ii Qui trình lập dự tốn ngân sách
3.1. Quan điểm hồn thiện
Để hồn thiện cơng tác dự tốn ngân sách tại Cơng ty Cổ phần Sữa Việt Nam cần phải dựa vào các quan điểm sau:
Hồn thiện dự tốn ngân sách phải phù hợp với mơ hình tổ chức quản lý của
cơng ty.
Hồn thiện hệ thống các báo cáo dự tốn ngân sách dựa trên quan điểm cân
đối giữa chi phí và lợi ích cĩ được cho việc lập và quản lý ngân sách. Cơng tác lập và kiểm sốt dự tốn ngân sách phải phát huy hết vai trị và đạt được tính hữu hiệu và tính hiệu quả nhất định tương ứng với qui mơ hoạt động sản xuất kinh doanh của Cơng ty Cổ phần Sữa Việt Nam.
Hồn hiện cơng tác dự tốn ngân sách tại Cơng ty Cổ phần Sữa Việt Nam
dựa trên nền tảng học tập kinh nghiệp từ các cơng ty trong và ngồi nước.
Hồn thiện các báo cáo dự tốn ngân sách phải phù hợp với tình hình hoạt
động sản xuất kinh doanh của cơng ty và dựa trên sự phân tích các yếu tố bên trong và bên ngồi ảnh hưởng trực tiếp đến tình hình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp để cĩ thể dự tốn được các chỉ tiêu về sản lượng tiêu thụ, doanh thu, chi phí và giá vốn hàng bán .v.v… Khơng nghiên cứu sâu vào việc dùng các hàm thống kê phức tạp để dự tốn ngân sách. Vì nếu dùng các hàm thống kê phức tạp để dự tốn ngân sách thì các số liệu trong các báo cáo dự tốn ngân sách sẽ bỏ qua các nhân tố bên ngồi tác động trực tiếp lên số liệu. Trong khi đĩ, hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp chịu nhiều ảnh hưởng từ các nhân tố bên ngồi như nền kinh tế, chính trị, văn hĩa
– xã hội, thời tiết, thị trường ngành .v.v…
3.2.Hồn thiện cơng tác dự tốn ngân sách tại Cơng ty Cổ phần Sữa Việt Nam:
3.2.1. Hồn thiện mơ hình lập dự tốn ngân sách:
Hiện tại, mơ hình dự tốn ngân sách tại Cơng ty Cổ phần Sữa Việt Nam là mơ hình thơng tin phản hồi. Được thực hiện theo qui trình đã đề ra, chính bộ phận sử dụng ngân sách sẽ được tham gia lập báo cáo dự tốn ngân sách cho chính bộ phận của mình và sau đĩ được thảo luận và ký duyệt bởi cấp quản lý và ban lãnh đạo. Từ đĩ, cơng tác lập dự tốn ngân sách sẽ phản ánh đúng tiềm lực của Cơng ty, những trường hợp đơn vị đặt chỉ tiêu quá cao hoặc quá thấp so với tiềm lực của bộ phận đĩ và chiến lược hoạt động sản xuất kinh doanh của Cơng ty sẽ được giảm thiểu tới mức tối đa.
Qui trình lập dự tốn ngân sách tại Cơng ty Cồ phần Sữa Việt Nam đã được xây dựng một cách chuẩn hĩa và phân định trách nhiệm cụ thể cho từng phịng ban hoặc đơn vị; bộ phận kiểm sốt là phịng hoạch định và kiểm sốt ngân sách là một bộ phận chuyên trách khơng kiêm nhiệm với cơng việc của bộ phận khác, từ đĩ cơng tác lập dự tốn ngân sách và quản lý ngân sách được thực hiện một cách khách quan và đạt được tính hữu hiệu và hiệu quả cao trong quá trình chuẩn bị - soạn thảo – theo dõi.
Trong mơ hình lập dự tốn ngân sách tại Cơng ty Cổ phần Sữa Việt Nam thì ban giám đốc tham gia vào bước lập mục tiêu kinh doanh và bước họp xem xét và duyệt dự tốn ngân sách cuối cùng. Theo quan điểm của tác giả, ban giám đốc cần tham gia nhiều hơn nữa vào tồn bộ qui trình lập dự tốn ngân sách và cả qui trình quản lý ngân sách để nâng cao hơn nữa tính hữu hiệu và hiệu quả trong cơng tác dự tốn ngân sách. Việc ban giám đốc tham gia cả vào quá trình lập dự tốn ngân sách sẽ nắm rất rỏ và cụ thể hơn nữa tình hình dự tốn ngân sách và thực hiện ngân sách trong suốt quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh của cơng ty. Nhà quản trị cấp cao, nhà quản trị cấp trung gian và nhà quản trị cấp cơ sở tương tác cơng việc với nhau nhiều hơn nữa, một cách thường xuyên và liên tục trong suốt cả quá trình lập và quản lý dự tốn ngân sách.
Nhà quản trị cấp cao
Nhà quản trị cấp
trung gian Nhà quản trị cấptrung gian
Nhà quản trị
cấp cơ sở Nhà quản trịcấp cơ sở Nhà quản trịcấp cơ sở Nhà quản trịcấp cơ sở Dự tốn ngân sách lần 1
Dự tốn ngân sách lần 2
Sơ đồ 3.1: Mơ hình dự tốn ngân sách hiện nay.
Nhà quản trị cấp cao
Nhà quản trị cấp trung gian Nhà quản trị cấp trung gianXuyên suốt cả 3 giai đoạn Chuẩn bị - Soạn thảo- Dõi theo
Nhà quản trị cấp cơ sởNhà quản trị cấp cơ sởNhà quản trị cấp cơ sởNhà quản trị cấp cơ sở Dự tốn ngân sách
Dự tốn ngân sách
3.2.2. Hồn thiện quy trình lập dự tốn ngân sách:
Cơng tác lập dự tốn ngân sách tại Cơng ty Cổ phần Sữa Việt Nam đã được hồn thiện và thực hiện đúng theo qui trình dự tốn ngân sách đã được qui định tại Vinamilk. Trong “Qui trình lập kế hoạch năm” và “Qui trình quản lý ngân sách” của Vinamilk đã thể hiện đầy đủ 3 giai đoạn cần cĩ của một qui trình hoạch định ngân sách chuẩn.
Giai đoạn 1 – Chuẩn bị đĩ chính là giai đoạn lập Mục tiêu kinh doanh được thực hiện bởi nhà quản lý cấp cao nhất của Vinamilk để tiến hành đặt mục tiêu cụ thể cho giai đoạn tiếp theo. Giai đoạn 2 – Soạn thảo tương ứng với các thủ tục lập các báo cáo dự tốn được thực hiện bởi các bộ phận và phịng ban cĩ liên quan dưới dự chủ trì của phịng hoạch định và kiểm sốt ngân sách. Giai đoạn 3 – Theo dõi đĩ chính là qui trình quản lý ngân sách của Vinamilk được thực hiện bởi phịng hoạch định ngân sách, một bộ phận chuyên trách và khơng kiêm nhiệm với khâu thực hiện nên tính độc lập đạt được rất cao và rủi ro về lợi ích được giảm thiểu tới mức tối đa so với các cơng ty khác thì cơng tác hoạch định ngân sách thường được tổ chức và thực hiện bởi bộ phận kế tốn.
Tuy nhiên, để cơng tác dự tốn ngân sách tại Cơng ty Cổ phần Sữa Việt Nam được hồn chỉnh hơn nữa và phát huy hết tất cả vai trị của nĩ, thì cơng ty cần hồn thiện thêm qui trình dự tốn ngân sách. Theo quan điểm cá nhân của tác giả và nghiên cứu thực tế tại cơng ty, thì qui trình dự tốn ngân sách nên được phân chia theo từng giai đoạn và các cơng việc cụ thể trong từng giai đoạn.
Giai đoạn 1 – Chuẩn bị:
Hiện nay, trong giai đoạn chuẩn bị cho thấy mục tiêu trong kỳ dự tốn tiếp theo dựa trên những đánh giá tình hình thực hiện ngân sách trong năm hiện tại và những dự báo về mơi trường hoạt động sản xuất kinh doanh của cơng ty, nhưng
chưa thể thiện rõ nét những ảnh hưởng từ yếu tố bên trong và bên ngồi doanh nghiệp ảnh hưởng đến cơng tác dự tốn ngân sách. Theo quan điểm của tác giả, cần bổ sung thêm việc phản ánh những yếu tố ảnh hưởng đến cơng tác dự tốn ngân sách của cơng ty như là những yếu tố bên ngồi (tình hình lạm phát, tỷ giá hối đối, biến động nguồn nguyên vật liệu, v.v…) và những yếu tố nội tại bên trong cơng ty (nguồn nhân lực của cơng ty, tình hình tài chính, v.v…)
Cơng tác dự tốn ngân sách tại Cơng ty chưa thể hiện việc hợp nhất dự tốn ngân sách tại cơng ty và các cơng ty thành viên, vì hiện nay các cơng ty thành viên cĩ lập dự tốn ngân sách nhưng là bộ phận riêng lẻ. Theo quan điểm của tác giả, cơng ty nên mở rộng thêm phạm vi của cơng tác dự tốn ngân sách bằng cách hợp nhất mục tiêu kinh doanh, các báo cáo dự tốn ngân sách của cơng ty và các cơng ty thành viên để người sử dụng ngân sách sẽ cĩ thơng tin tổng quát hơn cho tồn bộ tập đồn. Hỗ trợ nhân viên của các cơng ty thành viên để báo cáo dự tốn ngân sách ở các cơng ty thành viên chính xác và phù hợp để khi hợp nhất thì tính chính xác của dự tốn ngân sách hợp nhất sẽ chính xác và phù hợp hơn.
Giai đoạn 2 – Soạn thảo:
Hiện nay, cơng tác soạn thảo các báo cáo dự tốn ngân sách được thực hiện bởi các bộ phận cĩ liên quan và bộ phận chủ trì đĩ chính là phịng hoạch định và kiểm sốt ngân sách. Ban giám đốc tham gia vào bước lập mục tiêu kinh doanh và bước họp xem xét và duyệt dự tốn ngân sách cuối cùng. Theo quan điểm của tác giả, ban giám đốc cần tham gia nhiều hơn nữa vào tồn bộ qui trình lập dự tốn ngân sách nhất là giai đoạn soạn thảo để cơng tác dự tốn ngân sách được hiệu quả và tiết kiệm thời gian hơn nữa, cũng như ban giám đốc sẽ nắm rõ hơn tình hình thực hiện dự tốn ngân sách.
Giai đoạn 3 –Dõi theo:
Trong qui trình quản lý ngân sách hiện nay của cơng ty thì việc bổ sung ngân sách được thực hiện sáu tháng một lần. Theo quan điểm của tác giả, việc bổ sung ngân sách nên được thực hiện theo quí để việc so sánh và điều chỉnh giữa thực tế
với dự tốn được kịp thời, chính xác và phù hợp hơn nữa. Ngồi ra, ban giám đốc cần tham gia nhiều hơn vào giai đoạn này để cĩ thể nắm bắt tình hình dự tốn ngân sách một cách kịp thời.
Theo quan điểm của tác giả, giai đoạn dõi theo cần bổ sung thêm cơng tác đánh giá kỹ năng quản lý ngân sách của từng phịng ban, bộ phận trong việc lập và sử dụng ngân sách ngay tại chính bộ phận của mình. Việc đánh giá kỹ năng quản lý ngân sách của từng phịng ban và bộ phận sẽ giúp ngày càng nâng cao cơng tác dự tốn ngân sách ngay tại bộ phận nĩi riêng và cơng tác dự tốn của tồn cơng ty nĩi chung sẽ đạt được hiệu quả và tính chính xác ngày càng cao.
3.2.3. Hồn thiện việc lập các dự tốn ngân sách:
Theo quan điểm của tác giả, việc lập các dự tốn ngân sách tại Cơng ty Cổ phần Sữa Việt Nam cần hồn thiện và bổ sung thêm một số báo cáo dự tốn ngân sách sau:
3.2.3.1. Hồn thiện dự tốn tiêu thụ:
Trong báo cáo kế hoạch tiêu thụ năm theo mẫu QP-54-02-F3, phần chỉ tiêu thanh tốn bằng tiền chưa được lập, điều này sẽ gây khĩ khăn trong việc lập dự tốn tiền. Theo quan điểm của tác giả, việc bổ sung thêm dự tốn chỉ tiêu thanh tốn bằng tiền là cần thiết. Việc lập dự tốn chỉ tiêu thanh tốn bằng tiền phải được tính chi tiết cho từng nhĩm khách hàng vì mỗi nhĩm khách hàng cĩ hạn mức tín dụng và thời hạn thanh tốn khác nhau. Tùy thuộc vào thời hạn tín dụng khác nhau mà dịng tiền từ nhĩm khách hàng sẽ khác nhau và điều đĩ sẽ ảnh hưởng tới dự tốn ngân sách tiền của cơng ty, và khoản phải thu của kỳ trước sẽ thu được trong kỳ này. Dự tốn doanh thu trong kỳ bị chi phối bởi mức độ bán hàng tổng thể bởi vậy để dự tốn một ngân sách chính xác thì cần phải ước tính chính xác về loại hình, khối lượng và thời gian của doanh thu cũng như thời gian thu được tiền. Yếu tố kiểm sốt quan trọng nhất đĩ chính là giám sát dịng tiền mặt bằng biện pháp xem xét xu
hướng thanh tốn trong quá khứ, năng lực tài chính của khách hàng và khả năng thanh tốn của họ trong tương lai.
Ví dụ: thời hạn thanh tốn của khách hàng Nhà phân phối là một tháng thì
dịng tiền nhận được so với doanh thu trong kỳ sẽ chậm một tháng. (Chi tiết báo
cáo xin xem phần phụ lục: QP-54-02-F3a)
ĐVT: Tr VNĐ
Chỉ tiêu Tháng 1 Tháng 2 Tháng 3 Quí 1
Nhĩm khách hàng Nhà phân phối
Phải thu quí trước -
Dự kiến thu quí này
Tháng 12-20X1 - Tháng 01-20X2 300,000 300,000 Tháng 02-20X2 400,000 400,000 Tháng 03-20X2 500,000 500,000 Tổng cộng 300,000 400,000 500,000 1,200,000 Nhĩm khách hàng Siêu thị
Phải thu quí trước -
Dự kiến thu quí này
Tháng 12-20X1 - Tháng 01-20X2 320,000 150,000 470,000 Tháng 02-20X2 260,000 430,000 690,000 Tháng 03-20X2 130,000 540,000 670,000 Tổng cộng 580,000 710,000 540,000 1,830,000 … … … … …
3.2.3.2. Hồn thiện dự tốn chi phí nguyên vật liệu:
Theo quan điểm của tác giả trong kế hoạch nguyên vật liệu theo mẫu QP-54- 02-F8, việc bổ sung kế hoạch nguyên vật liệu sử dụng theo định mức; giá thành kế hoạch sản phẩm là cần thiết vì báo cáo dự tốn chi phí ngun vật liệu trong qui trình của cơng ty chưa thể hiện những thơng tin này và những thơng tin này là cần thiết cho người sử dụng ngân sách.
Báo cáo kế hoạch nguyên vật liệu sử dụng theo định mức: Từ báo cáo định mức nguyên vật liệu, tác giả sẽ tiến hành tính tốn lượng nguyên vật liệu cần sử dụng để sản xuất ra lượng thành phẩm cần phải sản xuất trong kỳ dự tốn để đáp ứng nhu cầu trong kỳ dự tốn (thành phẩm tiêu thụ trong kỳ dự tốn và tồn kho an
tồn). Mục đích của báo cáo là dự tốn được tổng số lượng và giá trị nguyên vật liệu cần sử dụng trong kỳ dự tốn để sản xuất ra lượng thành phẩm mong muốn.
Lượng nguyên vật liệu sử dụng =
Định mức trên một
sản phẩm * Kế hoạch sản xuất năm Giá trị nguyên vật
liệu sử dụng =
Lượng nguyên vật liệu sử dụng *
Đơn giá nguyên vật liệu bình quân
Giá thành sản phẩm = ∑ Định mức/sp * Đơn giá nguyên vật liệu bình quân
(Chi tiết báo cáo xin xem phần phụ lục: QP-54-02-F8a)
Tên sản phẩm ĐVT Loại NVL Mã NVL Tên NVL ĐVT ĐM/1 000 SP ĐM/1 SP Kế hoạch SXnăm Lượng NVL SD Đơn giá NVL BQ Giá trị NVL cần sử dụng Giá thành SP NHĨM HÀNG 1 - Sữa bột, Bột ăn dặm & Sản phẩm dinh dưỡng
Sữa bột trẻ em 123 400G Lon Bao bì Bao bì Bao bì Bao bì Bao bì Bao bì Bao bì NVL Chính NVL Chính BB0003 BB0004 BB0020 BB0047 BB0067 BB0075 BB0076 NL0036 NL0001 Băng keo dán thùng Băng keo dán thùng Thùng giấy Thiếc Màng co Muỗng nhựa Nắp
Sữa tươi nguyên chất G Sữa bột nền 01 Cuo Kgs Cai Cai M2 Cai Cai Kgs Kgs 0.10 2.10 51.90 568.34 11.50 1,238 1,240 70.88 256.10 0.000 0.002 0.052 0.568 0.012 1.238 1.241 0.071 0.256 4,800,000 4,800,000 4,800,000 4,800,000 4,800,000 4,800,000 4,800,000 4,800,000 4,800,000 480 10,080 249,120 2,728,032 55,200 5,943,840 5,955,360 340,224 1,229,280 5,500 22,000 3,300 5,500 550 330 330 38,500 57,750 2,640,000 221,760,000 822,096,000 15,004,176,000 30,360,000 1,961,467,200 1,965,268,800 13,098,624,000 70,990,920,000 0.55 46.20 171.27 3,125.87 6.33 408.64 409.43 2,728.88 14,789 NVL Chính NL0003 Sữa bột nền 03 Kgs 551.36 0.551 4,800,000 2,646,528 52,500 138,942,720,000 28,946 NVL Chính NL0011 Dầu thực vật 01 Kgs 57.40 0.057 4,800,000 275,520 16,500 4,546,080,000 947.10 NVL
Chính NL0016 Đường tinh luyện 02 Kgs 152.42 0.152 4,800,000 731,616 16,500 12,071,664,000 2,514.93
NVL Phụ NL0007 Sữa bột nền 07 Kgs 32.64 0.033 4,800,000 156,672 63,000 9,870,336,000 2,056.32
NVL Phụ NL0012 Dầu thực vật 02 Kgs 26.31 0.026 4,800,000 126,288 17,600 2,222,668,800 463.06
NVL Phụ NL0017 Đường tinh luyện 03 Kgs 93.28 0.093 4,800,000 447,744 17,600 7,880,294,400 1,641.73
NVL Phụ NL0027 Bột thực vật 07 Kgs 7.57 0.008 4,800,000 36,336 77,000 2,797,872,000 582.89 NVL Phụ VL0015 Chất ổn định 08 Kgs 0.13 0.000 4,800,000 624 80,042 49,945,896 10.41 NVL Phụ VL0026 Hương thực vật 07 Kgs 1.11 0.001 4,800,000 5,328 550,000 2,930,400,000 610.50 NVL Phụ VL0052 Chất phụ gia thực vật 12 Kgs 16.64 0.017 4,800,000 79,872 44,000 3,514,368,000 732.16 NVL Phụ VL0057 Chất phụ gia thực vật 17 Grm 186.03 0.186 4,800,000 892,944 2,200 1,964,476,800 409.27 NVL Phụ VL0065 Chất phụ gia thực vật 25 Kgs 3.66 0.004 4,800,000 17,568 55,000 966,240,000 201.30
3.2.3.3. Hồn thiện dự tốn chi phí nhân cơng:
Hiện nay chi phí nhân cơng trực tiếp được phịng nhân sự và phịng hành chánh các chi nhánh, nhà máy lập. Do Cơng ty Cổ phần Sữa Việt Nam cĩ số lượng nhân viên chính thức và nhân viên phụ trợ rất lớn nên chi phí nhân cơng phát sinh