+ Văn bản được đánh máy hoặc in trên giấy trắng theo kính thước 210 x 297 mm (Khổ giấy A4).
+ Vùng trình bày văn bản như sau: * Mặt trước: - Cách mép trên : 25 mm. - Cách mép dưới: 25 mm. - Cách mép trái: 35 mm. - Cách mép phải: 15 mm. * Mặt sau (nếu in 2 mặt): - Cách mép trên: 25 mm. - Cách mép dưới: 25 mm. - Cách mép trái : 15 mm. - Cách mép phải : 35 mm.
+ Văn bản có nhiều trang thì trang thứ hai phải đánh số trang bằng chữ số Ả Rập cách mép trên trang giấy 10 mm và cách đều hai mép phải, trái của phần có chữ (bát chữ).
+ Những văn bản có hai phụ lục trở lên thì phải ghi số thứ tự của phụ lục bằng chữ số Ả Rập.
+ Đối với các cấp uỷ, tổ chức, cơ quan đảng có sử dụng máy tính để chế bản văn bản thì phơng, cỡ, kiểu chữ thống nhất dùng bộ mã các ký tự chữ Việt theo Tiêu chuẩn TCVN 6909: 2001 (bộ mã TCVN 6909: 2001)
+ Những văn bản, văn kiện của Đảng in thành sách, đăng báo, in trên tạp chí khơng trình bày theo yêu cầu kỹ thuật này.
1.2 Quy trình xây dựng văn bản của Đảng
a. Quy trình chung về xây dựng văn bản của Đảng
Gồm có 5 bước:
Bước 1. Xác định mục đích, nội dung, tên loại VB. Căn cứ vào các quy định của Đảng, tình hình, nhiệm vụ của địa phương, đơn vị; yêu cầu của cấp trên, của quy chế, của chương trình cơng tác để xác định chính xác vấn đề cần ra VB cũng như thể loại.
Bước 2. Lựa chọn thông tin, xác định đối tượng đọc VB: căn cứ vào mục đích, nội dung, tên loại VB.
Bước 3. Viết bản thảo, tham khảo ý kiến bổ sung: tùy nội dung vấn đề mà phân công cho bộ phận tham mưu chuyên trách xây dựng bản thảo; căn cứ vào tầm quan trọng của vấn đề mà xác định phạm vi tham khảo ý kiến.
Bước 4. Hồn thiện, thơng qua lãnh đạo, xử lý kỹ thuật hành chính: cần xem xét một cách nghiêm túc những ý kiến đóng góp để hồn thiện bản thảo.
Bước 5. Ký và ban hành VB theo thẩm quyền: người ký phải đúng thẩm quyền, đúng thể thức để ký, chức vụ người ký, tên người ký,…Chú ý đến việc phổ biến để triển khai thực hiện.
b. Quy trình soạn thảo văn bản của Đảng
Gồm có 4 bước:
Bước 1: Lập đề cương
Đề cương là dàn ý sắp xếp, bố cục các vần đề cần trình bày theo một kết cấu logic, hợp lý.
Tác dụng của đề cương: định hướng nội dung soạn thảo đúng nội dung, yêu cầu; tránh sai sót như: thiếu nội dụng, bố cục lộn xộn, khơng chặt chẽ, logic, lạc đề.
Có 2 loại đề cương: đề cương sơ lược, đề cương chi tiết. Bước 2: Viết bản thảo. Bản thảo thường có:
Phần mở đầu: Giới thiệu vần đề, lý do, mục đích của vấn đề.
Phần nội dung: Các ý nội dung giống nhau nên sắp xếp thành một đoạn. Nêu ý quan trọng trước, ít quan trọng nêu sau.
Phần kết thúc: Nhấn mạnh ý chính, nêu yêu cầu, đề nghị hoặc động viên đối tượng thực hiện.
Bước 3: Kiểm tra và sửa chữa bản thảo
Kiểm tra nội dung, phương pháp trình bày, lời văn, ngữ pháp; phát hiện vấn đề cần sửa chữa, cần đọc lại nhiều lần hoặc lấy ý kiến góp ý của cá nhân, tổ chức khi cần thiết.
Bước 4: Trình cấp thẩm quyền để tổ chức lấy ý kiến, xem xét, ban hành.
2. Ví dụ minh họa
Bước 1: Lập đề cương sơ lược
-Tên văn bản: Báo cáo tình hình cơng tác tháng 3 năm 2017 của Đảng ủy -Nội dụng:
+ Mở bài + Nội dung + Phần kết thúc
Bước 2: Viết bản thảo
-Phần mở đầu: Tháng 3 năm 2017, Đảng ủy tập trung lãnh đạo, chỉ đạo tổ chức thực hiện đạt một số kết quả chủ yếu như sau.
-Phần nội dung:
+ Lĩnh vực kinh tế: Lĩnh vực thương mại-dịch vụ duy trì phát triển; lĩnh vực sản xuất nơng nghiệp được kiện tồn tổ hợp tác rau an toàn, lúa hè thu đang trong giai đoạn làm đồng và phát triển tốt; công tác chỉnh trang đô thị chuẩn bị nghiệm thu và đưa vào sử dụng cơng trình…
+ Lĩnh vực văn hóa-xã hội: Các trường duy trì cống cơng tác huy động học sinh đạt chỉ tiêu;Y tế ngăn chặn được tình hình bệnh tay chân miệng so với cùng kỳ; giới thiệu lao động đi làm việc có thời hạn ở nước ngồi đạt chỉ tiêu…
+ Lĩnh vực quốc phịng an ninh: Tình hình an ninh trật tự được giữ vững và ổn định; trật tự xã hội xảy ra tăng hơn 01 vụ so với tháng trước…
+ Cơng tác xây dựng tổ chức đảng, chính quyền, đồn thể:Tổ chức hội nghị Bí thư và Phó bí thư gặp gỡ, tiếp xúc, đối thoại với đoàn thanh niên; cho ý kiến quy hoạch A 2; tham mưu đảng ủy kiểm tra, giám sát 3 tổ chức đảng…
-Phần kết thúc: Đánh giá chung tình hình lãnh đạo thực hiện đạt và chưa đạt, đề nghị các tổ chức tiếp tục thực hiện nhiệm vụ đạt hiệu quả trong thời gian tới.
Bước 3: Trình cấp ủy k/tra ND, PP trình bày, lời văn, ngữ pháp và sửa chữa bản thảo.
MỤC LỤC CÂU HỎI THẢO LUẬN
Câu 1 (Bài 1): Làm rõ nội dung: xây dựng mục tiêu, phương hướng, kế hoạch hoạt động ở cấp cơ sở? Liên hệ việc thực hiện nội dung này ở đơn vị, cơ sở nơi đồng chí đang cơng tác.
Câu 2 (Bài 2): Trình bày (Phân tích làm rõ) những biểu hiện đặc trưng trong phong cách lãnh đạo của người cán bộ lãnh đạo, quản lý ở cơ sở? Liên hệ việc thực hiện những biểu hiện đặc trưng này ở đơn vị, cơ sở nơi đồng chí đang cơng tác.
Câu 3 (Bài 3): Trình bày quy trình (các bước, cơng đoạn) ra quyết định và tổ chức thực hiện quyết định lãnh đạo, quản lý cấp cơ sở
Câu 3a (Bài 3): Trình bày khái niệm, yêu cầu của quyết định lãnh đạo, quản lý? Liên hệ thực tiễn? Hoặc Phân tích các yêu cầu cơ bản của quyết định lãnh đạo, quản lý cấp cơ sở. Liên hệ việc thể hiện các yêu cầu này trong quá trình soản thảo quyết định ở đơn vị, cơ sở nơi đồng chí đang cơng tác. (Câu mở rộng).
Câu 4 (Bài 3): Phân tích kỹ năng ra quyết định và tổ chức thực hiện quyết định lãnh đạo quản lý cấp cơ sở? Liên hệ việc thể hiện các kỹ năng này trong quá trình ra quyết định và tổ chức thực hiện quyết định lãnh đạo, quản lý ở đơn vị, cơ sở nơi đồng chí đang cơng tác.
Câu 5 (Bài 4): Làm rõ các kỹ năng tuyên truyền, thuyết phục cá nhân. Liên hệ thực tiễn cơ sở, đơn vị cơng tác.
Câu 6 (Bài 4): Làm rõ hình thức thảo luận nhóm nhỏ. Cho ví dụ minh họa. Câu 7 (Bài 5): Làm rõ quy trình thu thập thơng tin. Liên hệ việc thực hiện quy trình này trong q trình thực hiện thu thập thơng tin ở đơn vị, cơ sở nơi đồng chí đang cơng tác.
Câu 8 (Bài 6): Làm rõ quy trình xử lý điểm nóng xã hội, điểm nóng chính trị - xã hội với tính cách một loại tình huống chính trị - xã hội ở cơ sở. Cho ví dụ minh họa.
Câu 9 (Bài 7): Phân tích rõ các nguyên tắc đánh giá cán bộ ở cơ sở? Liên hệ việc thực hiện các nguyên tắc này trong quá trình đánh giá cán bộ hàng năm ở đơn vị, cơ sở nơi đồng chí đang cơng tác.
Câu 10 (Bài 8): Làm rõ kỹ năng phân công công việc; tổ chức và điều hành các cuộc họp và kiểm sốt cơng việc trong điều hành cơng sở ở cơ sở. Liên hệ việc thực hiện kỹ năng này ở đơn vị, cơ sở nơi đồng chí đang cơng tác.
Câu 11 (Bài 8): Làm rõ các nguyên tắc điều hành công sở? Liên hệ việc thực hiện các nguyên tắc này ở đơn vị, cơ sở nơi đồng chí đang cơng tác.
Câu 12 (Bài 9): Làm rõ các yêu cầu và quy trình xây dựng văn bản của Đảng. Cho ví dụ minh họa.