Công ty Cổ phần Du lịch và Thƣơng mại Thanh Xuân là đơn vị kinh doanh đƣợc thành lập từ năm 2001. Vì đây là doanh nghiệp hoạt động kinh doanh trên lĩnh vực dịch vụ nên cơ sở vật chất đầu tƣ cho ban đầu đòi hỏi tƣơng đối cao. Với sự cạnh tranh lớn trên mọi phƣơng diện cùng sự ra đời và phát triển của các Công ty Du lịch và Thƣơng mại khác hiện nay dẫn đến tình trạng cung vƣợt quá cầu. Điều này đòi hỏi các chủ doanh nghiệp hoạt động trên lĩnh vực này phải tìm ra đƣợc hƣớng phát triển cho riêng mình, nâng cao khả năng cạnh tranh trên thị trƣờng không chỉ về giá cả mà còn là chất lƣợng dịch vụ cung ứng cho khách hàng. Đây là yếu tố cần thiết để khách hàng quyết định lựa chọn sản phẩm dịch vụ. Do đó các Cơng ty phải khơng ngừng nâng cao chất lƣợng sản phẩm dịch vụ của mình đồng thời đƣa ra các phƣơng pháp để thu hút khách hàng ngày càng nhiều hơn. Đối với Công ty Thanh Xuân, do quy mô hoạt động chƣa lớn, thời gian hoạt động chƣa lâu cho nên trƣớc sự cạnh tranh gay gắt hiện nay, để tồn tại và phát triển đƣợc, Công ty phải đối mặt với nhiều khó khăn thử thách cả trƣớc mắt và lâu dài.
Để phát triển kinh doanh, một trong những nguồn lực mà Công ty khơng thể thiếu đƣợc đó là vốn đầu tƣ để ổn định mọi mặt trong đó có cả sự ổn định về nhân sự. Do Công ty cần đầu tƣ cho cơ sở vật chất ban đầu lớn để trang bị cho khu du lịch sinh thái và vui chơi giải trí Thanh Xuân cho nên nguồn kinh phí để đầu tƣ cho vấn đề đào tạo nhân lực còn rất hạn chế, cần đƣợc huy động thêm để có thể đầu tƣ nhiều hơn. Đây cũng là một khó khăn lớn đặt ra cho Cơng ty Thanh Xuân.
Là đơn vị kinh doanh độc lập, mục tiêu của Cơng ty là tìm kiếm lợi nhuận, do đó Cơng ty quan tâm nhiều đến lợi nhuận. Để có thể giảm bớt chi
phí và tiết kiệm tài chính để đầu tƣ vào kinh doanh, Công ty đã chƣa đảm bảo đúng một số quy định của pháp luật về nghĩa vụ và trách nhiệm của ngƣời sử dụng lao động đối với ngƣời lao động, làm mất đi một số quyền lợi chính đáng của ngƣời lao động. Mặt khác, do trình trạng thiếu việc làm trên thị trƣờng lao động hiện nay đang là vấn đề rất bức xúc cho nên quyền lợi của ngƣời lao động trong doanh nghiệp nhiều khi bị ảnh hƣởng từ vấn đề này.
II Một số giải pháp nhằm hồn thiện hơn nữa cơng tác
quản lý nhân sự ở Công ty Cổ phần Du lịch và Thƣơng mại Thanh Xuân
Để công tác quản lý nhân sự ở Công ty Thanh Xuân ngày càng tốt hơn, phù hợp hơn, thật sự là đòn bẩy tăng năng suất lao động, chất lƣợng dịch vụ và tạo động lực về vật chất và tinh thần cho ngƣời lao động, cần không ngừng củng cố và tăng cƣờng cải thiện phƣơng thức quản lý con ngƣời trên mọi phƣơng diện để phát huy tốt tiềm năng sử dụng lao động, sử dụng nguồn lực này một cách hiệu quả vào hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty. Trong điều kiện kiến thức để viết chuyên đề có hạn, em xin đƣa ra một số giải pháp nhằm hoàn thiện hơn cho những vấn đề nêu trên, hi vọng những ý kiến này sẽ góp phần nào đó vào cơng tác quản lý nhân sự của Công ty.
1 Đối với cơng tác phân tích cơng việc
Để cơng tác phân tích cơng việc đạt đƣợc kết quả tốt hơn, Công ty cần tham khảo ý kiến của một số nhà quản trị có kinh nghiệm về lĩnh vực này để xây dựng thành văn bản phản ánh các kết quả phân tích cơng việc nhƣ Bản yêu cầu của công việc đối với ngƣời thực hiện và Bản tiêu chuẩn thực hiện cơng việc vì trên thực tế hai văn bản này chƣa đƣợc xây dựng một cách độc lập. Việc xây dựng các văn bản này là rất cần thiết, là căn cứ cho quá trình tuyển dụng nhân sự đạt hiệu quả cao, lựa chọn đúng ngƣời có năng lực đảm nhận tốt cơng việc (đúng ngƣời – đúng việc – đúng thời điểm cần). Đó cũng là cơ sở để cơng tác bố trí và sử dụng nhân lực của Cơng ty đƣợc thuận lợi và là cơ sở để đánh giá mức độ làm việc của nhân viên so với tiêu chuẩn đề ra. Sau
đây em xin đƣa ra một ví dụ về kết quả phân tích cơng việc thiết kế cho vị trí trƣởng phịng Tổ chức – Hành chính của Cơng ty:
A. Bản mô tả công việc.
BẢN MƠ TẢ CƠNG VIỆC
Chức danh: Trưởng phịng Tổ chức – Hành chính. Chịu trách nhiệm với: Giám đốc Cơng ty.
Mức lương chính: 3.000.000 VNĐ.
Tóm tắt cơng việc:
Lãnh đạo nhân viên bộ phận Tổ chức – Hành chính.
Tham mƣu cho Giám đốc về chiến lƣợc phát triển và sử dụng đội
ngũ nhân viên có hiệu quả cao, hỗ trợ về mặt tổ chức và tạo sự liên kết giữa các bộ phận.
1. Các mối quan hệ bên trong và bên ngoài:
Định kỳ hàng tháng báo cáo với Giám đốc về toàn bộ các hoạt
động Hành chính – Văn phịng – Nhân sự của Cơng ty.
Phụ trách bộ phận Hành chính văn phịng, quản lý và chỉ đạo
công việc, chịu trách nhiệm về tồn bộ cơng việc của phịng.
Phối hợp với Trƣởng các bộ phận khác trong cơng tác tuyển dụng
nhân sự, bố trí, động viên, kích thích nhân viên và kiểm tra đơn đốc tình hình thực hiện các quyết định nhân sự của Công ty. Cố vấn và hỗ trợ cho nhân viên khác về vấn đề nhân sự, hành
chính.
Phối hợp với Sở lao động, cơ quan Bảo hiểm, nhà cung ứng lao
động để tuyển dụng lao động và giải quyết các chế độ chính sách cho ngƣời lao động.
2. Quyền hạn trong công việc:
Tham gia vào quá trình ra quyết định trong các hoạt động kinh doanh chung của Công ty.
Giữ vai trò chủ chốt về nhân sự trong tuyển dụng, đào tạo, đánh
giá, khen thƣởng, kỷ luật, bố trí cơng việc cho nhân viên.
Đƣợc quyền quyết định việc thực hiện các hoạt động trong phạm
vi chức năng cơng tác hành chính, nhân sự khi có sự ủy quyền của Giám đốc.
3. Chức năng, nhiệm vụ cụ thể:
Nghiên cứu, đề xuất và tham gia cùng Giám đốc để cải tiến, hồn
thiện hệ thống các chính sách, chế độ, thủ tục nhân sự và các hoạt động hành chính văn phịng.
Cố vấn cho nhân viên trong Công ty về các vấn đề liên quan đến
quyền lợi và nghĩa vụ của nhân viên trong Công ty. Cung cấp thông tin và hƣớng dẫn cho nhân viên về các quy định, chính sách của Công ty.
Đại diện cho Công ty thực hiện các hoạt động giao tế với chính
quyền, các cơ quan chức năng và các tổ chức khác nhằm nâng cao uy tín cho Cơng ty.
Phối hợp hoạt động với các cơ quan khác để xác định, giải quyết
các vấn đề nhân sự trong Công ty và thực hiện các biện pháp động viên, khuyến khích nhân viên.
Tổ chức, sắp xếp công việc cho các nhân viên, kiểm tra chất
lƣợng và hiệu quả công việc của họ. Xác định nhu cầu đào tạo và tổ chức thực hiện.
Thực hiện công tác tuyển dụng nhân viên, kiến nghị điều chỉnh
Lƣu trữ hồ sơ nhân sự, thực hiện các biểu mẫu chuẩn và báo cáo tình hình lƣơng, thƣởng, phúc lợi,... của Công ty.
4. Điều kiện làm việc
Phòng làm việc: Tốt, nhiệt độ, ánh sáng đảm bảo, có máy lạnh,
không ồn ào.
Trang bị tại nơi làm việc: Máy vi tính, internet, điện thoại, fax, photocopy.
Thời gian làm việc: Giờ hành chính.
B. Bản tiêu chuẩn thực hiện cơng việc.
BẢN TIÊU CHUẨN THỰC HIỆN CƠNG VIỆC
Chức vụ: Trưởng phịng Tổ chức – Hành chính.
1. Đảm bảo các chế độ, chính sách của Nhà nƣớc và của Cơng ty về quyền
lợi và nghĩa vụ của nhân viên đƣợc thực hiện tốt, không xảy ra tranh chấp, khiếu nại về vi phạm quyền lợi của nhân viên.
2. Hiệu quả tuyển dụng và đào tạo cao. Tối thiểu 90% nhân viên có kỹ
năng thực hành cơng việc đáp ứng yêu cầu.
3. Phát triển các giá trị văn hóa, tinh thần và khơng khí làm việc phù hợp
với chiến lƣợc kinh doanh của Công ty trên cả hai lĩnh vực du lịch và thƣơng mại.
4. Có tinh thần trách nhiệm cao, gƣơng mẫu trong công việc.
5. Đánh giá tốt khả năng làm việc của từng nhân viên để khen thƣởng,
động viên kịp thời.
6. Hành vi tác phong: Tích cực, vui vẻ hịa đồng với mọi ngƣời, tạo đƣợc
C. Bản yêu cầu của công việc đối với người thực hiện
BẢN YÊU CẦU CỦA CÔNG VIỆC ĐỐI VỚI NGƯỜI THỰC HIỆN
Chức vụ: Trưởng phịng Tổ chức – Hành chính.
1. Tốt nghiệp đại học trở lên thuộc chuyên ngành Kinh tế lao động, Quản
trị kinh doanh hoặc Luật kinh tế.
2. Đã qua lớp bồi dƣỡng nghiệp vụ về Du lịch. Có kinh nghiệm ít nhất 3
năm về quản lý nhân sự.
3. Nắm vững luật lao động và các quy định của Nhà nƣớc liên quan đến
quyền lợi và nghĩa vụ của nhân viên.
4. Điềm tĩnh, chín chắn trong giải quyết cơng việc, có khả năng làm việc
độc lập cao.
5. Khả năng giao tiếp tốt, biết thu hút, tập hợp nhân viên.
6. Trung thực, có tinh thần trách nhiệm cao. Làm việc khoa học, có tổ
chức và hiệu quả.
7. Sử dụng thông thạo tiếng Anh và tin học văn phòng.
Nhƣ vậy để chất lƣợng đội ngũ lao động đƣợc nâng cao, cơng tác phân tích cơng việc có vai trị quan trọng và là cơ sở để quản lý nhân sự có hiệu quả cao.
2 Công tác đào tạo và phát triển nhân viên
Qua phân tích, đánh giá trình độ của nhân viên trong Cơng ty, nhìn chung đội ngũ cán bộ và nhân viên có trình độ chƣa cao. Vì vậy, trong thời gian tới Công ty cần đầu tƣ nhiều hơn cho vấn đề đào tạo và phát triển nhân viên. Muốn quá trình đào tạo có hiệu quả, nâng cao trình độ nhân viên phù
hợp với tình hình hiện tại, Cơng ty cần phải đƣa ra các chính sách đào tạo hợp lý. Đào tạo và phát triển nhân sự là vấn đề lâu dài, do đó yêu cầu của đào tạo là: Những nhân viên sau khi đào tạo phải mang lại hiệu quả tốt, phải gắn bó với Cơng ty và có thể đảm nhiệm khối lƣợng công việc và trách nhiệm cao hơn. Tiến trình đào tạo cần trải qua 4 bƣớc:
Xác định nhu cầu đào tạo.
Xây dựng kế hoạch đào tạo.
Triển khai thực hiện đào tạo.
Đánh giá kết quả đào tạo.
Khi xây dựng kế hoạch đào tạo, các nhà quản trị cần phải xác định các hình thức và phƣơng pháp đào tạo cho từng loại đối tƣợng ngƣời lao động.
2.1 Đào tạo và nâng cao trình độ chun mơn cho nhân viên
a. Đối với nhân viên mới tuyển vào làm việc:
- Cơng ty tiếp tục thực hiện chƣơng trình đào tạo theo phƣơng pháp
“kèm cặp và chỉ bảo” cho nhân viên mới. Đồng thời phải có sự khuyến khích cho các nhân viên mới làm nhiệm vụ chỉ bảo và kèm cặp cho các nhân viên mới nhƣ có sự ƣu tiên trong xét thƣởng dựa trên kết quả thực hiện công việc chung và kết quả học tập của nhân viên mới để họ yên tâm và nhiệt tình hƣớng dẫn cho nhân viên mới. Lực lƣợng lao động mới sau khi đƣợc tuyển bổ sung và đƣợc bố trí lao động củ hƣớng dẫn, kèm cặp sẽ đƣợc thích ứng nhanh chóng với cơng việc, đảm bảo thực hiện tốt nhiệm vụ của mình.
- Tổ chức các cuộc họp trao đổi kinh nghiệm: Trong quá trình làm
việc (hàng tháng, quý, năm), để nâng cao chất lƣợng đội ngũ nhân viên mới, đồng thời kiểm tra kết quả làm việc và khả năng tiếp thu của họ, Công ty cần tổng kết, đánh giá và tìm ra nguyên nhân để khắc phục. Bên cạnh đó, Cơng ty nên mời các chuyên gia tƣ vấn, những nhân viên làm việc lâu năm, có kinh nghiệm về chuyên môn đến thăm Cơng ty để nói chuyện, trao đổi kinh nghiệm với
nhân viên của Cơng ty. Đây cũng là một hình thức đào tạo có hiệu quả mà ít tốn kém, giúp Cơng ty tiết kiệm đƣợc chi phí cho việc đƣa nhân viên đi học hoặc thuê giáo viên giảng dạy. Đặc biệt, trong quá trình làm việc, đội ngũ cán bộ của Công ty nên lắng nghe ý kiến đóng góp của nhân viên để giải đáp thỏa đáng những yêu cầu và nguyện vọng của họ.
b. Đối với nhân viên cũ:
- Cơng ty bố trí, tạo điều kiện để sắp xếp thời gian làm việc hợp lý
cho nhân viên có thể vừa làm vừa học thêm để nâng cao trình độ nghề nghiệp. Cơng ty có thể kết hợp với các trƣờng đào tạo nghiệp vụ chuyên ngành Du lịch để trao đổi kiến thức thực tế, kiến thức mới giúp nhân viên cập nhật kiến thức và thông tin để nâng cao trình độ và hiểu biết.
- Tổ chức các buổi hội thảo Cơng ty để phân tích và bổ sung một số
kiến thức cho nhân viên về đặc điểm tâm lý khách hàng, văn hóa dân tộc, thói quen, khẩu vị và tập quán của từng loại khách du lịch cho nhân viên Bàn, Bar, Bếp, Lễ tân, Buồng, trao đổi thêm về phƣơng thức phục vụ hội nghị, hội thảo, tiệc cƣới, khách du lịch nƣớc ngoài,... Đối với bộ phận Bếp, có thể gửi nhân viên tới học thêm tại các trung tâm dạy nghề, học hỏi các chuyên gia, nghệ nhân về chế biến và trình bày các món ăn mới và các món ăn dân tộc để phục vụ khách tốt nhất.
- Về thời gian cho đào tạo: có thể từ 6 tháng đến 1 năm. Cơng ty có
thể hỗ trợ một phần kinh phí cho nhân viên tham gia các khóa đào tạo. Thời gian học có thể là buổi tối hoặc 2-3 buổi học/tuần. Với hình thức và thời gian đào tạo hợp lý sẽ tạo nên đƣợc đội ngũ lao động đáp ứng tốt yêu cầu công việc, phục vụ tốt nhu cầu của khách hàng và có thể làm việc trong môi trƣờng cạnh tranh với sự phát triển của khoa học cơng nghệ.
Cơng ty có thể huy động nguồn kinh phí để đầu tƣ cho đào tạo từ nguồn thu của các hợp đồng thƣơng mại – xuất nhập khẩu và nguồn thu từ hoạt động du lịch – nhà hàng, trích theo tỉ lệ 15% lợi nhuận để dành cho đào tạo nhân sự.
Có nhƣ vậy, cơng tác đào tạo nhân viên mới thực hiện đƣợc và đem lại hiệu quả tốt.
2.2 Đào tạo nâng cao trình độ ngoại ngữ cho nhân viên
Về trình độ ngoại ngữ của nhân viên trong Cơng ty nhìn chung cịn chƣa cao, một số bộ phận nhân viên còn yếu về ngoại ngữ nên vẫn cịn gặp khó khăn trong việc giao tiếp với khách hàng. Khách hàng và bạn hàng của Công ty phần nhiều là ngƣời Trung Quốc nhƣng khả năng giao tiếp bằng tiếng Trung của nhân viên còn nhiều hạn chế, ảnh hƣởng tới chất lƣợng phục vụ cũng nhƣ khả năng giao dịch thƣơng mại của Công ty. Để khắc phục tình trạng này, Cơng ty nên sử dụng biện pháp nhƣ:
Khuyến khích nhân viên tự đi học nâng cao trình độ ngoại ngữ tại các
trung tâm, các trƣờng đào tạo có uy tín. Thời gian học có thể vào các buổi tối hoặc các ngày nghỉ. Ngồi ra, Cơng ty nên tạo điều kiện thuận lợi cho nhân viên đi học bằng việc sắp xếp thời gian hợp lý để nhân viên vừa học vừa làm, có thể khuyến khích nhân viên bằng việc hỗ trợ 50% học phí cho những nhân viên có vị trí quan trọng nhƣ nhân viên xuất nhập khẩu, trƣởng bộ phận Lễ tân,... để phục vụ tốt hơn cho công việc giao dịch. Thực hiện biện pháp này sẽ giúp nhân viên tự ý thức đƣợc nhu cầu nâng cao trình độ ngoại ngữ của mình để