1. Bộ máy kế tốn
Áp dụng hình thức tổ chức cơng tác tốn tập trung. Tồn bộ cơng việc kế tốn đƣợc tiến hành tại Phịng kế tốn của xí nghiệp. ở các bộ phận đơn vị trực thuộc khơng có bộ phận kế tốn riêng mà chỉ có các nhân viên làm nhiệm vụ hạch toán ban đầu, thu nhập kiểm tra chứng từ, gửi chứng từ về Phịng kế tốn.
Việc áp dụng hình thức tổ chức kế tốn này đảm bảo sự lãnh đạo tập trung thống nhất. Thuận tiện cho việc phân công và chun mơn hố cơng việc đối với nhân viên kế toán.
Cùng với sự phát triển của xí nghiệp, bộ máy kế toán đƣợc xắp xếp ngày một gọn nhẹ và hợp lý hơn. Hiện nay phịng kế tốn có 11 nhân viên, trong đó chức năng, nhiệm vụ từng ngƣời nhƣ sau: + Kế toán trƣởng: Phụ trách chỉ đạo chung các hoạt động nghiệp vụ của phòng, đồng thời là ngƣời ký các lệnh thu - chi quỹ tiền mặt, giấy đề nghị tạm ứng, các nguồn vốn về tài chính...
+ Một phó phịng: Có nhiệm vụ hạch tốn tổng hợp và thống kê.
+ Bốn kế toán kho gồm:
- Một kế toán kho nguyên vật liệu chính, nhiên liệu, phụ tùng, bao bì: có nhiệm vụ phản ánh, ghi chép tình hình nhập - xuất kho nguyên vật liệu chính, nhiên liệu, phụ tùng, bao bì. Tính tốn giá trị vật tƣ tiêu dùng cho từng phân xƣởng, theo từng hợp đồng. Kiểm tra định mức tiêu dùng vật tƣ, cùng thủ kho thƣờng xuyên sắp xếp, kiểm tra định mức tiêu dùng vật tƣ, chung thủ kho thƣờng xuyên xắp xếp, kiểm tra lƣợng nguyên vật liệu trong kho.
- Một kế tốn kho phụ liệu và cơng cụ dụng cụ: Có nhiệm vụ tƣơng tự kế toán kho nguyên vật liệu chính, nhƣng chỉ chuyên về phụ liệu và công cụ dụng cụ.
- Một kế toán về tài sản cố định, kho cơ khí: Có nhiệm vụ phản ánh tình hình tăng, giảm TSCĐ trong xí nghiệp, địa điểm sử dụng TSCĐ, nguyên giá và tỷ lệ hao mòn. Phân bổ mức độ hao mòn cho các đối tƣơng sử dụng. Trong kỳ tập hợp chi phí sửa chữa, chi phí thanh lý TSCĐ, giải quyết nhanh chóng TSCĐ thừa hoặc không dùng đƣợc để đảm bảo tiết kiệm và hiệu quả.
- Một kế toán thành phẩm, tiêu thụ; Có nhiệm vụ ghi chép phản án tình hình kế hoạc sản lƣợng theo từng hợp đồng. Kiểm tra giám sát tình hình nhập kho thành phẩm và quá trình tiêu thụ thành phẩm, đặc biệt là việc thanh toán với khách hàng. giám sát tình
hình phân phối lợi nhuận và chấp hành chế độ trích nộp cho ngân sách Nhà nƣớc.
- Một kế toán giá thành tổng hợp: Tập hợp chi phí sản xuất phát sinh trong kỳ và phân bổ chính xác các khoản chi phí đó vào cá đối tƣợng tính giá thành. Trên cơ sở đó để tính giá thành sản phẩm hồn thành. Tiến hành đối chiếu giữa giá thành thực tế với kế hoạc giá thành, tìm ra những khoản vƣợt mức để hạ thấp chi phí sản xuất. Cung cấp thông tin kinh tế cần thiết cho cơng tác phân tích hoạt động kinh tế và lập dự án chi phí sản xuất kỳ sau.
+ Bốn kế toán thanh toán:
- Một kế toán thanh toán với ngân hàng, phải thu, phải trả : Theo dõi hàng ngày tình hình thu chi tiền qua các phiếu thu, phiếu chi đã đảm bảo hợp lệ. Phản ánh sốphải thu của cán bộ cơng nhân viên trong xí nghiệp đối với các khoản ứng trƣớc, của khách hàng theo từng hợp đồng. Tƣơng tự đối với các khoản phải trả kh ách hàng, các đơn vị bán và cán bộ công nhân viên trong xí nghiệp. Hàng ngày hoặc định kỳ phải tiến hành lập báo cáo và đối chiếu số tiền hiện có với số tiền gửi ngân hàng. Phản ánh các khoản tiền gửi ngân hàng và các khoản thanh toán bằng tiền gửi ngân hàng.
- Một kế toán thanh toán tiền lƣơng: Ghi chép số lƣợng chất lƣợng sản phẩm, tình hình ngày cơng và tính lƣơng cho cán bộ công nhân viên. Giám sát tình hình sản xuất kế hoạch tiền lƣơng, xử lý quĩ lƣơng, chi trả, tập hợp chi phí tiền lƣơng để kế tốn giá thành phân bổ vào giá thành sản phẩm.
- Một thủ quĩ chịu trách nhiệm về quản lý việc nhập - xuất tiền mặt. Hàng ngày kiểm kê số tồn quĩ tiền mặt thực tế đối chiếu với số liệu trên sổ quĩ tiền mặt. Nếu nó chênh lệch phải xác định nguyên nhân và xử lý kịp thời.
- Một kế toán thu ngân: Chuyên làm nhiệm vụ thu tiên và nộp lên thủ quĩ.
Ngồi ra trực thuộc phó phịng kế tốn cịn có nhân viên kế toán các phân xƣởng
Sơ đồ 5: Sơ đồ bộ máy kế toán
Kế toán trưởng Phó phịng kế tốn
Kế tốn kho Kế toán giá thành
tổng hợp thanh toán Kế toán
Nhân viên kế toán các phân xưởng Kế toán kho NLC nhiê n liệu, phụ tùng, bao Kế toán kho phụ liệu, cơng cụ, dụng cụ Kế tốn TSCĐ kho cơ khí Kế tốn thàn h phẩ m và tiêu thụ Kế tốn thanh toán với ngân hàng , phải thu, Kế toán tiền lươn g Kế tốn thủ quĩ Kế tốn thu ngâ n
2. Hình thức kế tốn áp dụng tại xí nghiệp.
Hiện nay xí nghiệp áp dụng theo hình thức số Nhật ký - Chứng từ.
a. Hệ thống sổ kế toán
Việc lựa chọn áp dụng hình thức sổ Nhật ký - chứng từ, xí nghiệp Dƣợc phẩm Trung ƣơng II đã sử dụng sổ sách ghi chép theo đúng quy định của Bộ tài chính. Hệ thống sổ kế tốn bao gồm:
+ Sổ kế toán tổng hợp: Các Nhật ký - Chứng từ, sổ cái các tài khoản, các bảng kê.
+ Các sổ kế toán chi tiết nhƣ: Sổ kế toán chi tiết thành phẩm - hàng hoá, sổ tổng hợp nhập vật liệu, bảng kê xuất vật tƣ.
Sơ đồ 6 trình tự ghi sổ kế tốn theo hình thức Nhật ký - Chứng từ tại xí nghiệp Dƣợc phẩm trung ƣơng II
Chứng từ gốc và các bảng phân bổ Bảng kê Nhật ký - Chứng từ Thẻ và sổ kế toán chi tiết Bảng tổng hợp chi tiết Sổ cái Báo cáo tài chính Ghi chú:
Hệ thống sổ hạch tốn tại xí nghiệp gồm có 10 sổ nhật ký chứng từ đƣợc đánh số từ 1 đến 10, 10 bảng kê đƣợc đánh số từ 1 đến 11 (khơng có bảng kê số 7, các bảng phân bổ tiền lƣơng và BHXH, bảng phân bổ lao động cho các đối tƣợng sử dụng, bảng phân bổ khấu hao tài sản cố định, bảng kê xuất vật tƣ và các sổ hạch toán tổng hợp, chi tiết khác.
Hiện nay, tại xí nghiệp đang sử dụng 3 báo cáo tài chính là: bảng cân đối kế toán, báo cáo kết quả kinh doanh và bảng thuyết minh báo cáo tài chính.
Biểu đồ 7: Sơ đồ hạch toán một số phần hành chủ yếu.
Sơ đồ 8: Sơ đồ ghi sổ kế toán tiêu thụ và xác định kết quả KD.
Chứng từ gốc Nhật ký chứng từ số 1, 2,... Các bảng phân bổ tiền lương, BHXH... Bảng kê 5 Nhật ký chứng từ 7 Bảng kê 4 Bảng kê 6 Sổ cái các TK154, 621, 622, 627
3. Phƣơng pháp kế toán hàng tồn kho
Nghiên cứu thực tế về nguyên vật liệu, sản phẩm làm ra hàng năm xí nghiệp đã đi đến quyết định áp dụng hạch toán hàng tồn kho theo phƣơng pháp kê khai thƣờng xuyên. Việc làm này đảm bảo theo dõi thƣờng xuyên, liên tục có hệ thống tình hình nhập - xuất - tồn kho vật tƣ trên sổ kế toán. Giám sát chặt chẽ tình hình tăng, giảm vật tƣ hàng hoá trên sổ kế toán. Giá trị của vật tƣ hàng hố tồn kho có thể xác định ở bất kỳ thời điểm nào trong kỳ kế toán.
4. Tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế tốn.
Xí nghiệp áp dụng thống nhất hệ thống tài khoản kế toán doanh nghiệp, ban hành ngày 01/11/1995 theo quyết định 1141 - TC/QĐ/CĐKINH Tế. Hệ thống tài khoản kế toán của xí nghiệp bao gồm các tài khoản cung cấp 1 và 2 chủ yếu nhƣ sau:
+ Tài khoản 111 "tiền mặt"
+ Tài khoản 112 "tiền gửi ngân hàng"
+ Tài khoản 131 "Phải thu của khách hàng" + Tài khoản 152 "Nguyên liệu, vật liệu"
Chứng từ gốc và bảng phân bổ Sổ chi tiết 4 Bảng kê 10 Sổ chi tiết Bảng kê 5 Bảng tổng hợp tiêu thụ Bảng kê 11 NK-CT số 8 Sổ cái
* Tài khoản 152.1 "Nguyên liệu chính" * Tài khoản 152.2 "vật liệu phụ"
* Tài khoản 152.3 "Nhiên liệu"
* Tài khoản 152.4 "Phụ tùng thay thế" * Tài khoản 152.5 "Vật liệu xây dựng" * Tài khoản 152.7 "Bao bì"
+ Tài khoản 153.1 "cơng cụ dụng cụ"
+ Tài khoản 154 "Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang" + Tài khoản 331 "Phải trả ngƣời bán"
+ Tài khoản 334 "Phải trả công nhân viên" + Tài khoản 338 "Phải trả, phải nộp khác"
+ Tài khoản 621 "Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp" * Tài khoản 621.1 "Phân xƣởng tiêm"
* Tài khoản 621.2 "Phân xƣởng viên" * Tài khoản 621.3 "Phân xƣởng hố" + Tài khoản 641 "chi phí sản xuất chung"
+ Tài khoản 641 "chi phí quản lý doanh nghiệp" + Tài khoản 632 "Giá vốn hàng bán"
Ngoài ra xí nghiệp cịn sử dụng một số tài khoản khác nhƣ: Tài khoản 138, 133, 211, 155, 413, 811, 711.
5. Niên độ kế toán, kỳ kế toán.
Áp dụng niên độ kế toán một năm, bắt đầu tính từ ngày 1/1 đến hết ngày 31/12.
V. CÔNG TÁC HẠCH TỐN CHI PHÍ SẢN XUẤT TẠI XÍ NGHIỆP DPTWII.
5.1. Đặc điểm và việc phân loại chi phí sản xuất.
Chi phí sản xuất của xí nghiệp bao gồm nhiều loại với nội dung và tính chất khác nhau. Khi phát sinh chi phí, trƣớc hết biểu hiện theo yếu tố rồi mới biểu hiện thành khoản mục giá thành khi tính giá thành sản phẩm.
Để tạo thuận lợi cho việc tính giá thành, đồng thời thấy đƣợc tình hình chi phí sản xuất theo khoản mục nhất định và theo địa điểm phát sinh chi phí khác nhau, chi phí sản xuất ở cơng nghệ DPTWII đƣợc phân theo nội dung, tính chất của chi phí gồm các yếu tố sau:
Nguyên vật liêu: Là các nguyên vật liệu chính, vật liệu phụ mà sau quá trình chế biến sẽ cấu thành nên cơ sở vật chất của yếu của sản phẩm nhƣ các loại VitaminB1, VitaminB6, Ampicillin...
- Nhiên liệu, động lực: bao gồm nhiều loại khác nhau nhƣ tá dƣợc (bột nếp, talcum, sắn lọc...) và các chi phí điện nƣớc...
- Tiền lƣơng và phụ cấp: Gồm tiền lƣơng chính, lƣơng phụ và các khoản phụ cấp có tính chất lƣơg.
- Khấu hao tài sản cố định: Biểu hiện bằng tiền của phần giá trị tài sản bị hao mịn trong q trình sản xuất kinh doanh.
- Chi phí sản xuất phục vụ: Là các chi phí phục vụ cho quá trình sản xuất kinh doanh ở các phân xƣởng chính.
- Chi phí khác bằng tiền: Là những khoản chi phí bằng tiền khác ngồi các chi phí ở trên.
5.2. Đối tƣợng và phƣơng pháp hạch tốn chi phí sản xuất
Với quy trình cơng nghệ đơn giảm, tổ chức chun mơn hố theo sản phẩm sản xuất ra các loại thuốc tiêm, viên, cao, xoa... các
loại thuốc này đƣợc sản xuất ở ba phân xƣởng: PX tiêm, PX viên, PX hố hồn toàn độc lập với nhau.
Để thích ứng với đối tƣợng tập hợp chi phí sản xuất theo phân xƣởng, xí nghiệp đã áp dụng phƣơng pháp kê khai thƣờng xun để hạch tốn chi phí sản xuất. Trong đó, tồn bộ chi phí phát sinh đƣợc tập hợp và phân loại theo từng loại sản phẩm, bán thành phẩm trong phân xƣởng sản xuất tƣơng ứng.
5.3. Trình tự hạch tốn chi phí sản xuất.
Việc hạch tốn chi phí sản xuất tại xí nghiệp DPTWII có thể đƣợc khái quát qua các bƣớc sau:
Bƣớc 1: Mở sổ hạch tốn chi phí sản xuất theo đối tƣợng tập hợp chi phí (từng phân xƣởng riêng biệt). Sổ đƣợc mở cho từng TK 621, 622, 627, 154, 641, 642, 142, 332, căn cứ và sổ chi tiết các tài khoản tháng trƣớc, các bảng phân bổ tiền lƣơng và BHXH, bảng phân bổ khấu hao tài sản cố định và các chứng từ liên quan.
Bƣớc 2: Tập hợp các chi phí phát sinh trong kỳ có liên quan cho từng đối tƣợng hạch tốn.
Bƣớc 3: tổng hợp toàn bộ chi phí phát sinh theo từng nội dung thuộc từng đối tƣợng hạch toán vào cuối kỳ, làm cơ sở cho việc tính giá thành.
Sơ đồ hạch tốn chi phí sản xuất ở xí nghiệp DPTWII
TK 152 TK 152 TK 152 TK 152 CF NVL trực tiếp Kết chuyển CF NVLTT Các khoản ghi giảm CF TK 334, 338 TK 622 CF NVL trực tiếp Kết chuyển CF NVLTT TK 155 TK 111, 214... TK 622 CF sản xuất chung Kết chuyển CF SXC TK 157 TK 632 Nhập kho Gửi bán Tổng giá thành Thực tế sản
5.4. Nội dung hạch tốn chi phí sản xuất ở xí nghiệp DPTWII.
5.1.4. Tài khoản sử dụng.
Do xí nghiệp áp dụng phƣơng pháp kê khai thƣờng xuyên để hạch tốn chi phí sản xuất, nên để tập hợp chi phí sản xuất xí nghiệp sử dụng các TK sau:
* TK 621 - Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp.
TK 6211 - Chi phí nguyên vật liệu của PX tiêm
TK 6212 - Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp của PX viên
TK 6213 - Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp của PX hố.
* TK 622 - Chi phí nhân cơng trực tiếp.
TK 6221- Chi phí nhân cơng trực tiếp của PX tiêm. TK 6222 - Chi phí nhân cơng trực tiếp của PX viên.
TK 6223 - Chi phí nhân cơng trực tiếp của PX hố. * TK 627 - Chi phí sản xuất chung.
TK 6271 - Chi phí sản xuất chung của PX tiêm. TK 6272 - Chi phí sản xuất chung của PX viên. TK 6273 - Chi phí sản xuất chung của PX hố.
* Tk 154 - Chi phí phát sinh trong PX cơ khí.
Để phục vụ cho việc tính giá thành, kế tốn xí nghiệp sử dụng TK 154 - Chi phí sản xuất kinh doanh dở dag (chi tiết theo đối tƣợng) và các TK khác có liên quan.
5.4.2. Hạch tốn chi phí nguyên vật liệu trực tiếp.
Nguyên vật liệu nói chung là những đối tƣợng lao động, thể hiện dƣới dạng lao động vật hoá. Vật liệu chỉ tham gia vào một chu kỳ sản xuất kinh doanh nhất định, giá trị của nó kết chuyển một lần vào sản phẩm. Dƣới sự tác động của lao động và tƣ liệu lao động, vật liệu bị tiêu hao tồn bộ hoặc thay đổi hình thái vật chất ban đầu để cấu thành thực thể sản phẩm.
Vật liệu sử dụng trong xí nghiệp bao gồm nhiều loại khác nhau và đƣợc ghi chép, phản ánh trên TK 152 - nguyên liệu, vật liệu và đƣợc chi tiết thành các tiểu khoản sau:
TK 1521 - Nguyên vật liệu chính (ampicillin, moocphin...) TK 1522 - Vật liệu phụ (bột nếp, bột sắn...)
TK 1523 - Nhiên liệu (than, xăng dầu...)
TK 1524 - Phụ tùng thay thế (vòng bi, dây curoa...)
TK 1525 - Vật liệu cho XDCB (sắt thép, xi măng...) TK 1527 - Bao bì (chai, túi...)
Vật liệu và tài sản lƣu động, đòi hỏi phải đƣợc đánh giá theo giá thực tế. Song để thuận lợi cho việc hạch toán, vật liệu cịn có thể đƣợc đánh giá theo giá hạch toán.
Do đặc điểm sản xuất của xí nghiệp có tính chất ổn định, khối lƣợng sản xuất lớn. Do vậy, kế tốn xí nghiệp đã sử dụng phƣơng pháp bình quân gia quyền để đánh giá nguyên, vật liệu .
Hạch toán tổng hợp xuất vật tƣ đƣợc thực hiện trên bảng kê xuất vật tƣ (bảng 2). Bảng kê xuất vật tƣ đƣợc mở theo chi tiết cho từng phân xƣởng. Sau đó, kế tốn gửi tổng hợp xuất xuống các phân xƣởng để đối chiếu. Số liệu trên bảng kê xuất vật tƣ đƣợc dùng để ghi vào bảng kê số 4 (bảng 3)
Đơn vị : đồng Tên Vật tƣ Các bộ phận lĩnh dùng TK 6211 TK 6212 TK 6213 TK 6271 TK 6272 TK 6273 TK 1544 ... TK 1521 72.215.512 3.974.171.264 52.247.987 496.345 998.398 4.702.100 TK 1522 1.222.627 61.506.589 856.533 1.752.433 2.345.146 390.451 10.443.872 TK 1523 1.568.548 488.856 32.500 57.959.707 TK 1524 1.387.200 749.100 21.800 5.184.460 TK 1525 57.000 TK 1527 9.0975.479 153.617.088 36.704.245 TK 1531 203.452 553.249 154.928 478.503 TK 1546 1.7879.903 72.5663 295.360 Cộng
Bảng 3: Trích bảng kê số 4 tháng 1/2001