6. Kết cấu của bài báo cáo
3.3. Một số giải pháp nhằm nâng cao công tác SCM tại công ty TNHH Hoà
3.3.1. Xây dựng, phát triển và hoàn thiện trung tâm phân phối đáp ứng nhu cầu về lưu lượng hàng hóa ngày càng cao cầu về lưu lượng hàng hóa ngày càng cao
Trong tiến trình cơng nghiệp hóa, hiện đại hóa như hiện nay, đặc biệt là công nghệ thông tin phát triển, khái niệm kho chứa hàng đã dần trở thành lỗi thời, thay vào đó là khái niệm trung tâm phân phối (Distribution Center). Một trung tâm phân phối hiện đại phải đảm bảo dịng chảy hàng hóa liên tục và gia tăng nhiều giá trị để hoàn thành tốt đơn hàng (Continuous Flow Material- CFM). Tại công ty, nhà lãnh đạo quản trị chuỗi cung ứng không chỉ xác định đó là nơi xử lý và hồn thành một đơn hàng nào đó. Tuy nhiên khái niệm trung tâm hoàn thiện đơn hàng mang ý nghĩa của một mơ hình kéo nhiều hơn so với trung tâm phân phối. Ở đó các hoạt động cá biệt hóa (customization) được thực hiện với quy mơ và độ phức tạp cao hơn nhiều. Khái niệm trung tâm hoàn thiện đơn hàng ra đời trên nền tảng của phát triển thương mại điện tử, đặt ra các yêu cầu về xử lý đơn hàng ở cấp độ cao hơn cả về tốc độ (lead time) và giá trị gia tăng (value-added customization), điều mà một trung tâm phân phối thông thường sẽ không đủ khả năng đảm nhận.
Vai trò của trung tâm phân phối ngày càng trở nên quan trọng hơn trong việc đảm bảo một chuỗi cung ứng vận hành thông suốt. Đặc biệt, trung tâm phân phối là điểm tiếp xúc nhạy cảm nhất giữa cung và cầu của cơng ty. Từ phía cung, trung tâm phân phối phải đảm bảo tính hiệu năng bao gồm quản lý tồn kho hiệu quả, vận tải tối ưu, vận hành trung tâm một cách hồn hảo. Từ phía cầu, trung tâm phân phối phải đảm
41
bảo được khả năng đáp ứng cao và nhanh. Đây là một trong những sứ mạng vô cùng quan trọng, địi hỏi mức độ linh hoạt và thích ứng rất cao. Nhu cầu khách hàng không chỉ dừng lại ở việc nhận được một kiện hàng, mà cả những giá trị kiện hàng có thể đem lại. Hình dưới đây minh họa hai sứ mệnh quan trọng của trung tâm phân phối. Thách thức đặt ra là làm sao cân bằng được hai sứ mạng này.
Hình 3.1. Sứ mệnh của trung tâm phân phối
Ở góc độ giá trị gia tăng, trong khi hoạt động sản xuất chủ yếu (vốn đã phổ thơng hóa và khơng có nhiều khác biệt giữa các đối thủ) là để duy trì giá trị thì phân phối tại cơng ty TNHH Hồi Giang Xanh sẽ là nơi tạo thêm nhiều giá trị gia tăng cho khách hàng”. Phần lớn các doanh nghiệp chủ yếu là đẩy sản phẩm đến trung tâm phân phối sau đó mới kéo theo nhu cầu của khách hàng. Tuy nhiên trong tương lai việc kéo theo nhu cầu sẽ lan rộng hơn theo hướng sâu vào hoạt động sản xuất, lắp ráp. Như đã phân tích ở trên, trung tâm phân phối là một khái niệm mới, hiện đại khác xa so với mơ hình kho hàng truyền thống. Trung tâm phân phối tại quận Cẩm Lệ cần đảm bảo là một đầu mối quan trọng trong chuỗi cung ứng và là đầu não của hoạt động phân phối, đồng thời đảm bảo sự liên kết về quy trình hoạt động dựa trên nền tảng của công nghệ và hạ tầng, được thực thi bởi đúng đội ngũ nhân sự với đúng kỹ năng cần thiết. Chính vì vậy, cần đầu tư mạnh hơn nữa để có được hệ thống trung tâm phân phối đủ tầm, tạo điều kiện tối ưu cho hoạt động cũng như kiểm soát hoạt động, đặc biệt cần một kho đủ rộng để chứa được tất cả hàng hóa, tập trung lực lượng để dễ kiểm soát và hoạt động hiệu quả hơn. Bên cạnh đó, hệ thống camera giám sát cần nâng cấp cả về số lượng và chất lượng, đảm bảo an tồn và an ninh hàng hóa.
3.3.2. Áp dựng sâu rộng hơn công nghệ RFID
RFID là công nghệ nhận dạng từ xa qua sóng ra-đi-ơ. Khỏang tần số của sóng radio có thể là hàng chục kHz đến hàng trăm MHz. Sóng radio có tần số càng thấp thì năng lượng bị mất mát trên đường truyền càng lớn, do vậy khơng thể dùng để truyền tín hiệu đi xa. Các ứng dụng dùng RFID tần số ở mức hàng trăm kHz chỉ cho phép nhận dạng "từ xa" với khỏang cách cao lắm là vài chục centimet. Đó là các ứng dụng trong các hệ thống đọc thẻ không tiếp xúc (contactless) dùng trong quản lý vào ra, thẻ ngân hàng, hộ chiếu, ...
42
Ở đây, trong ứng dụng quản lý kho, tần số được dùng trong RFID là hàng trăm MHz. Khi đó khỏang cách để "nhận dạng" để đầu đọc có thể đọc được thẻ gắn chip RFID là vài mét đến dăm chục mét tùy vào môi trường cũng như các yếu tố kỹ thuật khác như anten thu phát,... Với khoảng cách vài chục mét như vậy, các kiện hàng nằm trong kho có thể được kiểm kê một cách "từ xa" qua một vài đầu đọc gắn rải rác trong nhà kho đó. Khi nhập hàng vào kho, hàng sẽ đi qua cổng kiếm sốt và sẽ được đọc thơng tin để lưu vào cơ sở dữ liệu trên máy tính. Khi hàng đi qua cửa ra, đầu đọc cũng đọc thông tin từ thẻ RFID gắn trên hàng đó và cập nhật thơng tin về cơ sở dữ liệu. Như vậy hàng hóa có thể được kiểm sốt mọi lúc, mọi nơi khi được đưa vào trong kho cũng như trong tòan bộ thời gian hàng hóa nằm tại kho.
- Thứ nhất, rõ ràng, với việc kiểm kê hàng hóa trong kho một cách tự động như thế, sẽ rất chính xác cũng như giảm được đáng kể sức người cho việc kiểm kê hàng hóa. Đó là tiết kiệm về thời gian và nhân lực.
- Thứ hai, với khỏang cách đọc được từ xa từ vài chục đến hàng trăm mét như thế, chỉ cần một vài đầu đọc gắn ở những nơi hợp lý trong kho là ta có thể quản lý được tịan bộ kho. Với việc đọc thơng tin từ các thẻ RFID gắn trên hàng hóa trong kho như thế, kết hợp 2-3 đầu đọc có thể cho ta biết chính xác vị trí của hàng hóa đang nằm ở vị trí nào trong kho mà khơng phải mất công bới tung, lục lọi khắp kho nhất là khi ta biết trong kho còn 1 vài sản pẩm nào đó mà khơng thể biết, khơng thể tìm được chúng ở đâu nếu chỉ dùng sức người.
3.3.3. Áp dụng mơ hình vận tải liên hồn để giảm chi phí
Việc chuyển hàng từ kho chính đến đại diện giao hàng được thực hiện riêng rẽ cho từng tỉnh. Các đại diện giao hàng nhận hàng từ 5h sáng, sau đó sẽ sắp xếp để đi giao tới các địa chỉ của khách hàng. Tuy nhiên, việc mỗi quận, huyện một xe sẽ giúp cho thời gian làm việc của các đại diện giao hàng hợp lý, ổn định, hạn chế lẫn lộn hàng hóa tuy nhiên chi phí vận tải lại tương đối cao. Vì vậy, nên sử dụng mơ hình vận tải liên hồn tức dùng một xe to chở tất cả hàng hóa của 2,3 hoặc 4 quận, huyện trên một tuyến đường rồi bàn giao lần lượt cho từng tỉnh. Thay đổi này cũng sẽ đi kèm với việc xe sẽ chuyển hàng trong đêm thay vì rạng sáng, giúp giảm ùn tắc đường cho người tham gia giao thông và giảm chậm trễ trong việc giao hàng, đồng thời cũng giảm lượng khí thải ơ nhiễm và năng lượng tiêu thụ bởi vì xe tải có thể di chuyển liên tục thẳng đến nơi giao hàng mà không cần quan ngại rủi ro tắc đường. Nhưng điểm có lợi nhất cho cơng ty là việc giảm số lượng th ngồi, tiết kiệm chi phí lên tới chục triệu một ngày
3.3.4. Tăng cường phối hợp giữa bộ phận kinh doanh và cung ứng để duy trì tồn kho hợp lí hơn tồn kho hợp lí hơn
Có rất nhiều mặt hàng trên báo cáo thể hiện số ngày dự trữ rất cao, nhưng không phải là do tồn kho nhiều, mà do những mặt hàng này bán rất ít, có trường hợp hàng năm mới có một đơn hàng. Trước khi chạy một chương trình kích cầu nào đó, bộ phận kinh doanh thường yêu cầu số lượng tồn kho lớn, nhưng sau đó lại thường khơng
43
thể bán hết, họ ít để ý đến lượng tồn kho còn lại mà tập trung chạy các mặt hàng khác. Dù ít bán như vậy, nhưng bộ phận kho vẫn phải dành một phần không gian, giá kệ, pallet để chứa hàng, vẫn phải thực hiện kiểm kê hàng tuần, điều này gây lãng phí nguồn lực. Để tránh tình trạng này, bộ phận kho cần chủ động phối hợp với bộ phận kinh doanh cố gắng tạo các chương trình mới, bán hết số lượng hàng cịn lại để giải phóng, giành nguồn lực cho những mặt hàng khác cần thiết hơn.
3.3.5. Thiết lập hệ thống phân phối dự phòng
Để đáp ứng đầy đủ cho kinh doanh của công ty cần thiết phải cung ứng hàng hóa với hàng trăm chủng loại cho phù hợp với nhu cầu ngày càng phong phú của khách hàng. Hơn nữa, đặc điểm rõ nhất trong kinh doanh phân phối thực phẩm đó là tính thời vụ, lượng khách tăng giảm đột biến theo từng thời điểm trong năm nhất là những dịp lễ tết. Đòi hỏi bộ phận cung ứng phải tính tốn, cân nhắc cần thiết phải thiết lập với các nhà cung ứng dự phòng, tránh trường hợp khan hiếp hàng trong mùa cao điểm để kịp thời phục vụ khách hàng.
3.3.6. Áp dụng các bộ tiêu chuẩn ISO trong quản lý
Hiện nay, các bộ tiêu chuẩn ISO trở thành phổ biến đối với các doanh nghiệp trong chỉ trên thế giới mà cả ở Việt Nam. Khi áp dụng ISO vào quá trình quản lý và phục vụ khách hàng sẽ giúp cho công ty xây dựng được bộ tiêu chuẩn phù hợp với tình hình thực tế tại khách sạn và điều này sẽ giúp cho từng nhân viên, từng bộ phận thực hiện đúng thap tác, tiêu chuẩn và các bước của qui trình. Như vậy, sẽ giúp cho quá trình tổ chức sản xuất phục vụ khách hàng thực hiện đúng ngay từ đầu và hạn chế tối đa sai sót trong q trình phục vụ, làm tăng sự thõa mãn và hài lòng của khách hàng. Mặt khác, khi áp dụng tiêu chuẩn ISO vào phục vụ thì cơng ty sẽ tạo cho khách hàng một sự tự tin về sản phẩm mà công ty cung cấp, cơ hội bán hàng và quay lại với công ty của khách hàng sẽ thường xuyên hơn. Đối với lĩnh vực phân phối hàng thực phẩm công ty sẽ áp dụng hai bộ tiêu chuẩn ISO 9001:2015 – Quản lý chất lượng và ISO 22000:2018 – An toàn thực phẩm.