1.2.1. Kinh nghiệm quản lý dự án ở một số đơn vị trong quân đội
a. Quản lý dự án tại Ban QLCDA Bệnh viện TƯ Quân đội 108
Ban QLCDA Bệnh viện TƯ QĐ 108 là cơ quan thuộc biên chế của Bệnh viện TƯ QĐ 108, Trưởng ban QLCDA do Giám đốc Bệnh viện bổ nhiệm và được sự phê chuẩn của Bộ Quốc phịng. Biên chế nhân sự gồm 18 người, trong đó có 10 người thuộc biên chế là cơng nhân viên chức quốc phịng, 08 lao động hợp đồng. Cơ cấu tổ chức bộ máy của Ban QLCDA108 gồm : Trưởng ban, Kế toán trưởng, Bộ phận kế hoạch Ban, Bộ phận Kỹ thuật, Bộ phận Tài vụ. Trong đó cơng tác An tồn lao động trực thuộc trong bộ phận Kỹ thuật, Cơng tác hành chính nằm trong bộ phận Tài vụ. Bộ máy hoạt động của Ban khá tinh gọn và tập trung vào năng lực quản lý, tất cả các công tác giám sát thuê tư vấn giám sát theo luật định, kết hợp thuê chun gia dưới hình thức hợp đồng giao khốn.
Nhiệm vụ của Ban QLCDA108 là thay mặt Chủ đầu tư – Bệnh viện Quân y 108 trực tiếp quản lý tất cả các công tác đầu tư xây dựng và mua sắm trang thiết bị của Bệnh viện : Quản lý công tác xây lắp, lắp đặt thiết bị xây dựng gắn cơng trình, quản lý cơng tác đầu tư mua sắm trang thiết bị y tế. Nhiệm vụ bao gồm từ các bước
bắt đầu xin chủ trương thực hiện dự án đến bàn giao đưa vào sử dụng.
Dự án đang triển khai hiện nay: “Đầu tư xây dựng Cụm cơng trình trung tâm: Nhà Nội khoa, Nhà ngoại khoa+ chuyên khoa, Nhà kỹ thuật nghiệp vụ cận lâm sàng Bệnh viện TWQĐ 108”. Đây là cơng trình mang tầm quốc gia của một bệnh viện đầu nghành y tế của Quân đội và cả nước, là cơng trình tiêu biểu cho thời kỳ phát triển, đổi mới của đất nước, đáp ứng đầy đủ nhiệm vụ của bệnh viện hạng đặc biệt, thỏa mãn nhu cầu khám, chữa bệnh cho cán bộ cao cấp trong Quân đội, cán bộ cao cấp của Đảng, Nhà nước và nhân dân;
Q trình thực hiện cơng tác quản lý dự án, ban QLCDA108 đã hoàn thành tốt nhiệm vụ mà Thường vụ, Ban Giám đốc Bệnh viện giao. Quyết liệt tổ chức thực hiện các giải pháp, biện pháp điều hành, nhất là đối với công tác quản lý các dự án, đảm bảo chất lượng, tiến độ trong điều kiện nguồn vốn bố trí cho các dự án cịn nhiều khó khăn; xử lý các vấn đề phát sinh, thực hiện đúng các quy định, trình tự về quản lý đầu tư xây dựng, đảm bảo chất lượng, tiến độ, vệ sinh môi trường và an tồn lao động trong q trình thi cơng.
Với quy mơ dự án nhóm 1, có đặc thù kỹ thuật phức tạp cả về xây dựng lẫn thiết bị. Đội ngủ cán bộ kỹ thuật của Ban khơng thể có đủ chuyên mơn để qn xuyến. Ngồi việc th Tư vấn giám sát theo quy định để thực hiện công tác Giám sát thi công, lắp đặt thiết bị. Ban cịn thực hiện th lao động hợp đồng có chun mơn sâu về từng lĩnh vực cụ thể theo hình thức hợp đồng giao khoán thời gian, với giải pháp này Ban vừa tiết giảm chi phí tiền lương, tinh gọn bộ máy hoạt động (Biên chế chính thức là 10 người), vừa có đủ lực lượng kỹ thuật tham gia kiểm tra giám sát tất cả các bộ mơn của dự án.
Ngồi những thành tựu đạt được trong quá trình điều hành, quá trình tham mưu cho chủ đầu tư của Ban QLCDA cịn có một số tồn tại :
- Quá trình thực hiện dự án chậm tiến độ : Nguyên nhân chủ yếu là năng lực
của nhà thầu tư vấn thiết kế, năng lực nhà thầu thi cơng, trong đó có sự điều phối của Ban nhiều lúc chưa chặt chẽ và quyết liệt, chun mơn nghiệp vụ cịn hạn chế nên khơng quyết liệt và có định hướng chính xác ngay từ ban đầu;
- Dự án bị điều chỉnh nhiều lần : Do nguyên nhân xây dựng nhiệm vụ thiết kế từ ban đầu chưa tính tốn hết tất cả những vấn đề tương thích giữa kĩ thuật và cơng năng sử dụng, nên q trình thực hiện phải điều chỉnh thiết kế bổ sung thiết kế. Việc lập nhiệm vụ thiết kế là do trách nhiệm của tư vấn thiết kế, tuy nhiên đầu bài là do phía chủ đầu tư, trong đó Ban QLDA đóng vai trị cầu nối điều phối;
- Q trình thi cơng xây dựng có nhiều hạng mục phải sửa lại nhiều lần từ ý
kiến của người sử dụng : Đây là lỗi liên quan đến việc lấy ý kiến, phiếu khảo sát, các cuộc hội thảo hội nghị mà Ban QLCDA phải đứng ra tổ chức để có sự phản biện ý kiến của người sử dụng với đơn vị tư vấn thiết kế ngay từ ban đầu;
- Khơng kiểm sốt được cơng suất tiêu thụ, tiêu hao : Quá trình thiết kế và
thi công xây lắp chỉ quan tâm nhiều đến đầu tư trang thiết bị máy móc, chưa tập trung nhiều cho vấn đề tính tốn chính xác cơng suất tiêu thụ điện năng, năng lượng, dẫn đến khi đi vào vận hành điện năng tiêu thụ tăng đột biến, ảnh hưởng đến hiệu quả tài chính của dự án.
b. Quản lý dự án tại Ban QLDA Viện YHCT Quân đội
Ban quản lý dự án được thành lập và kiện toàn theo Quyết định số 37/QĐ- VYHCTQĐ ngày 10/3/2015 của Giám đốc Viện YHCTQĐ, ngoài ra viện thuê đơn vị tư vấn là Viện Khoa học công nghệ Xây dựng/BXD giúp việc BQLDA.
Ban QLDA, đơn vị đại diện Chủ đầu tư, cơ bản có đủ các thành phần: Chỉ huy, doanh trại, tài chính, các chuyên gia..., có năng lực và kinh nghiệm QLDA đảm bảo theo quy định hiện hành của Nhà nước và Bộ Quốc phòng.
Nhiệm vụ của Ban QLDA Viện Y học cổ truyền Quân đội là thay mặt Bệnh viện thực hiện công tác quản lý dự án: Đầu tư xây dựng Khối nhà các khoa kỹ thuật điều trị tổng hợp/Viện YHCTQĐ. Đây là dự án trọng điểm của Bộ Quốc phòng. Mục tiêu đầu tư là đảm bảo nâng cao chất lượng khám chữa bệnh và nhu cầu chăm sóc sức khỏe bằng YHCT, kết hợp y học hiện đại cho cán bộ cấp cao của Trung ương, Quân đội và nhân dân; đáp ứng yêu cầu nghiên cứu khoa học, điều kiện làm việc lâu dài cho cán bộ, nhân viên và người lao động.
- Chủ đầu tư cơ bản tuân thủ các quy định của Nhà nước và Bộ Quốc phòng về quản lý đầu tư xây dựng cơng trình. Q trình lập, thẩm định, trình duyệt dự án, thiết kế BVTC-DT, TDT, công tác đấu thầu cơ bản theo quy định của Nhà nước và Bộ Quốc phòng.
- Ban QLDA, đơn vị đại diện giúp Chủ đầu tư triển khai thực hiện dự án, cơ
bản có đủ thành phần như: Chỉ huy, kỹ thuật, tài chính, có năng lực và kinh nghiệm QLDA theo quy định hiện hành của Nhà nước và Bộ Quốc phịng.
- Cơng tác quản lý chất lượng: Chủ đầu tư, tư vấn giám sát, tư vấn thiết kế,
nhà thầu thi công thực hiện cơ bản theo các quy trình quản lý chất lượng cơng trình xây dựng của Nhà nước và Bộ Quốc phịng.
Ngồi những thành tựu đạt được trong quá trình điều hành, quá trình tham mưu cho chủ đầu tư của Ban QLDA cịn có một số tồn tại :
- Tiến độ triển khai dự án chậm : Do năng lực các bên liên quan còn hạn chế
nên tiến độ thực hiện từ công tác lập dự án thiết kế kỹ thuật đến triển khai thi cơng cịn bị chậm so với kế hoạch.
- Q trình triển khai thi cơng Chủ đầu tư đề nghị điều chỉnh, thay đổi, bổ
sung một số hạng mục cơng trình nhằm bảo đảm tính đồng bộ, nâng cao hiệu quả đầu tư và phù hợp với yêu cầu sử dụng của đơn vị là cần thiết.
- Công tác khảo sát, lập dự án, thiết kế cơ sở chưa kỹ dẫn đến bước lập TKKT-DT, TDT và TKBVTC-DT phải điều chỉnh thay đổi nhiều so với dự án được phê duyệt. Tuy nhiên, các nội dung điều chỉnh, bổ sung không làm tăng TMĐT của dự án và đã được Thủ trưởng Bộ Quốc phòng chấp thuận chủ trương điều chỉnh dự án tại các văn bản: Số 6839/VP-TH ngày 17/6/2017 và số 10255/VP-TH ngày 14/9/2018.
1.2.2. Bài học kinh nghiệm
Những năm vừa qua, ngành y tế đã triển khai đầu tư xây dựng rất nhiều cơng trình y tế trọng điểm. Như bệnh viện Nhi đồng 2, bệnh viện Ung bứu, bệnh viện Bạch mai cơ sở hai, bệnh viện Việt Đức cơ sở hai, bệnh viện Chấn thương Chỉnh hình … tìm hiểu, nghiên cứu, đánh giá tổng thể quá trình triển khai dự án của các
bệnh viện nói trên, đối chiếu với kinh nghiệm rút ra từ dự án bệnh viện Trung ương Quân đội 108 và bệnh viện Y học Cổ truyền Quân đội, tác giả nhận thấy một số vấn đề tồn tại và lặp đi lặp lại nhiều lần trong hầu hết các dự án: Dự án triển khai chậm tiến độ; Điều chỉnh tổng mức đầu tư dự án, điều chỉnh dự toán nhiều lần; Các tranh chấp giữa các nhà thầu trong việc tham gia dự thầu.
Từ những bài học của các dự án nêu trên, việc nhận dạng nguyên nhân và tìm biện pháp khắc phục là điều rất cần thiết. Để khắc phục các Ban QLDA cần tham mưu cho Chủ đầu tư cần phải:
- Lựa chọn các nhà thầu tư vấn có đủ năng lực để khảo sát, thiết kế. Nhà thầu thiết kế phải hiểu rõ quy mơ, tính chất của dự án, các điều kiện tự nhiên, khí hậu, thủy văn, địa chất của khu vực, v.v… để thiết kế chính xác tránh chỉnh sửa, phát sinh. Cơng tình y tế, bệnh viện có tính chất đặc thù riêng, cần phải xem xét năng lực thực sự của nhà thầu tư vấn thiết kế có kinh nghiệm triển khai nhiều hồ sơ thiết kế tương tự. Đối với cơng trình bệnh viện, thiết kế dây chuyền cơng năng tối ưu là điều quan trọng nhất, ảnh hưởng đến mọi mặt hoạt động khi đưa vào sử dụng. Vì vậy đơn vị tư vấn thiết kế phải có những chuyên gia hiểu biết rất chuyên sâu và phổ quát về lĩnh vực y tế. Tránh tình trạng một số nhà thầu tư vấn thiết kế khơng có kinh nghiệm trong thiết kế bệnh viện, sử dụng năng lực thiết kế cơng trình dân dụng thông thường để làm hồ sơ năng lực tham gia và được lựa chọn, hoặc tình trạng vay mượn năng lực, đội lốt các nhà thầu thiết kế đủ điều kiện năng lực, sau khi trúng thầu lại chuyển nhượng giao khoán lại. Từ đó dẫn đến cơng trình thiết kế khơng phù với mục đích u cầu sử dụng, khơng đề xuất được phương án thiết kế tối ưu, phải chỉnh sửa hồ sơ nhiều lần, dẫn đến tình trạng chậm tiến độ, q trình thi cơng thực tế ngồi hiện trường xảy ra nhiều bất cập, bất hợp lý, phải đập bỏ điều chỉnh gây lãng phí và thay đổi dự tốn được lập.
- Lựa chọn các nhà thầu thi công xây lắp đủ năng lực kinh nghiệm, đặc biệt
là năng lực về tài chính, và kinh nghiệm thực tế đã triển khai những cơng trình y tế, bệnh viện tương tự. Quá trình thi cơng xây lắp cơng trình bệnh viện cần địi hỏi tích hợp nhiều hệ thống, thiết bị chun mơn có tính chất kĩ thuật đặc thù, kỷ thuật cao
(ví dụ hệ thống xét nghiệm, hệ thống phòng mổ, hệ thống khi y tế, hệ thống điều hịa khơng khí trung tâm …). Năng lực của nhà thầu thi công xây dựng nếu khơng có kinh nghiệm sẽ gặp phải những khó khăn trong q trình phối hợp với nhà thầu cung cấp lắp đặt thiết bị ở giai đoạn tích hợp hệ thống đồng bộ. Điều này dẫn đến ảnh hưởng đến trang thiết bị được tích hợp, q trình thực hiện cơng tác hồn thiện chậm.
- Tổ chức thực hiện công việc quản lý dự án đối với những cơng trình có tính đặc thù và tính chun mơn kĩ thuật riêng biệt. Cần bổ nhiệm giám đốc quản lý dự án có kinh nghiệm, hiểu biết về lĩnh vực chuyên ngành xây dựng đồng thời phải hiểu biết và nắm rõ về những lĩnh vực đặc thù thuộc dự án. Cán bộ kĩ thuật của ban quản lý dự án phải là những người có chun mơn sâu, có hiểu biết và kinh nghiệm trong lĩnh vực liên quan đến dự án. Ví dụ, Hệ thống điều hịa khơng khí của một dự án khai thác thương mại, so với hệ thống điều hịa khơng khí của bệnh viện là hồn tồn khác nhau về mặt tính chất, cơng năng. Vì vậy cần phải có những cán bộ kĩ thuật có kinh nghiệm trong cơng tác quản lý dự án đối với những dự án có đặc thù, tính chất tương tự. Thực tế nhiều Ban quản lý dự án phó thác hồn tồn cho đơn vị tư vấn thiết kế đề suất phương án, giải pháp mà ít phản biện đánh giá vì cho rằng đã giao khoán hết cho các nhà thầu tư vấn ( tư vấn thiết kế, tư vấn thẩm tra, cơ quan thẩm định …). Điều này gây ảnh hưởng đến chất lượng sản phẩm cũng như mong muốn, yêu cầu của Chủ đầu tư, bởi vì yêu cầu của Chủ đầu tư thông thường được truyền đạt đến tư vấn thiết kế thông qua Ban quản lý dự án.