1.3.1.2 .Môi trường vi mô
2.2. Phân tích thực trạng cơng tác tổ chức cung ứng nguyên vật liệu tại công
2.2.1.4. Theo dõi, kiểm tra việc giao nhận nguyên vật liệu
Quá trình giao nhận nguyên vật liệu phải đảm bảo các yêu cầu về chất lượng, số lượng, chủng loại và thời gian cung ứng. Để thực hiện điều đó, các bộ phận trong Cơng ty có liên quan việc xây dựng và tổ chức thực hiện kế hoạch mua sắm, vận chuyển và bộ phận tiếp nhận đã ln cố gắng hồn thành tốt nhiệm vụ được giao.
Có thể nói theo dõi, kiểm tra việc giao nhận hàng là một công tác rất quan trọng trong việc đảm bảo nguyên vật liệu đầu vào của công ty. chất lượng nguyên vật liệu là chất lượng sản phẩm của công ty nên công tác này luôn được thực hiện theo một nguyên tắc nhất định.
Để đảm bảo số lượng nguyên vật liệu trước khi nhập kho, một số dụng cụ được đưa vào kiểm tra nhưng bên cạnh đó cịn những phát sinh mà máy móc khơng thể kiểm tra được mà phải dựa vào trình độ quản lý và kinh nghiệm của cán bộ quản lý kho vì vậy u cầu thủ kho phải có bằng cấp, trình độ chuyên môn, hiểu biết về nguyên vật liệu trong kho, bên cạnh đó phải chịu trách nhiệm về số lượng, chất lượng nguyên vật liệu do mình quản lý trước cấp trên. Tuy nhiên trình độ chun mơn của các thủ kho cong chưa cao nên việc kiểm tra chất lượng nguyên vật liệu nhập kho cịn nhiều thiếu sót.
Việc giao nhận nguyên vật liệu được thực hiện qua sơ đồ sau: Sơ đồ Trách nhiệm
P.Kinh doanh XNK, nhà cung ứng P.Kinh doanh XNK , thủ kho Không đạt
Trả lại P.kỹ thuật, thủ kho, nhà cung ứng
Đạt
Không đạt P.kỹ thuật, thủ kho,
Trả lại Nhà cung ứng
Đạt Không đạt
Xử lý P.kỹ thuật, thủ kho, nhà cung ứng Đạt
P.Kinh doanh XNK, thủ kho, kế toán
Sơ đồ 5. Sơ đồ theo dõi, kiểm tra việc giao nhận nguyên vật liệu
Phịng kinh doanh Xuất nhập khẩu của Cơng ty có trách nhiệm lập kế hoạch mua và trực tiếp mua, giao nhận nguyên vật liệu theo kế hoạch cung cấp. Khi nguyên vật liệu được chuyển đến Cơng ty, cán bộ tiếp nhận Phịng Kinh doanh- Xuất nhập khẩu sẽ kết hợp với thủ kho tiến hành đánh giá, kiểm tra về mặt số lượng, chất lượng, quy cách vật tư. Nếu đạt yêu cầu thì sẽ tiến hành nhập kho theo số thực nhập.
Để hoạt động tiếp nhận nguyên vật liệu đạt hiệu quả, bộ phận tiếp nhận của Công ty luôn chuẩn bị tốt kho bãi và thực hiện tốt công tác kiểm tra, đánh giá nguyên vật liệu đảm bảo nguyên vật liệu nhập kho đạt tiêu chuẩn. Đội ngũ tiếp nhận của Công ty luôn tuân thủ triệt để quy trình và thủ tục tiếp nhận, kiểm tra chặt chẽ về số lượng và chất lượng nguyên vật liệu,….
Tuy nhiên công tác theo dõi, giao nhận nguyên vật liệu vẫn còn một số hạn chế đó là: Vẫn cịn tình trạng sai sót về chất lượng nguyên vât liệu điều này làm ảnh
Nguyên vật liệu nhập Chuẩn bị kho KT chủng loại KT chất lượng KT số lượng Kho
hưởng đến chất lượng sản phẩm sản xuất của công ty. do công tác kiểm tra chất lượng nguyên vật liệu cịn thiếu chặt chẽ, cơng tác lưu kho cịn chưa đảm bảo.
2.2.2. Thực trạng về công tác tổ chức dự trữ nguyên vật liệu tại cơng ty TNHH Minh Trí
2.2.2.1. Tổ chức dự trữ nguyên vật liệu về mặt hiện vật
Do đặc thù kinh doanh của ngành may nên nguyên vật liệu của công ty chủ yếu bao gồm vải vóc và các ngun phụ liệu... vì thế cơng tác tổ chức dự trữ ngun vật liệu về mặt hiện vật giúp công ty dự trữ, bảo quản nguyên vật liệu được tốt hơn, hạn chế được việc thất thốt ngun vật liệu và cịn giúp cho việc vận chuyển, cung ứng nguyên vật liệu trong kho dễ dàng hơn
Về công tác giao nhận nguyên vật liệu vào kho. Bộ phận giao nhận nguyên vật liệu của của công ty luôn nhận đúng số lượng chất lượng theo hợp đồng mà nhà cung ứng và bộ phận mua hàng kí kết. Sau khi tiếp nhận ngun vật liệu thì tiến hành chuyển vào kho. Cơng tác vận chuyển nguyên vật liệu vào kho chủ yếu bằng các xe nhỏ chuyên dụng nên rất thuận tiện..
Về công tác tổ chức theo dõi và bảo quản hàng hóa. Cơng ty bố trí hệ thống trang thiết bị hợp lý, đặc biệt có sử dụng các phương tiện phịng cháy, chữa cháy, quạt thơng gió và có các nội quy an tồn trong kho nhằm đảm độ khơ ráo, thống mát, tránh ẩm mốc và tiêu hao nguyên vật liệu . Các loại nguyên vật liệu trong kho được bố trí hợp lý để thuận lợi cho sử dụng và kiểm kê.
Đối với ngun vật liệu là vải vóc thì phải ln được kê cao hơn để tránh ẩm mốc. Các loại vải khác nhau về chủng loại thì ln được sắp xếp ở các vị trí theo quy định trong kho nhằm thuận tiện trong công tác xuất và kiểm kê nguyên vật liệu.
Đối với nguyên vật liệu là các phụ kiện, cúc, kim,... cũng được sắp xếp đúng vị trí. Với những nguyên vật liệu này bộ phận kho luôn phải chú ý về bao bì tránh bị rách nhằm mục đích giảm lượng thất thốt nguyên vật liệu.
Về công tác giao xuất nguyên vật liệu
Để đảm bảo cho công tác này được thực hiện một cách chặt chẽ, việc giao xuất nguyên vật liệu của công ty luôn thực hiện theo đúng nguyên tắc
- Khi xuất ngun vật liệu thì phải có phiếu xuất, chỉ xuất đầy dủ số lượng, quy cách nguyên vật liệu theo trong phiếu xuất kho
- Về công tác tổ chức kiểm kê nguyên vật liệu
Bộ phận kế tốn của cơng ty cũng thường xuyên kiểm kể hàng hóa để đảm bảo số lượng, chất lượng nhằm đáp ứng nhu cầu sản xuất và kinh doanh của cơng ty. Nhìn chung cơng tác tổ chức dựng trữ nguyên vật liệu về mặt hiện vật tại công ty luôn được thực hiện tốt. Tuân thủ các nguyên tắc, công ty đã tận dụng được tối đa diện tích của kho. Các cán bộ quản lý kho ln bố trí sắp xếp cơng nhân viên theo dõi, kiểm tra và vệ sinh các kho hàng, phun, diệt côn trùng...giúp công ty dự trữ, bảo quản tốt nguyên vật liệu trong kho.
2.2.2.2. Tổ chức dự trữ nguyên vật liệu về mặt giá trị.
Nguyên vật liệu của công ty rất đa dạng về chủng loại nên cơng ty thường hạch tốn theo phương pháp nhập trước xuất trước. Với phương pháp này những nguyên vật liệu nhập vào trước sẽ được xuất trước. Vì ngun vật liệu của cơng ty chủ yếu là vải vóc nên việc dự trữ q lâu thì một số nguyên vật liệu sẽ bị hỏng, úa màu...nên công ty chọn phương pháp hạch toán này là hợp lý.
Bảng 4. giá trị nguyên vật liệu được dự trữ trong kho
STT Tên nguyên vật liệu Giá trị ( nghìn đồng)
1 Vải Oxford 15.625.260
2 Vải Cotton Rib 14.325.480
3 Vải Cotton jersey 12.725.000
4 Vải Valisere 12.842.000
5 Vải Micro fibre 4.290.800
6 Vải Lycra 3.375.000
7 Vải Nylon affeta 2.769.500
8 Vải tổng hợp 2.310.500
9 Vải Rayon 1.962.500
10 Vải Satin Tricot 1.701.920
11 Vải Interlock 1.680.400
12 Vải Polyester 1.664.000
13 Vải Voan 2 da 1.491.260
14 Vải dệt kim CVC 1.484.000
16 Dây chun trong 183.200
17 Khuy 15N trắng/20NJR 122.450
(Nguồn phịng kế tốn - tài chính) Đối với những ngun vật liệu có giá trị cao hơn cơng ty cần có những giỏ pháp để bảo quản, dự trữ cần được chú trọng hơn.
Trong các doanh nghịêp sản xuất, tồn kho nguyên vật liệu là điều không thể tránh khỏi. Đối với Cơng ty Minh Trí, ngun vật liệu tồn kho là do lượng dự trữ nhằm đảm bảo tiến độ sản xuất, do hạn chế hao hụt, thất thoát hoặc do tiết kiệm nguyên vật liệu so với định mức trong sản xuất. Nguyên vật liệu tồn kho của Cơng ty TNHH Minh Trí bao gồm vật liệu thừa sau khi sản xuất của đối tác hoặc của chính Cơng ty... Tuy nhiên, mấy năm gần đây Cơng ty đã tự thiết kế sản phẩm, chào hàng và tìm các khách hàng mới. Vì thế, lượng nguyên vật liệu tồn kho khơng cịn bó hẹp trong phạm vi sở hữu của khách hàng mà gia tăng rất nhiều lượng sở hữu của Công ty. 2.2.2.3. Tổ chức hệ thống kho tại cơng ty TNHH Minh Trí
Ngun vật liệu của Cơng ty Minh Trí chủ yếu bao gồm các loại vải vóc với đặc trưng tách rời giữa q trình mua sắm và sử dụng, vì vậy nhất thiết phải có hệ thống kho tàng để dự trữ các loại nguyên vật liệu này. Hơn nữa, các điều kiện thị trường ln ln biến động, dự trữ càng có ý nghĩa hơn, nó giúp giảm bớt những nguy cơ khơng có lợi cho Cơng ty: thị trường khan hiếm, giá cả leo thang,…làm cho q trình sản xuất khơng bị gián đoạn và Công ty chủ yếu đầu tư xây dựng kho bãi để bảo quản, dự trữ ngun vật liệu.
Trong các cơng ty may nói chung và cơng ty TNHH Minh Trí nói riêng, cơng việc bảo quản nguyên vật liệu rất quan trọng, đặc biệt là bảo quản vải vóc. Tất cả hệ thống kho đều được xây dựng từ khi thành lập Cơng ty và ít khi được sửa chữa. Tuy nhiên, hệ thống kho được xây dựng kiên cố nên vẫn đảm bảo yêu cầu bảo quản. Kho vải của Cơng ty được bố trí ở tầng 3, phía trên của khu vực chuyền may. Kho thành phẩm được bố trí ở một khu riêng biệt, được xây dựng từ khi thành lập Công ty và đã qua nhiều lần sửa chữa. Kho có diện tích bãi trống rộng lớn để các phương tiện vận chuyển có thể ra vào. Hệ thống kho tàng của Công ty bao gồm kho nguyên phụ liệu, kho cắt và bán thành phẩm, kho thành phẩm.
Kho nguyên liệu được chia thành kho nguyên vật liệu chính và kho phụ liệu. Kho chứa nguyên vật liệu chính là kho vải, bao gồm nhiều loại vải khác nhau phục vụ cho sản xuất. Mỗi loại vải có những đặc tính, chủng loại khác nhau và được quản lý bằng các mã số khác nhau.
Kho chứa phụ liệu bao gồm chỉ các loại, khóa, cúc, …
Kho cắt bao gồm các bán thành phẩm phục vụ công đoạn may và vải được mang xuốn chờ cắt.
Kho thành phẩm chứa thành phẩm và các loại vật tư bao gói: các loại thùng cacton, bao nilon, nhãn mác,… phục vụ cho q trình bao gói, hồn thiện sản phẩm. Diện tích các kho như sau:
Bảng 5. Diện tích các kho của Cơng ty Minh Trí
Diện tích các khu vực Cơ sở I Cơ sở II Cơ sở III
Kho nguyên liệu 1200m2 400m2 3400m2
Kho cắt và bán thành phẩm
1200m2 400m2 2000m2
Kho thành phẩm 1800m2 200m2 3200m2
(Nguồn: Phịng tổ chức – hành chính) Do nhu cầu và cường độ sử dụng và đặc tính của mỗi loại nguyên vật liệu khác nhau nên Cơng ty bố trí, sắp xếp về vị trí cũng như diện tích của mỗi loại khác nhau. Kho cắt của Cơng ty được bố trí ngay cạnh kho nguyên vật liệu chính tạo điều kiện thuận lợi cho việc vận chuyển và giảm hao hụt mất mát vật liệu khi sử dụng.
Hệ thống kho tàng của Công ty được xây dựng hợp lý và khoa học, giảm lượng nguyên vật liệu hao hụt và không đạt tiêu chuẩn, điều đó góp phần nâng cao hiệu quả quản trị cung ứng nguyên vật liệu trong Công ty.
Tổ chức hoạt động vận chuyển ngun vật liệu tại Cơng ty TNHH Minh Trí Hoạt động vận chuyển nguyên vật liệu của Cơng ty Minh Trí là sự tham gia có kế hoạch của các phương tiện vận chuyển để vận chuyển nguyên vật liệu từ nơi mua đến các kho và từ các kho đến các phân xưởng sản xuất,…
Hoạt động vận chuyển nguyên vật liệu trong Cơng ty có mục tiêu nhằm đảm bảo vận chuyển nguyên vật liệu đến đúng thời gian, địa điểm với chi phí vận chuyển
thấp nhất. Để thực hiện điều này, Cơng ty ln xây dựng và hồn thiện các kế hoạch vận chuyển, thực hiện vận chuyển theo đúng kế hoạch.
Việc vận chuyển thường do Cơng ty đảm nhận để đảm bảo tính chủ động, một số ít trường hợp là do bên cung ứng đảm nhận. Nếu Công ty tự tổ chức vận chuyển thì chi phí vận chuyển sẽ bao gồm chi phí cố định: chi phí mua xe, xây dựng bãi xe; chi phí biến đổi bao gồm chi phí bảo dưỡng, chi phí nhân cơng, chi phí ngun vật liệu, chi phí bốc dỡ hàng hố,… Nếu Cơng ty khơng vận chuyển hàng hố mà nhà cung ứng đứng ra tổ chức vận chuyển thì chi phí vận chuyển được tính theo quãng đường vận chuyển và sẽ tính vào giá mua nguyên vật liệu. Tuỳ theo từng trường hợp Công ty sẽ ưu tiên lựa chọn hình thức vận chuyển có chi phí thấp hơn.
Trên thực tế, các kế hoạch vận chuyển Công ty xây dựng chưa hiệu quả do chưa căn cứ theo kế hoạch cung ứng nguyên vật liệu và kế hoạch sản xuất, do đó dẫn đến việc chí phí cho hoạt động vận chuyển cịn cao và vẫn có trường hợp chưa đáp ứng nguyên vật liệu kịp thời cho quá trình sản xuất.
2.3. Các kết luận về thực trạng công tác tổ chức cung ứng NVL tại công tyTNHH Minh Trí. TNHH Minh Trí.
2.3.1. Những thành tích đạt được
Qua q trình xây dựng và phát triển, Cơng ty Minh Trí đã khơng ngừng lớn mạnh về mọi mặt. Cơng ty đã và đang dần khẳng định vị thế của mình trên thị trường trong nước và quốc tế. Cùng với sự phát triển của Công ty, hoạt động quản trị Cơng ty nói chung và hoạt động quản trị cung ứng nguyên vật liệu nói riêng khơng ngừng được hồn thiện để phù hợp với quy mô sản xuất kinh doanh cũng như những điều kiện mới trong môi trường kinh doanh hội nhập. Sau thời gian thực tập tại Cơng ty TNHH Minh Trí, em thấy hoạt động quản trị cung ứng nguyên vật liệu tại Công ty đạt được các thành tựu sau:
Đối với công tác tổ chức thu mua nguyên vật liệu:
- Cơng ty có một đội ngũ cán bộ thu mua có trình độ, năng lực, năng động, nắm bắt được giá cả trên thị trường, tìm được nguồn thu mua nguyên vật liệu với chất lượng đảm bảo, giá cả phù hợp, đáp ứng kịp thời nhu cầu sản xuất kinh doanh của Công ty.
- Nhà cung ứng là một yếu tố quan trọng, ảnh hưởng trực tiếp đến giá thành sản phẩm cũng như lợi thế cạnh tranh của công ty. Nên công ty đã lựa chọn được những nhà cung ứng theo các tiêu chuẩn đặt ra, những nhà cung ứng lâu năm của ông ty đảm bảo độ tin cậy, và đặc biệt công ty đã xây dựng mối quan hệ lâu dài với nhà cung ứng dựa trên nguyên tắc hợp tác hai bên cùng có lợi.
- Đối với việc thương lượng và đặt hàng. Cơng ty có quy trình đặt hàng cụ thể, có đội ngũ thương lượng tốt nên cơng ty cũng đã mua được nguyên vật liệu theo giá cạnh tranh.
- Về việc kiểm tra giao nhận nguyên vật liệu. công ty đã thực hiện tốt theo đúng quy trình kiểm tra đảm bảo chất lượng, số lượng nguyên vật liệu mà công ty đã mua, và đảm bảo số lượng, chất lượng nguyên vật liệu nhập kho.
Công tác tổ chức dự trữ nguyên vật liệu
-Công tác dự trữ hàng hóa về mặt hiện vật cơng ty đã thực hiện tốt. Cơng ty có hệ thống các trang thiết bị để đảm bảo việc dự trữ và bảo quản hàng hóa nên hạn chế được vấn đề như: ẩm mốc, tiêu hao nguyên vật liệu...các trang thiết bị phịng chống cháy nổ...Cán bộ quản lý ln kiểm tra để đảm bảo vệ sinh an toàn trong kho chứa nguyên vật liệu.
- Hệ thống kho của cơng ty được tổ chức, bố trí khoa học nhằm hạn chế tối đa hao hụt, hỏng, mất mát nguyên vật liệu. Công ty luôn chú trọng công tác xây dựng và củng cố hệ thống kho tàng, nhà xưởng. Các kho rộng rãi, thoáng mát, đầy đủ trang thiết bị phục vụ cho quản lý và thuận tiện cho việc nhập, xuất và kiểm kê nguyên vật liệu.
-Về việc dự trữ và bảo quản nguyên vật liệu
-Về công tác vận chuyển. Công ty đã luôn cố gắng chủ động trong hoạt động