Trong năm 2016, bộ phận đào tạo đã thực hiện đƣợc 22 “Weekly tips” tƣơng ứng với 22 tuần làm việc trong năm 2016 (bắt đầu từ tháng 8) và nhận đƣợc các phản hồi tích cực từ không chỉ nội bộ Häfele Việt Nam mà còn từ các thành viên của Häfele ở khu vực Châu Á
Bảng 2.5. Thống kê số lƣợng “Weekly Tips” đƣợc phát hành trong năm 2016 [15] Số thứ tự Chủ đề Ngày phát hành Ngƣời làm 1 Kỹ năng bán hàng 04/08 Lâm 2 FF 11/08 Huy 3 AH 18/08 Sơn 4 HA 25/08 Dũng 5 SA 01/09 Thảo 6 DM 08/09 Minh 7 Kỹ năng bán hàng 15/09 Lâm 8 FF 22/09 Huy 9 AH 29/09 Sơn 10 Kỹ năng bán hàng 06/10 Lâm 11 SA 13/10 Thảo 12 DM 20/10 Sơn 13 Kỹ năng bán hàng 27/10 An 14 FF 03/11 Dũng 15 AH 10/11 Thái 16 HA 17/11 Thảo 17 SA 24/11 Thảo 18 DM 01/12 Dũng 19 Kỹ năng bán hàng 08/12 An 20 FF 15/12 Sơn 21 HA 22/12 Vân 22 HA 29/12 Dũng
Trên đây là các thống kê và chỉ số liên quan đến công tác đào tạo của bộ phận tƣ vấn và đào tạo sản phẩm trong năm 2016. Nhìn chung trong năm 2016 các hoạt động đào tạo đã đƣợc triển khai một cách hợp lý về số lƣợng và đáp ứng đƣợc các nhu cầu đào tạo trong nội bộ công ty cũng nhƣ cho khách hàng của Häfele. Song song với việc duy trì các giờ học trên lớp, điểm đổi mới của năm 2016 so với
các năm trƣớc đó là các hoạt động về đào tạo trực tuyến, các Video minh họa các chủ đề và những bài học nhỏ hàng tuần trong “Weekly tips”. Mặc dù vậy, trong năm 2016 cũng nhƣ các năm gần đây, hoạt động đào tạo của Häfele nói chung và của bộ phận đào tạo và tƣ vấn sản phẩm nói riêng chủ yếu nhắm vào số lƣợng (số lƣợng các khóa học, số giờ lên lớp), các số liệu thống kê đƣợc báo cáo đa phần chỉ tập trung vào số lƣợng mà chƣa chú trọng đến việc đánh giá chất lƣợng đào tạo và hiệu quả mà hoạt động đào tạo mang lại cho hoạt động kinh doanh cũng nhƣ cho chính cá nhân ngƣời học. Thậm chí vẫn khơng đánh giá đƣợc mức độ hài lòng mà ngƣời học cảm nhận đƣợc sau mỗi khóa học, đó là một điểm cần phải đƣợc đổi mới trong kế hoạch hoạt động năm 2017 sắp tới.
2.3.2. Kế hoạch đào tạo trong năm 2017
Với những thành tích đạt đƣợc trong năm 2016 là tiền đề để thiết lập những kế hoạch đào tạo trong năm 2017. Về số lƣợng trong công tác đào tạo và huấn luyện, điều cần thiết là phải duy trì thói quen học tập của nhân viên nội bộ và khách hàng, do đó số lƣợng khóa học và giờ học trong năm 2017 đƣợc đề ra phải cao hơn năm 2016. Mũi nhọn chính vẫn là ngành đào tạo FF vì đây vẫn luôn là thế mạnh của Häfele trong sản xuất và kinh doanh. Ngoài ra, với sự ra đời của ngành hàng mới là EPS, thời lƣợng của các khóa học đƣợc tổ chức bởi bộ phận đào tạo cũng sẽ đƣợc nâng lên đáng kể và cùng với chính sách của cơng ty năm 2017 là tập trung nâng tầm cho 2 ngành hàng là HA và AH.
Bên cạnh đó, đào tạo ngƣời mới cũng là một phần không thể thiếu và mặc dù lên kế hoạch đào tạo cho ngƣời mới là rất khó thực hiện nhƣng phải ln đƣợc sẵn sàng đáp ứng vì đây là nhu cầu gần nhƣ là nhất thời của công ty do sự chuyển biến về nhân sự, tuy nhiên có thể ƣớc lƣợng đƣợc một con số cụ thể. Việc đào tạo ngƣời mới sẽ là tổng hợp của các ngành với những phần kiến thức chung và tổng quát. Việc thực hiện đào tạo cho ngƣời mới sẽ do nhiều bộ phận thực hiện trong đó đào tạo ban đầu sẽ do bộ phận nhân sự kết hợp với bộ phận đào tạo và tƣ vấn sản phẩm thực hiện.
Bảng 2.6. Kế hoạch đào tạo theo số lƣợng khóa học (ƣớc tính) của các ngành trong
năm 2017 [15]
Đào tạo nội bộ Đào tạo cho khách hàng Tổng
FF 75 35 120
AH 75 25 110
HA 65 20 75
SA 65 20 75
DM 5 5 10
Đào tạo ngƣời mới 40 0 40
Kỹ năng bán hàng 40 10 50
EPS 10 10 20
Tổng 375 125 500
Dựa vào các số liệu bảng trên ta có thể thống kê đƣợc tỉ lệ phần trăm các khóa học của các ngành hàng trong tổng số các khóa học dự định đƣợc diễn ra trong năm 2017.
Hình 2.10. Tỉ lệ phần trăm các khóa học của các ngành học trong tổng số khóa học
dự kiến năm 2017
Tỉ lệ khóa học của các ngành FF và AH cũng sẽ chiếm đa số nếu so sánh với năm 2016, nhƣng có sự thay đổi về số lƣợng của từng ngành hàng, cụ thể là FF sẽ
FF 24% AH 22% HA 15% DM 2% Đào tạo ngƣời mới 8% Kỹ năng bán hàng 10% EPS 4% SA 15%
giảm và các ngành AH, HA và SA sẽ tăng (theo dự kiến) vì trong năm 2017 Häfele sẽ chú trọng kinh doanh vào các ngành hàng này nhiều hơn so với năm 2016 do đó nhu cầu về đào tạo và tƣ vấn cũng sẽ tăng.
Tiếp tục những đổi mới trong năm 2016, kế hoạch đào tạo nhân viên nội bộ trong năm 2017 cũng sẽ bao gồm những khóa học trực tuyến trên hệ thống LMS. Cùng với các mục tiêu về việc thiết kế các bài giảng qua Video cịn có mục tiêu là khuyến khích ngƣời học tham gia vào cơng tác đào tạo trực tuyến đƣợc cụ thể hóa qua số lƣợng tài khoản sử dụng trong hệ thống LMS nhƣ bảng bên dƣới
Bảng 2.7. Kế hoạch thiết kế video bài giảng và mục tiêu số lƣợng tài khoản ngƣời
học trực tuyến năm 2017 [15]
Quý/2017 Số lƣợng Video bài giảng Số bài kiểm tra Số tài khoản sử dụng
(dự kiến)
I 4 4 500
II 4 4 500
III 4 4 500
IV 6 6 700
Song song với các buổi học chính khóa hay đào tạo trực tuyến, bộ phận tƣ vấn và đào tạo cũng sẽ duy trì “Weekly tips” và đƣợc đều đặn phát hành vào chiều thứ 6 hàng tuần thơng qua email đƣợc gửi đi cho tồn bộ nhân viên nội của Häfele Việt Nam cũng nhƣ các chi nhánh Häfele toàn Châu Á. “Weekly Tips” sẽ là nơi chia sẻ những kinh nghiệm và kiến thức tuy đơn giản nhƣng sẽ rất cần thiết cho ngƣời sử dụng cũng nhƣ nhân viên bán hàng trong việc tƣ vấn bán các sản phẩm của Häfele.
Trong năm 2017, không chỉ dừng lại ở số lƣợng các khóa học hay giờ học đƣợc tổ chức mà bộ phận tƣ vấn đào tạo sẽ còn chú trọng đến chất lƣợng của hoạt động đào tạo, đây sẽ là một bƣớc ngoặc cho công tác đào tạo tại Häfele nếu đƣợc triển khai một cách bài bản và đồng bộ. Có 2 mục tiêu chính về chất lƣợng đƣợc tập trung vào đó là: [15]
Phương pháp huấn luyện: Tập trung vào việc ngƣời đào tạo phải gây đƣợc
sự hứng khởi cho ngƣời học trong các giờ lên lớp, khả năng tự tin thuyết trình và điều phối lớp học, hƣớng ngƣời học trở thành trung tâm của buổi đào tạo và đẩy mạnh các hoạt động trong lớp nhiều hơn nữa
Đánh giá hiệu quả công tác đào tạo: Thông qua các bảng hỏi, phiếu khảo
sát, bài kiểm tra theo mơ hình đánh giá 4 bƣớc của Kirkpatrick, thu thập thông tin ngƣời học về khóa học, kiến thức mà ngƣời học thu nhận đƣợc, mức độ ứng dụng của ngƣời học và ảnh hƣởng của quá trình đào tạo lên kết quả làm việc của công ty
Việc đánh giá hiệu quả của hoạt động đào tạo do chính bộ phận Tƣ vấn và đào tạo tổ chức và thực hiện. Đây tuy là một mục tiêu không quá mới đối với Häfele nói chung cũng nhƣ bộ phận đào tạo nói riêng nhƣng trên thực tế, ngƣời đào tạo và ngƣời học đã không quá chú trọng đến vấn đề này trong quá khứ. Do đó, tuy các số liệu thống kê về công tác đào tạo tƣơng đối tốt nhƣng thực chất chỉ là bề mặt ngoài của vấn đề và vẫn chƣa đi sâu vào phần nội dung của việc đánh giá kết quả đào tạo hàng năm
Bộ phận đào tạo sẽ tiến hành công tác đánh giá kết quả và hiệu quả đào tạo sau mỗi khóa học cũng nhƣ theo dõi các học viên trong quá trình làm việc sau khi kết thúc khóa học. Đây là lần đầu tiên việc đánh giá đào tạo sẽ đƣợc đƣa vào nhƣ một cơng việc chính thức và bắt buộc ngƣời đào tạo phải thực hiện chứ khơng cịn là một hình thức thu thập ý kiến đơn thuần. Đồng thời kết quả đánh giá này sẽ ảnh hƣởng trực tiếp đến việc đánh giá năng lực của ngƣời đào tạo và sẽ ảnh hƣởng đến các khoản thu nhập hàng năm của nhân viên đào tạo.
Để đáp ứng đƣợc các mục tiêu đƣợc đề ra ở trên, mỗi nhân viên đào tạo thuộc một chuyên ngành đào tạo phải tự hoạch định cho riêng mình một kế hoạch đào tạo khoa học và hợp lý vào mỗi tháng và mỗi quý của năm 2017. Ngoài ra, cần phải xây dựng nội dung bài học thật sinh động và hƣớng vào ngƣời học, giảm các hoạt động của ngƣời đào tạo và tăng các hoạt động trong lớp cho ngƣời học. Thƣờng xuyên cập nhật thông tin sản phẩm từ các chuyên gia hay các tài liệu chuyên ngành, đồng thời tạo ra các tài liệu học tập cho ngƣời học tham khảo một
cách trực quan và dễ hiểu. Đối với công tác đánh giá hiệu quả đào tạo, ngƣời đào tạo sẽ thiết lập các bảng khảo sát, bảng hỏi, phiếu đánh giá tƣơng ứng với các mức độ trong mơ hình Kirkpatrick. Có thể tóm tắt các việc cần làm của từng nhân viên đào tạo để thực hiện đƣợc các mục tiêu đề ra trong năm 2017 theo sơ đồ bên dƣới:
Hình 2.11. Tóm tắt các nhiệm vụ cụ thể mà nhân viên đào tạo cần thực hiện để đạt
đƣợc các mục tiêu đề ra trong năm 2017 [15]
Nhìn chung kế hoạch hoạt động trong năm 2017 đƣợc thiết lập chủ yếu dựa vào các thống kê có đƣợc từ năm 2016 về số lƣợng các khóa học cũng nhƣ số giờ lên lớp. Mục tiêu đƣợc đặt ra đó là phải duy trì và vƣợt qua số khóa học của năm trƣớc vì đó là yếu tố cần thiết để nhìn nhận các hoạt động tại bộ phận đào tạo đang đƣợc duy trì và phát triển ổn định, đồng thời giúp cho thói quen học tập của nhân viên nội bộ ngày càng đƣợc nâng cao. Bên cạnh đó là quá trình từng bƣớc hƣớng đến việc thay đổi và nâng cao chất lƣợng của công tác đào tạo tại Häfele khi đặt ra
• Áp dụng phƣơng pháp huấn luyện lấy ngƣời học làm trung tâm
• Tăng các hoạt động trong lớp cho ngƣời học
• Giảm hoạt động của nhân viên đào tạo trong lớp học
Phƣơng pháp huấn luyện
• Mức 1: Bảng thu thập ý kiến sau buổi học
• Mức 2: Bài kiểm tra đánh giá mức độ tiếp thu kiến thức
• Mức 3: Phiếu theo dõi sau khóa học (3 - 6 tháng) • Lƣu trữ thành các hồ sơ đào tạo
Đánh giá hiệu quả đào tạo
(Mơ hình Kirkpatrick 4
mức độ )
• Thƣờng xun thu thập dữ liệu sản phẩm • Cập nhật kiến thức sản phẩm
• Đổi mới và cập nhật bài giảng thƣờng xuyên
• Giữ liên hệ với ngƣời học, trao đổi kiến thức có liên quan
Thu thập thơng tin sản
các mục tiêu về đánh giá hiệu quả của đào tạo. Có thể thấy năm 2017 sẽ là một năm bản lề cho công tác đào tạo tại Hefele Việt Nam.
2.3.3. Nhận xét về hoạt động đào tạo tại công ty Häfele Việt Nam
Mặt tích cực
Điểm tích cực đầu tiên của hoạt động đào tạo tại Häfele đó là ban lãnh đạo công ty đã và đang chú trọng đến công tác đào tạo trong nội bộ cơng ty, xem đó là tiền đề trong q trình phát triển của nhân viên nội bộ đặc biệt là đội ngũ nhân viên bán hàng, lực lƣợng xung kích và tiên phong của mọi ngành kinh doanh. Do đó, kinh phí đào tạo vẫn sẽ đƣợc duy trì và đội ngũ nhân sự trong bộ phận đào tạo của công ty vẫn sẽ đƣợc tổ chức một cách bài bản. Đồng thời bộ phận đào tạo cũng đã lập ra các kế hoạch, nội dung, phƣơng pháp cũng nhƣ phƣơng tiện giảng dạy thích hợp nhƣ là điều kiện tiên quyết trƣớc khi thực hiện tổ chức các khóa học và nhờ đó hoạt động đào tạo tại Häfele đã đƣợc triển khai một cách khoa học và bài bản. Đây cũng là một điểm nổi bật trong công tác đào tạo tại Häfele so với các tổ chức doanh nghiệp khác, nơi mà công tác đào tạo chỉ diễn ra theo kiểu “mỳ ăn liền” mà chƣa có một chƣơng trình hay kế hoạch đào tạo rõ ràng.
Ngồi ra, khơng chỉ đơn thuần là các giờ học trên lớp truyền thống, công tác đào tạo tại Häfele cịn đƣợc tổ chức thơng qua một hệ thống đào tạo trực tuyến LMS (Learning Management System). Hệ thống học tập online này giúp công tác đào tạo trở nên nhanh chóng và thuận tiện hơn vì giờ học đƣợc linh hoạt và chi phí cũng nhƣ thời gian cho cơng tác tổ chức lớp học sẽ đƣợc triệt tiêu. Để duy trì hệ thống LMS, nhân viên đào tạo phải tạo ra các video minh họa cho bài học cũng nhƣ các bài kiểm tra đa dạng giúp ngƣời học đánh giá đƣợc các kiến thức và kỹ năng tiếp thu trong bài học. Đây khơng chỉ là q trình tiếp thu kiến thức mới mà cịn có thể sử dụng để ôn tập lại các kiến thức cũ ít đƣợc vận dụng trong thực tế cơng việc
Bên cạnh các hoạt động học tập, nhân viên nội bộ của Häfele còn đƣợc chia sẻ các kiến thức và kinh nghiệm thông qua những “Weekly tips” đƣợc gửi cho tất cả nhân viên hàng tuần thông qua email và đƣợc lƣu trữ trong LMS để có thể tải xuống bất kỳ lúc nào theo nhu cầu của ngƣời sử dụng. Đây là phƣơng pháp duy trì thói
quen học tập của nhân viên giúp truyền đạt các kiến thức thú vị và bổ ích một cách nhanh chóng
Mặt hạn chế
Công tác đào tạo tại Häfele hàng năm tuy vẫn đƣợc diễn ra liên tục và thƣờng xuyên nhƣng vẫn chỉ đƣợc đánh giá thơng qua số lƣợng của các khóa học hay giờ học, đây giống nhƣ một cách đánh giá bên ngồi và mang tính hình thức vì trên thực tế không chỉ dựa vào số lƣợng giờ học để đánh giá đƣợc sự tiếp thu của ngƣời học hay chất lƣợng của quá trình đào tạo, một trong những yếu tố cơ bản quyết định sự thành cơng của một chƣơng trình đào tạo hay một hoạt động đào tạo. Tuy vấn đề này không phải là mới nhƣng việc thực hiện nó vẫn chƣa đƣợc chú trọng do nhiều yếu tố khách quan cũng nhƣ trong chính nội bộ của bộ phận đào tạo. Do đó, kết quả bài nghiên cứu này có thể phần nào trở thành tiền đề trong việc thực hiện công tác đánh giá đào tạo tại Häfele.
2.4. Các bƣớc thực hiện đánh giá hiệu quả hoạt động đào tạo nhân viên bán
hàng công ty Häfele Việt Nam
2.4.1. Thiết lập mục tiêu đào tạo và mục tiêu đánh giá hiệu quả
Trƣớc khi lên kế hoạch đào tạo cho năm hoạt động mới ở quý cuối cùng của năm cũ, các nhân viên đào tạo sẽ tiến hành thiết lập các mục tiêu đào tạo sao cho phù hợp với tình hình phát triển, xu hƣớng kinh doanh và nhu cầu đào tạo tƣơng ứng cho mỗi năm của nhân viên nội bộ cũng nhƣ nhu cầu đào tạo của khách hàng. Giai đoạn này đƣợc thực hiện bởi nhân viên đào tạo và đƣợc phê duyệt bởi Trƣởng phòng Đào tạo và Trƣởng phòng Chiến lƣợc kinh doanh nhƣ trong sơ đồ tổ chức của bộ phận tƣ vấn và đào tạo của công ty Häfele Việt Nam.
Mục tiêu chung mà nhân viên đào tạo và tƣ vấn sản phẩm của công ty Häfele Việt Nam cần phải thực hiện đƣợc thể hiện qua 6 loại hình đào tạo cụ thể: [2]