175
3.3.2. Công tác lựa chọn nhà thầu
Đối với công tác quản lý lựa chọn nhà thầu, nếu quá trình lựa chọn nhà thầu khơng được kiểm sốt chặt chẽ sẽ dẫn đến những hệ lụy về vi phạm pháp luật. Mặt khác ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng, tiến độ của cơng trình từ việc lựa chọn nhà thầu thiếu năng lực.
Có một điểm chung trong các dự án sử dụng ngân sách nhà nước, với lý do áp lực tiến độ nên trong quá trình tổ chức lựa chọn nhà thầu, các Ban quản lý dự án,
Chủ đầu tư thường lập kế hoạch lựa chọn nhà thầu với hình thức đấu thầu hạn chế hoặc chỉ định thầu, hạn hữu rất ít các gói thầu thực hiện lựa chọn nhà thầu bằng hình thức đấu thầu rộng rãi.
Có thể nói rằng, với hình thức đấu thầu hạn chế hoặc chỉ định thầu thì khả năng thơng đồng, cơ chế xin cho giữa Nhà thầu với Chủ đầu tư là rất cao. Điều này dễ xảy đến làm xơ lệch, méo mó cơng tác tổ chức lựa chọn nhà thầu theo quy định của luật đấu thầu.
Công tác lựa chọn nhà thầu được quy định rất rõ ràng, cụ thể bằng riêng một bộ luật do Quốc Hội ban hành. Tuy nhiên, để công tác lựa chọn nhà thầu tổ chức một cách thực chất,cơng bằng, địi hỏi Chủ quản chủ đầu tư, Chủ đầu tư, Ban quản lý dự án cần nghiêm túc, khách quan trong công tác tổ chức lựa chọn nhà thầu. Thực tế hiện nay việc “gửi gắm”, chị định trước nhà thầu từ Chủ quản chủ đầu tư hay Chủ đầu tư là khá phổ biến.
Qua kinh nghiệm thực tiễn triển khai dự án tại Bệnh viện Qn y 175, cịn tình trạng nhà thầu “vay mượn” năng lực, tìm mọi cách làm “đẹp” hồ sơ, để lọt qua các tiêu chí đánh giá theo quy định của luật đấu thầu. Tác giả đánh giá việc lựa chọn nhà thầu không đủ năng lực, kinh nghiệm ảnh hưởng rất lớn lên mọi mặt của dự án, từ tiến độ thực hiện đến chất lượng cơng trình.
Luật quy định rất chặt chẽ trong công tác tổ chức lựa chọn nhà thầu, các giải pháp để tăng cường công tác lựa chọn nhà thầu cũng được rất nhiều tổ chức cá nhân nghiên cứu, đề suất. Tuy nhiên để thực hành đúng luật, áp dụng được các giải pháp triệt để cần phải có sự thống nhất, xuyên suốt, nghiêm túc từ các bên tham gia đấu thầu, đặc biệt là Chủ đầu tư, Chủ quản chủ đầu tư
Từ những nhận định nêu trên, qua thực tiễn triển khai nhiều dự án sử dụng nguồn vốn ngân sách nhà nước, tác giả nêu ra một số giải pháp nhằm nâng cao chất lượng công tác quản lý lựa chọn nhà thầu :
a. Đa dạng hóa và nâng cao tính cạnh tranh giữa các nhà thầu
Việc đa dạng hóa và nâng cao tính cạnh tranh giữa các nhà thầu là một giải pháp quan trọng làm tăng tính hiệu quả của đấu thầu. Mục tiêu của đấu thầu là tìm
ra nhà thầu tốt nhất trong những nhà thầu để thực hiện gói thầu. Do vậy số lượng các nhà thầu tham gia càng đơng thì tính cạnh tranh càng cao, chủ thầu càng có thêm nhiều lựa chọn để tìm nhà thầu xứng đáng.
Biện pháp trước mắt để nâng cao chất lượng công tác đấu thầu là phải rà soát lại tồn bộ các gói thầu dự kiến áp dụng hình thức chỉ định thầu, xem xét trong trường hợp không thực sự gấp rút về tiến độ thực hiện hoặc địi hỏi u cầu kỹ thuật cao thì hạn chế áp dụng hình thức chỉ định thầu mà chuyển sang hình thức khác để nâng cao chất lượng nhà thầu được lựa chọn.
Để có thể tăng số lượng các nhà thầu tham gia đấu thầu, Ban quản lý dự án có thể thực hiện một số giải pháp như kéo dài thời gian chuẩn bị hồ sơ dự thầu của các nhà thầu, đồng thời phải thông báo rộng rãi việc mời thầu. Việc kéo dài thời gian chuẩn bị hồ sơ dự thầu sẽ giúp các nhà thầu cân nhắc, chuẩn bị và hoàn thiện hồ sơ dự thầu tốt hơn, từ đó có thêm nhiều nhà thầu tham gia hơn.
Để đảm bảo nâng cao tính cạnh tranh giữa các nhà thầu, Ban quản lý dự án cần đảm bảo tính cơng bằng và minh bạch trong việc bán hồ sơ mời thầu, nhận hồ sơ dự thầu và xét thầu, khơng cảm tính trong việc chọn nhà thầu trúng thầu. Quá trình lập thiết kế kỹ thuật và tổng dự toán cần tuân thủ những quy định về tiêu chuẩn kỹ thuật, phát huy tính sáng tạo của các nhà thầu.
Mặt khác, để nâng cao tính cạnh tranh giữa các nhà thầu, khi tiến hành soạn thảo hồ sơ mời thầu, Ban quản lý dự án cũng không nên chi tiết quá nhưng các yêu cầu chỉ dẫn phải rõ ràng và đầy đủ để phát huy tính sáng tạo của các nhà thầu khi lập hồ sơ dự thầu.
b. Tiêu chuẩn hóa các tiêu chí lựa chọn nhà thầu về mặt kỹ thuật
Các tiêu chí lựa chọn nhà thầu về mặt kỹ thuật là một trong những cơ sở để đánh giá lựa chọn nhà thầu. Việc lựa chọn nhà thầu có chính xác hay không tùy thuộc rất nhiều vào tiêu chí này. Do vậy, đối với Ban quản lý dự án, hệ thống các tiêu chí lựa chọn nhà thầu về kỹ thuật cần được xây dựng một cách logic, hợp lý và công bằng. Khi xây dựng các tiêu chí cần dựa trên cơ sở thiết kế kỹ thuật và có sự cố vấn của những tổ chức tư vấn có kinh nghiệm. Hết sức tránh tình trạng đặt ra
những tiêu chí khơng cần thiết, khơng phù hợp hoặc chỉ có một nhà thầu đáp ứng được. Hệ thống tiêu chuẩn này phải luôn được sửa đổi, điều chỉnh theo hướng hợp lý hơn qua mỗi gói thầu vì những gói thầu dù có tính chất kỹ thuật tương tự nhau nhưng vẫn có chỗ khác biệt, cần phải có những tiêu chuẩn đánh giá khác nhau. Các tiêu chí phải được xắp xếp khoa học, dễ hiểu để các nhà thầu làm hồ sơ dự thầu được dễ dàng hơn. Cũng từ đó việc xét thầu diễn ra được đơn giản, chính xác và thuận lợi.
Việc tiêu chuẩn hóa các tiêu chí lựa chọn nhà thầu cịn nâng cao tính cạnh tranh giữa các nhà thầu tham gia đấu thầu vì họ biết rõ hồ sơ dự thầu của mình được đánh giá như thế nào và có giải pháp kỹ thuật phù hợp không.
c. Nâng cao năng lực chuyên môn của Ban quản lý dự án
Các thành viên trong Ban QLDA cần phải được trang bị đầy đủ kiến thức về đấu thầu cũng như kiến thức chun mơn. Đó là sự nhận thức tồn diện về các mặt của dự án bao gồm cả chuyên môn và các lĩnh vực có liên quan.
Để nâng cao chất lượng chuyên môn của các thành viên trong Ban quản lý dự án, có thể mời các chuyên gia giỏi về đào tạo bồi dưỡng cho các nhân viên hoặc có thể cử các nhân viên đi học các khóa ngắn hạn về đào tạo nghiệp vụ đấu thầu, tham gia các buổi thảo luận kinh nghiệm đấu thầu do Tập đồn tổ chức.
Khi có sự thay đổi trong quy chế đấu thầu cần có kế hoạch phổ biến cho tất cả các thành viên nhằm nắm bắt vận dụng sao cho có hiệu quả.
d. Quy trình thực hiện đấu thầu
Hoàn thiện các bước cụ thể trong công tác đấu thầu tại tất cả các khâu thực hiện, bao gồm:
Lập hồ sơ mời thầu: thực tế cho thấy nhiều hồ sơ mời thầu vẫn còn nhiều sai sót, làm ảnh hưởng rất lớn đến nội dung của hồ sơ dự thầu cũng như chất lượng cơng trình khi thực hiện.
Khi lập hồ sơ mời thầu cần phải tiến hành nghiên cứu phân tích và đưa ra những yêu cầu một cách cẩn thận và chính xác. Đồng thời, các cán bộ làm công tác hồ sơ mời thầu phải là người có năng lực và trình độ mới có thể đảm nhiệm được
nhiệm vụ này. Ban quản lý dự án thường xuyên kiểm tra giám sát chỉ đạo nhân viên làm công tác lập hồ sơ mời thầu. Nếu phát hiện sai sót thì phải sửa chữa ngay.
Nhận hồ sơ dự thầu và mở thầu: Thủ tục nhận hồ sơ dự thầu và mở thầu phải đơn giản và đúng trình tự, tránh hiện tượng thơng đồng giữa bên mời thầu và nhà thầu. Khi tiến hành mở thầu phải được tiến hành công khai trước sự chứng kiến của các ban ngành liên quan và các nhà thầu tham gia đấu thầu. Nội dung của hồ sơ dự thầu phải được đảm bảo giữ bí mật cho đến khi mở thầu.
Xét thầu: Những người tham gia xét thầu là những người có trình độ và năng lực chuyên môn về lĩnh vực đấu thầu. Cách thức chấm điểm phải có sự thống nhất giữa những người xét thầu.
Để đánh giá đúng đắn các hồ sơ dự thầu xây lắp thì việc làm rõ, chứng minh được sự phù hợp giữa các giải pháp thực hiện gói thầu với các đề xuất của nhà thầu có ý nghĩa đặc biệt quan trọng.
Ở khía cạnh thực tế, trong lựa chọn nhà thầu xây lắp, việc chưa chú trọng đúng mức tới các đề xuất về giá và tiến độ của nhà thầu, cịn nặng về đánh giá hình thức biểu hiện của các nội dung kê khai có thể dẫn đến nhiều trường hợp nhà thầu được chọn do kê khai “đẹp” hơn là lợi thế về giải pháp kỹ thuật và sự cạnh tranh về giá, tiến độ. Bởi vậy, nguyên lý cần phải khẳng định trong đánh giá hồ sơ dự thầu xây dựng là các giải pháp kỹ thuật của nhà thầu được dùng để minh chứng cho sự phù hợp với các đề xuất về giá dự thầu, tiến độ và chất lượng. Cách đánh giá này sẽ hạn chế được tình trạng kê khai hồ sơ “đẹp”, tăng khả năng cạnh tranh giữa các nhà thầu nhằm đem lại hiệu quả cao nhất cho chủ đầu tư, dự án. Đối với các gói thầu lớn, độ phức tạp cao thì có thể cho phép nhà thầu có những sửa đổi, bổ sung cần thiết nhằm đáp ứng tốt hơn yêu cầu của gói thầu.