Thiết kế và phân cơng cơng việc có vai trị và vị trí rất quan trọng trong kỹ thuật điều hành, bởi qua đó cho phép xác lập trách nhiệm, yêu cầu về trình độ của từng vị trí cơng việc trong các công sở.
+ Thiết kế công việc là việc phân chia các loại công việc lớn, nhỏ sao cho hợp lý; nhằm xác định nhiệm vụ cụ thể và trách nhiệm trong thi hành công vụ và tham gia các hoạt động của cơng sở nói chung.
+ Như vậy, thiết kế cơng việc là việc xác định phương pháp làm việc, thời gian làm việc/nghỉ ngơi, yêu cầu đào tạo, trang thiết bị cần thiết và sự thay đổi nơi làm việc. Đó cũng là việc kết hợp các nhiệm vụ khác nhau để mỗi công việc là sự hoạt động của cả thể chất và trí óc. Thiết kế cơng việc hướng tới giải đáp các vần đề: Những việc nào phải thực hiện? Bao nhiêu việc được thực hiện? Ai thực hiện? Bao nhiêu người? Được thực hiện như thế nào? Và được thực hiện theo trật tự nào? + Thiết kế công việc cịn là cơ sở để đ/g thành tích, hiệu quả của nhân viên ở vị trí việc làm đó. Khi thiết kế cơng việc cần xác định tầm quan trọng của động cơ trong công tác quản lý.
+ Thiết kế công việc phải phù hợp với mục tiêu của tổ chức và của từng đơn vị thực hiện công việc được đề ra. Nội dung cơng việc phải rõ ràng, có tính khả thi.
Trên cơ sở công việc được thiết kế, các nhà quản lý sẽ tiến hành phân công công việc. Việc phân cơng cơng việc có thể được tiến hành theo:
+ Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của cơ quan, đơn vị. Khi vị trí pháp lý và thẩm quyền khác nhau thì đặc điểm hoạt động và các nhiệm vụ được giao cũng được phân biệt, cần đảm bảo tính thích ứng giữa trách nhiệm và thẩm quyền.
+ Phân cơng theo khối lượng và tính chất của cơng việc, theo ngun tắc ấn định điều kiện cho chức năng nghiệp vụ mà yêu cầu đặt ra là phải có đủ điều kiện để làm việc, tránh theo tình cảm, chủ quan.
+ Phân cơng cơng việc theo số lượng biên chế và cơ cấu tổ chức của cơ quan, hướng tới tăng cường vai trị của nhóm trong tổ chức (tăng cường liên kết, phối hợp); phân chia chức năng nghiệp vụ có tính đồng nhất, theo đó cơng việc cùng chủng loại được tập trung giao cho một đơn vị cấp dưới để thực hiện và được phân chia cho những cá nhân theo chỉ định cụ thể; tạo được sự ổn định, tránh lãng phí.
+ Đảm bảo tính thích ứng giữa năng lực của nhân viên và chức trách được giao. Có thể hiểu năng lực cơng tác là tổng hợp quan điểm, kiến thức, kỹ năng và hành vi cần thiết cho một loại chức trách nhất định, trong một hoàn cảnh nhất định để tạo ra chất lượng làm việc như tổ chức mong muốn.
* Liên hệ thực tế tại đơn vị: - Mặt được:
+ Thiết kế, phân chia được cơng việc nào lớn nhỏ và có bao nhiêu việc phải làm; công việc nào cần làm ngay và công việc nào làm có thời hạn; xác định được ai sẽ là người thực hiện cơng việc và cơng việc đó cần bao nhiêu người làm; cách làm ra sao, đánh giá như thế nào (ví dụ: đối với thiết kế cơng việc có tính chất chia nhỏ như kế hoạch cải tạo các đồ chơi ngoài trời tại khu vận động của bé trên sân trường thì kế hoạch này cần phải làm ngay và chỉ cần một nhóm nhỏ CBGV làm, cách làm sẽ rà sốt xem từng loại đồ chơi nào bị sứt óc, tróc sơn… và trong nhóm sẽ phân cơng ai làm nhiệm vụ gì và sẽ đánh giá kết quả sau khi sữa chữa xong. Đối với thiết kế cơng việc có tính chất lớn như kế hoạch cải tạo tồn bộ sân trường thì cần phải huy tụ nhiều lực lượng trong và ngoài nhà trường hỗ trợ về nhân lực, vật lực và tài lực, thời gian thực hiện cơng việc phải có thời gian dài hơn, cách làm sẽ được thiết kế cho nhiều nhóm tổ chức thực hiện theo nhiều cơng đoạn và sẽ có đánh giá kết quả thực hiện sau khi hồn thành kế hoạch).
+ Phân cơng thực hiện cơng việc đúng chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn đơn vị; phân cơng theo khối lượng và tính chất của cơng việc theo điều kiện thực tế của đơn vị
- Hạn chế:
+ Phân công công việc theo số lượng biên chế chưa đảm bảo.( ví dụ: 8 lớp bán trú mà chỉ có 15 GV).
+ Phân cơng cơng việc chưa đảm bảo tính thích ứng giữa năng lực của nhân viên và chức trách được giao (ví dụ: kế tốn làm cơng tác văn thư, y tế làm thủ quỹ).
- Giải pháp:
+ Tham mưu lãnh đạo các cấp mở các lớp đào tạo đúng chuyên ngành, đáp ứng nhu cầu và tuyển dụng đủ biên chế nhu cầu đang thiếu của các đơn vị để có phân bổ biên chế giáo viên đủ so với nhóm lớp hiện có góp phần cơng cơng việc theo số lượng biên chế đảm bảo.
+ Tham mưu với các cấp lãnh đạo tổ chức các lớp tập huấn chuyên môn, nghiệp vụ công tác văn thư lưu trữ cho nhân viên kế toán và tạo điều kiện cho nhân viên kế tốn tham gia các lớp tập huấn để góp phần thích ứng giữa năng lực của nhân viên kế tốn với trách nhiệm công tác văn thư lưu trữ theo quy định đề án việc làm./.