Họp là một hình thức của hoạt động QLNN, một cách thức giải quyết cơng việc, thơng qua đó thủ trưởng cơ quan HCNN trực tiếp thực hiện sự lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành hoạt động trong giải quyết các công việc thuộc chức năng, thẩm quyền của cơ quan mình theo quy định của PL.
* Vai trò của hội họp:
Hội họp cung cấp cho các nhà quản lý cơ hội để thống nhất nhận thức; tăng cường dân chủ trong điều hành, phát huy trí tuệ tập thể; tăng cường phối hợp, ủng hộ; khuyến khích nhân viên; đánh giá nhân viên và tăng cường hiểu biết lẫn nhau;
tạo áp lực hành động. Đó cũng là 1 cách thức hữu hiệu để thu thập thông tin phản hồi cho quản lý.
* Để đạt hiệu quả nhất định, cuộc họp cần được tiến hành đảm bảo những yêu cầu sau đây:
- Bắt đầu họp đúng giờ.
- Xác định tóm tắt, ngắn gọn mục tiêu của cuộc họp.
- Nêu những hạn chế về thời gian dành cho các nội dung cơng việc đưa ra trong chương trình nghị sự.
- Bắt đầu cuộc họp một cách hấp dẫn, lôi cuốn sự chú ý của những người tham dự.
- Giới thiệu đại biểu, đặc biệt là những người mới, lạ.
- Phải đảm bảo cuộc họp tiến hành trôi chảy và đi đúng trọng tâm. - Đảm bảo chương trình nghị sự.
- Trình bày tóm tắt vấn đề.
- Tạo ra một khơng khí mang tính chun nghiệp.
- Kiểm tra việc giải quyết nhưng vấn đềcủa chương trình nghị sự. - Kiểm tra hoạt động của thư ký
- Tổng kết các vấn đề và ghi rõ việc thực hiện.
- Dự kiến xếp lịch cho cuộc họp tiếp theo vào cuối cuộc họp hiện tại. - Kết thúc cuộc họp đúng giờ quy định, đừng bao giờ kéo dài.
- Từng bước ứng dụng CNTT phục vụ việc họp
* Liên hệ thực tiễn tại đơn vị:
- Ưu: đạt được mục tiêu cuộc họp, dự họp đúng giờ, đúng thành phần, đúng trọng tâm, giải quyết được vấn đề được đưa ra trong cuộc họp.
- Khuyết: Một số đại biểu dự họp còn đi trể, làm việc riêng trong giờ họp, chưa ứng dụng CNTT phục vụ cho việc họp.
- Giải pháp:
+ Nâng cao ý thức trách nhiệm của CBCC trong quá trình dự họp phải đảm bảo đúng thành phần, giờ giấc, tuyệt đối không làm việc riêng trong suốt quá trình dự họp.
+ Chủ trì cuộc họp phải sắp xếp thời gian họp hợp lý để các CBCC tham dự cuộc họp được đúng thành phần.
+ CBCC được giao nhiệm vụ chuẩn bị nội dung cuộc họp không ngừng học tập để nâng cao trình độ chun mơn nghiệp vụ đặc biệt là công nghệ thông tin để ứng dụng CNTT vào cuộc họp như trình chiếu nội dung họp trên Powerpoint./.