1 .Tính cấp thiết, ý nghĩa của đề tài nghiên cứu
6. Kết cấu của đề tài
1.2. Nội dung của kế toán quản trị chi phí trong doanh nghiệp
1.2.2. Thu thập thông tin KTQT chi phí
Thu thập thơng tin về chi phí có ý nghĩa quan trọng giúp nhà quản trị có thể đưa ra các quyết định kinh doanh. Các doanh nghiệp tùy thuộc vào điều kiện thực tế tại đơn vị để vận dụng phương pháp xác định chi phí và tập hợp chi phí theo cách thức hợp lý nhằm đảm bảo tính hiệu quả trong cung cấp thông tin cho các nhà quản trị.
Để phục vụ cho việc ra quyết định ngắn hạn và dài hạn, nhà quản trị cần phải dựa vào rất nhiều nguồn thơng tin khác nhau, trong đó có những thơng tin được cung cấp bởi KTQT chi phí . Các thơng tin kế toán cung cấp ảnh hưởng trực tiếp đến quyết định của nhà quản trị, do đó để đảm bảo chất lượng thơng tin kế tốn mang lại hiệu quả tốt nhất thì cần phải đảm bảo các u cầu sau: (1)Tính trung thực của thơng tin kế tốn: Tính trung thực của thơng tin thể hiện rõ trên báo cáo tài chính, khơng thêm bớt, khơng tơ vẽ về các nghiệp vụ kinh tế, thể hiện được đầy đủ bản chất của sự kiện kinh tế muốn trình bày. Thơng tin phải có tính trung lập tức là khơng được thiên vị, khơng được làm sai lệch một cách có chủ đích để đạt được kết quả cá nhân mong
muốn hoặc ảnh hưởng lên quyết định theo một hướng đặc biệt nào đó và khơng có sai lệch trọng yếu; (2) Tính phù hợp, hiệu quả, kịp thời của thơng tin kế tốn: Được thể hiện là thơng tin giúp người sử dụng có thể điều chỉnh dễ dàng được quyết định của mình sao cho phù hợp với hồn cảnh. Thông qua việc cung cấp đầu vào cho q trình dự đốn, lập kế hoạch phát triển trong tương lai, TTKT cũng sẽ xác nhận lại các sự kiện đã xảy ra, từ đây sẽ thực hiện điều chỉnh các kế hoạch trước đó. Biểu trưng cụ thể qua tính kịp thời, có khả năng so sánh, giá trị xác nhận và giá trị dự đốn; (3) Tính hợp pháp trong thu thập thơng tin kế tốn: Kế tốn là lĩnh vực chịu sự chi phối cao về các chuẩn mực, nguyên tắc được ban hành bởi các cơ quan nhà nước và các tổ chức nghề nghiệp, vì vậy các đặc tính về TTKT cần có sự phù hợp với xu hướng hịa hợp và hội tụ quốc tế về chuẩn mực kế tốn và cần có các đặc tính ràng buộc đến chất lượng thơng tin như tính trọng yếu, tương quan giữa chi phí và lợi ích
Xác định đối tượng tập hợp chi phí là khâu đầu tiên rất quan trọng trong cơng tác tổ chức kế tốn quản trị chi phí. Khi xác định đối tượng tập hợp chi phí cần dựa vào: Đặc điểm và cơng dụng của chi phí trong hoạt động kinh doanh, đặc điểm cơ cấu tổ chức Kinh doanh của doanh nghiệp, đặc điểm sản phẩm, quy trình cơng nghệ Kinh doanh chế tạo sản phẩm. Tùy thuộc vào đặc điểm tình hình của doanh nghiệp sử dụng chứng từ, tài khoản kế toán, sổ kế toán chi tiết mà đối tượng tập hợp chi phí có thể khác nhau. Việc xác định đối tượng tập hợp chi phí đúng đắn là cơ sở, tiền đề để kiểm tra, kiểm sốt q trình chi phí, tăng cường trách nhiệm vật chất đối với các bộ phận và cung cấp số liệu cần thiết cho việc tính giá thành sản phẩm.
Những thông tin mà KTQT cần tổ chức và thu nhận là thông tin quá khứ và thông tin tương lai.
thập và cung cấp cho thấy tình hình hoạt động của DN trong thời kỳ đã qua. Tất cả các sự kiện kinh tế phát sinh trong nội bộ DN hay phát sinh trong mối liên hệ với bên ngoài đều được KTQT phân tích ảnh hưởng tới hoạt động của DN. Cơng cụ thu thập thông tin quá khứ thường được sử dụng là:
Vận dụng hệ thống chứng từ kế toán: Hạch tốn ban đầu là cơng việc khởi đầu của quy trình hạch tốn đối với các doanh nghiệp. Để thu thập thơng tin kế tốn tốn quản trị sử dụng hệ thống chứng từ kế toán. Các mẫu chứng từ ban đầu sử dụng phải thích hợp với từng loại nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh ở doanh nghiệp để có thể ghi nhận được đầy đủ thơng tin về các nghiệp vụ kinh tế. Bên cạnh việc sử dụng thống chứng từ bắt buộc để phục vụ kế tốn tài chính, xử lý và cung cấp các thơng tin cho việc lập báo cáo tài chính, để phục vụ cho mục đích kế tốn quản trị, với loại hình là doanh nghiệp có tính chất sản phẩm, tính chất sản xuất kinh doanh mang nét đặc thù riêng mà các doanh nghiệp sản xuất có thể thiết kế thêm các chứng từ chi tiết phù hợp, phản ánh đầy đủ các yếu tố, nội dung để phục vụ cho việc thu nhận, xử lý và hệ thống hố thơng tin thực hiện phục vụ cho việc lập báo cáo quản trị theo yêu cầu quản lý của doanh nghiệp.
Vận dụng hệ thống tài khoản kế toán: Việc vận dụng tài khoản kế toán để
phản ánh chi tiết chi phí nhằm hệ thống hố và cung cấp thơng tin chi tiết về chi phí phải dựa vào hệ thống tài khoản kế tốn sử dụng trong kế tốn tài chính để mở các tài khoản chi tiết – tài khoản cấp 2,3,4…cần thiết. Tuỳ thuộc vào yêu cầu và trình độ quản lý, cần thông tin chi tiết đến mức độ nào mà doanh nghiệp mở tài khoản chi tiết cho phù hợp. Tuy nhiên, yêu cầu về thơng tin kế tốn quản trị chi tiết, cụ thể đến mức độ nào phải được đưa ra từ khi lập kế hoạch đến khi hạch tốn để có căn cứ kiểm sốt, so sánh, đánh giá phân tích khi sử dụng thơng tin. Việc thiết kế tài khoản trong kế toán quản trị phải đảm bảo đơn giản, tiện lợi cho kế toán. Đặc biệt trong từng trường hợp doanh nghiệp xử lý
thông tin bằng các phương tiện kỹ thuật thông tin hiện đại, cần phải tiến hành mã hoá các tài khoản kế toán tổng hợp và chi tiết theo quy luật nhất định để tiện lợi cho hạch tốn và quản lý, hệ thống hố được thơng tin theo yêu cầu của quản trị doanh nghiệp.
Tổ chức thu thập thông tin tương lai: Thông tin tương lai là những thông tin về các hiện tượng và sự kiện chưa xảy ra. Để ra quyết định đúng đắn, nhà quản trị cần nhiều thông tin liên quan đến nhiều lĩnh vực khác nhau; đồng thời, cũng được thu thập theo nhiều cách khác nhau. Để thu thập thông tin tương lai, DN cần phải hoạch định mục tiêu để vạch ra mục tiêu có thể đạt được và tránh sự tốn kém. Tiếp đó, cần lựa chọn nguồn thơng tin, xác định loại thông tin mà quản trị quan tâm và phương pháp thu thập thơng tin có hiệu quả nhất. Tùy theo đó là thơng tin sơ cấp hay thứ cấp hoặc cả hai mà kế tốn thu thập, ghi chép và trình bày phù hợp.
Các thơng tin tương lai có thể thu thập từ các cơng cụ như: Thơng tin từ sách báo, tạp chí, đài phát thanh, truyền hình, internet và các phương tiện thơng tin đại chúng khác bởi thông tin đại chúng là một nguồn thơng tin quan trọng. Thơng tin từ sách, tạp chí có tính chun sâu nhưng có thể có hạn chế về tính cập nhật, tuy nhiên thơng tin từ các phương tiện thơng tin đại chúng có tính cập nhật, đa dạng nhưng có thể có những yếu tố chưa được kiểm chứng đầy đủ đặc biệt là thông tin từ internet. Bên cạnh đó, các thơng tin từ internet có thể có yếu tố bình luận, đánh giá, cảm nhận từ người đưa tin. Vì vậy, việc thu thập thơng tin cần chú ý đến những đặc điểm này để loại bỏ những yếu tố cảm tính, tìm ra những yếu tố có ý nghĩa thơng tin khách quan.
Việc khai thác thông tin từ sách báo, tạp chí và các phương tiện truyền thơng cần bảo đảm các u cầu: (1) Bảo đảm tính chính xác và có độ tin cậy cao; (2) Bảo đảm tính khách quan; (3) Bảo đảm tính pháp lý.
Kỹ thuật thu thập thông tin cần đảm bảo một số các yêu cầu sau: Thu thập thông tin tổng quan và quá khứ; Thu thập thông tin chuyên sâu; Tập hợp và đánh giá kết quả thu thập thông tin (Đánh giá xem thông tin vừa thu thập được có thật sự liên quan và hữu ích hay khơng bằng cách đặt câu hỏi như thơng tin này có đúng với mục tiêu đề ra khơng? Thơng tin thu thập đã bao trùm hết các khía cạnh của chủ đề cần quan tâm? Thơng tin có dễ hiểu…)
Tóm lại thu thập thơng tin là giai đoạn đầu tiên trong quy trình thơng tin KTQT, hệ thống thu nhận bao gồm các nội dung: (1) Nhân sự để tổ chức thu nhận thông tin. Nhân viên KTQT phối hợp với các bộ phận khác trong DN trong q trình thu thập thơng tin, trong đó nhân viên KTQT đóng vai trị chính trong q trình thu nhận; (2) Các thủ tục khi nhập thông tin: Việc sử dụng phần mềm cần phải tuân thủ các quy trình, thủ tục để đảm bảo phần mềm hoạt động một cách hiệu quả; (3)Tính chất của dữ liệu: Thông tin ban đầu mà HTTT KTQT thu nhận có thể là thơng tin quá khứ (nghiệp vụ kinh tế đã xảy ra), thơng tin kế hoạch (dự tốn, dự tính) hoặc thơng tin tương lai (dự báo, dự đốn); (4) Nguồn thơng tin: thơng tin KTQT được thu thập từ kế tốn tài chính, KTQT (phịng kế tốn), từ các bộ phận, phòng ban trong DN (bộ phận sản xuất, bộ phận tiêu thụ, bộ phận kỹ thuật, bộ phận chiến lược, bộ phận nhân sự, bộ phận cung ứng...), từ cơ quan quản lý Nhà nước, từ đối thủ cạnh tranh, từ các hiệp hội nghề nghiệp, từ báo cáo phân tích của các chun gia...; (5) Phương pháp thu thập thơng tin: Thông tin ban đầu bao gồm dữ liệu sơ cấp và dữ liệu thứ cấp được thu thập bằng nhiều phương pháp khác nhau như các phương pháp chứng từ kế toán, phương pháp quan sát, điều tra, khảo sát, phỏng vấn, thống kê, phương pháp thực nghiệm…;
Tóm lại, thơng tin kế tốn khơng chỉ cung cấp cho nội bộ, để nhà lãnh đạo nắm bắt kịp thời và nhanh chóng cho ra quyết định để phân tích, đánh giá chỉ tiêu tài chính trong kinh doanh mà thơng tin kế tốn quản trị và đưa ra một
số lưu ý trong q trình tổ chức thu thập thơng tin kế toán quản trị cho việc ra quyết định điều hành, quản lý của DN.