chính xác chất lượng vật liệu. Cơng ty cần thường xuyên tổ chức các chương trình, kiểm tra, đào tạo nâng cao năng lực cho cán bộ thu mua.
3.2.1.2. Hồn thiện cơng tác tìm kiếm, đánh giá, lựa chọn và củng cố mối quan hệ với nhà cung ứng
Hồn thiện cơng tác tìm kiếm nhà cung ứng tiềm năng Chỉnh sửa và phân tích thơng tin tỉ mỉ về nhà cung ứng
- Ghi lại những cuộc điên thoại mà mình đã gọi
- Nhân viên phòng kinh doanh cần phải chỉnh lý thông tin một cách tỉ mỉ, cẩn thận cần xây dựng bảng thông tin về nhà cung ứng. Bảng thông tin về nhà cung ứng gồm những yếu tố cơ bản sau:
+ Thông tin cơ bản về nhà cung ứng + Đặc trưng của nhà cung ứng + Tình hình nghiệp vụ
+ Tình hình giao dịch...
- Nắm rõ địa chỉ nhà cung ứng để thuận lợi cho cơng tác giao dịch sau này Hồn thiện công tác đánh giá nhà cung ứng
Công ty cần xây dựng bảng đánh giá nhà cung ứng nhằm đánh giá một cách cẩn thận, đảm bảo hiệu quả một cách tốt nhất.
Xây dựng bảng đánh giá nhà cung ứng
Bước 1: thiết lập các mục tiêu đánh giá nhà cung ứng gồm:
Khả năng cung ứng, uy tín, thời gian nhà cung ứng giao dịch, dịch vụ hỗ trợ và các ưu đãi, giải quyết khiếu nại...
Bước 2: xem xét thông tin
Bước 3: thiết lập thang đo và gắn trọng số
Thang điểm tối đa cho một tiêu thức là 5 điểm tùy theo mức độ thỏa mãn yêu cầu của công ty ở từng tiêu thức với từng nhà cung ứngmsẽ có điểm từ 0-5 điểm
Bước 4: xây dựng khung điểm để lựa chọn
Điểm trung bình được tính theo cơng thức: điểm trung bình = ∑( điểm tiêu thức * điểm trọng số)/ tổng hệ số. Công ty nên chọn những nhà cung ứng đạt điểm khá trở lên.
Kết quả đánh giá phải được trình lên ban lãnh đạo cơng ty kèm với nó là những thơng tin cần thiết của quá trình đánh giá nhà cung ứng.
Danh sách các nhà cung ứng được chọn phải được cập nhật thường xuyên và phải duy trì hồ sơ các kết quả đánh giá và mọi hoạt động cần thiết phát sinh từ việc đánh giá
Bước 6: đánh giá lại nhà cung ứng
Việc đánh giá lại nhà cung ứng giúp công ty loại bỏ được những nhà cung ứng cũ không đáp ứng được nhu cầu và đặt ra những yêu cầu là phải tìm ra những nhà cung ứng mới đáp ứng được nhu cầu để tiến hành giao dịch. Như vậy càng về sau cơng ty sẽ có được những nhà cung ứng tốt hơn.
Bước 7: lưu hồ sơ về nhà cung ứng
Thông báo cho các nhà cung ứng về công tác đánh giá và xây dựng cơ chế nhằm đảm bảo công tác đánh giá được diễn ra một cách công khai, rõ ràng và mang lại hiệu quả.
Hồn thiện cơng tác lựa chọn nhà cung ứng
Việc chủ yếu lựa chọn các nhà cung ứng cũ dẫn đến một số khó khăn cho Cơng ty. Số lượng nhà cung ứng q ít, vì thế, khi nhà cung ứng cung cấp nguyên vật liệu không đảm bảo chất lượng hay không đúng thời gian,…. ảnh hưởng xấu đến quá trình sản xuất kinh doanh của Cơng ty. dựa vào những tiêu chí đánh giá trong bảng đánh giá nhà cung ứng giúp công ty lựa chọn được những nhà cung ứng tốt hơn, Với việc lựa chọn các nhà cung ứng mới, để có thể lựa chọn những nhà cung ứng tốt nhất, Công ty cần thường xuyên thu thập và phân tích các số liệu về thị trường: số lượng nhà cung ứng; khả năng đáp ứng, giá cả, chất lượng nguyên vật liệu của từng nhà cung ứng. Công ty cũng cần phải chú ý đến các số liệu về quãng đường vận chuyển, phương tiện vận chuyển, hệ thống kho tàng trung gian,…
Hồn thiện cơng tác củng cố mối quan hệ với nhà cung ứng
Công ty nên củng cố mối quan hệ với các nhà cung ứng nhằm đảm bảo cho công tác giao dịch và hợp tác lâu dài giữa công ty và các nhà cung ứng.
Cơng ty cũng nên có những phiếu theo giõi đánh giá đối với các nhà cung ứng ( phiếu theo giõi được đính kèm ở phụ lục ) nếu thực hiện tốt thì cơng ty sẽ có
thưởng và nếu thực hiện khơng tốt cơng ty sẽ xem xét lại có nên tiếp tục hợp tác với nhà cung ứng này nữa hay không. Tuy nhiên công ty cũng nên xem xét nguyên nhân ở nhiều khía cạnh nếu nhà cung ứng gặp khó khăn cơng ty cũng nên có những chia sẻ những khó khăn đó để cùng nhau hợp tác và phát triển.
3.2.1.3. Hồn thiện cơng tác giao nhận nguyên vật liệu
Kiểm tra chất lượng, số lượng nguyên vật liệu theo từng chủng loại, kiểm tra chất lượng vải nhập về bằng việc kết hợp các loại máy kiểm vải và máy co vải hiện đại với độ chính xác cao và với cán bộ kỹ thuật có trình độ chun mơn cao trong việc nhận biết được chất lượng nguyên vật liệu trong trường hợp có những sai sót mà máy móc khơng thể tìm ra. Quy trình kiểm tra chất lượng nguyên vật liệu nhập về cần có sự tham gia của cán bộ phòng kỹ thuật chất lượng, thủ kho. Cán bộ kỹ thuật kiểm tra các thông số kỹ thuât của nguyên vật liệu, cán bộ chất lượng kiểm tra số lượng, đánh giá chất lượng nguyên vật liệu dựa trên các tiêu chuẩn kỹ thuật. Nếu ngun vật liệu đạt tiêu chuẩn, khơng có sai sót gì thì thủ kho sẽ nhập kho nguyên vật liệu theo các thủ tục quy định của Công ty. Nếu nguyên vật liệu không đúng số lượng, không đảm bảo các tiêu chuẩn kỹ thuật, bộ phận kỹ thuật chất lượng cần phải làm rõ nguyên nhân sai sót từ khâu nào, sau đó sẽ báo cáo cho ban lãnh đạo Công ty để xử lý kịp thời. Trường hợp sai sót có ngun nhân từ phía nhà cung ứng, Công ty sẽ thông báo cho nhà cung ứng để giải quyết.
Sau đây em xin bổ sung để hồn thiện thêm cơng tác tổ chức theo dõi, giao nhận nguyên vật liệu cho công ty.
- Nhận chứng từ:
+ Nguyên vật liệu chính: Bao gồm các loại vải dệt kim, vải dệ thoi, chủ yếu được nhập từ nước ngoài: vải cotton jersey, vải Cotton Rib, PE, CVC, vải Micro fibre, vải Lycra,..
Nguyên vật liệu phụ: cúc, kim, gim... và các nguyên phụ liệu khác phục vụ cho việc sản xuất sản phẩm
+ Theo dõi bằng sổ sách, hóa đơn nhập xuất hàng ngày. + Công việc mà một thủ quỷ phải làm:
Ghi lại số lượng báo cáo nhập hàng ngày
Liệu kê số lượng, chủng loại, quy cách nguyên vật liệu để sắp xếp mặt bằng hợp lý. Ghi lại mã số phiếu nhập kho vào sổ nhập.
- Chuẩn bị mặt bằng
+ Tính tốn chi tiết số lượng, chủng loại, quy cách cho từng loại nguyên vật liệu + Bố trí sơ đồ kho
+ Vệ sinh kho sạch sẽ
+ Sắp xếp, phân loại nguyên vật liệu theo từng lơ
+ Giữa các lơ phải có lối đi thuận tiện cho việc vân chuyển
- Kiểm tra nguyên vật liệu
+ Kiểm tra số lượng nguyên vật liệu, quy cách, hạn sử dụng, nhãn hiệu...
+ Nếu sản phẩm không đúng với thông số ghi trên tem nhãn phải báo cáo sửa lỗi và yêu cầu xử lý theo quy trình kiểm sốt khơng phù hợp
+ Nếu đúng theo yêu cầu thì bố trí ngun vật liệu vào nơi đã được chuẩn bị + Đánh kí hiệu để phân biệt với những nguyên vật liệu không phù hợp
- Nhập kho
Nguyên vật liệu được mua về sẽ được nhập kho theo quy trình sau: + Kiểm tra nguyên vật liệu trước khi nhập kho.
+ Kiểm tra sơ đồ, công cụ, sổ sách để tránh nhầm lẫn. + Dán tem kiểm tra vào những sản phẩm đạt tiêu chuẩn.
+ Đánh kí hiệu, sử dụng biển báo, tem mác để phân biệt chủng loại nguyên vật liệu. + Vào sổ kho, theo dõi, kiểm soát việc nhập kho hàng ngày.
+ Kiểm tra lại vị trí sau khi lưu kho để tránh nhầm lẫn.
- Cập nhật số liệu báo cáo
+ Cập nhật nguyên vật liệu vào báo cáo + Vào thẻ kho
+ Vào sổ kiểm tra
Phiếu nhập kho được lưu thành 4 liên, thủ kho giữu một bản, kế toán giữu một bản, người giao hàng giữu một bản và một liên nữa để lưu trong máy..
Cơng ty nên có các quy chế xử phạt với các cá nhân, bộ phận mua và nhập nguyên vật liệu không đạt yêu cầu, đồng thời cần có hình thức khen thưởng khuyến khích bằng vật chất và tinh thần cho cá nhân, bộ phận hồn thành tốt nhiệm vụ.
3.2.1.4. Hồn thiện cơng tác vận chuyển ngun vật liệu trong cơng ty TNHH Minh Trí Để hồn thiện công tác vận chuyển, Công ty cần chú trọng hơn nữa vấn đề quản trị vận chuyển bao gồm: định hướng, tổ chức và kiểm tra quá trình vận chuyển nhằm vận chuyển toàn bộ nguyên vật liệu từ nơi cần chuyển đến mục tiêu cần chuyển đảm bảo thời gian, chất lượng và hiệu quả.
Về phương thức vận chuyển, Công ty lựa chọn phương thức tự vận chuyển. Tuy nhiên, đối với vận chuyển bên ngồi, Cơng ty cần phải tính tốn kỹ lưỡng về khối lượng, tốc độ, đòi hỏi, …. khi đưa ra quyết định vận chuyển. Do đặc thù của ngành nên công việc vận chuyển của Công ty tương đối ổn định, Công ty nên lựa chọn phương thức vận chuyển có chi phí thấp.
Cơng ty cần phải xây dựng các định hướng vận chuyển. Trong các thời kỳ ngắn hạn, Công ty phải xây dựng được các kế hoạch vận chuyển cụ thể, giải quyết nhiệm vụ vận chuyển với chi phí nhỏ nhất, có các kế hoạch bảo dưỡng, sửa chữa phương tiện vận chuyển,…
Khi đã xây dựng được các kế hoạch vận chuyển, Công ty cần thường xuyên giám sát, kiểm tra việc tổ chức thực hiện hoạt động vận chuyển, đảm bảo ăn khớp với nhịp độ sản xuất.
Chi phí vận chuyển ln được xem là yếu tố quan trọng của các chi phí hậu cần trong Cơng ty. Vì vậy, cán bộ làm cơng tác vận chuyển cần phải được đào tạo thêm để có hiểu biết sâu sắc về vấn đề vận chuyển nguyên vật liệu, đáp ứng yêu cầu về trình độ chun mơn, đảm bảo hoạt động vận chuyển hiệu quả với chi phí thấp nhất.
3.2.2. Hồn thiện cơng tác tổ chức dự trữ nguyên vật liệu tại công ty TNHH Minh Trí
3.2.2.1. Hồn thiện cơng tác dự trữ ngun vật liệu về mặt hiện vật
Cơng ty có rất nhiều loại nguyên vật liệu được dự trữ trong kho, để bảo quản tốt, Công ty cần phân loại nguyên vật liệu một cách hợp lý, giảm hao hụt, mất mát nguyên vật liệu. Hiện nay, hệ thống kho của Cơng ty đã đủ diện tích sử dụng, các điều kiện bảo quản cũng được đảm bảo.
Công ty nên đầu tư thêm trang thiết bị để bảo quản nguyên vật liệu để tránh ẩm mốc, gặm nhấm, ảnh hưởng đến chất lượng nguyên vật liệu. cơng ty có thể tiến
hành phun, xịt thuốc chống cơn trùng theo định kì nhằm tiêu diệt cơn trùng trong nhà kho.
Công ty nên phân loại nguyên vật liệu để dễ dàng trong việc quản lý nguyên vật liệu. Việc phân loại nguyên vật liệu mới chỉ dựa trên chủng loại hàng hoá.
Việc sắp xếp ngun vật liệu trong cơng ty vẫn cịn lộn xộn. Cơng ty nên có những giải pháp như: sau khi bố trí phân loại ngun vật liệu thì tiến hành đánh dấu, phân loại ra từng vị trí nào để nguyên vật liệu nào cho phù hợp. Ví dụ: khu A dùng để chứa nguyên vật liệu loại i, khu B chứa nguyên vật liệu loại j...
3.2.2.2. Hồn thiện cơng tác dự trữ nguyên vật liệu về mặt giá trị
Đối với công tác dự trữ nguyên vật liệu về mặt giá trị, trước hết công ty nên phân loại nguyên vật liệu và sau đó tính tốn giá trị ngun vật liệu
Cơng ty có thể áp dụng phương pháp phân loại ABC... để quản lý nguyên vật liệu lưu kho hiệu quả hơn. Theo phương pháp này, nguyên vật liệu trong kho có thể chia ra làm các loại dựa trên tỷ lệ về số lượng và giá trị. Cụ thể như sau:
Tổng số nguyên vật liệu loại i
% về số lượng = x 100%
Tổng số loại nguyên vật liệu
Tổng giá trị nguyên vật liệu loại i
% về giá trị = x 100%
Tổng giá trị nguyên vật liệu trong kho Trong đó i= A, B, C...
Sau khi phân loại hàng hóa xong cơng ty tiến hành nhập giá nguyên vật liệu và tính giá trung bình ngưyên vật liệu. đối với phương pháp này khinhaapj nguyên vật liệu về thì cơng ty phải cật nhật lại giá mới nhằm đảm bảo tính chính xác để quản lý nguyên vật liệu được chặt chẽ hơn.
Dựa trên cơ sở về mặt số lượng, giá trị của chủng loại hàng hóa mà cơng ty có sự sắp xếp dự trữ trong kho ta tính tốn được các số liệu như trong bẳng sau:
Bảng 6: Phân loại hàng dự trữ tại Cơng ty TNHH Minh Trí năm 2014
STT Tên nguyên vật liệu % số lượng Giá trị
( nghìn đồng) % giá trị Xếp loại 1 Vải Oxford 23,52 15.625.260 62 A
2 Vải Cotton Rib 14.325.480
3 Vải Cotton jersey 12.725.000
4 Vải Valisere 12.842.000
Tổng loại A 55.517.740
5 Vải Micro fibre
29,42
4.290.800
24,02 B
6 Vải Lycra 3.375.000
7 Vải Nylon affeta 2.769.500
8 Vải tổng hợp 2.310.500
9 Vải Rayon 1.962.500
Tổng loại B 14.708.300
10 Vải Satin Tricot
47,06 1.701.920 13,98 C 11 Vải Interlock 1.680.400 12 Vải Polyester 1.664.000 13 Vải Voan 2 da 1.491.260 14 Vải dệt kim CVC 1.484.000 15 Chỉ 236.000
16 Dây chun trong 183.200
17 Khuy 15N trắng/20NJR
122.450
Tổng loại C 8.563.230
Các loại nguyên vật liệu thuộc nhóm A chiếm phần trăm mặt hàng rất ít nhưng tỷ lệ giá trị của chúng lại rất cao. Do đó, mức tác động của các nguyên vật liệu loại này đến chi phí sản xuất kinh doanh là rất lớn, vì vậy, việc quản lý chúng cần được chú trọng, cần có các biện pháp kỹ thuật hỗ trợ trong bảo quản. Công ty cần thường xuyên
kiểm tra, đánh giá lại nguyên vật liệu tồn kho, phát hiện kịp thời những sai sót để có những điều chỉnh hợp lý.
Đối với nguyên vật liệu loại C, mặc dù chiếm tỷ lệ phần trăm mặt hàng lớn nhưng giá trị của chúng lại tương đối thấp nên ảnh hưởng của chúng đến chi phí sản xuất kinh doanh khơng nhiều, Công ty không cần tập trung nhiều vào việc quản trị nguyên vật liệu loại này.
3.2.3. Đào tạo nâng cao trình độ tay nghề cho cán bộ cơng nhân viên tại công ty
Việc lựa chọn lao động phù hợp với yêu cầu sản xuất kinh doanh luôn là điều kiện không thể thiếu để tổ chức lao động khoa học, nâng cao năng suất và tăng thu nhập cho người lao động. Trong q trình sử dụng lao động, Cơng ty nên chú ý xem