III- THỰC TRẠNG TỔ CHỨC CƠNG TÁC KẾ TỐN TẠI NHÀ MÁY THIẾT BỊ BƢU ĐIỆN:
1- Tổ chức bộ máy kế toán:
Kế tốn là một bộ phận khơng thể thiếu đƣợc đối với bất kỳ một loại hình Doanh nghiệp, quy mô và lĩnh vực sản xuất kinh doanh mà bộ máy kế toán của các Doanh nghiệp đƣợc tổ chức sao cho phù hợp với mục đích, yêu cầu về thơng tin kế tốn của mình. Bộ máy kế tốn của Nhà máy Thiết Bị Bƣu Điện đƣợc tổ chức theo kiểu kết hợp giữa tập chung và phân tán, và để phục vụ tốt hơn cho việc ghi chép, cập nhật, tổng hợp thơng tin tài chính kế tốn một cách chính xác và nhanh chóng, Nhà máy đã trang bị cho phịng kế tốn thống kê máy vi tính, thiết bị văn phịng... khá đầy đủ và hiện đại.
Ngay từ đầu khi mới thành lập, Nhà máy đã tiến hành hạch toánhạch toán độc lập. Bộ máy kế tốn của Nhà máy có nhiệm vụ thực hiện chức năng theo dõi, kiểm tra mọi hoạt động sản xuất kinh doanh dƣới hình thức tiền tệ vốn, theo dõi nguồn hình thành tài sản và sự vận động của tài sản trong nhà máy, hạch toán chi tiết các chi phí trong q trình sản xuất kinh doanh. Đồng thời đáp ứng đƣợc yêu cầu cung cấp thơng tin kịp thời, chính xác cho ban lãnh đạo nhà máy
Phịng kế tốn thống kê của Nhà máy 7 ngƣời làm việc trực tiếp tại Nhà máy và 9 ngƣời làm việc phân tán tại các cơ sở và chi nhánh. Tại Nhà máy bao gồm: 1 kế toán trƣởng và 6 kế toán viên đảm nhiệm các phần hành kế toán khác nhau: + Kế tốn trƣởng (Kiêm trƣởng phịng) : Chỉ đạo tất cả các bộ phận kế toán về mặt nghiệp vụ và ghi chép chứng từ ban đầu đến việc sử dụng sổ sách kế toán, chịu trách nhiệm chung về các thơng tin do phịng kế toán cung cấp. Thay mặt giám đốc tổ chức cơng tác kế tốn của nhà máy, đồng thời là ngƣời trực tiếp thông báo, cung cấp thơng tin kế tốn tài chính cho ban giám đốc Nhà máy.
+ Kế toán tổng hợp: Tổng hợp số liệu kế tốn, đƣa ra các thơng tin cuối cùng trên cơ sở số liệu, sổ sách do kế toán phần hành khác cung cấp; đảm nhiệm cơng
việc tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm, đến kỳ báo cáo lập báo cáo tài chính.
+ Kế tốn tài sản cố định và thống kê tổng hợp: Theo dõi biến động của tài sản cố định, kế toán tài sản cố định mở thẻ tài sản cố định cho từng loại tài sản một. Cuối tháng căn cứ vào nguyên giá tài sản phản ánh lên thẻ tài sản cố định, tiến hành trích khấu hao, lập bảng tổng hợp tính và phân bổ khấu hao.
+ Kế tốn vật liệu: có nhiệm vụ phản ánh tình hình nhập, xuất, tồn kho ngun vật liệu, cơng cụ dụng cụ. Tính tốn kiểm tra số lƣợng và giá trị Nguyên vật liệu tồn kho, phát hiện kịp thời Nguyên vật liệu thừa, thiết, kém phẩm chất giúp Nhà máy có biện pháp xử lý kịp thời, hạn chế tối đa thiệt hại có tthể xảy ra.
+ Kế toán ngân hàng kiêm thủ quỹ: Ghi chép theo dõi và phản ánh thƣờng xuyên việc thu chi tiền mặt, tiền gửi ngân hàng.
+ Kế toán tiền lƣơng: Theo dõi, ghi chép và tính toán tiền lƣơng cho cán bộ cơng nhân viên theo từng hình thức lƣơng sản phẩm hoặc lƣơng thời gian.
+ Kế toán tiêu thụ hàng gửi bán: phản ánh kịp thời, chính xác tình hình xuất bán, gửi bán sản phẩm, tính tốn chính xác các khoản bị giảm trừ và thanh toán với ngân sách các khoản thuế phải nộp. Ngồi ra cịn phải tính các chi phí phát sinh trong q trình tiêu thụ và xác định kết quả của quá trình tiêu thụ sản phẩm.
Các phần hành kế toán trên hoạt động đọc lập nhƣng ln có sự hỗ trợ, bổ sung cho nhau trong công việc và đƣợc thể hiện qua sơ đồ sau:
Cơ cấu bộ máy kế toán ở Nhà máy Thiết Bị Bƣu Điện
Kế toán trƣởng (kiêm trƣởng phịng)
Kế tốn Kế toán Kế toán Kế toán Kế toán TSCĐ và NVL tiền lƣơng tiêu thụ ngân hàng thống kê SL hàng gửi bán
2- Hệ thống sổ kế toán:
Hệ thống sổ kế toán của Nhà máy đƣợc tổ chức dựa trên đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh của nhà máy, phù hợp với trình độ và yêu cầu quản lý. Hiện nay nhà máy đang áp dụng hình thức “ NHẬT KÝ CHUNG ” .
Đặc trƣng cơ bản của hình thức kế tốn nhật ký chung là tất cả các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh đều phải ghi vào sổ Nhật ký mà trọng tâm là sổ Nhật ký chung theo trình tự thời gian phát sinh và định khoản kế tốn của nghiệp vụ đó, sau đó lấy số liệu trên các sổ Nhật ký để ghi sổ cái theo từng nghiệp vụ phát sinh.
Trình tự ghi sổ kế tốn theo hình thức này nhƣ sau:
- Hàng ngày căn cứ vào các chứng từ đƣợc dùng làm căn cứ ghi sổ, trƣớc hết ghi nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào sổ Nhật ký chung, sau đó căn cứ vào số liệu đã ghi trên sổ Nhật ký chung để ghi vào sổ cái theo các tài khoản kế toán phù hợp. Nếu đơn vị có mở sổ chi tiết thì đồng thời với việc ghi sổ Nhật ký chung, các nghiệp vụ phát sinh đƣợc ghi vào sổ kế toán chi tiết liên quan.
- Trƣờng hợp đơn vị có mở các sổ Nhật ký đặc biệt thì hàng ngày căn cứ vào các chứng từ đƣợc dùng làm căn cứ ghi sổ, ghi nghiệp vụ phát sinh vào sổ Nhật ký đặc biệt liên quan. Định kỳ (3,5,10 ... ngày ) hoặc cuối tháng tuỳ khối lƣợng nghiệp vụ phát sinh, tổng hợp từng sổ Nhật ký đặc biệt, lấy số liệu để ghi vào các tài khoản phù hợp trên sổ cái, sau khi đã loại trừ số trùng lắp do một số nghiệp vụ đƣợc ghi đồng thời vào nhiều sổ Nhật ký đặc biệt (nếu có ).
- Cuối tháng, cuối quý, cuối năm cộng số liệu trên sổ cái, lập bảng cân đối số phát sinh.
Trong hình thức kế tốn Nhật ký chung, sổ kế tốn liên quan đến kế toán nguyên vật liệu gồm có:
+/ Sổ Nhật ký chung. +/ Sổ Nhật ký mua hàng. +/ Số cái TK 152, 621, 627 ... +/ Sổ chi tiết TK 152, 621, 331 ...
Có thể mơ tả hệ thống sổ sách và trình tự ghi sổ theo hình thức Nhật ký chung bằng sơ đồ sau :
Sơ đồ trình tự ghi sổ kế tốn theo hình thức Nhật ký chung tại Nhà máy Thiết Bị Bƣu Điện
Chứng từ gốc: FNK, FXK hoá đơn bán hàng phiếu chi, phiếu thu
Sổ nhật ký đặc biệt Sổ nhật ký các TK Sổ (thẻ) kế toán (NK mua, bán hàng) (NK quỹ, Nk tạm ứng) chi tiết (TK 152)
Sổ tổng hợp các tài khoản (Sổ tổng hợp TK 152)
Sổ cái (TK 152) Sổ tổng hợp chi tiết TK 152
Bảng cân đối phát sinh
Báo cáo tài chính
Ghi chú: Ghi hàng ngày. Ghi cuối tháng.
Kiểm tra, đối chiếu.
3- Tổ chức áp dụng hệ thống tài khoản:
Căn cứ vào quy mô hoạt động sản xuất kinh doanh cũng nhƣ các quy định chung về chế độ kế toán mới áp dụng cho các doanh nghiệp do Bộ tài chính ban hành ngày 01/01/1995, Nhà máy đã sử dụng hầu hết các tài khoản trong hệ thống tài khoản ban hành. Tuy nhiên, trong cơng tác kế tốn có một số tài khoản mà nhà máy không sử dụng nhƣ:
TK 128 - Đầu tƣ ngắn hạn khác. TK 113 - Tiền đang chuyển.
TK 151 - Hàng mua đang đi đƣờng. TK 156 - Hàng hoá.
Một số tài khoản khác nhƣ: TK 213, TK 228, TK 229, TK 631 ...
Ngoài ra, là một doanh nghiệp hoạt động với quy mơ lớn, có 3 trung tâm đặt tại 3 miền (Hà nội, Thành phố Hồ Chí Minh, Đà nẵng), do đó để tiện theo dõi các khoản phải thu nội bộ, tài khoản 136 đƣợc chi tiết theo từng trung tâm:
TK 136.1 - Phải thu nội bộ trung tâm 1. (Hà Nội). TK 136.2 - Phải thu nội bộ trung tâm 2. (Đà Nẵng). TK 136.3 - Phải thu nội bộ trung tâm 3. (TP HCM).
Để huy động đƣợc nguồn tài chính cần thiết kịp thời phục vụ sản xuất kinh doanh (nhà máy không chỉ huy động vốn từ ngân hàng). Nhà máy đã năng động trong việc huy động nguồn vốn ngay từ cán bộ công nhân viên, với khoản huy động này doanh nghiệp đã sử dụng các tài khoản nhƣ TK 311, TK 341, TK 344. * Báo cáo mà Nhà máy sử dụng là cả 4 báo cáo do bộ tài chính quy định:
- Mẫu số B01 - DN: Bảng cân đối kế toán.
- Mẫu số B02 - DN: Báo cáo kết quả kinh doanh. - Mẫu số B03 - DN: Báo cáo lƣu chuyển tiền tệ. - Mẫu số B09 - DN: Thuyết minh báo cáo tài chính.
Báo cáo tài chính Doanh nghiệp đƣợc lập trên cơ sở tổng hợp số liệu từ các sổ kế toán nhằm cung cấp các chỉ tiêu tổng hợp nhất và tình hình tài chính của Doanh nghiệp trong kỳ báo cáo.
Xuất phát từ nhu cầu sản xuất kinh doanh tại nhà máy, cơng tác tổ chức kế tốn đƣợc áp dụng ở đây chủ yếu là phân tán. Nhƣ trên đã trình bày, quy mơ hoạt động của nhà máy lớn, để thuận tiện cho việc theo dõi, hạch tốn thì tại mỗi trung tâm có tổ chức hạch toán độc lập. Vào cuối mỗi tháng hoặc cuối mỗi quý các cơ sở đó phải đối chiếu số liệu sổ sách với cơ sở chính ( 61- Trần phú ), kế tốn tổng hợp sẽ tổng hợp số liệu và xác định kết quả lỗ lãi của hoạt động sản xuất kinh doanh cho toàn bộ Nhà máy. Có thể nói, hệ thống ghi chép sổ sách của nhà máy vừa mang tính chất phân tán vừa mang tính chất tập trung. Đặc điểm này giúp cho việc tổ chức sử dụng, lƣu chuyển chứng từ của nhà máy hợp lý và khoa học hơn nhiều.