CHƢƠNG 3: CÁC GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN THỰC TRẠNG SỬ DỤNG PHƢƠNG THỨC CHUYỂN TIỀN TRONG HOẠT ĐỘNG
3.2.3 Giải pháp cải thiện chất lƣợng hoạt động thanh toán với ngân hàng:
Trong giao dịch thanh toán với ngân hàng, ứng dụng công nghệ thông tin đề xuất ngân hàng cài đặt phần mềm giao dịch thanh toán điện tử khi thực hiện nghiệp vụ chuyển tiền đi nƣớc ngồi. Quy trình thực hiện nhƣ sau:
* Chuẩn bị công nghệ:
- Mỗi nhân viên thanh toán sẽ đƣợc trang bị một máy vi tính, một điện thoại để làm việc. Trên mỗi máy sẽ cài đặt phần mềm hỗ trợ thanh toán điện tử chứng từ hàng nhập.
- Tổ chức huấn luyện kỹ năng sử dụng vi tính thành thạo, học cách sử dụng phần mềm thanh toán và xử lý chứng từ cho nhân viên.
* Công tác tổ chức thực hiện:
61
- Công ty sẽ đăng ký mẫu chữ ký điện tử của giám đốc, kế toán trƣởng những ngƣời có thẩm quyền ký tên trên lệnh chuyển tiền đi nƣớc ngoài.
- Kê khai cung cấp thông tin của nhà cung cấp nhƣ tên đơn vị hƣởng, số tài khoản, ngân hàng ngƣời hƣởng và các loại chứng từ sử dụng trong thanh toán quốc tế nhƣ tờ khai hải quan, hợp đồng, vận đơn…Những chứng từ này đƣợc lấy từ phần mềm khai đăng ký hải quan điện tử của bộ phận xuất nhập khẩu. - Sau khi các thông tin đã đƣợc cập nhật đầy đủ, nhân viên thanh toán sẽ kiểm tra phần mềm trên máy tính và đăng nhập lệnh chuyển tiền đã đƣợc cài đặt sẵn trên hệ thống . Lệnh này sẽ đƣợc chuyển tới ngƣời kiểm duyệt là kế tốn trƣởng và sau đó chuyển đến giám đốc phê duyệt.
- Khi lệnh chuyển tiền đƣợc duyệt sẽ chuyển qua ngân hàng bằng hệ thống thanh tốn điện tử, ngân hàng kiểm tra sau đó tiến hành trích nợ tài khoản cơng ty và hồn tất bộ chứng từ thanh tốn, cứ nhƣ vậy sẽ thanh toán tiếp tục những bộ sau.
* Đối với chuyển tiền cho bên thứ ba, nếu ngân hàng khơng chấp nhận thanh tốn bộ chứng từ mà hợp đồng có chuyển tiền cho ngƣời hƣởng thứ ba thì cơng ty xử lý chứng từ bằng cách làm lại phụ lục cho hợp đồng đã ký và thay đổi tất cả thông tin về ngƣời hƣởng lợi, tài khoản ngƣời hƣởng lợi, ngân hàng ngƣời hƣởng … Sau đó gửi bộ chứng từ này lại cho ngân hàng và đƣơng nhiên chứng từ hợp lệ thì ngân hàng chấp nhận thanh tốn.
►Kết quả dự kiến đạt đƣợc từ giao dịch thanh toán điện tử phƣơng thức
chuyển tiền trong thanh toán quốc tế:
- Khơng cần gửi chứng từ thanh tốn đến ngân hàng, không phải tốn thời gian chuẩn bị chứng từ.
- Tiết kiệm đƣợc thời gian đi lại giao dịch với ngân hàng. - Giảm bớt chi phí in ấn chứng từ nhƣ giấy in, mực in… - Tốc độ thanh tốn nhanh chóng.
- Tăng năng suất và hiệu quả công việc.