6. Kết cấu của bài báo cáo
2.2. Thực trạng công tác quản trị chuỗi cung ứng của công ty
2.2.2. Sơ đồ cơ cấu tổ chức chuỗi cung ứng của cơng ty TNHH Hồi GiangXanh
Xanh
Sơ đồ tổ chức của chuỗi cung ứng
Sơ đồ 2.2: Sơ đồ tổ chức chuỗi cung ứng của cơng ty TNHH Hồi Giang Xanh
(Nguồn: Phịng Kế tốn & Nhân sự của công ty)
Đứng đầu là trưởng bộ phận chuỗi cung ứng là nhân sự tốt nghiệp Đại học Chính quy ngành quản trị kinh doanh và đã có nhiều năm kinh nghiệm quản trị chuỗi cung ứng.
Bên dưới trưởng bộ phận chuỗi cung ứng là các tổ trưởng: thu mua, trung tâm phân phối, giao hàng, hỗ trợ và bảo trì. Hai tổ quan trọng nhất trong chuỗi cung ứng là trung tâm phân phối và giao hàng. Trước đây, hai tổ này được gộp lại do một người quản lý chung nhưng sau đó đã được tách ra nhằm chun mơn hóa sâu hơn, đồng thời tăng chất lượng quản lý. Bên cạnh các bộ tổ chính hoạt động liên tục, để quản lý chuỗi cung ứng hiệu quả thì ln ln phải có các tổ chức năng hỗ trợ khác: Tổ mua hàng, tổ bảo trì thiết bị, tổ phân tích – đối tác
25
2.2.3. Công tác hoạch định
a) Lên kế hoạch
Đầu năm, Phịng kế tốn & nhân sự sẽ tổng hợp dữ liệu bán hàng, trả hàng, tồn trữ hàng của năm trước, kết hợp với những dự báo tăng trưởng thị trường trong năm để ước lượng nhu cầu nguồn lực cần bổ sung bao gồm: nhân sự, kho bãi, phương tiện vận chuyển, ... Phòng cũng lên kế hoạch mua hàng sơ bộ cả năm cho từng sản phẩm để thông tin cho các nhà cung cấp lên kế hoạch sản xuất và giao hàng cho Cơng ty TNHH Hồi Giang Xanh cho phù hợp.
b) Mua hàng
Bộ phận mua hàng sẽ thống kê tình hình bán hàng của 3 tháng trước kết hợp với số lượng đặt hàng hoặc dự báo của bộ phận kinh doanh để tính tốn số lượng cần đặt cho mỗi loại hàng. Mỗi loại hàng lại có mức độ tồn kho an toàn khác nhau. Tổ thu mua sẽ xây dựng định mức dự trữ an toàn hợp lý sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí mà vẫn đảm bảo đáp ứng nhu cầu sản xuất. Thông thường lượng dự trữ an toàn quá nhiều sẽ dẫn đến tăng chi phí tồn trữ cũng như chi phí bảo quản, thuê nhà kho, chi phí sử dụng vận hành thiết bị, bảo hiểm hàng hóa…cũng như vốn kinh doanh bị ứ đọng nhưng lại phải sẵn sàng cung cấp lượng hàng theo yêu cầu của thị trường. Ngược lại, lượng dự trữ bảo hiểm thấp thì các chi phí tồn trữ khơng cịn là mối bận tâm nhưng doanh nghiệp có thể mất đi nhiều cơ hội, mất đi nhiều đơn hàng giá trị và cả uy tín trong kinh doanh, hoặc phải hoãn hợp đồng với nhiều điều khoản ưu đãi cho khách hàng để lo tìm nguồn hàng đáp ứng. Trong hồn cảnh đó, việc mua hàng sẽ bị động hơn, có thể dẫn đến chi phí mua cao hơn. Do đó, việc xây dựng định mức dự trữ an toàn sẽ phải cân đối giữa lợi ích và chi phí cho phù hợp.
Cơng ty TNHH Hồi Giang Xanh xây dựng định mức dự trữ bảo hiểm nguyên vật liệu dựa vào bảng phân loại thành phẩm gồm 3 nhóm I, II, III theo mức tiêu thụ hàng tháng, thành phẩm có mức tiêu thụ thấp nhất xếp loại I, sau đó đến loại II, cao nhất là loại III. Theo đó, các sản phẩm loại I, II, III sẽ có định mức dự trữ như sau:
Bảng 2.2: Yêu cầu tồn trữ chung cho sản phẩm
Loại thành phẩm Yêu cầu tồn trữ sản phẩm
A Đáp ứng 1-2 tháng bán B Đáp ứng 3-4 tháng bán C Đáp ứng 5-6 tháng bán
26
Bảng 2.3: Dữ liệu tồn kho của một số mặt hàng vào tháng 12/2020
STT Loại Tên Tổng cộng ĐVT Tồn kho tại quận Cẩm Lệ Tồn kho tại quận Ngũ Hành Sơn Mức bán hàng tháng 1 A Seaspimex cá ngừ
ngâm dầu 185g 3760 Lon 340 620 2800
2 A Bơ khối Anchor
5kg 1644 Gói 255 139 1250
3 A Sữa tươi ít béo
Barista Anchor 1L 350 Gói 85 60 205
4 A Kem Whipping
Anchor 1L 486 Hộp 71 45 370
5 B Bánh quế Cosy
132g các vị 800 Hộp 336 264 200
6 B Knorr hạt nêm thịt,
xương ống, tủy 7342 Gói 468 374 6500
7 C Bơ lạt miếng
Anchor 227g 1821 Miếng 75 86 1660
8 C Pho mai kem
27
c) Quản trị kho * Hệ kho:
Hiện nay cơng ty có 2 kho tại thành phố Đà Nẵng, kho chính ở quận Cẩm Lệ và kho phụ ở quận Ngũ Hành Sơn
Bảng 2.4: Tỷ lệ sử dụng các kho
Kho Sức chứa Đã sử dụng Tỷ lệ
Cẩm Lệ 2650m2 2554m2 96% Ngũ Hành Sơn 550m2 410m2 74%
Kho chính Cẩm Lệ có tỷ lệ sử dụng rất cao lên đến 96%, nhiều lúc q tải khơng cịn vị trí trống để chứa hàng. Việc này do kho Cẩm Lệ là đầu mối chính tiếp nhận các hàng hóa chuyển từ hãng về để cung cấp cho thành phố Đà Nẵng, đồng thời, thị trường ở đây khá sôi động, nhu cầu tiêu thụ lớn dẫn đến việc phải dự trữ tồn kho lớn hơn. Tốc độ phát triển quá nhanh khiến điều kiện kho chính chưa đáp ứng kịp thời, buộc cơng ty phải thuê thêm các kho ngồi để có thể chứa hết hàng, gây phân tán lực lượng, khó khăn hơn trong việc kiểm soát và hoạt động
Cả hai kho đều được trang bị hệ thống giá kệ 7 tầng nhằm tối ưu sức chứa trên 1m2, đi kèm theo đó là hệ thống xe nâng phục vụ làm hàng và sắp xếp hàng hóa. Về an ninh, cơng ty trang bị hệ thống CCTV 24/7 hiện đại và kiểm soát ra vào bằng thẻ.
* Hoạt động:
Dưới đây là sơ đồ tổ chức cơ bản của kho:
Sơ đồ 2.3: Sơ đồ tổ chức cơ bản của kho
Để có thực hiện việc tập trung hóa, giảm chi phí quản lý, lưu hàng tồn kho, Hoài Giang Xanh đã thực hiện việc nhập khẩu và phân phối hàng hóa từ trung tâm phân phối chính rộng 2,650m2 đặt tại quận Cẩm Lệ. Hàng hóa nội địa được vận tải bằng các loại phương tiện khác nhau trên đường bộ như xe tải, xe container ... Đối với hàng hóa nhập khẩu bằng đường bộ, đường biển và đường khơng, hàng hóa sau khi làm được thủ tục hải quan sẽ được chuyển về trung tâm phân phối quận Cẩm Lệ. Tại đây, trung tâm xử lý đơn hàng sẽ có chức năng nhập hàng hóa, xử lý đơn hàng, soạn hàng, chuẩn bị hàng hóa để xuất hàng cho khách hàng theo lịch giao hàng. Từ quận Cẩm Lệ, hàng cũng sẽ được trung chuyển ra kho phụ ở quận Ngũ Hành Sơn để cung ứng ra thị trường thành phố Đà Nẵng một cách nhanh và thuận tiện nhất.
Trung tâm phân phối
28
Cùng với lượng hàng nhập về nhiều, lượng hàng xuất cũng ngày một gia tăng với tốc đọ khá cao. Số đơn hàng năm 2018 tăng tới 40% so với năm 2019. Các đơn hàng lại dồn vào cuối ngày làm kho liên tục phải điều động nhân viên tăng ca làm tăng chi phí ngồi giờ phát sinh.
Biểu đồ 2.1: Tăng trưởng đơn hàng năm 2019 so với năm 2018
Khối lượng giao dịch nhập, xuất nhiều khiến cho việc kiểm sốt tồn kho gặp khó khăn hơn. Sai lệch tồn kho dù vẫn đạt được chỉ tiêu đề ra là 99.99% nhưng nếu khơng có các biện pháp kịp thời thì theo quan điểm của tác giả, rất khó để đạt được chỉ tiêu trong năm 2020.
Trong thời đại cơng nghệ hóa, vi tính hóa như hiện nay, với sự phát triển như vũ bão, sự tiến bộ không ngừng của các kỹ thuật tiên tiến đã hỗ trợ rất đắc lực cho con người trong nhiều phương diện của cuộc sống. Các loại máy móc thiết bị hiện đại đã và đang dần dần thay thế cho lao động chân tay của con người, nâng con người lên những tầm cao mới. Trong lĩnh vực quản lý tồn kho cũng vậy, nếu như trước đây nhân viên phải ngồi ghi chép bằng tay tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào chứng từ, số sách, rồi tính tốn, tổng hợp, xử lý và cân đối các số liệu để sau đó lập các báo cáo thủ cơng rất vất vả thì cơng việc hiện nay của kế toán đã nhẹ nhàng hơn rất nhiều nhờ vào công nghệ tiên tiến. Hầu hết các doanh nghiệp hiện nay đều trang bị cho công tác quản lý tồn kho của mình các cơng cụ tiên tiến, hiện đại như: máy vi tính, máy in, máy fax, … Việc ứng dụng vi tính đã đem lại hiệu quả khá rõ rệt: số liệu được xử lý và cung cấp nhanh chóng hơn, chính xác hơn, việc lưu trữ cũng được nhẹ nhàng và đầy đủ hơn.
29
Trong vài năm gần đây, một bước tiến cao hơn trong việc sử dụng hệ thống vi tính vào cơng tác quản lý tồn kho cũng như kế tốn đó là việc sử dụng các phần mềm quản lý tồn kho và kế tốn. Các phần mềm được lập trình và thiết kế bởi các chuyên gia có sự am hiểu về quản lý tồn kho và kế tốn và có thể đáp ứng theo yêu cầu cụ thể của từng doanh nghiệp có các yêu cầu đặc thù cho lĩnh vực mà doanh nghiệp đang hoạt động. Khi sử dụng các phần mềm này, nhân viên chỉ cần thu thập hóa đơn, chứng từ kế toán hợp pháp, hợp lý và tiến hành nhập liệu, phần mềm sẽ tự động cập nhật, tính tốn, xử lý và kết xuất về các sổ sách, báo cáo liên quan, đặc biệt phần mềm có thể sẵn sàng in ra các thông tin theo yêu cầu của người sử dụng bất kỳ lúc nào trong kỳ chỉ bằng một cái nhấp chuột chứ không nhất thiết phải chờ đến cuối kỳ như trong kế tốn thủ cơng.
Hiện tại Công ty đang sử dụng phần mềm SAP để quản lý các giao dịch về hàng hóa từ khi nhập đến khi giao hàng cho khách và thu tiền, Phịng Kế tốn thì có thêm phần mềm In-house, giữa hai phần mềm này có một giao diện (interface) nhằm giúp dữ liệu trên hệ thống SAP có thể chuyển sang hệ thống In-house để tổng hợp số liệu làm các báo cáo.
Trong tốc độ phát triển nhanh của kinh tế và môi trường cạnh tranh như hiện nay thì việc ứng dụng các phần mềm quản lý tồn kho và phần mềm kế toán là hết sức cần thiết để giảm bớt khối lượng ghi chép, tính tốn, có thể quản lý chặt chẽ cũng như cung cấp thông tin hàng tồn kho nhanh chóng, kịp thời và chính xác. Với cơng cụ này, kế tốn vừa thuận lợi cho công việc theo dõi và tổng hợp số liệu vừa có thể đối chiếu, trao đổi thơng tin với thủ kho thông qua kết nối mạng. Cách nối mạng thông tin cũng đã được thực hiện giữa kho, bộ phận chăm sóc khách hàng và bộ phận kinh doanh để tránh tình trạng bán hàng vượt quá khả năng cung cấp. Như thế, mối liên hệ thông tin giữa các bộ phận quản lý tồn kho sẽ nhanh chóng và hiệu quả hơn.
Do chủng loại cũng như số lượng hàng trong kho khá lớn, công ty đã và đang dùng hệ thống quản lý tồn kho WMS (Warehouse Management System). WMS là một hệ thống điều khiển kho vận phức tạp được thiết kế để thuận tiện cho công tác dự trữ cũng như quản lý hàng tồn kho và đẩy nhanh tốc độ giải phóng kho. Hệ thống giá kệ được chia đến cấp độ bin. Mỗi vị trí chứa hàng tương ứng với một vị trí bin và bin giống như tọa độ giúp nhận diện, tìm kiếm hàng hóa một cách nhanh chóng và chính xác.
30
Cách đánh các kệ như sau: XY-AB-CD Cách đánh bin như sau: XY-AB-CD
X Khu vực chứa hàng Y Dãy chứa hàng AB Khoang chứa hàng C Tầng chứa hàng D (1hoặc 2) Pallet
Hình 2.2: Phân loại, mã hóa hàng tồn kho
Khu vực chứa hàng được chia ra dựa vào điều kiện bảo quản hoặc đặc tính của hàng hóa: thực phẩm thiết yếu, hàng giá trị cao, hàng lạnh (bảo quản 2-8 °C)
Các loại hàng hóa mà Cơng ty phân phối có tầm quan trọng khác nhau: có một số loại hàng hóa bán chạy, loại khác bán rất chậm; một số hàng hóa có giá đắt, số khác lại rẻ hơn… Chính vì thế trong cơng tác quản lý hàng tồn kho, Cơng ty có sự phân loại phù hợp để đạt hiệu quả quản trị cao nhất. Một trong những kỹ thuật phân loại hàng tồn kho để dự trữ mà Công ty vận dụng là kỹ thuật phân tích ABC.
31
Hình 2.4: Quy trình giao hàng
d) Quản trị vận tải – giao hàng
Về phương tiện, công ty trang bị 06 xe chở hàng riêng để giao hàng khu vực nội thành và ngoại thành đối với những đơn đặt hàng có số lượng lớn, còn đối với các đơn hàng nhỏ sẽ được nhân viên giao hàng vận chuyển đi bằng xe máy. Sau khi hàng hóa được chuẩn bị, bộ phận vận tải kiểm tra hệ thống xem khối lượng hàng rồi sắp xếp xe tương ứng tới nhận hàng và tiến hành giao nhận tới các khách hàng. Kho trung tâm ở quận Cẩm Lệ sẽ phân phối hàng cho các cửa hàng ở 03 quận: quận Hải Châu, quận Cẩm Lệ, quận Thanh Khê; còn kho phụ ở quận Ngũ Hành Sơn sẽ phân phối hàng cho các cửa hàng ở 02 quận và 02 huyện: Quận Ngũ Hành Sơn, quận Sơn Trà, huyện Hịa Vang và huyện Hồng Sa
Bên cạnh khối lượng hàng hóa tăng lên thì số điểm giao hàng cũng tăng lên. Đây là một thách thức không nhỏ đối với các chỉ tiêu về giao hàng đúng giờ và thành công của Công ty.
32
Biểu đồ 2.2: Số điểm giao hàng qua các năm 2016-2020
Mạng lưới phân phối của công ty đã phủ khắp 06 quận và 02 huyện của thành phố Đà Nẵng. Tùy thuộc vào số điểm giao hàng cũng như khối lượng hàng mà tần suất giao hàng tới mỗi khu vực là khác nhau.
e) Quản trị hàng trả về
Công ty TNHH Hoài Giang Xanh chia hàng trả về thành 2 loại: Hàng từ chối (rejection) và hàng trả (return).
- Hàng từ chối là hàng bị khách hàng từ chối nhận toàn bộ hay một phần ngay tại thời điểm giao hàng. Khi hàng bị từ chối chuyển về trung tâm phân phối, nhân viên nhận hàng sẽ kiểm tra số lượng, hạn sử dụng, tên hàng đối chiếu với giấy tờ. Thông thường, do hàng hóa vẫn ln nằm trong sự kiểm sốt của Cơng ty nên chất lượng hàng vẫn tốt, có thể nhập để bán bình thường. Bộ phận xử lý hàng trả về sẽ điều tra và xác định nguyên nhân khách hàng trả về, có thể do kho soạn thiếu số lượng, bộ phận bán hàng chạy doanh số ảo hoặc cũng có thể do khách hàng đổi ý,... Giá trị hàng từ chối này cũng là một chỉ tiêu đánh giá hiệu quả hoạt động của các bộ phận.
- Hàng trả là hàng mà khách hàng đã nhận và yêu cầu trả lại Công ty sau một thời gian giữ hàng. Chính sách của Cơng ty không chấp nhận hàng trả trừ khi có sự phê duyệt của các hãng. Hàng đã nằm ngồi kiểm sốt của Cơng ty một thời gian nên việc kiểm tra sẽ được thực hiện chặt chẽ hơn rất nhiều, có sự giám sát của bộ phận quản lý chất lượng. Đa phần các hàng trả đều có chất lượng khơng tốt, được lưu trữ ở một kho riêng biệt rồi chuyển đi hủy. Việc tiêu hủy được thực hiện bởi một bên chuyên nghiệp dưới sự chứng kiến của đại diện kho, kế tốn Cơng ty và đại diện các hãng.
33
f) Quản trị thông tin
Quản trị thông tin là việc một tổ chức sử dụng các phương thức để lập kế hoạch, tập hợp, tạo mới, tổ chức, sử dụng, kiểm soát, phổ biến và loại bỏ một cách hiệu quả các thơng tin của tổ chức đó. Các thơng tin này bao gồm cả các bản ghi đã được cấu trúc lẫn thông tin chưa được cấu trúc.
Thơng qua quản trị thơng tin, tổ chức có thể đảm bảo rằng giá trị của các thơng tin đó được xác lập và sử dụng tối đa để hỗ trợ cho các hoạt động trong nội bộ tổ chức cũng như góp phần nâng cao hiệu quả của bộ phận cung cấp thông tin. Thông tin hiện