Chương 1 : TỔNG QUAN NGHIÊN CỨU ĐỀ TÀI
4.1 Mục tiêu hồn thiện cơng tác tuyển dụng nhân lực tại Công ty Cổ Phần Kỹ
4.1 Mục tiêu hồn thiện cơng tác tuyển dụng nhân lực tại Công ty Cổ Phần KỹThuật Công Nghiệp Á Châu Thuật Công Nghiệp Á Châu
4.1.1 Mục tiêu ngắn hạn
- Đa dạng hóa nguồn tuyển dụng và phương pháp tuyển dụng
Nguồn tuyển dụng bên trong và bên ngồi đều có những điểm mạnh và điểm hạn chế riêng. Thực tế áp dụng không thể thiên vào nguồn tuyển dụng nhân lực nào mà phải căn cứ vào đặc điểm, tính chất cơng việc lúc bấy giờ để có thể xác nhận nguồn lao động cụ thể là nguồn nào hay kết hợp cả hai nguồn này khi tuyển dụng.
Công ty nên mở rộng nguồn tuyển mộ, phương pháp tuyển mộ như: các nhân viên cũ của công ty, các trường đào tạo, dạy nghề,... để có thể tuyển mộ được những người có tay nghề cao có thể đáp ứng được u cầu cơng việc mà không cần phải tốn kém chi phí cho việc quảng cáo, thơng báo tuyển dụng.
Cơng ty có thể sử dụng một số phương pháp khác để tuyển dụng như: liên hệ trực tiếp với Ủy ban nhân dân các xã trong địa bàn hoặc thuê mướn lao động của các doanh nghiệp khác khi cơng ty có nhu cầu trong ngắn hạn trong điều kiện các doanh nghiệp khác có thể cho cơng ty th lao động. Khi có vị trí cịn trống cần bổ nhiệm, cơng ty nên tiến hành thông báo rộng rãi tới tồn bộ cơng nhân trong cơng ty để họ được biết như vậy những người nào có khả năng sẽ tự ứng cử. Điều này sẽ tạo ra sự công bằng trong việc bổ nhiệm, tạo tâm lý thoải mái cho cán bộ công nhân viên trong cơng ty. Từ đó kích thích họ nhiệt tình, sáng tạo và có trách nhiệm hơn trong cơng việc, làm tăng năng suất lao động trong công ty.
- Đánh giá sau tuyển dụng và xây dựng dự trù kinh phí cho cơng tác tuyển dụng
Việc đánh giá sau tuyển dụng giúp công ty kịp thời đánh giá kết quả và hiệu quả của công tác tuyển dụng nhân lực của công ty. Đánh giá cơng tác tuyển dụng cũng chính là đánh giá khả năng, kỹ năng của cán bộ làm công tác tuyển dụng là cơ sở cho công tác đào tạo và phát triển nhân lực của chính hoạt động quản trị nhân lực tại cơng ty.
Xác định và dự trù kinh phí tuyển dụng là quan trọng để công ty chủ động hơn trong mọi tình huống và cũng là giải pháp giúp nâng cai hiệu quả công tác tuyển dụng và hiệu quả hoạt động của cơng ty nói chung.
- Xây dựng chính sách nhân sự khoa học, hiệu quả
Nâng cao thu nhập cho người lao động đồng thời đưa ra chế độ tiền lương, tiền công, tiền thưởng phù hợp với công sức người lao động bỏ ra đồng thời kích thích họ làm việc nâng cao năng suất lao động, gắn bó lâu dài với cơng ty. Đồng thời các yếu tố này cũng là nhân tố thu hút nhân lực từ bên ngồi về với cơng ty, làm việc nỗ lực cho công ty. Cơ hội thăng tiến là yếu tố phi vật chất có hiệu quả tương đối cao trong việc thực hiện cơng tác tuyển dụng nhân lực có hiệu quả.
- Tăng cường công tác chỉ đạo từ Ban Giám đốc công ty và sự phối hợp hoạt động giữa các bộ phận phịng ban chức năng trong cơng ty
Sự chỉ đạo, đôn đốc của Giám đốc công ty giúp cho hoạt động đi đúng hướng và tạo sự kích thích đối với các hoạt động đó. Đồng thời kéo theo công tác tuyển dụng được hồn thiện và có hiệu quả hơn.
Hoạt động quản trị nhân lực là một trong các hoạt động của công ty và công tác tuyển dụng là một trong số các nội dung của hoạt động quản trị nhân lực. Vì vậy, có sự liên kết, gắn bó chặt chẽ giữa cac hoạt động với nhau giữa các công tác với nhau, chúng tạo điều kiện cho nhau cùng phát triển. Sự phối hợp hoạt động giữa bộ phận nhân lực với các bộ phận phịng ban chức năng khác trong cơng ty cũng là một giải pháp hữu hiệu giúp công ty hồn thiện và nâng cao cơng tác tuyển dụng nhân lực của mình.
4.1.2 Mục tiêu dài hạn
- Nâng cao trình độ chun mơn, phát triển tồn diện vai trị của cán bộ làm cơng tác tuyển dụng nói riêng, cơng tác quản trị nhân lực nói chung.
Chất lượng nguồn nhân lực và hiệu quả công tác tuyển dụng phụ thuộc rất lớn vào trình độ chun mơn của cán bộ làm cơng tác tuyển dụng cũng như trình độ, chun mơn nghiệp vụ của cán bộ quản trị nhân lực. Khi cán bộ quản trị có trình độ chun mơn kịp thời nắm bắt được nhu cầu nhân sự từ đó có kế hoạch tuyển dụng cụ thể cho từng thời kỳ. Phải hiểu rõ được tầm quan trọng của việc lập kế hoạch tuyển dụng trong hoạt động quản trị nhân lực, thành thạo trong cơng việc lập
kế hoạch và vận dụng nó một cách linh hoạt. Nắm bắt được định hướng phát triển của công ty qua từng thời kỳ. Đồng thời cũng là người đại diện cho người lao động nói lên nhu cầu được thăng tiến, được đào tạo và phát triển, nhu cầu về an toàn lao động, thù lao lao động và quan hệ, môi trường lao động.
Năng lực của cán bộ chuyên môn tốt vừa tiết kiệm thời gian, chi phí cho cơng tác tuyển dụng, cơng tác quản trị nhân lực vùa góp phần tạo ra hiệu quả sản xuất kinh doanh cao.
- Xây dựng kế hoạch nhân lực linh hoạt, khoa học, cụ thể cho từng giai đoạn, từng thời kỳ biến công tác tuyển dụng từ thế bị động sang thế chủ động.
Hoạch định nhu cầu nhân lực là q trình xác định có hiệu quả những u cầu về số lượng, chất lượng lao động theo cơ cấu ngành nghề đáp ứng nhu cầu của các tổ chức trong doanh nghiệp ở mỗi thời kỳ kinh doanh. Kế hoạch nhân lực phải căn cứ vào kế hoạch sản xuất kinh doanh hàng năm của công ty, định mức gia công chế tạo sản phẩm theo kế hoạch được duyệt và định hướng chiến lược của công ty trong từng thời kỳ kinh doanh. Ngồi ra cịn phải dựa trên tình hình tăng trưởng phát triển của ngành nghề may mặc qua từng thời kỳ. Hoạch định nhân lực phải bao gồm các bước:
+ Xác định nhu cầu và khả năng nhân lực + Cân đối nhu cầu và khả năng nhân lực + Đề ra chính sách và kế hoạch thực hiện + Kiểm soát và đánh giá
Lập kế hoạch nhân lực sẽ giúp công ty không phải ở thế bị động nữa mà chuyển sang thế chủ động trong công tác tuyển dụng nhân lực. Từ đó tăng hiệu quả tuyển dụng, giảm thiểu chi phí tuyển dụng. Như vậy hiệu quả hoạt động của cơng ty được nâng cao và chi phí hoạt động của công ty được hạn chế một cách tốt nhất.
4.2 Một số đề xuất nhằm hồn thiện quy trình tuyển dụng nhân lực Cơng ty Cổ Phần Kỹ Thuật Công Nghiệp Á Châu
4.2.1 Giải pháp về quy trình tuyển dụng nhân lực
- Cơ sở đề xuất giải pháp
Tuyển dụng là một công việc hao tổn thời gian và tâm sức. Trường hợp lý tưởng, cơng ty tìm được một nhân viên hồn hảo cho một cơng việc nào đó – một người có thể tiến rất xa, tăng hiệu quả cho đơn vị của công ty, mà lại giảm khối lượng
công việc cho công ty. Trường hợp xấu nhất, người mà nhà tuyển dụng cho là hoàn hảo khi th về hóa ra lại khác xa với những gì họ tưởng, và họ phải mất hàng tháng trời để giải quyết hậu quả, trong đó có việc tìm người mới thay thế. Vậy làm sao cơng ty biết chắc lựa chọn của mình gần với tình huống số 1 hơn tình huống số 2? Nếu công ty vạch ra và tn thủ theo một quy trình có kỷ luật, cơng ty có thể cải thiện đáng kể cơ hội của mình. Hiện nay quy trình tuyển dụng nhân lực của Cơng ty Cổ Phần Kỹ Thuật Cơng Nghiệp Á Châu đã có được những bước rõ ràng nhưng việc phân bố các cá nhân phòng ban phụ trách còn chưa hợp lý và phù hợp.
- Nội dung giải pháp
Xây dựng lại quy trình tuyển dụng cho Công ty một cách gọn gàng và đầy đủ các bước hơn. Bổ sung việc xây dựng lộ trình cơng danh cho nhân viên để họ nắm bắt được cơ hội của mình trong cơng ty. Ngồi ra cũng cần phân rõ chức năng của từng cá nhân từng bộ phận của mình trong quy trình để trách nhiệm cho cơng tác tuyển dụng được phân bổ đều và phù hợp tránh được sự chồng chèo gây lãng phí đạt hiệu quả khơng cao.
- Cách hồn thiện
Theo em quy trình tuyển dụng nhân sự của cơng ty trong thời gian tới nên được thực hiện như sau:
Không đạt
Bước Sơ đồ Trách nhiệm
1 Cấp thẩm quyền- Trưởng phịng ban
- TP.Hành Chính 2 Cấp thẩm quyền - Giám đốc 3 - Cán bộ tuyển dụng 4 Cấp thẩm quyền- Giám đốc 5 - Nhóm CBTD - Các CB được ủy thác kiểm sốt q trình tuyển dụng nhân sự mới. 6 - Trưởng phòng - Tổ QTNS - CB hướng dẫn 7 Cấp thẩm quyền - Phòng HC - Trưởng phòng - CB Hướng dẫn 8 Cấp thẩm quyền - Giám đốc 9 10 - Phòng TCNS- Trưởng phòng
(Nguồn: Sinh viên tự tổng hợp)
Sơ đồ 4.1 : Quy trình tuyển dụng nhân lực của cơng ty
Mơ tả sơ đồ 4.1
Xác định nhu cầu tuyển dụng
Xét duyệt N/C tuyển dụng Không đồng ý Đồng ý Lập Kế hoạch tuyển dụng Xét duyệt KH cần tuyển dụng Không đồng ý
Triển khai công tác tuyển dụng theo kế hoạch được phê duyệt.
Đồng ý Tiếp nhận thử việc Đánh giá kết quả thực hiện công việc Ký HĐLĐ: - Chính thức - Thời vụ Chấm dứt thử việc Phê duyệt của Cấp thẩm quyền
Xây dựng lộ trình phấn đấu bản thân
Bước 1: Xác định nhu cầu tuyển dụng nhân sự
Trưởng các phịng ban trong cơng ty gửi nhu cầu tuyển dụng về cho Phịng Hành Chính chậm nhất là ngày 10 của tháng cuối quý trước. Các trường hợp gửi trễ sẽ được chuyển sang quý sau. Trong trường hợp có nhu cầu tuyển dụng đột xuất, Trưởng các phịng ban đơn vị giải trình ngun nhân cụ thể, chuyển Phịng Hành Chính có ý kiến và trình Ban giám đốc phê duyệt.
Mục đích:
- Bổ sung đủ nhân sự theo kế hoạch đã được phê duyệt. - Thay thế cho nhân sự nghỉ việc.
- Thay thế cho nhân sự được điều chuyển cơng tác sang phịng ban khác trong hệ thống Công ty.
- Dự phòng cho trường hợp xảy ra biến động nhân sự hoặc trường hợp Ban giám đốcgiao thêm chức năng, nhiệm vụ cho các phịng.
Hướng dẫn cơng tác thực hiện:
- Khi có nhu cầu được cung cấp nhân sự từ bên ngồi, Trưởng phịng ban sẽ lập PHIẾU ĐỀ XUẤT TUYỂN DỤNG NHÂN SỰ chuyển đến Phịng Hành Chính kiểm tra, sau đó chuyển Trưởng Phịng Hành Chính ký xem xét nhu cầu tuyển dụng.
Bước 2: Xét duyệt nhu cầu tuyển dụng nhân sự
Sau khi Trưởng phịng/ Phịng Hành Chính ký xem xét, các đơn vị sẽ trình lên Cấp thẩm quyền (giám đốc) để được xét duyệt:
- Đồng ý: phê duyệt nhu cầu tuyển dụng.
- Không đồng ý: chuyển trả cho phòng ban lập nhu cầu tuyển dụng.
Bước 3: Lập kế hoạch tuyển dụng nhân sự
- Căn cứ nhu cầu tuyển dụng đã được Ban giám đốc công ty phê duyệt, Phịng Hành Chính phân nhiệm cán bộ lập KẾ HOẠCH TUYỂN DỤNG , trình Ban giám đốc cơng ty phê duyệt. Kế hoạch cần tuyển dụng phải được soạn thảo chi tiết về các nội dung sau:
Tổng hợp nhu cầu tuyển dụng: Căn cứ hồ sơ đề nghị cung cấp nhân sự từ các phịng ban, đơn vị trong cơng ty Phịng Hành Chính /Phịng ban tổng hợp, cập nhật đầy đủ thơng tin cần thiết.
Thơng báo tuyển dụng: Căn cứ tình hình thực tế của cơng ty cũng như sự đánh giá, so sánh các nhà cung cấp dịch vụ, phương tiện thông tin, để chọn lựa đăng tin hiệu quả.
- Thời gian hoàn tất: chậm nhất ngày 20 tháng cuối cùng của quý trước.
Bước 4: Xét duyệt kế hoạch tuyển dụng
- Đồng ý: phê duyệt kế hoạch tuyển dụng.
- Yêu cầu điều chỉnh: Phịng Hành Chính /Phịng ban liên quan phối hợp để bổ sung, điều chỉnh (trở lại bước công việc 3) theo chỉ đạo của Ban giám đốc công ty.
- Khơng đồng ý: chuyển trả cho phịng ban đơn vị lập kế hoạch tuyển dụng.
Bước 5: Triển khai công tác tuyển dụng theo kế hoạch được phê duyệt
- Lưu ý: để nâng cao chất lượng trong công tác tuyển dụng nhân sự, trước khi triển khai công tác tuyển dụng, bộ phận tuyển dụng Phịng Hành Chính /Phịng ban phải có BẢN MƠ TẢ CƠNG VIỆC.
Cuối cùng cơng ty nên có một chương trình hội nhập cho nhân viên mới một cách rõ ràng hơn bởi hiện nay cơng tác này cịn chưa được chú trọng. Nên tổ chức các buổi gặp mặt cho nhân viên mới để các nhân viên này nhanh chóng hịa nhập được với bộ máy của cơng ty.
4.2.2 Các giải pháp hồn thiện các bước trong quy trình
- Cơ sở đề xuất giải pháp
Lâu nay việc tổ chức tuyển dụng của Công ty Cổ Phần Kỹ Thuật Công Nghiệp Á Châu vẫn được tiến hành theo các bước rất bài bản cụ thể. Tuy nhiên vấn đề đáng chú ý ở đây là sự rập khn máy móc của những câu hỏi trong phỏng vấn tuyển dụng. Chưa có một hệ thống ngân hàng câu hỏi và đánh giá cho điểm một cách cụ thể đối với mỗi ứng viên. Kết quả phỏng vấn bị chi phối nhiều bởi tâm lý chủ quan của người phỏng vấn. Điều này có nguyên nhân bắt nguồn từ tâm lý ngại đổi mới trong cách làm việc của ban tuyển dụng mà cụ thể là phịng quản lý nhân sự. Muốn có một ứng viên làm việc lâu dài gắn bó với doanh nghiệp và có đầy đủ phẩm chất cũng như năng lực để đáp ứng nhu cầu công việc của công ty ln là một bài tốn khó trong. Đơi khi trong cách làm việc cịn coi trọng quá nhiều đến mối quan hệ cá nhân. Tâm lý cho rằng lao động của công ty là lao động phổ thơng mà trong cơng tác tuyển dụng cịn rất sơ xuất, có nhiều lao động vào làm việc khơng hiệu quả lại thiếu ý thức kỷ luật lao động
dẫn đến buộc phải cho thôi việc gây làm ảnh hưởng đến rất lớn đến công tác quản lý nhân sự sau tuyển dụng và thiệt hại về mặt kinh tế.
Lối mòn trong suy nghĩ của nhà tuyển dụng sẽ khơng cịn phù hợp trong điều kiện hiện tại. Tương tưởng ngại làm ngại đổi mới cần phải thay đổi triệt để và làm ngay thì khâu tuyển dụng mới có thể làm tốt hơn được.
- Nội dung giải pháp
Công ty nên sử dụng phương pháp Phỏng vấn theo mẫu - là phương pháp phỏng vấn sử dụng bảng câu hỏi mẫu kèm theo đã được soạn sẵn và áp dụng cho mọi ứng viên để thay thế cho phương pháp phỏng vấn mà công ty hiện nay vẫn đang sử dụng. Phương pháp này rất hữu dụng khi doanh nghiệp muốn tuyển dụng nhiều ứng viên vào cùng một công việc và khi doanh nghiệp không muốn mất quá nhiều thời gian cho phỏng vấn.
- Cách hồn thiện
Cơng ty nên xây dựng một ngân hàng câu hỏi phong phú cho từng vị trí cần tuyển dụng bởi mỗi vị trí mỗi bộ phận lại cần có u cầu khác nhau. Nhưng chung quy lại sẽ có một mẫu biểu phỏng vấn như trong Biểu mẫu 1 và Biểu mẫu 2 (Phụ lục) đã nêu rõ. Hai biểu mẫu này nên áp dụng cho hai loại lao động chính của cơng ty là trực tiếp và gián tiếp.
Ngoài ra cơng ty cũng nên hồn thiện và bổ sung các bài thi trắc nghiệm: trắc nghiệm chỉ số thơng minh IQ, trắc nghiệm chỉ số tình cảm EQ, trắc nghiệm tâm lý…