I/ NHẬN XÉT CHUNG VỀ CÔNG TÁC KẾ TOÁN VẬT LIỆU Ở NHÀ MÁY THIẾT BỊ BƢU ĐIỆN HÀ NỘI.
2. Một số nhận xét về cơng tác kế tốn ngun vật liệu: 1 Mặt tích cực trong cơng tác kế tốn ngun vật liệu:
2.1- Mặt tích cực trong cơng tác kế tốn ngun vật liệu:
Qua thực tế tiếp xúc và tìm hiểu tình hình hạch tốn ngun vật liệu ở Nhà máy thiết bị Bƣu điện, tơi nhận thấy: Nhìn chung cơng tác hạch tốn ngun vật liệu đƣợc tiến hành có nề nếp, chấp hành đúng các quy định, chế độ kế toán của Bộ tài chính ban hành. Các phịng ban, phân xƣởng cũng phối hợp chặt chẽ với phòng kế tốn đảm bảo cơng tác hạch tốn ngun vật liệu diễn ra đều đặn, nhịp nhàng phù hợp với điều kiện của nhà máy và đáp ứng đƣợc yêu cầu của công tác quản lý, thực hiện tốt phần dự trữ, tập hợp chi phí và tính giá thành. Kế tốn chi tiết nguyên vật liệu áp dụng phƣơng pháp thẻ song song đã đảm bảo đƣợc tính thống nhất về phạm vi, phƣơng pháp tính tốn các chỉ tiêu kinh tế giữa kế toán và các bộ phận liên quan. Số liệu ghi chép rõ ràng phản ánh chính xác tình hình hiện có, tăng, giảm và tồn kho nguyên vật liệu. Mặt khác, kế toán vật liệu đã sử dụng các tài khoản kế tốn thích hợp theo dõi sự biến động của vật liệu, thực hiện việc cân đối giữa chỉ tiêu số lƣợng và chỉ tiêu giá trị, giữa kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết
thƣờng xuyên đối chiếu đảm bảo các thông tin chính xác về tình hình biến động của vật liệu.
Cụ thể nhƣ sau:
- Nhà máy đã tổ chức tốt khâu thu mua vật liệu, đảm bảo vật liệu cho sản xuất về số lƣợng, chất lƣợng, chủng loại, quy cách, mẫu mã. Nhà máy đã xây dựng đƣợc hệ thống định mức sử dụng vật tƣ đối với từng loại sản phẩm trong một kỳ làm cơ sở cho công tác lập kế hoạch thu mua vật liệu đảm bảo đầy đủ, kịp thời cho quá trình sản xuất đƣợc thƣờng xun, liên tục và có hiệu quả cao. Đây là một nỗ lực lớn của cán bộ phòng vật tƣ và các bộ phận cung ứng liên quan khác. Vật liệu mua về đƣợc nhập kho, bảo quản và quản lý chặt chẽ, kế toán vật tƣ và thủ kho đã phản ánh kịp thời và trung thực số liệu nguyên vật liệu mua về trên sổ kế toán.
- Mặc dù gặp nhiều khó khăn về cơ sở vật chất, hệ thống kho tàng bảo quản nguyên vật liệu cịn ít, trong khi đó lại khơng chia thành các kho vật liệu chính, vật liệu phụ riêng biệt nhƣng nhà máy đã cố gắng bảo quản tốt vật liệu, đảm bảo số lƣợng, chất lƣợng cho sản xuất. Các kho vật liệu đƣợc bố trí phù hợp với đặc điểm hoạt động sản xuất của nhà máy. ...
- Tuy nhiên, để phù hợp với sự biến động của nền kinh tế, chế độ kế toán cũng thƣờng xun đƣợc thay đổi, do đó cơng tác kế tốn nói chung và kế tốn nguyên vật liệu nói riêng vẫn xảy ra những tồn tại không thể tránh khỏi.
2.2- Những tồn tại trong cơng tác kế tốn ngun vật liệu:
+ Hệ thống sổ kế toán sử dụng:
Hiện nay Nhà máy đang vận dụng hệ thống sổ sách kế tốn theo hình thức “ Nhật ký chung ”. Theo hình thức này việc ghi chép đơn giản, logic và có hệ thống, giúp cho việc kiểm tra, thanh tra tiến hành dễ dàng, thuận lợi. Các mẫu sổ chi tiết và sổ tổng hợp theo hình thức này có kết cấu đơn giản, dễ ghi chép, thuận tiện cho cơng tác hạch tốn của kế tốn viên. Tuy vậy, kế toán tổng hợp của Nhà máy lại không mở sổ “ Nhật ký chung ” để theo dõi toàn bộ nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong kỳ mà chỉ mở các sổ Nhật ký đặc biệt, cuối kỳ căn cứ vào các sổ nhật ký đặc biệt để ghi sổ cái. Về nguyên tắc, các sổ Nhật ký đặc biệt là một phần của sổ Nhật ký chung nên có thể thay thế nhật ký chung. Song trên thực tế, không phải nghiệp vụ kinh tế nào cũng phát sinh nhiều lần trong một kỳ kế tốn, ta khơng nên mở một sổ Nhật ký đặc biệt cho các nghiệp vụ chỉ phát sinh một hoặc hai lần trong kỳ, vì nhƣ vậy việc ghi chép sẽ tách riêng ra, rất dễ nhầm lẫn, thất thoát khi tổng hợp số liệu. Hơn nữa, sổ nhật ký đặc biệt chỉ sử dụng đối với những tài khoản chủ yếu mà các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến nó nhiều lần trong một kỳ. Do vậy, việc kế tốn tổng hợp khơng mở sổ “ Nhật ký chung ” làm cho số lƣợng sổ sách
nhiều lên trong khi đó hồn tồn có thể theo dõi và tổng hợp số liệu trên một sổ duy nhất đó là sổ Nhật ký chung.
+ Về công tác quản lý vật liệu tại Nhà máy.
Với khối lƣợng vật liệu gần 2.000 loại đƣợc nhập từ nhiều nguồn khác nhau, mỗi loại vật liệu lại có vị trí, vai trị khác nhau trong q trình cấu thành nên sản phẩm, do vậy việc quản lý bảo quản gặp rất nhiều khó khăn. Trong khi đó nhà máy lại không sử dụng “Sổ danh điểm vật liệu ”, chƣa tạo lập bộ mã vật tƣ để có thể theo dõi dễ dàng chặt chẽ đảm bảo cơng tác quản lý có hiệu quả, nhất là tạo điều kiện thuận lợi cho việc ứng dụng máy vi tính vào cơng tác kế tốn ngun vật liệu.
+ Về cơng tác kế tốn chi tiết ngun vật liệu:
Nhƣ trên đã trình bày, cơng tác hạch tốn chi tiết q trình nhập- xuất- tồn kho vật liệu tại nhà máy áp dụng phƣơng pháp ghi thẻ song song. Đây là một phƣơng pháp đơn giản, dễ làm tuy nhiên nó chỉ phù hợp với những doanh nghiệp có ít chủng loại vật tƣ, sản phẩm, hàng hố. Nhƣng trong mấy năm gần đây quy mơ sản xuất của nhà máy liên tục đƣợc mở rộng, chủng loại vật tƣ phong phú, mức độ nhập xuất cao, ở mỗi kho thủ kho quản lý đến hai, ba trăm loại vật tƣ theo hình thức chuyên dùng. Nếu tiếp tục áp dụng phƣơng pháp này sẽ xảy ra sự ghi chép trùng lặp giữa thủ kho và phịng kế tốn, khối lƣợng cơng việc cồng kềnh, phức tạp hơn. Do đó cần có biện pháp cụ thể để khắc phục tình trạng này.
+ Về việc ghi chép sổ sách các nghiệp vụ kinh tế phát sinh:
Tại nhà máy khi phát sinh các nghiệp vụ nhập- xuất- tồn kho vật tƣ, thủ kho tiến hành ghi thẻ và chuyển lên cho kế toán vật liệu. Trong khi đó ở phịng kế tốn, nhận đƣợc các chứng từ gốc do thủ kho gửi lên, kế toán vật liệu chỉ tiến hành tập trung và phân loại các phiếu trong cả tháng, đến cuối tháng, hoặc định kỳ (15 ngày) mới tiến hành ghi chép vào sổ sách. Khi thực hiện theo phƣơng pháp này công việc thƣờng dồn vào cuối tháng rất bận dộn, có khi cịn tồn cơng việc sang cả tháng sau đó, trong khi đó đầu tháng lại nhàn rỗi.
Bên cạnh đó, trong q trình ghi chép thơng thƣờng kế tốn chỉ sử dụng sổ chi tiết cho khâu nhập vật liệu, cịn phần kế tốn chi tiết xuất vật liệu kế toán thực hiện ngay trên máy vi tính theo một hệ thống sổ sách đã đƣợc cài đặt sẵn, cuối kỳ tổng hợp số liệu và ghi sổ cái. Làm theo cách này rõ ràng tiết kiệm đƣợc thời gian và khối lƣợng công việc ghi chép, lại loại trừ đƣợc các bút toán trùng lặp của cùng một nghiệp vụ, nhƣng vấn đề quan trọng đặt ra ở đây là thiếu quan hệ đối chiếu giữa kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết khi cần thiết.
+ Về việc sử dụng tài khoản kế toán:
Theo nhƣ quy định của Bộ tài chính ban hành về hệ thống tài khoản kế tốn nói chung và với từng phần hành kế tốn nói riêng để phản ánh tình hình vật tƣ hàng hố đã mua nhƣng cuối tháng chƣa về nhập kho hoặc đã về nhƣng đang làm thủ tục nhập kho, trong trƣờng hợp nhƣ vậy kế toán sẽ tiến hành hạch toán vào tài khoản 151- “ Hàng mua đang đi đƣờng ”. Song ở Nhà máy thiết bị Bƣu điện, kế tốn vật tƣ khơng sử dụng tài khoản này. Đây là một vấn đề cần phải đƣợc khắc phục để tránh trƣờng hợp phải lƣu chứng từ sang tháng sau mới hạch toán, dễ xảy ra trƣờng hợp nhầm lẫn, số liệu khơng chính xác.
+ Về cơng tác kiểm kê nguyên vật liệu ở nhà máy:
Do khối lƣợng nguyên vật liệu nhiều, các thủ kho nhìn chung là chấp hành tƣơng đối tốt các quy định về trách nhiệm với vật tƣ trong kho nên tại nhà máy
công tác kiểm kê chỉ tiến hành mỗi năm một lần vào cuối năm trƣớc khi lập báo cáo quyết toán cuối năm do ban kiểm kê tài sản tiến hành. Tuy làm nhƣ vậy là tiết kiệm đƣợc thời gian và không gây ra sự xáo trộn nhƣng lại không theo dõi, phản ánh đƣợc chính xác sự biến động của nguyên vật liệu đáp ứng cho nhu cầu sản xuất và công tác quản lý. Bên cạnh đó, nếu mỗi năm chỉ tiến hành kiểm kê một lần thì trong trƣờng hợp nguyên vật liệu tồn đọng quá nhiều vào cuối kỳ sẽ gây nhiều ảnh hƣởng tới quá trình sản xuất kinh doanh của nhà máy. Bởi khi đó nhà máy sẽ phải bỏ ra một khoản chi phí lớn hơn cho cơng tác bảo quản vật tƣ, hệ thống kho tàng phải đảm bảo cho vật liệu không bị hƣ hỏng, mất mát, đáp ứng đƣợc đòi hỏi về chất lƣợng sản phẩm làm ra. Bên cạnh đó, số lƣợng vật tƣ tồn lại cuối kỳ nhiều sẽ kéo dài vòng quay của vốn lƣu động, gây ảnh hƣởng tới kế hoạch sản xuất kinh doanh của cả năm. Do đó nhà máy cần phải lƣu ý đến vấn đề này hơn nữa.
+ Về việc nhập kho phế liệu:
Đối với bất kỳ một doanh nghiệp sản xuất nào, vấn đề tiết kiệm nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất, vừa đảm bảo đƣợc chất lƣợng sản phẩm theo yêu cầu, vừa giảm đƣợc chi phí đầu vào, làm cho giá thành sản phẩm hạ là mối quan tâm hàng đầu của các nhà lãnh đạo. Trong khi đó tất cả các loại phế liệu thu hồi đều có thể tận thu tái chế đƣợc. Thực hiện tốt vấn đề này là một cách thức làm giảm chi phí đầu vào cho doanh nghiệp. Mặc dù vậy, ở nhà máy thiết bị Bƣu điện vẫn chƣa thực sự quan tâm đến vấn đề này, nghĩa là chƣa có biện pháp quản lý chặt chẽ đối với việc thu gom và nhập kho phế liệu - Phế liệu thải ra trong quá trình sản xuất vẫn đƣợc nhập kho nhƣng khơng có các thủ tục nhập kho cụ thể. Nhiều khi phế liệu không đƣợc nhập kho mà chỉ đƣợc thu gom lại một góc của phân xƣởng, định kỳ (ba- bốn ngày hoặc một tuần), công nhân tiến hành tái chế. Làm nhƣ vậy có thể dẫn đến tình trạng mất mát, hao hụt phế liệu, hơn nữa tạo điều kiện cho cơng nhân khơng có trách nhiệm cao trong việc sử dụng nguyên vật liệu vào quá trình sản xuất, làm thất thốt một nguồn thu của nhà máy. Do vậy nhà máy nên quan tâm đến vấn đề này hơn nữa.
+ Về việc đánh giá nguyên vật liệu:
Hiện nay nhà máy đang áp dụng phƣơng pháp đánh giá vật liệu xuất kho theo giá hạch toán. Đây là một phƣơng pháp giúp kế toán vật tƣ hạch toán chi tiết vật liệu xuất kho đƣợc dễ dàng, số lƣợng ghi chép ít hơn nhƣng chỉ phản ánh thực tế một cách tƣơng đối. Có nghĩa là trong nhiều trƣờng hợp giá thực tế của nguyên vật liệu chênh lệch nhiều so với giá hạch tốn, và khi đó nhà máy lại phải tổ chức một hội đồng đánh giá tài sản để quy định ra một giá hạch toán mới phù hợp hơn. Công việc này không đƣợc tiến hành kịp thời sẽ gây khó khăn cho cơng tác kế tốn của kế tốn vật tƣ.
Mặt khác, việc tính đổi từ giá hạch tốn ra giá thực tế phải sử dụng bảng kê số 3- “ Tính giá thực tế nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ ”, mà trong hình thức kế tốn Nhật ký chung khơng có mẫu sổ cho việc tính giá thực tế của nguyên vật liệu. Nhƣ vậy có nghĩa là nhà máy phải kết hợp cả hai hình thức Nhật ký chung và Nhật ký chứng từ, do đó địi hỏi kế tốn vật liệu phải có khả năng vận dụng tốt, chính xác về số liệu ghi chép, tổng hợp số liệu thành thạo ....
Trong khi đó để mang tính thống nhất kế tốn có thể sử dụng phƣơng pháp khác để đánh giá nguyên vật liệu xuất kho.
Nhìn chung, với bất kỳ một doanh nghiệp nào, sự bất cập giữa thực tế và chế độ kế toán quy định là không thể tránh khỏi. Vấn đề đặt ra là trong quá trình vận dụng chế độ vào thực tế kế toán phải biết kết hợp giữa ƣu điểm của các hình thức mà khơng gây ảnh hƣởng sai lệch đến số liệu thực tế. Ở đây, với những tồn tại nêu ra ở trên, nhà máy nên xem xét và đề ra những biện pháp cụ thể để phù hợp với đặc điểm riêng của mình.