IV/ THỰC TRẠNG KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU Ở NHÀ MÁY THIẾT BỊ BƢU ĐIỆN HÀ NỘI:
4. 1 Tài khoản kế toán sử dụng:
Để hạch tốn tình hình hiện có và sự biến động của nguyên vật liệu tại nhà máy, kế toán sử dụng tài khoản sau:
+/ TK 152 - “ Nguyên liệu, vật liệu ”.
+/ Các tài khoản phản ánh phƣơng thức thanh toán với nhà cung cấp nhƣ TK 111, TK 112, TK 141, TK 331 ...
+/ Các tài khoản phản ánh quá trình xuất kho phục vụ cho các mục đích khác nhau nhƣ : TK 621, TK 627, TK 641, TK 642 ...
Do đặc thù của nhà máy về phƣơng thức mua vật liệu nên kế tốn khơng sử dụng tài khoản 151- “ Hàng mua đang đi đƣờng”.
Nội dung, kết cấu của các tài khoản nêu trên đã đƣợc trình bày ở phần thứ nhất “ Những vấn đề lý luận chung về kế toán nguyên vật liệu ở doanh nghiệp sản xuất ”. Ở phần này chỉ xin đề cập đến những tài khoản liên quan đến kế toán nguyên vật liệu.
4.2- Tổ chức kế toán chi tiết nguyên vật liệu tại Nhà máy thiết bị Bưu điện:
Một trong những yêu cầu cơ bản đối với quản lý vật tƣ là đòi hỏi phải theo dõi, phản ánh chặt chẽ tình hình nhập-xuất- tồn kho vật liệu theo những thứ, những loại vật liệu về số lƣợng, chất lƣợng, chủng loại và giá trị.
Tổ chức thực hiện đƣợc tồn bộ các cơng tác kế tốn vật liệu nói chung và kế tốn chi tiết ngun vật liệu nói riêng trƣớc hết phải bằng hệ thống chứng từ kế toán để phản ánh tất cả các nghiệp vụ liên quan tới nhập, xuất kho nguyên vật liệu. Những chứng từ kế toán này là cơ sở pháp lý để ghi sổ kế toán. Thực tế Nhà máy chứng từ kế toán đƣợc sử dụng trong phần hành chi tiết vật liệu gồm:
- Phiếu nhập kho. - Phiếu xuất kho.
- Phiếu lĩnh vật tƣ theo hạn mức. - Hoá đơn kiêm phiếu xuất kho.
Để phù hợp với quy mô sản xuất thuận lợi cho việc sử dụng máy vi tính và trình độ chun mơn của thủ kho, kế tốn chi tiết thực hiện theo phƣơng pháp “ Ghi thẻ song song ”.
Theo phƣơng pháp này, nhiệm vụ của từng bộ phận kế toán nhƣ sau:
+/ Tại kho, căn cứ vào phiếu nhập, xuất kho, thủ kho mở thẻ kho để theo dõi chi tiết từng loại nguyên vật liệu chỉ về mặt số lƣợng. Định kỳ (nửa tháng một lần) sau khi đã ghi chép vào thẻ kho đầy đủ, thủ kho chuyển chứng từ nhập, xuất cho kế toán vật liệu.
+/ Tại phịng kế tốn: Sau khi nhận đƣợc các chứng từ do thủ kho chuyển lên kế toán vật liệu sẽ tiến hành phân loại, xắp xếp theo thứ tự phiếu nhập kho, xuất kho riêng. Sau đó tiến hành ghi chép vào các sổ thẻ chi tiết hàng ngày, lập bảng kê, bảng phân bổ, nhật ký chung sau đó chuyển cho kế toán tổng hợp vào sổ cái, bảng cân đối số phát sinh và làm báo cáo tài chính.
a.1- Thủ tục nhập vật liệu:
Căn cứ vào kế hoạch sản xuất kinh doanh, định mức ngun vật liệu, phịng vật tƣ tính tốn, xác định mức độ ngun vật liệu sử dụng để sản xuất ra một khối lƣợng sản phẩm nhất định, căn cứ vào kế hoạch sản xuất kinh doanh của từng kỳ, phòng vật tƣ mở sổ nghiệp vụ, lên kế hoạch thu mua vật liệu, sau đó đƣợc sự đồng ý (ký duyệt) của giám đốc hoặc phó giám đốc, phịng vật tƣ cử ngƣời đi mua hoặc ký hợp đồng mua bán theo thời hạn nhất định.
* Thủ tục nhập kho do mua ngoài:
Tại Nhà máy, nguyên vật liệu chủ yếu là do mua ngoài với khối lƣợng và giá trị rất lớn. Để đảm bảo chất lƣợng sản phẩm làm ra cũng nhƣ đảm bảo tính liên tục trong q trình sản xuất, trƣớc khi nhập kho vật liệu, nhà máy tiến hành kiểm nghiệm và lập biên bản kiểm nghiệm trong những trƣờng hợp cần thiết. Thủ tục nhập kho đƣợc tiến hành tuỳ thuộc vào từng hình thức thanh tốn cụ thể. Chẳng hạn, khi ngƣời bán vận chuyển nguyên vật liệu đến cho nhà máy, căn cứ vào hoá đơn bán hàng nhƣ sau:
HOÁ ĐƠN (GTGT) Mẫu số 01-GTKT-3LL Liên 2: (giao cho khách hàng) KB/90-B
Ngày 05 tháng 03 năm 2000. No: 042988 Đơn vị bán hàng: Công ty Thƣơng mại Tràng Thi - CHTMDV Thuốc Bắc Địa chỉ : 24 Thuốc Bắc Số TK:
Điện thoại MS : 01 00107437 - 1
Họ tên ngƣời mua hàng: Ninh Đức Thắng - PVT. Đơn vị : Nhà máy thiết bị Bƣu điện .
Điạ chỉ: 61 Trần Phú-Hà Nội Số TK: 710A - 00009 NH CT Ba Đình Hình thức thanh tốn: TGNH MS : 01 00686865 - 1
Số TT
Tên hàng hố, dịch vụ Đơn vị tính
Số lƣợng
Đơn giá Thành tiền
Nhôm cuộn Kg 404 21818,4 8.814.634
Cộng tiền hàng: 8.814.634
Tổng cộng tiền thanh toán 9.696.097 đ Số tiền viết bằng chữ: Chín triệu, sáu trăm chín sáu nghìn khơng trăm chín bẩy đồng chẵn./.
Ngƣời mua hàng Kế toán trƣởng Thủ trƣởng đơn vị
Căn cứ hoá đơn số 042988 tiến hành kiểm nghiệm và lập biên bản kiểm nghiệm vật tƣ nhƣ sau:
TỔNG CÔNG TY BC-VT VIỆT NAM CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Nhà máy thiết bị Bƣu điện Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
BIÊN BẢN KIỂM NGHIỆM VẬT TƢ
Căn cứ vào hợp đồng số 108-00 ngày 03 tháng 03 năm 2000 giữa Nhà máy thiết bị Bƣu điện Hà nội (bên mua ) và Công ty Thƣơng mại Tràng Thi (bên bán).
Căn cứ vào một số hoá đơn chứng từ khác có liên quan .
Hơm nay, Ngày 05/03/2000, vào hồi 8 giờ 30 phút, chúng tơi gồm có: - Bà Nguyễn Tân Chung - Phó GĐ kỹ thuật
- Ông Ninh Đức Thắng - Trƣởng phòng vật tƣ. - Bà Võ Minh Huệ - Kế toán vật tƣ
- Bà Nguyễn Thị Thanh - Thủ kho vật tƣ - dụng cụ - Ơng Hồng Cơng Sơn - Phịng Kỹ thuật
Cùng tiến hành kiểm tra lô hàng nhập khẩu với nội dung sau:
STT Tên vật tƣ ĐVT Số lƣợng Chất lƣợng Ghi Theo HĐ Thực nhập chú 1 Nhôm cuộn 1,2m*1m Kg 404 404 Có 2 kg nhôm không đúng chủng loại
Kết luận của ban kiểm nghiệm: Có 02 kg khơng đúng chủng loại 1,2mx1 m. Biên bản hoàn thành vào lúc 11 giờ 30 phút cùng ngày.
Phó GĐ kỹ thuật P.KTTK Phòng vật tƣ Thủ kho P. Kỹ thuật
(ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên)
Sau khi tiến hành kiểm nghiệm vật tƣ, bộ phận thu mua lập phiếu nhập kho vật liệu. Phiếu nhập kho đƣợc chia làm 3 liên; 1 liên lƣu lại phòng vật tƣ , 1 liên giao cho thủ kho vào thẻ kho, sau đó chuyển cho kế tốn vật tƣ ghi vào thẻ và sổ kế toán chi tiết (sổ nhập vật liệu, các sổ nhật ký đặc biệt); 1 liên giao cho ngƣời bán.
Thông thƣờng mỗi loại vật liệu sẽ đƣợc lập một phiếu nhập kho, nhƣng cũng có thể lập một phiếu nhập kho cho nhiều vật liệu. Ở đây sau khi vật liệu đƣợc kiểm nghiệm, phòng vật tƣ lập phiếu nhập kho số 258.
Tổng công ty BC-VT Việt Nam
Nhà máy thiết bị Bƣu điện PHIẾU NHẬP KHO số: 258 Ngày 05 tháng 03 năm 2000.
Nhập của : Công ty Thƣơng Mại Tràng Thi
Theo chứng từ: HĐ Số : 042988 Ngày 05/03/2000 Nhập tại kho: Vật tƣ Thƣợng Đình
STT Tên vật tƣ ĐVT Số lƣợng Đơn giá Thành tiền Yêu cầu Thực nhập
1 Nhôm cuộn Kg 404 404 21818,4 8.814.634
Thuế VAT 10% 881.463
Vận chuyển 40.000
Tổng: 9.696.097 đ
Bằng chữ: Chín triệu, sáu trăm chín sáu nghìn khơng trăm chín bẩy đồng chẵn./. Phụ trách vật tƣ Ngƣời giao Thủ kho Ngƣời lập phiếu
(ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên)
Căn cứ vào số lƣợng nhập kho và giá đơn vị để tính ra tổng số tiền thanh toán cho ngƣời bán (bao gồm cả các khoản chi phí khác nhƣ vận chuyển, bốc dỡ, ... các loại thuế (nếu có). Tuỳ theo yêu cầu của ngƣời bán (hoặc đã thoả thuận trong hợp đồng) mà thủ quỹ thanh tốn theo các hình thức khác nhau và vào sổ chi tiết, các nhật ký tƣơng ứng.
Trong trƣờng hợp này Doanh nghiệp thanh tốn theo hình thức Tiền gửi ngân hàng cho nên thủ quỹ sẽ viết giấy uỷ nhiệm chi gửi đến ngân hàng nơi Nhà máy đã mở tài khoản.
Đơn vị:.. .. .. UỶ NHIỆM CHI Số: 104
Chuyển khoản, chuyển tiền, thƣ, điện
Lập ngày 05 tháng 03 năm 2000 Tên đơn vị trả tiền: Nhà máy Thiết Bị Bƣu Điện Phần do ngân hàng ghi:
Số tài khoản:.. .. .. TK nợ
Tại ngân hàng: Sở giao dịch NH Công thƣơng VN 710A-0009 Tên đơn vị nhận tiền: Công ty Thƣơng Mại Tràng Thi TK có Số tài khoản: .. ..
Tại ngân hàng Ngoại thƣơng VN
Số tiền viết bằng chữ: Chín triệu sáu trăm chín mƣơi Số tiền viết bằng số: sáu nghìn khơng trăm chín mƣơi bảy đồng chẵn ./. 9.696.097 Nội dunh thanh tốn: Trả tiền mua nhơm cuộn.
Đơn vị trả tiền Ngân hàng A Ngân hàng B KT Chủ TK ghi sổ ngày .. .. .. ghi sổ ngày 05/03/2000
Sau khi nhận đƣợc giấy báo nợ của ngân hàng gửi về thủ quỹ tiến hành vào sổ Nhật ký Tiền gửi ngân hàng rồi giao chứng từ có liên quan cho kế tốn vật liệu để vào sổ chi tiết Nguyên vật liệu trong kỳ.
Tổng Công ty BCVTVN NHẬT KÝ QUỸ Tập: 03-03/2000. Nhà máy TBBĐ (sử dụng cho tiền gửi VND) TK: 112
Quý 3/2000 Chứn
g
từ Diễn giải TK ĐƢ Số phát sinh
Số Ngày Nợ Có Nợ Có .. .. .. .. 04298 8 05/0 3
Trả tiền cho Cty TM Tràng Thi 152 112 9.696.097 .. . .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. Cộng phát sinh: 704.363.67 2
Kế toán trƣởng Ngƣời lập biểu
+ Trƣờng hợp thanh tốn bằng tạm ứng: thì thủ tục đƣợc tiến hành nhƣ sau: trƣớc hết phòng vật tƣ sẽ viết giấy đề nghị chi gửi cho kế tốn Ngun vật liệu.
Tổng Cơng ty BCVTVN Nợ.. .. .. Số:130
Nhà máy TBBĐ
ĐỀ NGHỊ CHI Đề nghị chi cho : Tống Xuân Hồng
Đơn vị công tác : Phòng VT Số tiền : 15.000.000
Viết bằng chữ : Mƣời năm triệu đồng chẵn ./. Lý do chi : Chi tạm ứng mua vật tƣ.
Duyệt Phòng VT Ngƣời đề nghị chi.
Sau khi nhận đƣợc đề nghị chi kế toán vật liệu viết phiếu chi và chuyển cho thủ quỹ để xuất tiền.
Mẫu:.. .. Đơn vị: Nhà máy TBBĐ PHIẾU CHI số: 134
Ngày 06 tháng 03 năm 2000 Nợ: .. .. .. ..
Có: .. .. .. .. Họ tên ngƣời nhận tiền : Tống Xuân Hồng. Địa chỉ : Phòng VT.
Lý do chi : Chi tạm ứng mua vật tƣ.
Số tiền : 15.000.000 (viết bằng chữ): Mƣời năm triệu đồng chẵn ./. Kèm theo đề nghị chi chứng từ gốc số 130.
Đã nhận đủ số tiền (viết bằng chữ): Mƣời năm triệu đồng chẵn./.
Thủ trƣởng Kế toán trƣởng Ngƣời Thủ quỹ Ngƣời đơn vị lập phiếu nhận tiền
Sau khi mua đƣợc hàng kế toán vật liệu căn cứ vào hố đơn tính lại số tiền chi mua vật liệu đã tạm ứng nếu thừa thì thu lại, thiếu thì bổ sung thêm.
HỐ ĐƠN (GTGT) Mẫu số 01-GTKT-3LL Liên 2: (giao cho khách hàng) KB/90-B
Ngày 06 tháng 03 năm 2000. No: 043896 Đơn vị bán hàng: Cửa hàng bách hoá tổng hợp
Địa chỉ : 68 Trần Phú Số TK:
Điện thoại MS :
Họ tên ngƣời mua hàng: Tống Xuân Hồng - PVT. Đơn vị : Nhà máy thiết bị Bƣu điện .
Điạ chỉ: 61 Trần Phú-Hà Nội Số TK: 710A - 00009 NH CT Ba Đình Hình thức thanh tốn: TM MS :
Số TT
Tên hàng hoá, dịch vụ Đơn vị tính
Số lƣợng
Đơn giá Thành tiền
1 Cụm khoá Inox cái 500 18.000 9.000.000
2 Ecu + Rong đen bộ 700 850 595.000
3 Keo dog hộp 50 12.000 600.000
Thuế suất : 10% Tiền Thuế GTGT 1.019.500 Tổng cộng tiền thanh toán 11.214.500 Số tiền viết bằng chữ: Mƣời một triệu hai trăm mƣời bốn nghìn năm trăm đồng chẵn./.
Ngƣời mua hàng Kế toán trƣởng Thủ trƣởng đơn vị
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, đóng
dấu, họ tên)
Sau đó kế tốn căn cứ vào hố đơn số 043896 tiến hành lập biên bản kiểm nghiệm vật tƣ tƣơng tự nhƣ hoá đơn 042988.
Tổng công ty BC-VT Việt Nam
Nhà máy thiết bị Bƣu điện PHIẾU NHẬP KHO số: 270 Ngày 06 tháng 03 năm 2000.
Nhập của : Cửa hàng bách hố tổng hợp Ba Đình.
Theo chứng từ: HĐ Số : 043896 Ngày 06/03/2000 Nhập tại kho: Vật tƣ Thƣợng Đình
STT Tên vật tƣ ĐVT Số lƣợng Đơn giá Thành tiền Yêu cầu Thực nhập
1 Cụm khoá Inox cái 500 500 18.000 9.000.000 2 Ecu + Rong đen bộ 700 700 850 595.000
3 Keo dog hộp 50 50 12.000 600.000
Cộng: 10.195.000
Thuế VAT: 10 % 1.019.500
Tổng: 11.214.500 Bằng chữ: Mƣời một triệu hai trăm mƣời bốn nghìn năm trăm đồng chẵn./. Phụ trách vật tƣ Ngƣời giao Thủ kho Ngƣời lập phiếu
(ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) Phòng vật tƣ viết giấy đề nghị thu gửi cho kế toán vật liệu đề nghị thu lại số tiền tạm ứng mua vật tƣ thừa.
Tổng Công ty BCVTVN Nợ.. .. .. Số:150
Nhà máy TBBĐ
ĐỀ NGHỊ THU Đề nghị thu của : Tống Xuân Hồng
Đơn vị cơng tác : Phịng VT Số tiền : 3.785.500
Viết bằng chữ : Ba triệu bảy trăm tám mƣơi năm nghìn năm trăm đồng chẵn ./. Lý do thu : Thu lại tạm ứng.
Kế toán Nguyên vật liệu viết phiếu thu chuyển cho thủ quỹ, thủ quỹ thu lại
tiền và ký nhận. Mẫu: số 01- TT
Đơn vị: Nhà máy TBBĐ PHIẾU THU QĐ số:1141-TC/CĐKT 1/11/95 của Bộ TC Ngày 06 tháng 03 năm 2000
Nợ: .. .. .. .. Có: .131. .. .. .. Họ tên ngƣời nộp tiền : Tống Xuân Hồng.
Địa chỉ : Phòng VT. Lý do nộp : Nộp lại tạm ứng.
Số tiền : 3.785.500 (viết bằng chữ): Ba triệu bảy trăm tám năm nghìn năm trăm đồng chẵn ./.
Kèm theo đề nghị thu chứng từ gốc số 150.
Đã nhận đủ số tiền (viết bằng chữ): Mƣời năm triệu đồng chẵn./.
Thủ trƣởng Kế toán trƣởng Ngƣời Thủ quỹ Ngƣời đơn vị lập phiếu nhận tiền
Căn cứ vào giấy đề nghị chi, đề nghị chi, phiếu thu, phiếu chi và hoá đơn số:043896 kế toán vật liệu vào sổ Nhật ký Tạm ứng.
Tổng Công ty BCVTVN NHẬT KÝ TẠM ỨNG Tập: 03- 03/2000. Nhà máy TBBĐ (sử dụng cho TK tạm ứng) TK: 141 Quý 3/2000 Chứn g
từ Diễn giải TK ĐƢ Số phát sinh
Số Ngày Nợ Có Nợ Có .. .. PC 130 06/0 3 Hồng tạm ứng mua NVL. 141 111 15.000.000 .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. ..
PT 150 06/0 3 Hồng nộp lại tám ứng. 111 141 .. .. 3.785.500 .. .. .. .. .. .. .. .. .. Cộng quý I/2000 128.475.43 8
Kế toán trƣởng Ngƣời lập biểu và vào sổ Nhật ký quỹ tài khoản 111.
Tổng Công ty BCVTVN NHẬT KÝ QUỸ Tập: 03-03/2000. Nhà máy TBBĐ (sử dụng cho tiền mặt VND) TK: 111
Quý 3/2000 Chứn
g
từ Diễn giải TK ĐƢ Số phát sinh
Số Ngày Nợ Có Nợ Có .. .. 04389 6 06/0 3 Tră cửa hàng BHTH Ba Đình 152 111 112.214.50 0 .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. Cộng quý I/2000: 591.127.74 2
Kế toán trƣởng Ngƣời lập biểu
+ Trƣờng hợp thanh toán bằng trả chậm: căn cứ vào hoá đơn kế toán vật liệu vào sổ Nhật ký mua hàng (thanh toán với ngƣời bán).
HOÁ ĐƠN BÁN HÀNG Mẫu số 01-GTKT-3LL Liên 2: (giao cho khách hàng) KB/90-B
Ngày 07 tháng 03 năm 2000. No: 035514 Đơn vị bán hàng: Cửa hàng Lan
Địa chỉ : 55 Thuốc Bắc Số TK:
Điện thoại MS : 0100120195-3
Họ tên ngƣời mua hàng: Anh Hùng - PVT.
Đơn vị : Nhà máy thiết bị Bƣu điện .
Điạ chỉ: 61 Trần Phú-Hà Nội Số TK: 710A - 00009 NH CT Ba Đình Hình thức thanh tốn: Ttả chậm MS :
Số TT
Tên hàng hố, dịch vụ Đơn vị tính
Số lƣợng
Đơn giá Thành tiền
1 Vỏ tủ TS 150*2 cái 500 45.000 22.500.000
2 Núm cao su cái 1000 325 325.000
3 Móc cài cái 2000 1050 2.100.000
Cộng tiền hàng: 24.925.000 Số tiền viết bằng chữ: Hai tƣ triệu chín trăm hai năm nghìn đồng chẵn./. Ngƣời mua hàng Kế toán trƣởng Thủ trƣởng đơn vị
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, đóng dấu, họ tên)
Căn cứ vào hoá đơn số 035514 lập biên bản kiểm nghiệm vật tƣ sau đó lập phiếu nhập kho.
Tổng công ty BC-VT Việt Nam
Nhà máy thiết bị Bƣu điện PHIẾU NHẬP KHO số: 300 Ngày 07 tháng 03 năm 2000.
Nhập của : Cửa hàng Lan 55 Thuốc Bắc.
Theo chứng từ: HĐ Số : 035514 Ngày 07/03/2000