6 .LAO ĐỘNG VÀ CHÍNH SÁCH ĐỐI VỚI NGƯỜI LAO ĐỘNG
7. Tình hình sản xuất kinh doanh trong những năm gần đây:
1.3.5. Kiến nghị về công tác tổ chức nhân sự tại phịng Tài chính kế tốn
Phịng Tài chính kế tốn cơng ty cần được định biên 06 lao động trong đó có 01 kế tốn trưởng, 01 phó phịng và 04 chun viên.
Nhiệm vụ phân cơng trong phòng được đề nghị như sau:
Đỗ Thị Tú : CĐKT4-K8 B¸o c¸o thùc tËp
Trờng Đại Học Công Nghiệp Hà Nội Khoa Kinh TÕ
+ Kế toán trưởng:
Phụ trách chung và chịu trách nhiệm tổ chức hạch toán kế toán. Xây dựng kế hoạch kinh doanh hàng năm.
Xây dựng các văn bản liên quan đến lĩnh vực Tài chính kế tốn. Cùng với các chun viên trong phịng lập báo cáo tài chính. Xây dựng kế hoạch kiểm sốt nội bộ.
Thẩm định các dự án đầu tư.
Tổ chức mối quan hệ với các tổ chức tài chính, các khách hàng. Theo dõi đầu tư lắp đặt các trạm BTS
+ Phó phịng Tài chính kế tốn.
- Chỉ đạo, kiểm tra, giám sát thực hiện cơng việc của các kế tốn chun quản. - Kế tốn các khoản phải thu, phải trả các cá nhân, các cơng trình cịn tồn tại. - Kế tốn theo dõi doanh thu, chi phí.
- Lập các báo cáo tài chính năm của Cơng ty. - Theo dõi vay vốn của cán bộ cơng nhân viên.
- Kế tốn tiền lương, BHXH, BHYT, TSCĐ và CCDC. + 01 Chuyên viên kế toán thực hiện nhiệm vụ:
- Thủ quỹ cơng ty.
- Kế tốn thuế và các khoản phải nộp NSNN - Kế tốn chun quản Xí nghiệp tư vấn thiết kế. + 01 chuyên viên kế toán thực hiện nhiệm vụ:
- Kế tốn chun quản Xí nghiệp II, V.
- Kế toán thanh tốn VP Cơng ty tại Hà Nội và TP HCM. - Kế tốn thanh tốn VP Cơng ty tại Đà Nẵng.
+ 01 chuyên viên kế toán thực hiện nhiệm vụ: - Nhập chứng từ kế toán vào máy vi tính. - Kế tốn chun quản Xí nghiệp I.
Đỗ Thị Tú : CĐKT4-K8 B¸o c¸o thùc tËp
- Theo dõi vốn vay tại Công ty TCBĐ. - Kế toán ngân hàng.
- Thực hiện nghiệp vụ bảo lãnh tại Công ty TCBĐ và Ngân hàng + 01 chuyên viên kế tốn thực hiện nhiệm vụ:
- Kế tốn chun quản Xí nghiệp III, IV và Trung tâm KTVTTH.
1.4. Quy trình luân chuyển chứng từ và hạch toán kế toán các nghiệp vụ đặc thù. 1.4.1. Tại khối văn phịng Cơng ty.
1.4.1.1 Đối với các đơn vị trực thuộc không sử dụng mã số thuế riêng.
TT Quy trình Thực hiện
1 Hồ sơ mời thầu và lập hồ sơ thầu.
- Bên mời thầu
- Phịng Kế hoạch lập hồ sơ dự thầu.
- Kế tốn vốn bằng tiền liên hệ và lựa chọn các tổ chức tín dụng để lập hồ sơ đề nghị phát hành thư bảo lãnh dự thầu trình Giám đốc ký.
2 Thương thảo, ký hợp đồng và ban hành quyết định giao khốn cho các đơn vị trực thuộc.
- Phịng Kế hoạch và phịng Tài chính kế tốn xin ý kiến chỉ đạo của Ban Giám đốc, từ đó tiến hành thương thảo, rà sốt hợp đồng giữa Cơng ty và khách hàng rồi trình Lãnh đạo Cơng ty ký.
- Phịng Kế hoạch tính tốn và trình Giám đốc Cơng ty ký ban hành quyết định giao khoán cho các n v.
Đỗ Thị Tú : C§KT4-K8 B¸o c¸o thùc tËp
Trờng Đại Học Cơng NghiƯp Hµ Néi Khoa Kinh TÕ 3 Tạm ứng vốn để thực hiện hợp đồng cho các đơn vị trực thuộc.
- Căn cứ quyết định giao khốn của Giám đốc Cơng ty, các đơn vị trực thuộc tiến hành lập giấy đề nghị tạm ứng vốn cho các cơng trình phù hợp với các quy định của Công ty về tạm ứng vốn.
- Kế toán chuyên quản căn cứ Hợp đồng, quyết định giao khoán và số tiền mà các đơn vị đã tạm ứng từ đó đề xuất số tiền tạm ứng từng lần trình lãnh đạo Phịng để cân đối vốn và trình Giám đốc Cơng ty phê duyệt.
- Căn cứ phê duyệt tạm ứng vốn của Giám đốc Công ty và chứng từ thanh toán cho các đơn vị, Kế toán chuyên quản hạch toán kế toán như sau:
Nợ TK 1361 (chi tiết từng cơng trình) Có TK 1111, 1121
TT Quy trình Thực hiện
4 Theo dõi tình hình thực hiện hợp đồng.
- Căn cứ bộ chứng từ gốc của các đơn vị trực thuộc, Kế toán chuyên quản lập chứng từ ghi sổ để hạch toán kế toán như sau
Nợ TK 621,622,627 Nợ TK 133111
Có TK 1361 (chi tiết từng cơng trình) - Cuối kỳ độ kế tốn (q, năm), đối với các cơng trình dở dang, kế tốn chun quản lập chứng từ ghi sổ kết chuyển các khoản chi phí phát sinh của từng cơng trình vào tài khoản chi phí sản xuất kinh doanh dở dang, cụ thể:
Nợ TK 154 (chi tiết từng cơng trình) Có TK 621,622,627
- Cuối mỗi tháng, căn cứ tiến độ thực hiện hợp ng v
Đỗ Thị Tú : C§KT4-K8 B¸o c¸o thùc tËp
quyết định giao khốn, Kế tốn chun quản tính tốn các khoản tạm ứng vốn vượt thời hạn để tính lãi, báo nợ các đơn vị trực thuộc và lập chứng từ ghi sổ để hạch toán kế toán như sau:
Nợ TK 1361 (chi tiết từng cơng trình) Có TK 635
- Căn cứ các chứng từ ghi sổ (khi đã có chữ ký của Kế tốn trưởng), kế tốn sẽ thực hiện nhập số liệu vào máy vi tính để ghi sổ kế tốn và lập báo cáo.
- Căn cứ số tiền mà Bên A tạm ứng theo chứng từ Ngân hàng, Kế toán Ngân hàng thực hiện lập chứng từ ghi sổ để hạch toán khoản khách hàng trả trước, cụ thể:
Nợ TK 1121
Có 131 (chi tiết theo từng cơng trình)
* Chú ý: Trong quá trình theo dõi tình hình thực hiện hợp đồng, kế tốn chun quản cần phải thường xuyên nắm tiến độ thi cơng các cơng trình để hướng dẫn các đơn vị trực thuộc nhanh chóng hồn thiện bộ chứng từ thanh tốn cho các cơng trình theo tiến độ thực hiện.
TT Quy trình Thực hiện
5 Thực hiện hạch toán các hạng mục cơng trình đã hồn thành nhưng chưa có phê duyệt của Bên A.
Khi hồn thành các hạng mục cơng trình và tồn bộ cơng trình, các đơn vị trực thuộc phối hợp với Phòng Kế hoạch tiến hành tạm quyết tốn các hạng mục cơng trình và chuyển cho Phịng Tài chính kế tốn để phát hành hố đơn bán hàng cho khách hàng. Căn cứ hoá đơn GTGT, kế tốn chun quản thực hiện phân tích số liệu và lập chứng từ ghi sổ để hch toỏn nh sau:
Đỗ Thị Tó : C§KT4-K8 B¸o c¸o thùc tËp
Trờng Đại Học Công Nghiệp Hà Nội Khoa Kinh TÕ
Nợ TK 632 (chi tiết từng cơng trình) Có TK 154 (chi tiết từng cơng trình)
Có TK 3361 (chi tiết từng cơng trình, đủ chứng từ)
hoặc Có TK 335 (chi tiết từng cơng trình, thiếu chứng từ)
Đồng thời.
Nợ TK 131 (chi tiết khách hàng và cơng trình) Có TK 5111 Có TK 33311 6 Thực hiện quyết toán các hạng mục cơng trình đã hồn thành và đã có phê duyệt của Bên A.
Căn cứ hồ sơ phê duyệt quyết toán của Bên A.
+ Nếu giá trị quyết toán được phê duyệt lớn hơn giá trị tạm quyết toán, kế toán hạch toán như mục trên (mục 5) + Nếu giá trị phê duyệt quyết toán bằng với giá trị quyết toán đã lập, kế tốn khơng thực hiện hạch tốn.
+ Nếu giá trị phê duyệt quyết toán nhỏ hơn giá trị quyết toán đã lập, căn cứ vào các hoá đơn GTGT, Kế toán chuyên quản thực hiện lập chứng từ ghi sổ và hạch toán kế toán như sau:
1. Hạch toán giảm giá hàng bán.
Nợ TK 531 (chi tiết từng tài khoản) Nợ TK 33311
Có TK 131
2. Hạch toán doanh thu hàng bán bị trả lại. Nợ TK 511
Có TK 531
3. Hạch tốn giá vồn hàng bán b tr li.
Đỗ Thị Tú : C§KT4-K8 B¸o c¸o thùc tËp
Nợ TK 154 Có TK 632
Đồng thời bù trừ cho các cơng trình khác. Nợ TK 336,335,136
Có TK 154 (chi tiết từng cơng trình)
1.4.1.2. Đối với các đơn vị trực thuộc sử dụng mã số thuế riêng.
TT Quy trình Thực hiện
1 Hồ sơ mời thầu và lập hồ sơ thầu.
- Bên mời thầu
- Phòng Kế hoạch lập hồ sơ dự thầu.
- Kế toán vốn bằng tiền liên hệ và lựa chọn các tổ chức tín dụng để lập hồ sơ đề nghị phát hành thư bảo lãnh dự thầu trình Giám đốc ký.
2 Thương thảo, ký hợp đồng và ban hành quyết định giao khốn cho các đơn vị trực thuộc.
- Phịng Kế hoạch và phịng Tài chính kế tốn xin ý kiến chỉ đạo của Ban Giám đốc, từ đó tiến hành thương thảo, rà sốt hợp đồng giữa Cơng ty và khách hàng rồi trình Lãnh đạo Cơng ty ký.
- Phịng Kế hoạch tính tốn và trình Giám đốc Cơng ty ký ban hành quyết định giao khoán cho các đơn vị.
3 Tạm ứng vốn để thực hiện hợp đồng cho các đơn vị trực thuộc.
- Căn cứ quyết định giao khoán của Giám đốc Công ty, các đơn vị trực thuộc tiến hành lập giấy đề nghị tạm ứng vốn cho các cơng trình phù hợp với các quy định của Công ty về tạm ứng vốn.
- Kế toán chuyên quản căn cứ Hợp đồng, quyết định giao khoán và số tiền mà các đơn vị đã tạm ứng từ đó đề xuất số tiền tạm ứng từng lần trình lãnh đạo Phịng để cân đối
Đỗ Thị Tú : CĐKT4-K8 B¸o c¸o thùc tËp
Trờng Đại Học Công Nghiệp Hà Nội Khoa Kinh TÕ
vốn và trình Giám đốc Cơng ty phê duyệt.
- Căn cứ phê duyệt tạm ứng vốn của Giám đốc Công ty và chứng từ thanh toán cho các đơn vị, Kế toán chuyên quản hạch toán kế toán như sau:
Nợ TK 1361 (chi tiết từng cơng trình) Có TK 1111, 1121
TT Quy trình Thực hiện
4 Thực hiện hạch toán các hạng mục cơng trình đã hồn thành nhưng chưa có phê duyệt của Bên A.
- Khi hồn thành các hạng mục cơng trình và tồn bộ cơng trình, các đơn vị trực thuộc phối hợp với Phòng Kế hoạch tiến hành tạm lập quyết tốn cơng trình và xuất hố đơn GTGT cho Cơng ty. Căn cứ hồ sơ cơng trình và hố đơn GTGT, kế tốn chun quản thực hiện phân tích số liệu và lập chứng từ ghi sổ để hạch tốn như sau: 1. Tập hợp chi phí sản xuất kinh doanh:
Nợ TK 621,622,623,627 Nợ TK 1331111
Có TK 1361 (chi tiết từng cơng trình, đủ chứng từ) quyết toán bằng hoặc nhỏ hơn giá trị giao khoán. Có TK 3361 (chi tiết từng cơng trình, đủ chứng từ) quyết toán lớn hơn giá trị giao khoán
hoặc Có TK 335 (chi tiết từng cơng trình, thiếu chứng từ) quyết tốn lớn hơn giá trị giao khoán
2. Hạch tốn doanh thu, giá vốn cơng trình. Nợ TK 154 (chi tiết từng cơng trình)
Có TK 621,622,623,627 Nợ TK 632
Có TK 154 (chi tiết từng cơng trỡnh)
Đỗ Thị Tú : C§KT4-K8 B¸o c¸o thùc tËp
Đồng thời.
Nợ TK 131 (chi tiết khách hàng và cơng trình) Có TK 5111
Có TK 33311 5 Thực hiện quyết tốn các
hạng mục cơng trình đã hồn thành và đã có phê duyệt của Bên A.
Căn cứ hồ sơ phê duyệt quyết toán của Bên A,
+ Nếu giá trị quyết toán được phê duyệt lớn hơn giá trị tạm quyết toán, kế toán hạch toán như mục trên (mục 4) + Nếu giá trị phê duyệt quyết toán bằng với giá trị quyết tốn đã lập, kế tốn khơng thực hiện hạch toán.
+ Nếu giá trị phê duyệt quyết toán nhỏ hơn giá trị quyết toán đã lập, căn cứ vào các hoá đơn GTGT, Kế toán chuyên quản thực hiện lập chứng từ ghi sổ phần chênh lệch để hạch toán kế toán như sau:
1. Hạch toán hàng bán bị trả lại Nợ TK 531
Nợ TK 33311
Có TK 131 (chi tiết cơng trình, khách hàng) 2. Hạch toán giảm giá vốn hàng đã bán bị trả lại Nợ TK 154
Có TK 632
3. Hạch tốn bù trừ cơng nợ nội bộ của đơn vị. Nợ TK 1361,3361,335
Có TK 154
1.4.2. Tại các đơn vị trực thuộc.
1.4.2.1. Đối với các đơn vị trực thuộc không sử dụng mã số thuế riêng.
TT Quy trình Thực hin
Đỗ Thị Tú : C§KT4-K8 B¸o c¸o thùc tËp
Trờng Đại Học Công NghiƯp Hµ Néi Khoa Kinh TÕ
1 Tạm ứng vốn thực hiện hợp đồng được giao khoán
- Căn cứ quyết định giao khoán. Kế toán đơn vị lập giấy đề nghị tạm ứng kinh phí cho các cơng trình gửi về phịng Tài chính kế tốn Cơng ty. Khi nhận được đầy đủ hồ sơ tạm ứng (kể cả bản fax) trong vòng 1 ngày làm việc, Phịng Tài chính kế tốn phải thơng báo cho đơn vị về số tiền đơn vị được tạm ứng và chuyển tiền tạm ứng. - Tùy thuộc theo tiến độ thi cơng cơng trình, tiến độ thanh tốn tiền tạm ứng của Bên A, cam kết của đơn vị trực thuộc, Phịng Tài chính kế tốn căn cứ theo quy định của Cơng ty về tạm ứng vốn cơng trình, về tính lãi để lập bảng tính lãi và báo nợ số tiền lãi cho các đơn vị.
- Căn cứ vào số tiền mà Cơng ty đã chuyển, kế tốn đơn vị tiến hành mở sổ kế tốn chi tiết theo dõi tình hình thu chi của đơn vị và thực hiện hạch tốn như sau:
Nợ TK 1111,1121
Có TK 3361 (chi tiết từng cơng trình) - Kế tốn đơn vị phải mở sổ theo dõi chi tiết các khoản tạm ứng vốn cho từng cơng trình theo mẫu quy định.
2 Lập chứng từ thanh quyết tốn cơng trình.
- Sau khi thực hiện chi tiền mua vật tư, thuê nhân công, thuê máy thi cơng và các khoản chi phí chung khác. Kế tốn đơn vị lập bộ chứng từ gửi về phịng Tài chính kế tốn của Cơng ty để thực hiện bù trừ cơng nợ và thực hiện hạch toán như sau:
Nợ TK 3361,1361 (chi tiết theo từng cơng trình) Có TK 1111,1121
- Chậm nhất vào ngày mừng 5 của tháng tiếp sau, k
Đỗ Thị Tú : C§KT4-K8 B¸o c¸o thùc tËp
toán đơn vị gửi báo cáo tồn quỹ (tiền mặt và tiền gửi) và báo cáo các khoản chi phí cho từng cơng trình của đon vị về phịng Tài chính kế tốn theo mẫu quy định.
- Cuối ký (quỹ, năm) kế toán đơn vị cùng kế toán chuyên quản tại Phịng Tài chính kế tốn lập biên bản đối chiếu cơng nợ nội bộ.
1.4.2.2. Đối với các đơn vị trực thuộc sử dụng mã số thuế riêng.
TT Quy trình Thực hiện
1 Tạm ứng vốn thực hiện hợp đồng được giao khoán
Căn cứ quyết định giao khoán. Kế toán đơn vị lập giấy đề nghị tạm ứng kinh phí cho các cơng trình gửi về phịng Tài chính kế tốn Cơng ty. Khi nhận được đầy đủ hồ sơ tạm ứng (kể cả bản fax) trong vòng 1 ngày làm việc, Phịng Tài chính kế tốn phải thơng báo cho đơn vị về số tiền đơn vị được tạm ứng và kế hoạch chuyển tiền tạm ứng.
- Tùy thuộc theo tiến độ thi cơng cơng trình, tiến độ thanh toán tiền tạm ứng của Bên A, cam kết của đơn vị trực thuộc, Phịng Tài chính kế tốn căn cứ theo quy định của Công ty về tạm ứng vốn cơng trình, về tính lãi để lập bảng tính lãi và báo nợ số tiền lãi cho các đơn vị.
- Căn cứ vào số tiền mà Cơng ty đã chuyển, kế tốn đơn vị tiến hành mở sổ kế tốn chi tiết theo dõi tình hình thu chi của đơn vị và thực hiện hạch toán như sau:
Nợ TK 1111,1121
Có TK 3361 (chi tiết từng cụng trỡnh)
Đỗ Thị Tú : C§KT4-K8 B¸o c¸o thùc tËp
Trờng Đại Học Cơng NghiƯp Hµ Néi Khoa Kinh TÕ
- Kế toán đơn vị phải mở sổ theo dõi chi tiết các khoản tạm ứng vốn cho từng cơng trình theo mẫu quy định. 2 Theo dõi tình hình thực
hiện hợp đồng.
- Căn cứ bộ chứng từ của từng cơng trình. Kế tốn lập chứng từ ghi sổ để hạch toán kế toán như sau
Nợ TK 621,622,623,627 Nợ TK 133111
Có TK 1111,1121,331
- Cuối niên độ kế toán (quý, năm), kế toán đơn vị tiến hành lập chứng từ ghi sổ kết chuyển các khoản chi phí phát sinh của từng cơng trình vào tài khoản chi phí sản xuất kinh doanh dở dang, cụ thể:
Nợ TK 154 (chi tiết từng cơng trình) Có TK 621,622,623,627
- Cuối mỗi tháng, căn cứ giấy báo nợ lãi vay của Cơng ty cho đơn vị. Kế tốn lập chứng từ ghi sổ để hạch toán kế toán như sau:
Nợ TK 627
Có TK 3361 3 Thực hiện hạch toán các
hạng mục công trình đã