3.2.2
3.2.2 Hồn Hồn thi¾thi¾nn quy quy trình trình thu thu th¾th¾pp xửxử lý lý và và totongng hohopp thơng thơng tin tin đápđáp
ú
úngng yêuyêu ccaauu quãquãnn lý lý
Quy trình thu thập xử lý và tong hợp thơng tin gom 5 bvớc sau:
Bvớc 1: Phát hiện vấn đề và xác định mục tiêu: nhà quản trị muốn có thơng tin đem lại lợi ích th ì thơng tin phải có quan hệ trực tiếp với vấn đề đặt ra trvớc DN và địi hỏi phải giải quyết. Việc thu thập thơng tin sẽ rất tốn kém nếu xác định vấn đề không rõ ràng hay sai lệch. Sau đó, KTQT phải xác định mục tiêu thu thập thông tin.
Bvớc 2: Lựa chọn nguon thông tin: Trong giai đoạn này KTQT phải xác định loại thông tin mà nhà quản trị quan tâm và phvơng pháp thu thập thơng tin có hiệu quả nhất. Nguon thơng tin có thể là số liệu lấy từ các biểu thống kê cúa DN, các báo cáo kế toán, các tài liệu nghiên cúu, các tạp chí… Bvớc 3: Thu thập thông tin: Thu thập thông tin từ các nguon đư lựa chọn có thể sử dụng ngay hoặc tiến hành biến đoi theo các phvơng pháp phù hợp cho việc cung cấp thông tin cho các quyết định.
Bvớc 4: Phân tích thơng tin thu thập: Sau khi thu thập thơng tin tiến hành phân tích tập hợp theo các phvơng án để giúp cho việc ra các quyết định thuận lợi.
Bvớc 5: Báo cáo kết quả và ra quyết định: Các thơng tin đư phân tích thành các phvơng án có thể dvới dạng so sánh hoặc dvới dạng báo cáo thu nhập mẫu số dv đảm phí nhằm giúp cho các nhà quản trị lựa chọn và ra quyết định. Tất nhiên một trong những thông tin quan trọng phục vụ cho việc ra quyết định cúa các nhà quản trị mà các DN đều có thể thực hiện ó một múc độ nhất định từ thấp đến cao là thông tin về mối quan hệ C – V – P để qua đó xác định điểm hịa vốn, vùng lưi, vùng lỗ trong hoạt động kinh doanh.
3.2.2.1
3.2.2.1 Hồn Hồn thithi¾¾nn thuthu thth¾¾pp thơng thơng tintin đađauu vàovào
KTQT có nhiệm vụ thu nhận và cung cấp thông tin phục vụ cho các nhà quản trị hoạch định và kiểm soát DN. Những thông tin mà KTQT cần to
chúc thu nhận là thông tin quá khú (thông tin thực hiện) và thông tin tvơng lai. KTQT tuân thú các nguyên tắc về lập, luân chuyển chúng từ kế toán quy định tại các chế độ kế tốn DN. Trên cơ só hệ thống chúng từ kế toán đư đvợc quy định trong các chế độ kế toán, KTQT cần cụ thể hóa và bo sung thêm một số nội dung để phục vụ cho việc thu thập thông tin cho mục tiêu quản lý.
Bên cạnh đó KTQT cịn sử dụng các chúng từ ban đầu, chúng từ thống kê trong quá trình điều hành hoạt động SXKD cúa DN nhv: Lệnh SX, bảng kê khối lvợng, quyết định điều động lao động, quyết định di chuyển tài sản, dự báo kế hoạch sản xuất,… hoặc trong nhiều trvòng hợp việc ghi chép KTQT chỉ dựa trên các chúng từ điều tra, quan sát, điện báo, nghe trình bày. Ngồi ra DN còn cần phải thiết kế một số chúng từ kế toán cần thiết phục vụ cho KTQT mà chế độ kế tốn nhà nvớc chva quy định, nhv: Bảng tính phân bo, chi phí bán hàng, chi phí QLDN…
Tổ chức thu nhận thông tin quá khứ
Các thông tin quá khú phản ánh các nghiệp vụ kinh tế pháp lý đư phát sinh hoàn thành đvợc chúng minh bằng các chúng từ trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh cúa DN. Các thơng tin này giúp các nhà quản trị đánh giá tình hình hoạt động cúa DN trong thịi gian qua làm cơ só tiền đề hoạch định các chính sách trong tvơng lai. Vì vậy việc thu thập thơng tin quá khú là công việc quan trọng cúa KTQT. Do đặc thù cúa DNNVV để giảm thiểu chi phí trong việc to chúc thu thập thơng tin quá khú KTQT nên dựa vào cơ só dữ liệu cúa KTTC là chú yếu, kết hợp một số chúng từ cúa KTQT.
Trình tự to chúc thu nhận chúng từ quá khú nhv sau:
Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, KTQT phân tích các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, hạch tốn và ghi so sau đó phân loại thơng tin và tong hợp dvới dạng các báo cáo KTQT phù hợp với các tình huống ra quyết định cúa các nhà quản trị.
Khi to chúc thu nhận thông tin quá khú, khâu đầu tiên là to chúc hạch tốn ban đầu thơng qua cơng tác lập chúng từ kế tốn. Lập và ghi chép đầy đú, chính xác các sự kiện kinh tế phát sinh vào chúng từ ban đầu sẽ giúp cho các khâu kế toán tiếp theo đvợc tiến hành thuận lợi, đảm bảo cung cấp thơng tin đvợc nhanh chóng, đáp úng u cầu kịp thịi, phù hợp và hữu ích cho các quyết định quản trị.
KTQT cần cụ thể hóa các chúng từ hvớng dẫn chọn lọc, bo sung, sửa đoi các chỉ tiêu trên chúng từ, thiết kế thêm các chúng từ cần thiết để cho phù hợp với nội dung KTQT. Sau khi thực hiện tốt công tác chúng từ, thông qua phvơng pháp TK đvợc thiết kế tích hợp với KTTC nhằm xử lý các thông tin phục vụ cho các nhu cầu quản trị trong DN.
Tổ chức thu thập thơng tin dự đốn tương lai
Thông tin trong KTQT nhằm cung cấp cho các nhà quản trị ra các quyết định mà các quyết định này nhằm điều hành các hoạt động cúa DN hvớng đến tvơng lai. Do đó một trong những đặc điểm cúa thơng tin KTQT là mang tính định hvớng tvơng lai.
Một trong những thơng tin tvơng lai quan trọng mà KTQT cung cấp là định múc chi phí, chi phí tính trvớc nhằm so sánh với các thông tin thực hiện để phát hiện ra sai lệch từ đó phân tích và đề xuất các giải pháp giúp các nhà quản trị ra các quyết định điều chỉnh phù hợp. Nhò việc thu thập các thông tin tvơng lai giúp nhà quản trị trong các tình huống ra quyết định nhv quyết định có thực hiện hay khơng một đơn đặt hàng với giá giảm? các chi phí sản xuất chung vớc tính trong mơ hình tính giá thành theo chi phí thực tế kết hợp vớc tính …
Ěể to chúc thu thập các thơng tin tvơng lai, KTQT phải thực hiện theo trình tự: xác định mục tiêu để thu thập thông tin tiếp theo là lựa chọn nguon thông tin, trong giai đoạn này phải xác định nguon thông tin thu thập theo các dữ liệu sơ cấp, hay thú cấp hoặc cả hai để có các phvơng pháp thu thập phù hợp.
Ngồi ra khi thu thập thơng tin tvơng lai còn dùng các phvơng pháp dự báo định tính và định lvợng hoặc kết hợp để thu thập thơng tin tốt nhất.
Tổ chức hạch tốn ban đầu
Việc hạch tốn ban đầu là một cơng việc rất quan trọng, cơng việc kế tốn địi hỏi tính cẩn thận. Theo u cầu cúa KTQT chi phí thì cần phải có thơng tin chi phí cúa từng loại sản phẩm dịch vụ, từng họat động kinh doanh
− Ěối với chi phí trực tiếp nhv tiền lvơng, BHXH, BH T,BHTN, KPCĚ, chi phí
khấu hao tài sản cố định, chi phí sửa chữa thvịng xuyên, chi phí th ngồi… khi những đối tvợng chi phí này phát sinh liên quan đến đối tvợng kế tốn tập hợp chi phí nào thì cĕn cú vào chúng từ kế tốn hoặc tài liệu liên quan hàng ngày ghi vào so chi tiết cho từng đối tvợng chịu chi phí đó.
− Ěối với chi phí SXC có liên quan đến nhiều đối tvợng khác nhau. Do các khoản
chi phí này khơng thể to chúc ghi chép hạch tốn ban đầu chi tiết cho từng đối tvợng chịu phí, vì vậy phải tiến hành tập hợp chi phí, sau đó phân bo cho từng đối tvợng chịu phí liên quan theo tiêu thúc nhất định.
− Ěối với chi phí quản lý DN, chi phí bán hàng việc to chúc chúng từ phản ánh
các chi phí này tvơng tự nhv chi phí SXC.
Ěối với DN áp dụng chế độ kế tốn theo QĚ 48 thì việc to chúc theo dõi chi phí cần đvợc thực hiện chi tiết trên TK 154 theo các khoản mục chi phí: chi phí NVLTT, chi phí NCTT, chi phí SXC. Sau đó tiến hành tong hợp để tính giá thành sản phẩm:
155 154 NCTT Zsp 154 SXC 155 622 Zsp 627 SXC
ếu tố chi phí 154 NVLTT 154 tong hợp chi phí