3.3. Giải pháp hoàn thiện hệ thống KSNB tại TTBL
3.3.6. Hoạt động kiểm soát
Khi thiết lập mục tiêu cho các phòng ban siêu thị, trung tâm nên quy định các biện pháp chế tài nếu không thực hiện đúng mục tiêu đề ra. Trong quá trình thực hiện mục tiêu, trung tâm nên lắng nghe thông tin phản hồi của các phòng ban, siêu thị để điều chỉnh độ khó của mục tiêu. Nên áp dụng mức thưởng xứng đáng, vì khi CBCNV nhận được mức thưởng về việc họ chinh phục xong một mục tiêu khó, thì trong thời gian thực hiện họ sẽ nhiệt tình và hăng hái hơn.
Để tạo tính minh bạch và hiệu quả trong công việc, không để cho một người kiêm nhiệm thực hiện nhiều nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Không để một bộ phận có 2 người thân trong đó, trung tâm nên luân chuyển mỗi người đến một bộ phận khác nhau mà bộ phận đó khơng liên quan đến bộ phận kia.
Quy định rõ phần hành của từng bộ phận, không để một bộ phận làm hết một công việc, bộ phận này có nhiệm vụ kiểm tra chéo bộ phận kia, cuối tháng phải có bản báo cáo về những sai sót, bất cập trong việc thực hiện công việc. Việc này vừa kiểm soát được rủi ro và tạo hiệu quả trong việc thực hiện công việc.
Ban hành các quy định, hướng dẫn về KSNB và QTRR tại đơn vị. Trong đó cần phải xác định được khái niệm, mục tiêu của KSNB, vai trò của các cấp quản lý trong hệ thống. Quy định rõ trách nhiệm của các cấp quản lý trong việc quản lý các rủi ro, công bố các rủi ro quan trọng mà đơn vị có khả năng gặp phải và cách thức mà đơn vị đối phó.
Nâng cao ý thức của nhân viên về thủ tục kiểm soát nội bộ, hạn chế sự ỷ lại của các phịng ban. Các phịng ban có nhiệm vụ phải tự kiểm sốt cơng việc, cũng như chứng từ, sổ sách của bộ phận mình. Kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ của từng bộ chứng từ thanh tốn. Có biện pháp xử lý nếu phát hiện sai trái, việc này vừa giúp giảm nhẹ công việc của kế tốn vừa tránh được tình trạng lờ đi nếu kế tốn khơng phát hiện được thì sẽ cố tình cho qua.
Thay thế máy quét vân tay cũ bằng máy kiểm soát cửa bằng vân tay: Tại cửa ra vào cần kiểm sốt sẽ được gắn khóa điện tử là khóa chốt và thiết bị đọc vân tay dùng để đóng mở khóa điện tử. Dữ liệu từ đầu đọc thẻ vân tay được tải về phần mềm kiểm sốt được cài đặt trên máy tính của người quản lý. Mỗi người ra vào cửa sẽ được đăng ký vân tay tương ứng với thiết bị đọc vân tay đó. Mỗi một lần vào
ra nhân viên phải quét vân tay nếu đúng dấu vân tay đã được đăng ký thì khố cửa ngay tại đó sẽ tự động mở cửa cho nhân viên đó vào, nếu khơng phải dấu vân tay đó hay có một người khác chưa đăng ký đặt vào đầu đọc thì đầu đọc sẽ báo hiệu không chấp nhận và khố cửa sẽ khơng mở cửa cho người đó vào. Tất cả những sự kiện vào ra hợp lý sẽ là căn cứ để phần mềm tổng hợp chấm công cho từng nhân viên, đặc biệt người quản lý có thể cho phép phân quyền vào ra tại những thời điểm hoặc khu vực nhất định.Việc chấm vân tay này vừa giúp kiểm sốt được nhân viên khơng bỏ vị trí làm việc đi ra ngồi khi khơng có việc cần thiết, hoặc đi ra ngoài làm việc riêng.
Quy định về tổ chức nhập – xuất kho đối với hàng hóa và vật phẩm khuyến mại để tặng kèm hàng hóa: Tất cả các loại hàng hóa hoặc vật phẩm do đối tác tặng kèm hàng hóa dùng để bán phải được ghi nhận rõ ràng trong hợp đồng kinh tế, đơn đặt hàng, hóa đơn tài chính, và phiếu nhập kho. Các loại hàng hóa và vật phẩm được tặng kèm phải được tạo mã riêng, nhập kho, quản lý trên hệ thống bán hàng và quản lý bằng thẻ kho như hàng hóa thơng thường. Khi xuất hàng hóa hoặc vật được tặng kèm theo chương trình khuyến mại, thực hiện như hàng hóa thơng thường là có lệnh xuất, phiếu xuất kho, biên bản bàn giao kèm theo. Tại siêu thị, khi bán hàng nhân viên bán hàng phải thông báo đến từng khách hàng, lập giao dịch, in phiếu bán hàng, hóa đơn tài chính cùng hàng bán.
Quy định về việc sử dụng hàng hóa khuyến mại kèm theo hàng bán: Hàng hóa dùng làm khuyến mại cho hàng hóa khác phải được lập thành chương trình do Giám đốc phê duyệt. Tuyệt đối không được gán kèm khuyến mại trên quyết định giá. Tờ trình chương trình khuyến mại sẽ chỉ được giám đốc phê duyệt khi đã có hướng dẫn tổ chức thực hiện do phòng chiến lược sản phẩm và phịng tài chính thơng qua. Trong tờ trình khuyến mại phải chỉ rõ các nội dung cơ bản về đối tượng được hưởng khuyến mại, cách thức kiểm sốt chương trình của các phịng ban liên quan, thời gian áp dụng chương trình. Kết thúc chương trình phải có báo cáo của phịng quảng cáo truyền thơng, báo cáo phải nêu rõ kết quả thực hiện chương trình, các nội dung phát sinh (nếu có), số lượng hàng hóa hoặc vật phẩm đã sử dụng trong chương trình. Hàng khuyến mại phải được chuyển kịp thời cho siêu thị và giao cho
phòng bán hàng kiểm tra, giám sát việc vận chuyển hàng xuống siêu thị. Khi kết thúc chương trình khuyến mại, phịng bán hàng có nhiệm vụ thu hồi vật phẩm khuyến mại cịn tồn để dùng cho các chương trình sau hoặc xin tờ trình cho chương trình khuyến mại được thực hiện tiếp đến khi hết sản phẩm khuyến mại. Tùy theo từng vùng miền mà phịng marketing xây dựng chương trình khuyến mại riêng biệt.
Để tránh hàng tồn quá nhiều tại siêu thị và tránh việc cấp dư hàng cho siêu thị này nhưng lại thiếu hàng cho siêu thị kia, trung tâm cần xây dựng phần mềm đặt hàng trực tuyến nghĩa là trưởng siêu thị sẽ đảm nhận việc đặt hàng cho siêu thị mình. Phịng chiến lược căn cứ vào đó để đặt hàng với đối tác và cấp hàng phù hợp cho siêu thị.
Kiểm sốt chi phí vận chuyển và bảo quản hàng hóa, việc cấp bách là đối với các siêu thị ở khu vực HN, TP HCM thì việc vận chuyển sẽ do xe trung tâm đảm nhận, hàng ngày vào đầu giờ sáng và đầu giờ chiều nhân viên kho sẽ theo xe đi giao hàng cho các siêu thị. Còn đối với siêu thị ở tỉnh sẽ được chuyển bằng bưu chính nhưng thay vì sử dụng thùng carton vận chuyển như trước kia thì nay sẽ thay bằng thùng tơn vì điều này vừa tiết kiệm chi phí làm thùng carton, ngồi ra thùng tơn vừa rẻ lại có thể sử dụng trong thời gian lâu hơn 1 năm, hơn nữa thùng tơn có thể bảo quản được hàng hóa tránh trầy xước và hư hỏng do quá trình vận chuyển gây ra.
Xây dựng ban pháp chế và bổ sung nhân sự, đào tạo bài bản về KSNB cho Ban kiểm soát, để ban kiểm soát thực hiện hết chức năng nhiệm vụ của mình. Hàng năm ngồi chức năng nhiệm vụ chung thì Ban kiểm sốt phải có trách nhiệm kiểm tra việc th văn phịng nhà xưởng. Bời vì trong tình hình kinh tế khó khăn, giá th nhà sẽ giảm xuống, vì vậy Ban kiểm sốt phối hợp với Phịng phát triển siêu thị thương lượng với chủ nhà về việc giảm giá thuê nhà. Xây dựng quy chế khen thưởng cho việc nếu thương lượng thành cơng cho việc giảm chi phí th nhà.
Để nâng cao hình ảnh và giảm chi phí cho việc sửa chữa, nâng cấp hình ảnh của siêu thị, phòng marketing nên đàm phán với các hãng ĐTDĐ để họ có thể thực hiện cơng việc thi cơng này thay cho đơn vị mình.
Để quản lý tốt tài sản cũng như công cụ dụng cụ phòng kế hoạch thường xuyên rà sốt để có hướng điều chuyển thích hợp. Tránh mất mát, hư hỏng do khơng sử dụng.
Kiểm sốt việc ứng và hồn ứng, trong mỗi kế hoạch hay tờ trình xin kinh phí trung tâm cần quy định rõ đơn vị đó sẽ ứng và hồn chứng từ ở đâu, việc này tránh được tình trạng một đối tượng có thể ứng ở 2 nơi. Do trung tâm có nhiều bộ phận phòng ban, siêu thị nằm trải dài trên cả nước và nằm ở các chi nhánh chính vì vậy nếu kiểm sốt khơng chặt chẽ thì cá nhân nào đó sẽ cố tình làm sai.
Quy định rõ ràng thời hạn nộp chứng từ hoàn ứng, số tiền được ứng tối đa cho mỗi công việc, việc giữ lại 5% trên số tiền kinh phí thực hiện để đảm bảo người thực hiện có nghĩa vụ phải hồn chứng từ đúng thời hạn quy định, và sau khi hồn tất thanh tốn thì mới được nhận hết. Điều này giúp mọi người có ý thức hơn trong việc ứng tiền và hoàn chứng từ thanh tốn. Nếu chứng từ khơng hồn khi kết thúc cơng việc thì kinh phí cho kế hoạch sau sẽ khơng được cấp nữa, nhưng công việc vẫn phải đảm hồn thành đúng kế hoạch mặc dù khơng được cấp kinh phí thực hiện. Quy định công việc cụ thể cho nhân viên siêu thị, như nhân viên bán hàng chỉ có nhiệm vụ ghi phiếu bán hàng và chuyển cho thu ngân, thu ngân căn cứ vào đó thu tiền, in hóa đơn, và in lệnh xuất hàng trên hệ thống, sau đó thu ngân chuyển tồn bộ chứng từ đó cho nhân viên bán hàng, nhân viên bán hàng căn cứ vào đó để giao máy cho khách hàng. Điều này vừa tránh rủi ro về việc mất mát hàng hóa, qn thu tiền trong q trình giao dịch với khách, hay tránh nhân viên bán hàng biển thủ tiền hàng không nộp về trung tâm.
Quy định rõ ràng về việc bàn giao ca, ban kiểm soát nội bộ thường xuyên kiểm tra đột xuất về việc thực hiện. Không để nhân viên tổng hợp kiêm nhiệm nhiều cơng việc vì điều này vừa làm giảm hiệu quả công việc, vừa xảy ra nhiều rủi ro.
. Kiểm soát sổ sách, chứng từ, báo cáo và lưu trữ
Xây dựng quá trình luân chuyển chứng từ giữa các bộ phận, cá nhân có liên quan, để tránh xảy ra trường hợp chứng từ bị thất lạc hoặc chuyển đến sai đối tượng gây nên sự chậm trễ ảnh hưởng đến hiệu quả của công việc.
Quy định rõ thời gian nộp báo cáo, ký duyệt, xử lý chứng từ và trách nhiệm cụ thể của các cá nhân, bộ phận khi xảy ra chậm trễ.
Quy định rõ báo cáo sẽ được nộp cho bộ phận nào xử lý, tránh trường hợp CBCNV một ngày phải làm nhiều loại báo cáo chuyển cho các phòng ban. Sàng lọc báo cáo cần thiết để tránh sự trùng lắp về thông tin báo cáo khi bị thực hiện một cách tràn lan.
Để các báo cáo được thực hiện có hiệu quả và kịp thời, lãnh đạo trung tâm cần có văn bản hướng dẫn, quy định rõ ràng trách nhiệm và nghĩa vụ từng phòng ban, bộ phận phải thực hiện báo cáo nào, khi nào nộp và nộp cho ai. Để tránh trường hợp các phòng ban yêu cầu nộp báo cáo không cần thiết và không đúng với chức năng và nhiệm vụ của phịng ban đó, và cũng để tránh trường hợp báo cáo khơng chính xác, đầy đủ, kịp thời.
Sổ sách, chứng từ và lưu trữ đều phải theo quy định của Bộ tài chính, nhưng để kiểm sốt cách ghi chép và lưu trữ trung tâm cần xây dựng một văn bản hướng dẫn cụ thể cách thức ghi chép và lưu trữ, bên cạnh đó cũng quy định rõ ràng về trách nhiệm của việc ghi chép và lưu trữ sai hoặc thiếu sẽ bị xử lý theo quy định của trung tâm, công ty.
Ban hành quy định về việc lưu hành và sử dụng hoá đơn, nghiêm cấm việc sử dụng hố đơn sai mục đích. Mỗi một khách hàng khi mua hàng sẽ được in ra một hố đơn A5, và khi đã hồn thành thủ tục xuất kho, thu tiền thì trên hệ thống mới cho phép in hoá đơn. Lần giao dịch trước chưa thực hiện đúng các bước và theo đúng quy định thì lần giao dịch sau sẽ không thể bán hàng và hàng sẽ không được xuất ra trên hệ thống cũng như trên thực tế.
Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh phải được ghi chép kịp thời và các chứng từ kèm theo phải được tập hợp đầy đủ, không được để khi kiểm tra hoặc cuối tháng khi báo cáo và nộp chứng từ thì mới tập hợp và ghi chép, tránh trường hợp thất lạc chứng từ hoặc quên ghi chép nghiệp vụ. Sổ kho phải được cập nhật theo thực tế khi nhập và xuất hàng, không được in ra từ hệ thống rồi kẹp vào sổ kho.
Ban IT có nhiệm vụ nghiên cứu phát triển, mở rộng các ứng dụng của hệ thống phần mềm quản lý, nâng cấp đường truyền. Tập hợp, phân tích các yêu cầu cần điều chỉnh của người sử dụng để cải tiến phần mềm phù hợp với yêu cầu thực tế.
Xây dựng phần mềm mới, với nhiều chức năng báo cáo, quản trị nhằm đáp ứng nhu cầu phát triển kinh doanh và phát triển của hệ thống. Điều này giúp hạn chế công việc, nhân lực và sai sót của bộ phận tài chính trong q trình vừa làm việc trên phần mềm bán hàng vừa làm việc trên phần mềm báo cáo tài chính.
Quản lý chặt chẽ việc cấp phát users, phân quyền truy cập vào hệ thống. Nghiêm cấm việc sử dụng users của người khác để truy cập vào phần mềm làm những việc sai trái. Ngày cuối tháng sẽ khoá giao dịch để phục vụ cho công tác kiểm kê, kiểm sốt hàng hố trên tồn hệ thống và thực tế.
Khi thực hiện chương trình khuyến mại Ban IT có nhiệm vụ kiểm sốt thời gian thực hiện chương trình, gán mã hàng hóa hoặc vật phẩm dùng để khuyến mại kèm theo hàng hóa trong thời gian hiệu lực của chương trình, gỡ bỏ gán mã khi kết thúc chương trình, điều này để đảm bảo hàng hóa khi xuất bán sẽ tự động ghép mã hàng hoặc vật khuyến mại trên cùng một giao dịch bán hàng và được in ra trên phiếu bán hàng và hóa đơn tài chính.
3.3.7.Thơng tin và truyền thông
Thông tin về các văn bản, quy định, hướng dẫn được truyền thơng trên tồn hệ thống, nhưng để việc tồn thể cán bộ cơng nhân viên nhận được và thực hiện kịp thời thì phải thơng báo bằng điện thoại đến người chủ chốt của các phòng ban, siêu thị biết để họ có thể triển khai và truyền đạt, chỉ đạo nhân viên cấp dưới thực hiện.
Để việc bảo mật được phát huy hiệu quả, ngoài việc cấm nhân viên sử dụng mail yahoo, gmail, massenger, trung tâm nên có quy định nhân viên không được sử dụng face book trong giờ làm việc, nghiêm cấm việc đưa thông tin khi chưa được sự đồng ý của cấp trên lên face book, nếu vi phạm sẽ bị kỷ luật theo quy chế của trung tâm, cơng ty, và Tập đồn từ nhắc nhở, khiển trách, kỷ luật sau đó sẽ là sa thải.
Ban đào tạo ngồi việc soạn thảo các chương trình học và thi thì nên thực hiện việc điều tra khảo sát định kỳ về mức độ hài lòng của nhân viên đối với hoạt động của trung tâm. Thông qua kết quả khảo sát có thể giúp hồn thiện hệ thống KSNB tại trung tâm, khắc phục những vướng mắc từ người lao động, giúp họ an tâm công tác, gắn bó lâu dài với trung tâm.
Ban chăm sóc khách hàng cần xây dựng tiêu chuẩn, quy chuẩn về quy trình chăm sóc khách hàng, xây dựng tài liệu đào tạo, hướng dẫn thực hiện cơng tác chăm sóc khách hàng tại hệ thống bán lẻ Viettel. Ngồi ra thực hiện nhiệm vụ giám sát chất lượng dịch vụ, quản lý, tiếp nhận, giải quyết khiếu nại khi khách hàng mua các sản phẩm tại hệ thống. Trực tiếp gọi điện đến khách hàng mua sản phẩm tại hệ thống để hỏi thăm, đánh giá sự hài lòng của khách hàng. Đề xuất xử lý như chế tài hoặc kỷ luật với những nhân viên vi phạm các quy chuẩn, tiêu chuẩn chăm sóc