3. Các thủ tục pháp lý thành lập doanh nghiệp
3.2 Những lƣ uý quan trọng khi thành lập công ty
3.2.1 Lưu ý về trụ sở công ty
Trụ sở công ty không đƣợc ở nhà tập thể, nhà chung cƣ. Để bảo đảm hoạt động kinh doanh khi thuê nhà, mƣợn nhà làm trụ sở công ty Quý khách hàng nên ký kết hợp đồng thuê nhà, mƣợn nhà và yêu cầu chủ nhà cung cấp cho 02 bản sao Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất hoặc giấy tờ tƣơng đƣơng. Trụ sở cơng ty phải liên hệ đƣợc, có ngƣời nhận thƣ báo, tránh trƣờng hợp cơ quan thuế, cơ quan đăng ký doanh nghiệp gửi thƣ phát khơng có ngƣời nhận sẽ bị liệt vào công ty không kinh doanh tại trụ sở và bị đóng mã số thuế, khóa mã số doanh nghiệp. Ngoài ra, doanh nghiệp nên cố định trụ sở theo quận huyện vì khi thay đổi trụ sở khác quận, huyện đang đăng ký phải thực hiện thủ tục chốt thuế chuyển quận trƣớc khi thay đổi đăng ký doanh nghiệp.
3.2.2 Lưu ý về lựa chọn loại hình doanh nghiệp
Theo ghi nhận của Luật Doanh nghiệp hiện hành (Luật doanh nghiệp 2014), Quý khách hàng có thể lựa chọn các loại hình doanh nghiệp: Cơng ty TNHH một thành viên, công ty TNHH hai thành viên trở lên, Công ty cổ phần, doanh nghiệp tƣ nhân, Công ty hợp danh. Tuy nhiên, căn cứ vào thực tế thì nếu Quý khách hàng kinh doanh các ngành nghề thông thƣờng nên lựa chọn 3 loại hình doanh nghiệp phổ biến là Công ty TNHH một thành viên, công ty TNHH hai thành viên trở lên, Công ty cổ phần.
Trên thực tế sự khác biệt lớn nhất của công ty cổ phần so với công ty TNHH là ở vấn đề cơng ty cổ phần có thể huy động vốn linh hoạt và tham gia thị trƣờng chứng khốn do đó số lƣợng cổ đơng tối thiểu có 03 ngƣời và khơng hạn chế tối đa, dễ dàng chuyển nhƣợng sau khi khơng cịn là cổ đơng sáng lập. Cịn ƣu việt lớn nhất của cơng ty TNHH là sự tham gia của các thành viên vào công ty là rất chặt chẽ, số lƣợng ngƣời tham gia hạn chế từ 01 đến 50 ngƣời.
Ngồi ra, chỉ khi cơng ty có nhu cầu tham gia thị trƣờng chứng khoán sau này mới nên lựa chọn loại hình cơng ty cổ phần bởi hoạt động của công ty cổ phần, cơ cấu tổ chức và các quy định về vấn đề nội bộ của công ty cổ phần tƣơng đối phức tạp mà doanh nghiệp chỉ sơ suất nhỏ có thể đã vi phạm các quy định của pháp luật liên quan đến các vấn đề pháp lý nội bộ của công ty cổ phần.
3.2.3 Lưu ý về đặt tên công ty
Trên thực tế tên công ty ngày càng hạn chế do số lƣợng doanh nghiệp ngày một nhiều. Tuy nhiên, để có thể đặt đƣợc tên cơng ty theo mong muốn rất đơn giản bằng cách thêm các tiền tố hoặc hậu tố vào tên cơng ty là có thể đăng ký đƣợc. Tuy nhiên, cần tránh các tên nổi tiếng đã đăng ký độc quyền nhãn hiệu vì có thể doanh nghiệp có nguy cơ bị yêu cầu đổi tên do trùng với nhãn hiệu đã đƣợc bảo hộ độc quyền tại Việt Nam.
3.2.4 Lưu ý về đăng ký, kê khai vốn điều lệ khi thành lập công ty
Theo quy định của Luật Doanh nghiệp thì vốn điều lệ do doanh nghiệp tự kê khai và tự chịu trách nhiệm (kể cả các ngành nghề có u cầu vốn pháp định thì doanh nghiệp cũng chỉ cần kê khai đủ mức vốn quy định mà không cần chứng minh hay xác nhận
28
nguồn vốn thực tế). Tuy nhiên, căn cứ vào nhu cầu hoạt động nhƣ: mức hợp đồng ký kết với đối tác, sự tham gia vào dự án, số vốn phải lý quỹ đối với một số ngành đặc thù, mức thuế môn bài muốn đóng mà doanh nghiệp lựa chọn mức vốn điều lệ hợp lý, phù hợp và tính đến tính chịu trách nhiệm của các chủ sở hữu doanh nghiệp/công ty khi cam kết mức vốn của mình.
Thời hạn góp vốn là 90 ngày, kể từ ngày đƣợc cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp. Đối với cá nhân thành lập công ty có thể lựa chọn góp vốn bằng hình thức hoặc chuyển khoản vào tài khoản của công ty. Tuy nhiên, đối với tổ chức là thành viên/cổ đông công ty thì việc góp vốn phải thực hiện bằng hình thức chuyển khoản vốn góp vào tài khoản của cơng ty có đăng ký với cơ quan đăng ký doanh nghiệp (Tham khảo quy định tại Nghị định 222 2013 NĐ – CP và Thông tƣ 09 20215 BTC ngày 29 01 2015).
Theo quy định của pháp luật thủ tục tăng vốn điều lệ công ty tƣơng đối đơn giản, trong khi đó thủ tục giảm vốn điều lệ cơng ty lại tƣơng đối nhiều điều kiện và cần thời gian nhất định.
3.2.5 Lưu ý về ngành nghề kinh doanh
Hiện nay doanh nghiệp đƣợc kinh doanh các ngành nghề pháp luật không cấm. Tuy nhiên, doanh nghiệp chỉ đƣợc phép kinh doanh các ngành nghề mà mình đã đăng ký và kê khai trong hồ sơ đăng ký doanh nghiệp, doanh nghiệp nên lựa chọn phạm vi rộng khi đăng ký các ngành nghề kinh doanh cho công ty trong hồ sơ đăng thành lập công ty. Có thể nói điểm ƣu việt của Luật Doanh nghiệp hiện hành là doanh nghiệp chƣa cần xuất trình các điều kiện đối với các ngành nghề yêu cầu chứng chỉ hành nghề. Do đó, tùy thuộc vào nhu cầu hoạt động doanh nghiệp có thể lựa chọn mở rộng các ngành nghề kinh doanh để tránh sau khi hoạt động phát sinh thêm thủ tục bổ sung ngành nghề do khi thành lập chƣa bao quát các ngành nghề dự định kinh doanh. Về việc áp mã ngành nghề theo mã ngành cấp 4 căn cứ quy định tại hệ thống ngành nghề kinh tế Việt Nam (Áp dụng theo Quyết định số: 27 2018 QĐ-TTg ngày 06 tháng 7 năm 2018 của Thủ tƣớng Chính phủ).