- Phương pháp nhập trước xuất trước (FIFO):
KỸ THUẬT GHI SỔ, SỬA SAI SỔ KẾ TOÁN VÀ CÁC HÌNH THỨC SỔ KẾ TOÁN
HÌNH THỨC SỔ KẾ TỐN
7.1. Khái niệm và nội dung sổ kế toán:
Sổ kế toán dùng để ghi chép, hệ thống và lưu giữ toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế, tài chính đã phát sinh có liên quan đến đơn vị kế toán.
Sổ kế toán phải ghi rõ tên đơn vị kế toán; tên sổ; ngày, tháng, năm lập sổ; ngày, tháng, năm khóa sổ; chữ ký của người lập sổ, kế toán trưởng và người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế tốn; số trang; đóng dấu giáp lai.
Sổ kế tốn phải có các nội dung chủ yếu sau đây: - Ngày, tháng, năm ghi sổ;
- Số hiệu và ngày, tháng, năm của chứng từ kế toán dùng làm căn cứ ghi sổ; - Tóm tắt nội dung của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh;
- Số tiền của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh ghi vào các tài khoản kế toán;
- Số dư đầu kỳ, số phát sinh trong kỳ, số dư cuối kỳ.
7.2 Kỹ thuật ghi sổ, sửa sổ kế toán: 7.2.1. Mở sổ: 7.2.1. Mở sổ:
Sổ kế toán phải mở vào đầu kỳ kế toán năm, đối với đơn vị kế toán mới thành lập phải mở sổ từ ngày thành lập.
Số dư đầu năm trong các sổ kế toán năm nay là số dư cuối năm trên các sổ kế toán năm trước liền kề hoặc trên bảng cân đối kế toán năm trước liền kề
7.2.2. Ghi sổ:
Đơn vị kế toán phải căn cứ vào chứng từ kế toán để ghi sổ kế toán.
Sổ kế toán phải được ghi kịp thời, rõ ràng, đầy đủ theo các nội dung của sổ. Thông tin, số liệu ghi vào sổ kế tốn phải chính xác, trung thực, đúng với chứng từ kế tốn.
Việc ghi sổ kế tốn phải theo trình tự thời gian phát sinh của nghiệp vụ kinh tế, tài chính. Thơng tin, số liệu ghi trên sổ kế tốn của năm sau phải kế tiếp thơng tin, số liệu ghi trên sổ kế toán của năm trước liền kề. Sổ kế toán phải được ghi liên tục từ khi mở sổ đến khi khóa sổ.
Thơng tin, số liệu trên sổ kế tốn phải được ghi bằng bút mực; khơng ghi xen thêm vào phía trên hoặc phía dưới; khơng ghi chồng lên nhau; khơng ghi cách dòng; trường hợp ghi không hết trang phải gạch chéo phần không ghi; khi ghi hết trang phải cộng số liệu tổng cộng của trang và chuyển số liệu tổng cộng sang trang kế tiếp.
Đơn vị kế toán được ghi sổ kế tốn bằng phương tiện điện tử. Sau khi khóa sổ kế toán trên phương tiện điện tử phải in sổ kế tốn ra giấy và đóng thành quyển riêng cho từng kỳ kế toán năm để đưa vào lưu trữ. Trường hợp không in ra giấy mà thực hiện lưu trữ sổ kế toán trên các phương tiện điện tử thì phải bảo đảm an tồn, bảo mật thơng tin dữ liệu và phải bảo đảm tra cứu được trong thời hạn lưu trữ.
7.2.3. Khoá sổ:
Là việc cộng số phát sinh trong kỳ và tính ra số dư cuối kỳ của các tài khoản kế toán. Đơn vị kế toán phải khoá sổ kế toán vào cuối kỳ kế tốn trước khi lập báo cáo tài chính và các trường hợp khoá sổ kế toán khác theo quy định.
Bộ mơn Tài chính - kế tốn Bài giảng Nguyên lý kế toán
7.2.4. Sửa sai sổ kế toán: Căn cứ Điều 27, Luật Kế tốn Việt Nam số 88/2015 có các
phương pháp sửa sai như sau:
Phương pháp cải chính:
Áp dụng trong trường hợp ghi sổ sai về số tiền nhưng không liên quan đến quan hệ đối ứng của các tài khoản (không sai về định khoản) và không ảnh hưởng đến số tiền tổng cộng bằng chữ.
Cách sửa như sau: gạch một đường thẳng vào chỗ sai và ghi số hoặc chữ đúng ở phía trên và phải có chữ ký của kế tốn trưởng bên cạnh
Phương pháp ghi số âm:
Cách sửa như sau: ghi lại số sai bằng mực đỏ hoặc ghi lại số sai trong dấu ngoặc đơn, sau đó ghi lại số đúng và phải có chữ ký của kế tốn trưởng bên cạnh;
Phương pháp ghi điều chỉnh: Cách sửa bằng cách lập “chứng từ điều chỉnh”
và ghi thêm số chênh lệch cho đúng.
Trường hợp phát hiện sổ kế tốn có sai sót trước khi báo cáo tài chính năm được nộp cho cơ quan nhà nước có thẩm quyền thì phải sửa chữa trên sổ kế tốn của năm đó.
Trường hợp phát hiện sổ kế tốn có sai sót sau khi báo cáo tài chính năm đã nộp cho cơ quan nhà nước có thẩm quyền thì phải sửa chữa trên sổ kế toán của năm đã phát hiện sai sót và thuyết minh về việc sửa chữa này.
Sửa chữa sổ kế toán trong trường hợp ghi sổ bằng phương tiện điện tử được thực hiện theo phương pháp quy định tại điểm c khoản 1 Điều này.
7.3. Hệ thống sổ kế toán:
Đơn vị kế toán phải căn cứ vào hệ thống sổ kế tốn do Bộ Tài chính quy định để chọn một hệ thống sổ kế toán áp dụng ở đơn vị.
Mỗi đơn vị kế toán chỉ sử dụng một hệ thống sổ kế toán cho một kỳ kế toán năm.
Đơn vị kế toán được cụ thể hoá các sổ kế toán đã chọn để phục vụ u cầu kế tốn của đơn vị.
Có 5 hình thức sổ kế tốn: - Nhật ký - sổ cái - Nhật ký chung - Nhật ký chứng từ - Chứng từ ghi sổ - Trên máy vi tính 7.3.1. Hình thức Nhật ký – Sổ cái:
Đặc trưng cơ bản của hình thức sổ kế tốn Nhật ký - sổ cái:
Các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh được kết hợp ghi chép theo trình tự thời gian và theo nội dung kinh tế (theo tài khoản kế toán) trên cùng một quyển sổ kế toán tổng hợp duy nhất là sổ Nhật ký - Sổ Cái. Căn cứ để ghi vào sổ Nhật ký - Sổ Cái là các chứng từ kế toán hoặc Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại.
Hình thức này có các loại sổ kế tốn sau:
- Nhật ký - sổ cái
- Các sổ, thẻ kế tốn chi tiết
Bộ mơn Tài chính - kế toán Bài giảng Nguyên lý kế toán
Trình tự ghi sổ theo hình thức Nhật ký – sổ cái:
- Hàng ngày, căn cứ vào chứng từ gốc hoặc bảng tổng hợp chứng từ gốc kế toán ghi vào Nhật ký- Sổ cái. Đồng thời ghi vào Số quỹ, các sổ, thẻ kế toán chi tiết.
- Cuối kỳ, phải khoá sổ và tiến hành đối chiếu khớp đúng số liệu giữa Nhật ký - Sổ cái và Bảng tổng hợp chi tiết (được lập từ các sổ, thẻ kế toán chi tiết). Tiến hành lập các báo cáo tài chính.