ii Khĩ khăn
iii Phương hướng phát tri ển
2.1.2. Tình hình tổ chức cơng tác kế tốn tại Cơng ty Cổ phần Sữa Việt Nam
Nam:
2.1.2.1. Các Chế độ và Chính sách kế tốn áp dụng tại Cơng ty
Cổ phần Sữa Việt Nam:
Kỳ kế tốn, đơn vị tiền tệ sử dụng trong kế tốn:
o Kỳ kế tốn bắt đầu từ ngày 01/01/20X2 và kết thúc vào ngày
31/12/20X2
o Đơn vị tiền tệ sử dụng trong kế tốn là Đồng Việt Nam (VNĐ).
o Cơng ty áp dụng Chế động Kế tốn Doanh nghiệp Việt Nam theo Quyết định 15/2006/QĐ-BTC ban hành ngày 20/03/2006 và Thơng tư 244/2009/TT-BTC ban hành ngày 31/12/2009.
o Các thơng tin tài chính đã được soạn lập theo Chuẩn mực Kế tốn Việt Nam VAS 21 – Trình bày Báo cáo tài chính.
o Chế độ Kế tĩan được áp dụng nhất quán với những Chế độ Kế tốn áp
dụng với Báo cáo tài chính năm cho niên độ kết thúc ngày 31/12/20X1.
Hình thức kế tốn áp dụng:
o Cơng ty sử dụng hình thức kế tốn trên máy vi tính.
Cơ sở lập Báo cáo tài chính:
o Báo cáo tài chính sử dụng đơn vị tiền tệ là Đồng Việt Nam (VNĐ), và
được soạn lập theo Chế độ Kế tốn, Chuẩn mực Kế tốn, Nguyên tắc Kế tốn được chấp thuận chung tại Việt Nam.
o Báo caĩ Tài chính được trình bày theo ngun tắc giá gốc.
2.1.2.2. Tổ chức hệ thống sổ sách kế tốn tại Cơng ty Cổ phần
Sữa Việt Nam:
Cơng ty Cổ phần Sữa Việt Nam sử dụng hình thức kế tốn trên máy vi tính. Phần mềm kế tốn được thiết kế theo hình thức kế tốn Chứng từ ghi sổ, nên bao gồm các loại sổ sách kế tốn của hình thức kế tốn Chứng từ ghi sổ.
Hình thức kế tốn Chứng từ ghi sổ gồm cĩ các loại sổ kế tốn sau:
Chứng từ ghi sổ;
Sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ;
Sổ Cái;
Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ kế tốn hoặc Bảng Tổng hợp chứng từ kế tốn cùng loại đã được kiểm tra, được dùng làm căn cứ ghi sổ, kế tốn lập Chứng từ ghi sổ. Căn cứ vào Chứng từ ghi sổ để ghi vào sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ, sau đĩ được dùng để ghi vào Sổ Cái. Các chứng từ kế tốn sau khi làm căn cứ lập Chứng từ ghi sổ được dùng để ghi vào Sổ, Thẻ kế tốn chi tiết cĩ liên quan.
Cuối tháng, phải khố sổ tính ra tổng số tiền của các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trong tháng trên sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ, tính ra Tổng số phát sinh Nợ, Tổng số phát sinh Cĩ và Số dư của từng tài khoản trên Sổ Cái. Căn cứ vào Sổ Cái lập Bảng Cân đối số phát sinh.
Sau khi đối chiếu khớp đúng, số liệu ghi trên Sổ Cái và Bảng tổng hợp chi tiết (được lập từ các sổ, thẻ kế tốn chi tiết) được dùng để lập Báo cáo tài chính.
Quan hệ đối chiếu, kiểm tra phải đảm bảo Tổng số phát sinh Nợ và Tổng số phát sinh Cĩ của tất cả các tài khoản trên Bảng Cân đối số phát sinh phải bằng nhau và bằng Tổng số tiền phát sinh trên sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ. Tổng số dư Nợ và Tổng số dư Cĩ của các tài khoản trên Bảng Cân đối số phát sinh phải bằng nhau, và số dư của từng tài khoản trên Bảng Cân đối số phát sinh phải bằng số dư của từng tài khoản tương ứng trên Bảng tổng hợp chi tiết.
GIÁM ĐỐC ĐIỀU HÀNH KHỐI TÀI CHÍNH
GĐ PHỊNG HĐ&KSNS KẾ TỐN TRƯỞNG GĐ PHỊNG ĐẦU TƯ
TB KT PHẢI THUTB KT PHẢI TRẢTB KT TỔNG HỢP TB KT
THUẾ GIÁ THÀNHTB KT TRƯỞNG BAN ĐẦU TƯ
NHÂN VIÊN ĐẦU TƯ NV KT
THUẾ
NV KT PHẢI THUNV KT PHẢI TRẢNV KT TỔNG HỢP NV KT
GIÁ THÀNH
SƠ ĐỒ TỔ CHỨC VÀ CƠ CẤU QUẢN LÝ CỦA BỘ MÁY KẾ TỐN TẠI VINAMILK
Sơ đồ 2.9: Sơ đồ tổ chức và cơ cấu quản lý của bộ máy kế tốn tại Vinamilk
2.1.2.3. Tổ chức bộ máy kế tốn tại Cơng ty Cổ phần Sữa Việt Nam:
TRƯỞNG BAN HĐ&KSNS NHÂN VIÊN HĐ&KSNS
2.2.Thực trạng cơng tác dự tốn ngân sách tại Cơng ty Cổ phần Sữa Việt Nam:
2.2.1. Mơ hình lập dự tốn ngân sách:
Hiện nay, Cơng ty Cổ phần Sữa Việt Nam tổ chức cơng tác lập dự tốn ngân sách theo mơ hình thơng tin phản hồi. Mơ hình lập dự tốn ngân sách tại Cơng ty Cổ phần Sữa Việt Nam được thể hiện rõ nét thơng qua hai qui trình được Vinamilk
xây dựng một cách bài bản đĩ chính là : “Qui trình lập kế hoạch năm” và “Qui
trình quản lý ngân sách”.
2.2.2. Quy trình lập và quản lý dự tốn ngân sách:
Giai đoạn chuẩn bị - Ban giám đốc sẽ căn cứ trên tình hình hoạt động sản
xuất kinh doanh của sáu tháng đầu năm nay, cùng với những nhận định về nền kinh tế, thị trường hoạt động sản xuất kinh doanh, những yếu tố nội tại của cơng ty như là tình hình thực hiện theo kế hoạch của năm nay đã đạt được những gì, .v.v… tiến hành soạn thảo mục tiêu kinh doanh cho năm tiếp theo.
Giai đoạn soạn thảo - Các bộ phận trong Cơng ty Cổ phần Sữa Việt Nam sẽ
căn cứ trên Mục tiêu kinh doanh từ Ban Giám đốc tiến hành lập các báo cáo dự tốn liên quan như dự tốn tiêu thụ, dự tốn marketing, dự tốn sản xuất, dự tốn nguyên vật liệu, .v.v… và Phịng Hoạch định và kiểm sốt ngân sách tổng hợp và lập báo cáo dự tốn tài chính như dự tốn báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, dự tốn bảng cân đối kế tốn và dự tốn báo cáo lưu chuyển tiền tệ. Sau khi dự tốn ngân sách hồn thành, Ban Giám đốc và các bộ phận cĩ liên quan sẽ họp để tiến hành xem xét và thơng qua các báo cáo dự tốn ngân sách và dự tốn báo cáo tài chính.
Giai đoạn dõi theo – Phịng hoạch định và kiểm sốt ngân sách sẽ tiến hành
theo dõi việc thực hiện và quản lý ngân sách của các bộ phận sử dụng ngân sách, hàng tháng sẽ so sánh giữa thực hiện và dự tốn để tiến hành tìm hiểu nguyên nhân của những biến động bất thường từ đĩ cĩ thể kiểm sốt và điều chỉnh một cách kịp thời và hiệu quả.
GIAI
ĐOẠN CƠNG VIỆC THỰC HIỆN
BỘ PHẬN THỰC
HIỆN BIỂU MẪU
Chuẩn bị
Thiết lập mục tiêu kinh doanh cho năm dự tốn. Dựa trên thơng tin thực hiện trong 6 tháng đầu năm so với dự tốn để tiến hành thiết lập mục tiêu kinh doanh cho năm sau.
Ban Tổng giám đốc QP-54-02-F1
Soạn thảo
Dựa trên mục tiêu kinh doanh cho năm dự tốn trong giai đoạn chuẩn bị, các bộ phận và đơn vị phối hợp với nhau để soạn thảo các báo cáo dự tốn bên dưới. Sau đĩ, phịng hoạch định ngân sách và các bộ phận, đơn vị tiến hành họp với ban giám đốc cơng ty để xem xét và phê duyệt các báo cáo dự tốn của đơn vị, bộ phận cũng như tồn cơng ty. Lập kế hoạch Marketing, tiêu thụ nội địa, xuất khẩu
Phịng Marketing, phịng kinh doanh, phịng xuất nhập khẩu QP-54-02- F2(A,B,C),F3, F4(A,B)
Lập kế hoạch sản xuất Bộ phận kế hoạch và
các nhà máy
QP-54-02-F5
Lập kế hoạch đầu tư Phịng dự án và các
đơn vị QP-54-02-F7(A,B,C)
Lập kế hoạch lao động, tiền lương, thu nhập và bảo hiểm
P.NS và các đơn vị QP-54-02-
F6(A,B,C)
Lập kế hoạch nguyên vật liệu Trung tâm nghiên
cứu sản phẩm và phịng xuất nhập khẩu
QP-54-02- F8(A,B) Lập dự tốn lịch thanh tốn chi phí
nguyên vật liệu chủ yếu Phịngkhẩu xuất nhập QP-54-02-F8C
Lập dự tốn chi phí sản xuất chung
năm Phịng hoạch địnhkiểm sốt ngân sách
và các nhà máy
QP-54-02- F9(A,B)
Lập chi phí quản lý năm Phịng hoạch định và
kiểm sốt ngân sách,
QP-54-02- F11(A,B)
các chi nhánh và xí nghiệp kho vận
Lập dự tốn chi phí bán hàng năm Phịng Marketing,
phịng kinh doanh, các chi nhánh và phịng hoạch định và kiểm sốt ngân sách
QP-54-02-F10
Lập dự tốn cơng tác phí năm Phịng hoạch định và
kiểm sốt ngân sách
QP-54-02-F12
Lập dự tốn ngân sách năm Phịng hoạch định và
kiểm sốt ngân sach QP-54-02- F13,F14,F15
Dõi theo
Phịng hoạch định và kiểm sốt ngân sách chính là bộ phận sẽ kiểm sốt việt thực hiện ngân sách trong hoạt động sản xuất kinh doanh hàng ngày của cơng ty. Định kỳ hàng tháng, P.HĐ&KSNS sẽ tiền hành so sánh giữa thực hiện và dự tốn để tìm hiểu nguyên nhân của những biến động bất thường. Và định kỳ sáu tháng, các đơn vị và bộ phận được xem xét lại ngân sách của mình và điều chỉnh cho phù hợp. Điều chỉnh ngân sách Bộ phận, đơn vị cĩ nhu cầu WV-HDKS- 02- F1
Nhờ đơn vị khác thực hiện ngân
sách Bộ phận, đơn vị cĩnhu cầu WV-HDKS- 02-F2
Phịng Hoạch định và kiểm sốt ngân sách chủ trì và các đơn vị liên quan chịu trách nhiệm thực hiện thủ tục cĩ liên quan.
2.2.2.1. Giai đoạn chuẩn bị - Lập kế hoạch năm:
Thời gian thực hiện của việc lập kế hoạch năm là khoảng 45 ngày ( từ ngày 1/10 đến khoảng 15/11).
Vào khoảng ngày 01 tháng 10 hàng năm, Ban Tổng Giám đốc họp để đánh
giá kết quả kinh doanh 6 tháng đầu năm, dự đốn tình hình thị trường trong năm sau và đưa ra Mục tiêu kinh doanh năm mẫu QP-54-02-F1 cho năm sau.
Cơng tác phân cơng cơng việc trong quá trình lập và quản lý dự tốn ngân sách được giao cho phịng hoạch định và kiểm sốt ngân sách, và các phịng
ban cĩ liên quan lập và sử dụng ngân sách đã được qui định rõ trong “Qui
trình lập kế hoạch năm” và “Qui trình quản lý ngân sách”.
Biểu mẫu các dự tốn ngân sách đã được phịng hoạch định và kiểm sốt
ngân sách thiết kế và ban hành kèm theo “Qui trình lập kế hoạch năm” và
“Qui trình quản lý ngân sách”.
2.2.2.2. Giai đoạn soạn thảo – Lập các dự tốn ngân sách:
Các phịng ban cĩ liên quan triển khai việc lập các báo cáo dự tốn ngân sách
được qui định trong “Qui trình lập kế hoạch năm” đã được ban lãnh đạo cơng ty
phê duyệt.
P.MKT, P.KD, P.XNK căn cứ trên Mục tiêu kinh doanh năm mẫu QP-54-02-
F1 để lập Kế hoạch Marketing mẫu QP-54-02-F2 (A,B,C); KH Tiêu thụ nội địa mẫu QP-54-02-F3 và KH Xuất khẩu mẫu QP-54-02-F4 (A,B) trình TGĐ duyệt.
P.KH lập Kế hoạch sản xuất chi tiết năm mẫu QP-54-02-F5.
P.NS thu thập thơng tin từ tất cả biểu mẫu liên quan đến lao động, tiền lương
và thu nhập, BHXH, BHYT, BH thất nhgiệp theo các biểu mẫu QP-54-02-F6 (A,B) do các Đơn vị, Phịng ban lập và tổng hợp thành biểu mẫu QP-54-02- F6C.
Các đơn vị lập Kế hoạch đầu tư của đơn vị … mẫu QP-54-02-F7C, gởi về
P.DA để tổng hợp. P.DA lập kế hoạch đầu tư và phát triển theo các biểu mẫu chi tiết và tổng hợp thuộc QP-54-02-F7 (A,B).
TTNCSP lập kế hoạch định mức nguyên vật liệu cho tồn bộ các sản phẩm
được hoạch định trong kế hoạch tiêu thụ nội địa và xuất khẩu theo mẫu QP- 54-02-F8A.
P.XNK lên kế hoạch giá NVL cho năm kế hoạch đồng thời lập lịch thanh tốn chi phí nguyên vật liệu theo từng tháng theo biểu mẫu QP-54-02-F8 (B,C).
Các Nhà máy sản xuất tiến hành lập kế hoạch chi phí sản xuất chung cho đơn
vị mình theo biểu mẫu QP-54-02-F9A. Sau đĩ, P.HDNS sẽ tổng hợp và trình phê duyệt theo mẫu QP-54-02-F9B.
Các chi nhánh bán hàng, Đơn vị liên quan lập kế hoạch chi phí bán hàng của
Đơn vị mình theo biểu mẫu QP-54-02-F10A. Sau đĩ, P.HDNS sẽ tổng hợp và trình phê duyệt theo mẫu QP-54-02-F10B.
Các Phịng ban, Đơn vị liên quan,... lập kế hoạch chi phí quản lý của Đơn vị
mình theo biểu mẫu QP-54-02-F11A. Sau đĩ, P.HDNS sẽ tổng hợp và trình phê duyệt theo mẫu QP-54-02-F11B.
Các Đơn vị, Phịng ban liên quan lập kế hoạch cơng tác phí năm cho từng
nhân viên (từ cấp Trưởng ban trở lên) theo biểu mẫu QP-54-02-F12.
Tồn bộ các biểu mẫu tổng hợp và chi tiết về Kế hoạch Marketing, Kế hoạch
tiêu thụ năm, Kế hoạch sản xuất năm, Kế hoạch đầu tư năm, Kế hoạch lao động, tiền lương-thu nhập và bảo hiểm (BHXH-BHYT-BHTN) năm, Kế hoạch NVL năm , Kế hoạch xuất khẩu được chuyển cho P.HĐKS tổng hợp theo đúng thời gian qui định trong lịch lập kế hoạch năm (lịch này được lập và gửi trước cho Giám đốc các Đơn vị, Phịng ban 1 tháng trước khi thời hạn lập kế hoạch bắt đầu)và làm căn cứ lập Kế hoạch ngân sách năm.
Khơng đạt
Mục tiêu kinh
doanh (Ban TGĐ) QP-54-02-F1
Khơng đạt
Lập kế hoạch Marketing, tiêu thụ nội địa, Xuất khẩu (P.MKT, P.KD, PXNK) QP-54-02-F2(A,B,C),F3,F4(A,B) Duyệt(TGĐ) Lập Kế hoạch sản xuất (BP.KH và các NM) QP-54-02-F5 Lập Kế hoạch đầu tư (P.DA, các đơn vị) QP-54-02-F7(A,B,C) Lập Kế hoạch LĐ,TL-TN & BH (P.NS, các đơn vị) QP-54-02-F6(A,B,C) Lập Kế hoạch NVL (TTNCSP, P.XNK) QP-54-02-F8(A,B) Duyệt(TGĐ) Lập dự tốn lịch thanh tốn chi phí NVL chủ yếu (P.XNK) QP-54-02-F8C Lập dự tốn chi phí sản xuất chung năm
(P.HĐKSNS, các NM)
QP-54-02-F9(A,B)
Lập dự tốn Ngân sách năm
(P.HĐKSNS)
Lập chi phí quản lý năm (P.HĐKSNS, các CN,XNKV) QP-54-02-F11(A,B) Lập dự tốn chi phí bán hàng năm (P.MKT, P.KD, các CN, P.HĐKSNS) QP-54-02-F10(A,B) Lập dự tốn cơng tác phí năm (P.HĐKSNS) QP-54-02-F12 Lập dự tốn ngân sách năm (P.HĐKSNS) QP-54-02-F13,F14,F15
T
ổ ng h ợ p các k ế ho ạ ch và d ự tốn - L ậ p d ự tốn ngân sách năm :
Căn cứ vào các kế hoạch và dự tốn năm đã được các đơn vị lập, P.HĐKS tổng hợp tồn bộ biểu mẫu từ các đơn vị chủ trì và hồn tất việc lập dự tốn ngân sách năm vào đầu tháng 10 hàng năm.
Tài
li ệ u liên quan:
STT Tên tài liệu Ký hiệu Liên quan
1 Thủ tục Lập Kế hoạch chiến lược 3 năm QP-54-03 Dữ liệu đầu vào
2 Thủ tục Dự báo cho 12 tháng tiếp theo QP-54-04 Thơng tin đầu ra
Biểu mẫu của thủ tục :
Stt Tên biểu mẫu Ký hiệu Ghi chú
1 Mục tiêu kinh doanh năm QP-54-02-F1 Ban Điều hnh
2 Kế hoạch Chi Phí Marketing QP-54-02-F2A K.MKT
3 Kế Hoạch Giá Bán Nội Địa QP-54-02-F2B K.MKT
4 Lịch Thực Hiện Các Chiến Dịch Marketing QP-54-02-F2C K.MKT
5 Kế Hoạch Tiêu Thụ Nội Địa QP-54-02-F3 K.KD
6 Kế Hoạch Giá Bán Xuất Khẩu QP-54-02-F4A P.XNK
7 Kế Hoạch Xuất Khẩu QP-54-02-F4B P.XNK
8 Kế Hoạch Sản Xuất QP-54-02-F5 BP.KH
9 Kế hoạch lao động của năm ... QP-54-02-F6A Các Đơn vị/PB
10 Kế hoạch tiền lương-thu nhập và Bảo hiểm năm… QP-54-02-F6B Các Đơn vị/PB 11 Tổng hợp kế hoạch lao động, tiền lương-thu nhập
và bảo hiểm tồn Cơng ty ... QP-54-02-F6C P.NS
12 Tổng Hợp Kế Hoạch Đầu Tư QP-54-02-F7A K.DA
13 Chi Tiết Kế Hoạch Đầu Tư QP-54-02-F7B K.DA
14 Kế hoạch đầu tư của đơn vị QP-54-02-F7C Các Đơn vị
15 Kế Hoạch Định Mức Nguyên Vật Liệu QP-54-02-F8A TTNCSP
16 Kế Hoạch Giá Nguyên Vật Liệu QP-54-02-F8B P.XNK
17 Lịch Thanh Tốn Chi Phí NVL QP-54-02-F8C P.XNK
18 Kế Hoạch Chi Phí Sản Xuất Chung QP-54-02-F9A NM
19 Tổng Hợp Kế Hoạch Chi Phí Sản Xuất Chung QP-54-02 –F9B P.HĐ-KSNS
21 Tổng Hợp Kế Hoạch Chi Phí Bán Hàng QP-54-02 –F10B P.HĐ-KSNS
22 Kế Hoạch Chi Phí Quản Lý QP-54-02-F11A PB, ĐV