2.2. Mô tả quá trình kiểm soát
2.2.2.1.4. Cơ cấu tổ chức và cách phân chia quyền hạn, trách nhiệm cho
luôn phát huy và toả sáng phẩm chất “Bộ đội Cụ Hồ” trên mặt trận kinh tế, được nhân dân tin yêu, mếm mộ, uy tín và thương hiệu của Viettel ngày càng được nâng cao.
Tuy nhiên theo kết quả khảo sát về “Triết lý quản lý và phong cách điều hành của nhà quản lý” được thể hiện ở phụ lục 01, có những tồn tại mà trung tâm gặp phải như sau:
- Cán bộ là người tiên phong, ở đâu có khó khăn là người cán bộ được luân chuyển đến đó trong một khoảng thời gian nhất định nào đó. Vì vậy đơi khi họ khơng trú tâm vào công việc được giao, không bỏ hết cơng sức của mình cho nhiệm vụ mới. Theo kết quả khảo sát ở câu hỏi số (22), có đến 83% ý kiến trả lời
“Không”, về việc cán bộ khơng trú tâm khi nhận nhiệm vụ mới.
- Tình hình kinh doanh của từng vùng miền khác nhau, đơi khi trung tâm đưa ra một chiến lược kinh doanh áp dụng cho cả nước điều này sẽ dẫn đến khó khăn cho nhiều nơi, vì mỗi vùng miền một phong tục, tập quán và thị hiếu khác nhau. Do đó, nơi đó sẽ khơng hồn thành nhiệm vụ được giao. Kết quả khảo sát ở
câu hỏi (23), có 87% người khảo sát trả lời “Có” gặp khó khăn trong việc đạt được
chỉ tiêu được giao.
- Ở câu hỏi số (24), có 84% người khảo sát trả lời “Không”, cho thấy các rủi ro gây ra bởi lỗi, gian lận của nhân viên không được nghiên cứu và giám sát một cách chặt chẽ.
- Với câu hỏi số (25), (26), có chiếm 83% đối tượng khảo sát trả lời
“Không”, cho rằng Ban giám đốc không quan tâm, chú trọng đến hệ thống kiểm soát nội bộ. Chưa giao đầy đủ thẩm quyền và trách nhiệm cho ban kiểm soát nội bộ để họ xử lý các sai phạm gặp phải khi kiểm tra, giám sát.
2.2.2.1.4. Cơ cấu tổ chức và cách phân chia quyền hạn, trách nhiệm cho từngnhân viên nhân viên
Đứng trước yêu cầu phát triển của nhiệm vụ, rất nhiều cơ hội đã mở ra, nhưng đan xen trong đó vẫn cịn khơng ít khó khăn. Nhận thức được yêu cầu phát
triển trong tình hình mới, thấy rõ đặc điểm lợi nhuận nhưng cũng cịn khó khăn, trung tâm đã chủ động nhạy bén bám sát thị trường, xác định đúng chiến lược phát triển, mở rộng kinh doanh, từng bước đổi mới trang thiết bị công nghệ hiện đại, điều chỉnh cơ cấu tổ chức, sắp xếp lực lượng, cải tiến công tác quản lý cho phù hợp với tình hình kinh doanh. Theo đó chế độ lương cũng được cập nhật và thay đổi thường xuyên cho phù hợp với đời sống kinh tế của CBCNV.
Các phịng, ban có chức năng tham mưu giúp Đảng bộ, chi bộ, Ban giám đốc trung tâm hoạch định, quản lý điều hành, chỉ đạo thống nhất, tổ chức triển khai, kiểm tra các hoạt động thuộc lĩnh vực kinh doanh theo kế hoạch đã được Giám đốc cơng ty phê duyệt.
Trung tâm có sơ đồ tổ chức riêng, cơ cấu tổ chức phù hợp với bản chất và quy mô hoạt động của trung tâm. Trong đó quy định rõ trách nhiệm và quyền hạn của từng phịng ban, siêu thị. Trung tâm ln xây dựng nguồn nhân lực chất lượng cao với cơ cấu hợp lý, tổ chức, bố trí sắp xếp lực lượng gọn nhẹ, linh hoạt, năng động và hiệu quả. Quy định rõ ràng chức năng nhiệm vụ của từng phòng ban, quản lý lao động theo phân cấp.
Tuy nhiên theo kết quả khảo sát về “Cơ cấu tổ chức và cách phân chia quyền hạn, trách nhiệm cho từng nhân viên” được thể hiện ở phụ lục 01, có những tồn tại mà trung tâm gặp phải như sau:
- Có 94% ý kiến trả lời “Có” cho câu hỏi số (29), cho rằng trong cơng tác quản lý vẫn còn nhiều chồng chéo, các phòng ban thiếu sự phối hợp đồng bộ. Ví dụ như một đồng chí có đến 2 phịng ban lập kế hoạch đi cơng tác trong cùng một thời điểm với 2 nhiệm vụ khác nhau.
- Với câu hỏi số (30), có 72% ý kiến trả lời “Khơng”, về việc các phịng
ban làm việc độc lập nhau nên nhiều lúc khơng có sự phối hợp nhịp nhàng với nhau, thiếu sự kiểm tra giám sát chéo nhau trong công việc.
- Cũng theo kết quả khảo sát ở câu hỏi số (31), có 79% đối tượng khảo sát trả lời “Không”, cho thấy ý thức tự giác và tự kiểm sốt cơng việc của nhân viên trong trung tâm chưa cao. Đôi khi còn làm việc theo qn tính, khơng chủ động
kiểm tra, sửa chữa những sai sót, đến khi cấp trên phát hiện chỉ ra lỗi mới kịp thời sửa chữa.
- Trong cơng việc vẫn cịn tính ù lì, ỷ lại, đơi khi các cấp lãnh đạo phải cầm tay chỉ việc thì một số nhân viên mới thực hiện. Theo kết quả khảo sát ở câu hỏi số
(32), có 80% ý kiến trả lời “Có” cho câu hỏi này.
- Và với câu hỏi số (33), có 83% người trả lời “Không”, cho vấn đề là nguồn nhân lực hiện tại không đủ đáp ứng cho nhu cầu công việc được giao.
- Với câu hỏi số (34), có 97% người trả lời “Khơng”, về việc trung tâm khơng có bản mơ tả các thủ tục kiểm sốt, trong đó nêu rõ trách nhiệm của nhà quản lý và giám sát đối với từng chu trình hoạt động kinh doanh.
- Với kết quả khảo sát ở câu hỏi số (35), có 80% đối tượng khảo sát trả lời
“Có”, về việc các nhà quản lý và giám sát viên vẫn phải làm thêm giờ quá mức và
phải hoàn thành những nhiệm vụ vượt mức mà một người có thể đảm đương. Do đó, đơi khi dẫn đến việc đạt hiệu quả công việc chưa cao.
- Cũng theo kết quả khảo sát ở câu hỏi số (36), có 100% người khảo sát trả lời “Khơng”, về việc trung tâm không ủy quyền cho trưởng siêu thị để giải quyết các vấn đề phát sinh và thực hiện các công việc cần thiết khác.