2.2. Mô tả quá trình kiểm soát
2.2.2.8.2. Giám sát định kỳ
Ban giám sát hàng tháng xây dựng các chương trình, kế hoạch cơng tác kiểm tra, kiểm soát định kỳ siêu thị trình Giám đốc trung tâm phê duyệt thực hiện. Sau đó, Ban giám sát sẽ thực hiện cơng tác kiểm tra, kiểm sốt theo kế hoạch đã được ký duyệt, trên cơ sở kiểm tra việc chấp hành và thực hiện các quy trình, quy định, văn bản hướng dẫn, các chính sách hoạt động sản xuất kinh doanh của trung tâm tại các siêu thị bán lẻ Viettel.
Tổng hợp báo cáo kết quả kiểm tra, kiểm soát, kết quả giải quyết khiếu nại, tố cáo, các bất cập tại siêu thị, trình giám đốc trung tâm và đề xuất giải pháp khắc phục, ngăn chặn các lỗi vi phạm. Đề xuất với hội đồng kỷ luật và giám đốc trung tâm về các biện pháp xử lý, khen thưởng và kỷ luật cán bộ, nhân viên Trung tâm.
Định kỳ đề xuất các biện pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác thanh tra, kiểm tra và hoạt động sản xuất kinh doanh của trung tâm.
Định kỳ, hàng q tại trung tâm có đồn kiểm tốn Tập đồn, kiểm tốn nhà nước sẽ tiến hành kiểm tra, soát xét báo cáo tài chính của đơn vị.
Tuy nhiên theo kết quả khảo sát về hoạt động “Giám sát” được thể hiện ở phụ lục 01, có những tồn tại mà trung tâm gặp phải như sau:
- Có 86% đối tượng khảo sát trả lời “Không” cho câu hỏi số (86), về việc
hoạt động của Ban kiểm sốt nội bộ khơng đáp ứng được nhu cầu về kiểm tra giám sát. Một mặt do trình độ chun mơn của Ban giám sát cịn hạn chế, trong ban chưa có người có chun mơn về kế tốn, kiểm tốn, vì vậy cơng tác kiểm tra cơng tác tài chính gặp nhiều khó khăn. Mặt khác do qn số ít, do đó việc kiểm tra, giám sát cịn sơ sài, đơi khi chỉ mang tính hình thức. Theo kết quả khảo sát ở câu hỏi số (87), có
87% các đối tượng đều trả lời “Có” cho câu hỏi này.
- Với kết quả khảo sát ở câu hỏi số (88), có 83% các ý kiến đều trả lời
“Không”, về việc quyền hạn thực hiện công việc của Ban giám sát cũng hạn chế,
khi kiểm tra phát hiện các sai phạm không được xử lý mà phải báo cáo với Ban lãnh đạo và đề xuất hướng giải quyết.
- Theo quy định của trung tâm về chức năng nhiệm vụ của ban giám sát rất nhiều nhưng cơng việc chủ yếu của ban kiểm sốt chỉ kiểm tra các quy định, quy chế, chính sách về hoạt động sản xuất kinh doanh của siêu thị. Theo kết quả khảo sát ở câu hỏi số (89), có 96%, câu hỏi số (90), có 87% đối tượng khảo sát đều trả
lời “Khơng”, cho việc Ban giám sát khơng tổ chức kiểm tra một quy trình chun mơn nghiệp vụ cụ thể nào của các phòng ban. Và các khiếm khuyết của hệ thống kiểm soát nội bộ chưa được ban giám đốc chấn chỉnh kịp thời.
- Có đến 87% đối tượng khảo sát trả lời “Không” cho câu hỏi số (91), về
việc nhân viên trong các phịng ban của trung tâm khơng tự kiểm tra và giám sát lẫn nhau trong việc thực hiện nhiệm vụ được giao.
- Việc giám sát chủ yếu dựa vào thông tin từ các nhân viên trực tiếp tham gia trong hệ thống, mà hệ thống KSNB lại không tạo điều kiện cho các nhân viên kiểm sốt lẫn nhau, do vậy thơng tin mà người quản lý nhận được còn rất hạn chế. Điều này cho thấy người quản lý cấp cao tại trung tâm, công ty chưa quan tâm đúng mức đến việc giám sát hệ thống và các hoạt động kiểm tra giám sát của ban kiểm
soát nội bộ. Một phần có thể do sự hạn chế của người quản lý về KSNB và về QTRR, một phần do áp lực quá lớn về kinh doanh nên người quản lý không quan tâm đến rủi ro xảy ra ở các phòng ban, siêu thị.