2.2. Mô tả quá trình kiểm soát
2.2.2.6.3. Kiểm soát vật chất
Hàng tháng siêu thị có nhiệm vụ kiểm kê quỹ tiền mặt, tài sản, cơng cụ dụng cụ, hàng hố, phụ kiện,…, từ thực tế so với hệ thống và phải giải thích được những nguyên nhân chênh lệch, đề ra biện pháp xử lý để cân bằng, sau đó gửi biên bản kiểm kê về cho kế toán chuyên quản. Hàng hoá tồn kho lâu ngày đề xuất với phịng bán hàng xử lý. Tài sản cố định, cơng cụ dụng cụ sẽ có sổ theo dõi và được giao trách nhiệm cho từng cá nhân sử dụng.
Hàng ngày nhân viên ngân hàng sẽ đến thu tiền của siêu thị, kế toán căn cứ vào phần mềm của ngân hàng và phần mềm bán hàng để kiểm tra siêu thị đã thu nộp tiền hàng đầy đủ về trung tâm hay chưa.
Tuy nhiên theo kết quả khảo sát về việc “Kiểm soát vật chất” được thể hiện ở phụ lục 01, có những tồn tại mà trung tâm gặp phải như sau:
- Với câu hỏi khảo sát số (75), có 86%, câu hỏi số (76), có 91% người trả lời “Có”, cho rằng cơng cụ dụng cụ, tài sản siêu thị vẫn còn một số nơi sử dụng lãng phí (như một siêu thị đến 2 két sắt). Bên cạnh đó tài sản hư hỏng khơng được sửa chữa kịp thời, dẫn đến tình trạng hư hỏng nặng khơng thể sử dụng được nữa.
- Qua kết quả khảo sát ở câu hỏi số (77), có 81% đối tượng khảo sát đều trả lời “Có”, cho thấy hệ thống siêu thị của trung tâm quá lớn nên việc theo dõi bằng camera quan sát không thể sát sao, tỉ mỉ từng siêu thị, hơn nữa dữ liệu chỉ lưu được thơng tin trong 2 hoặc 3 ngày.
- Có 100% ý kiến trả lời “Không” cho câu hỏi số (78), về việc trung tâm không lắp đặt hệ thống báo động khi có kẻ gian đột nhập vào trung tâm, kho vận và hệ thống siêu thị trên cả nước.
- Có đến 83% ý kiến trả lời “Có” cho câu hỏi số (79), cho rằng nhiều siêu thị vẫn cho nhân viên bảo vệ vào bên trong siêu thị ngủ, dẫn đến tình trạng mất mát hàng hoá trong siêu thị.