ii Khĩ khăn
i. Mơi trường dự tốn ngân sách
Ban lãnh đạo cơng ty luơn tạo mơi trường tốt cho cơng tác dự tốn ngân sách. Bố trí nhân sự chuyên trách và đội ngũ nhân viên chuyên sâu phục vụ cho cơng tác lập dự tốn ngân sách. Nhân viên phịng hoạch định và kiểm sốt ngân sách khơng kiêm nhiệm với bộ phận sử dụng ngân sách.
Cơng tác lập dự tốn ngân sách và kiểm sốt ngân sách tại Vinamilk được thực hiện với sự hỗ trợ từ phần mềm ERP nên cơng tác lập và kiểm sốt ngân sách đạt được hiệu quả cao trong q trình thực hiện của chính bộ phận hoặc đơn vị sử dụng ngân sách cũng như nhà quản trị cấp cao cĩ thể theo dõi ngân sách của chính mình một cách chi tiết theo từng khoản mục và theo thời gian, giúp tiết kiệm rất nhiều chi phí, nhân lực và thời gian.
Cơng tác lập dự tốn ngân sách được lập cho cả năm nhưng sẽ được xem xét, điều chỉnh và bổ sung tổng hợp trong kỳ tháng 6 hàng năm. Cịn việc kiểm sốt ngân sách thì luơn được kiểm sốt và điều chỉnh hàng tháng. Điều đĩ cho thấy cơng tác dự tốn ngân sách tại Cơng ty Cổ phần Sữa Việt Nam được theo dõi một cách liên tục.
ii. Mơ hình dự tốn ngân sách:
Cơng tác lập dự tốn ngân sách tại Cơng ty Cổ phần Sữa Việt Nam được thực hiện theo mơ hình thơng tin phản hồi, nên sẽ thu hút được kỹ năng và kinh nghiệm của các cấp quản lý khác nhau vào quá trình lập dự tốn ngân sách. Mơ hình này thể hiện được sự chung sức trong việc xây dựng dự tốn ngân sách trong doanh nghiệp từ quản lý cấp cơ sở đến nhà quản lý cấp cao, vì vậy dự tốn sẽ cĩ tính chính xác và độ tin cậy cao. Dự tốn ngân sách được lập trên sự tổng hợp về khả năng và điều kiện cụ thể của các cấp quản lý nên chắc chắn tính khả thi sẽ cao.
Qui trình lập dự tốn ngân sách tại Cơng ty Cổ phần Sữa Việt Nam được thiết lập một cách chặt chẽ giữa các bộ phận, đơn vị thực hiện và bộ phận chủ trì, từ đĩ tạo ra sự phối hợp nhịp nhàng giữa các bộ phận tạo điều kiện thuận lợi cho cơng tác lập dự tốn ngân sách. Qui trình lập dự tốn ngân sách tại Vinamilk được xây dựng thành hai qui trình đĩ chính là: “Qui trình lập kế hoạch năm” tương ứng với giai đoạn chuẩn bị và giai đoạn soạn thảo trong mơ hình chuẩn; và “Qui trình quản lý ngân sách” tương ứng với giai đoạn dõi theo trong mơ hình chuẩn. Các báo cáo dự tốn trong các qui trình được thiết kế sẵn biểu mẫu một cách rõ ràng và dễ hiểu. Trong qui trình cũng thể hiện rõ trách nhiệm của bộ phận thực hiện và bộ phận quản lý, tổng hợp thơng tin.
Giai đoạn chuẩn bị: Cơng tác chuẩn bị cho dự tốn ngân sách được thực
hiện rất tốt và theo đúng qui trình đã đề ra từ trước. Về mặt mục tiêu kinh doanh, mục tiêu kinh doanh trong kỳ dự tốn được xây dựng với sự tham gia của ban lãnh đạo cơng ty và các bộ phận cĩ liên quan nên sẽ rất phù hợp với tiềm năng thực sự của cơng ty, giảm thiểu được rủi ro là mục tiêu kinh doanh được đề ra quá cao hoặc quá thấp. Về mặt nhân sự, cơng tác dự tốn ngân sách được giao cho phịng hoạch định và kiểm sốt ngân sách chủ trì, một bộ phận chuyên trách và chuyên sâu về dự tốn ngân sách, đồng thời cũng là bộ phận độc lập với các bộ phận sử dụng ngân sách từ đĩ tính độc lập được nâng cao và khách quan hơn trong quá trình lập và quản lý ngân sách. Về biểu mẫu, tất cả các mẫu biểu báo cáo dự tốn ngân sách đã được phịng hoạch định và kiểm sốt ngân sách thiết kế và xây dựng sẵn. Từ đĩ, giúp cho các bộ phận lập ngân sách thuận tiện trong quá trình lập cũng như tiết kiệm được thời gian và nhân lực.
Giai đoạn soạn thảo: cơng tác lập các dự tốn ngân sách cụ thể được giao
trách nhiệm một cách rõ ràng cho từng bộ phận và được theo dõi bởi phịng hoạch định và kiểm sốt ngân sách, từ đĩ đảm bảo được tiến độ lập dự tốn ngân sách.
Giai đoạn dõi theo: cơng tác quản lý ngân sách được thực hiện theo đúng
cách chặt chẽ và liên tục trong quá trình thực hiện và sử dụng ngân sách. Những chênh lệch giữa thực hiện và dự tốn ngân sách sẽ được phát hiện ngay và sẽ được phịng hoạch định và kiểm sốt ngân sách tìm hiểu ngay nguyên nhân và đưa ra phương hướng xử lý kịp thời và phù hợp.
iv. Cơng tác lập các dự tốn ngân sách:
Cơng tác lập dự tốn ngân sách tại Cơng ty Cổ phần Sữa Việt Nam được xây dựng và thực hiện theo đúng khuơn mẫu qui trình lập dự tốn năm đã được đề ra. Cho nên, cơng tác lập dự tốn tại Vinamilk luơn đạt được tính hữu hiệu và tính hiệu quả cao.
Ngồi ra, Vinamilk cịn xây dựng qui trình kiểm sốt ngân sách một cách chặt chẽ, từ đĩ nhà quản trị luơn luơn kiểm sốt và theo dõi được ngân sách của đơn vị hay bộ phận của chính mình, điều đĩ giúp cho nhà quản trị hồn thành tốt mục tiêu đã đặt ra trong kỳ dự tốn. Nhờ cĩ sự hỗ trợ của phần mềm ERP cho nên từng khoản Chi phí nhân cơng; Chi phí bán hàng và Chi phí quản lý doanh nghiệp phát sinh cho từng khoản mục chi phí tương ứng với từng nhà máy, chi nhánh và đơn vị được theo dõi ngay tại thời điểm phát sinh chi phí.
Đối với việc theo dõi định mức nguyên vật liệu trong sản xuất sản phẩm, được phịng hoạch định ngân sách và trung tâm nghiên cứu sản phẩm kiểm sốt một cách kỹ lưỡng qua từng lơ sản xuất của từng nhà máy phát sinh trong kỳ trong qua phần mềm ERP. Khi nhà máy đưa nguyên vật liệu vào sản xuất bán thành phẩm và thành phẩm trong kỳ thực tế và sau khi đơn vị kiểm tra và đĩng lơ sản xuất thì đã thể hiện được lơ sản xuất đĩ cĩ vượt định mức nguyên vật liệu cho phép hay khơng và chất lượng lơ sản xuất cĩ được đảm bảo hay khơng?
Cơng ty Cổ phần Sữa Việt Nam đã theo dõi riêng khoản chi phí marketing như một khoản chi phí trọng yếu trong kỳ dự tốn, để nhà quản trị cĩ thể hoạch định và kiểm sốt chi tiết từng chương trình quảng cáo; chương trình khuyến mãi; chương trình hỗ trợ nhân viên Marketing, nhà phân phối hay khách hàng; v.v…cũng như từng khoản chi phí Marketing chi tiết theo từng nhĩm sản phẩm hay chi phí
chung cho hình ảnh của Vinamilk phát sinh trong kỳ dự tốn nhằm phát huy tối đa chiến lược Marketing của Vinamilk.
2.2.4.2. Nhược điểm
i. Mơi trường dự tốn ngân sách:
Do cơng tác lập dự tốn ngân sách và quản lý ngân sách được thực hiện với sự hỗ trợ rất nhiều từ phần mềm ERP, cho nên sẽ cĩ rủi ro nhất định từ việc hệ thống mạng máy tính. Từ đĩ, cần phải nâng cao cơng tác bảo trì hệ thống mạng máy tính cũng như việc sao lưu dữ liệu dự phịng.
ii. Qui trình lập dự tốn ngân sách:
Trong giai đoạn chuẩn bị chưa thể hiện rõ những cơng việc cần thực hiện như là thiết kế ngân sách riêng, chuẩn hĩa ngân sách. Trong bước chuẩn bị chỉ cho thấy mục tiêu trong kỳ dự tốn tiếp theo dựa trên những đánh giá tình hình thực hiện ngân sách trong năm hiện tại và những dự báo về mơi trường hoạt động sản xuất kinh doanh của cơng ty.
Trong giai đoạn dõi theo chưa cĩ cơng tác đánh giá kỹ năng quản lý ngân sách của từng phịng ban và bộ phận trong việc lập và sử dụng ngân sách ngay tại chính bộ phận của mình.
iii. Cơng tác lập các dự tốn ngân sách:
Nền tảng cho việc lập các báo cáo dự tốn ngân sách là mục tiêu kinh doanh. Cơng ty cĩ mục tiêu kinh doanh rõ ràng nhưng hơi cứng nhắc nên tính linh hoạt chưa thật sự cao trong cơng tác lập dự tốn ngân sách. Dự tốn tiêu thụ được xây dựng một cách trực tiếp dựa trên mục tiêu kinh doanh, nếu mục tiêu kinh doanh cĩ tính linh hoạt chưa cao thì sẽ ảnh hưởng tới dự tốn tiêu thụ. Từ đĩ, việc phân bổ sản lượng tiêu thụ giữa các nhĩm hàng hĩa sẽ chưa thật sự phù hợp và sẽ ảnh hưởng tới các báo cáo dự tốn khác vì báo cao dự tốn tiêu thụ là cốt lõi của cơng tác lập dự tốn ngân sách trong doanh nghiệp.
Hiện nay, cơng tác dự tốn ngân sách được thực hiện tại Cơng ty cổ phẩn Sữa Việt Nam và các cơng ty thành viên sẽ thực hiện lập dự tốn ngân sách một cách riêng lẻ, và chưa cĩ sự hợp nhất ngân sách giữa Vinamilk và các cơng ty thành viên. Cho nên, người sử dụng thơng tin sẽ chưa cĩ được thơng tin một cách tổng quát tồn tập đồn.
Việc bổ sung thêm ngân sách được thực hiện sáu tháng một lần, điều này sẽ chưa thật sự linh hoạt nếu cĩ sự chênh lệch lớn giữa thực hiện và dự tốn. Cho nên, việc bổ sung ngân sách nên được chia nhỏ ra thành từng q trong năm thì sẽ linh hoạt hơn trong việc bổ sung ngân sách của đơn vị sử dụng ngân sách.
Dự tốn được lập chưa tính sự trượt giá của đồng tiền hay lạm phát trong kỳ dự tốn, và sự ảnh hưởng từ việc thay đổi tỷ giá hối đối. Từ đĩ, cơng tác lập dự tốn ngân sách sẽ chịu ảnh hưởng nhất định bởi sự thay đổi tiền tệ từ nên kinh tế vĩ mơ, nhất là trong những thời kỳ lạm phát tăng cao và tỷ giá hối đối biến động lớn.
Dự tốn tiêu thụ chưa thể hiện thơng tin dịng tiền thanh tốn tiền mặt cho
cơng ty. Do đĩ, người đọc sẽ chưa cĩ cái nhìn tổng quát về dịng tiền thu của cơng ty, vì từng khách hàng sẽ cĩ thời hạn thanh tốn khác nhau và điều này ảnh hưởng đến dịng tiền thu của cơng ty qua các thời kỳ. Do đĩ, việc bổ sung thêm dự tốn thu tiền mặt là điều cần thiết để giúp cho người sử dụng thơng tin sẽ nắm được tình hình thu tiền của cơng ty trong kỳ dự tốn, cũng như việc sẽ sử dụng luồng tiền trong hoạt động sản xuất kinh doanh của cơng ty.
Dự tốn chi phí nguyên vật liệu chưa thể hiện thơng tin tổng hợp lượng và
giá trị nguyên vật liệu cần sử dụng cho kế hoạch sản xuất năm, mà chỉ mới thể hiện định mức nguyên vật liệu chi tiết cho từng thành phẩm trong kỳ dự tốn, giá mua nguyên vật liệu dự tốn và lịch thanh tốn chi phí nguyên vật liệu. Ngồi ra, dự tốn chi phí nguyên vật liệu cũng chưa thể hiện thơng tin tổng hợp giá trị nguyên vật liệu chi tiết theo từng thành phẩm trong kỳ dự tốn.
Dự tốn chi phí sản xuất chung chưa cho thấy việc phân bổ chi phí sản xuất
chung phát sinh trong kỳ dự tốn chi tiết theo nội dung chi phí. Từ đĩ, người sử dụng thơng tin sẽ khơng thấy được tồn bộ chi phi cĩ liên quan đến trực tiếp sản phẩm trong kỳ dự tốn mà chỉ thấy được chi phí nguyên vật liệu trong sản phẩm.
Dự tốn giá thành chỉ mới thể hiện thơng tin chi phí nguyên vật liệu, do đĩ
người sử dụng thơng tin sẽ khơng cĩ thơng tin tổng quát về giá thành sản phẩm trong kỳ tốn. Những khoản chi phí liên quan trực tiếp đến sản phẩm được sản xuất trong kỳ dự tốn như chi phí nhân cơng và chi phí sản xuất chung chưa được tính và phân bổ vào giá thành kế hoạch trong kỳ dự tốn.
TĨM TẮT CHƯƠNG 2
Hiện nay, cơng tác lập dự tốn ngân sách tại Cơng ty Cổ phần Sữa Việt Nam được thực hiện theo mơ hình thơng tin phản hồi và phát huy hết vai trị của cơng tác dự tốn ngân sách đĩ chính là hoạch định – điều phối – giao tiếp – đơng viên – kiểm sốt – đánh giá. Từ đĩ, cơng tác dự tốn ngân sách đã giúp cho nhà quản trị cĩ thể ra quyết định một cách phù hợp và kịp thời trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh của cơng ty.
Qui trình lập dự tốn ngân sách tại Cơng ty Cổ phần Sữa Việt Nam gồm 3 giai đoạn: Chuẩn bị - Soạn thảo – Dõi theo. Qui trình dự tốn ngân sách và quản lý ngân sách được xây dựng thành hai qui trình cụ thể tại Vinamilk đĩ chính là: “Qui trình lập kế hoạch năm” và “Qui trình quản lý ngân sách”. Các báo cáo dự tốn ngân sách được lập dựa trên nền tảng đĩ chính là mục tiêu kinh doanh của kỳ dự tốn với báo cáo dự tốn cốt lõi đĩ chính là báo cáo tiêu thụ.
Cơng tác lập dự tốn ngân sách và quản lý ngân sách tại Vinamilk được thực hiện dưới chỉ đạo của Ban lãnh đạo Cơng ty và sự chủ trì của Phịng hoạch định và kiểm sốt ngân sách, một bộ phận chuyên trách và khơng kiêm nhiệm với bất cứ bộ phận sử dụng ngân sách.
Cơng tác lập dự tốn ngân sách và quản lý ngân sách tại Vinamilk được thực hiện dưới sự hỗ trợ của phần mềm ERP, nên giảm thiểu rất nhiều thời gian và nhân lực. Từ đĩ, nâng cao tính hữu hiệu và tính hiệu quả của cơng tác dự tốn ngân sách tại Vinamilk. Các báo cáo dự tốn ngân sách được xây dựng và lập trình sẵn trong phần mềm ERP nên khả năng cung cấp thơng tin một cách kịp thời và linh hoạt là rất cao và chuẩn xác.
CHƯƠNG 3 – HỒN THIỆN CƠNG TÁC DỰ TỐN NGÂN SÁCH TẠI CƠNG TY CỔ PHẨN SỮA VIỆT NAM
3.1.Quan điểm hồn thiện:
Để hồn thiện cơng tác dự tốn ngân sách tại Cơng ty Cổ phần Sữa Việt Nam cần phải dựa vào các quan điểm sau:
Hồn thiện dự tốn ngân sách phải phù hợp với mơ hình tổ chức quản lý của
cơng ty.
Hồn thiện hệ thống các báo cáo dự tốn ngân sách dựa trên quan điểm cân
đối giữa chi phí và lợi ích cĩ được cho việc lập và quản lý ngân sách. Cơng tác lập và kiểm sốt dự tốn ngân sách phải phát huy hết vai trị và đạt được tính hữu hiệu và tính hiệu quả nhất định tương ứng với qui mơ hoạt động sản xuất kinh doanh của Cơng ty Cổ phần Sữa Việt Nam.
Hồn hiện cơng tác dự tốn ngân sách tại Cơng ty Cổ phần Sữa Việt Nam
dựa trên nền tảng học tập kinh nghiệp từ các cơng ty trong và ngồi nước.
Hồn thiện các báo cáo dự tốn ngân sách phải phù hợp với tình hình hoạt
động sản xuất kinh doanh của cơng ty và dựa trên sự phân tích các yếu tố bên trong và bên ngồi ảnh hưởng trực tiếp đến tình hình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp để cĩ thể dự tốn được các chỉ tiêu về sản lượng tiêu thụ, doanh thu, chi phí và giá vốn hàng bán .v.v… Khơng nghiên cứu sâu vào việc dùng các hàm thống kê phức tạp để dự tốn ngân sách. Vì nếu dùng các hàm thống kê phức tạp để dự tốn ngân sách thì các số liệu trong các báo cáo dự tốn ngân sách sẽ bỏ qua các nhân tố bên ngồi tác động trực tiếp lên số liệu. Trong khi đĩ, hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp chịu nhiều ảnh hưởng từ các nhân tố bên ngồi như nền kinh tế, chính trị, văn hĩa
– xã hội, thời tiết, thị trường ngành .v.v…
3.2.Hồn thiện cơng tác dự tốn ngân sách tại Cơng ty Cổ phần Sữa Việt Nam:
3.2.1. Hồn thiện mơ hình lập dự tốn ngân sách:
Hiện tại, mơ hình dự tốn ngân sách tại Cơng ty Cổ phần Sữa Việt Nam là mơ hình thơng tin phản hồi. Được thực hiện theo qui trình đã đề ra, chính bộ phận