3.2 Hồn thiện dự tốn ngân sách tại Công ty
3.2.4 Phương pháp lập dự toán
Trong quá trình dự tốn, Cơng ty sử dụng phương pháp dự toán tăng dần. Tức là, dự toán của các bộ phận hầu hết được lập dựa vào kết quả thực tế của năm trước rồi tăng thêm một con số % nhất định tùy từng bộ phận và các khoản mục chi phí, hoặc sử dụng những chi phí, định mức của năm cũ để lập dự toán cho năm hiện hành mà khơng có sự đánh giá cẩn thận và khoa học cũng như sự phân bổ nguồn lực tối ưu và hợp lý. Phương pháp này có ưu điểm là dễ lập, chi phí thấp nhưng nó lại làm cho các bộ phận lúng túng trong việc hoạch định chi phí cho bộ phận mình, nhất là các bộ phận gián tiếp như bộ phận kế toán, kỹ thuật, …
2.3.2.5 Đặc điểm chung cơng tác lập dự tốn
- Hiện tại, thị trường tiêu thụ chính của sản phẩm Cơng ty là các nước ở các châu Âu, châu Á, châu Úc, châu Mỹ, chiếm > 90% sản lượng tiêu thụ, số sản phẩm còn lại tiêu thụ thị trường trong nước. Như vậy, thị trường sản phẩm của Cơng ty là trong và ngồi nước. Nhưng khi thực hiện cơng tác dự tốn ngân sách, Công ty đã bỏ qua thị trường trong nước, khơng dự tốn sản lượng tiêu thụ, doanh thu tiêu thụ, đơn giá tiêu thụ,… cho số sản phẩm này. Điều này đã ảnh hưởng đến dự toán tiêu thụ chung của tồn Cơng ty. Mà ta biết rằng. tất cả dự toán bắt đầu từ dự toán tiêu thụ. Nếu dự tốn tiêu thụ khơng gần sát với thực tế thì tất cả dự tốn khác đều khơng phù hợp và như vậy dự tốn ngân sách được lập khơng có ý nghĩa lắm.
- Khi dự toán sản lượng tiêu thụ, Cơng ty khơng dự tốn một cách khách quan mà phụ thuộc nhiều vào sản lượng tiêu thụ kỳ trước nên số liệu dự tốn khơng phù hợp với thực tế. Ví dụ, Cơng ty dự tốn sản lượng hàng xuất khẩu bằng cách lấy sản lượng tiêu thụ kỳ trước cộng với những đơn đặt hàng năm trước cho năm nay mà thiếu đi sự phân tích các trường hợp trong năm có thêm đơn đặt hàng hoặc khách hàng hủy đơn đặt hàng. Như vậy, việc đưa ra một con số dựa vào mức tăng bình qn trong q khứ có thể bỏ mất cơ hội để Công ty mở rộng quy mơ và tìm kiếm khách hàng tiềm năng mới.
- Khi dự toán doanh thu, Cơng ty chưa tính đến sự trượt giá trong năm kế hoạch, nhất là trong giai đoạn lạm phát gia tăng như hiện nay.
- Công ty dự tốn chi phí ngun vật liệu trực tiếp dựa trên định mức lượng nguyên vật liệu và đơn giá của từng loại nguyên vật liệu. Định mức lượng nguyên vật liệu đã được xây dựng và kiểm nghiệm qua các năm nên tương đối chính xác. Trong khi đó, đơn giá nguyên vật liệu lại dựa trên giá thực tế tại thời điểm lập dự tốn mà chưa có sự ước tính tỷ lệ tăng hoặc giảm giá trong năm kế hoạch.
- Trong các dự tốn chi phí, chưa có sự phân loại chi phí thành biến phí và định phí để phục vụ cho việc ra các quyết định theo sự ứng xử của chi phí như phân tích hịa vốn chẳng hạn. Bên cạnh đó, một số chi phí rất lớn chưa được tách riêng để phục vụ cho việc ra quyết định như chi phí bao bì, đóng gói.
- Các báo cáo dự tốn của Cơng ty chỉ mới thiết lập, lên kế hoạch cho một năm, tức Cơng ty chỉ mới dừng lại ở loại hình dự tốn ngắn hạn mà chưa xây dựng được dự tốn dài hạn, có chăng chỉ là kế hoạch năm 5 nhưng chỉ lập ra với tính chất tham khảo, chưa cụ thể và không được quan tâm đúng mực.Với dự toán ngắn hạn chỉ đáp ứng cho nhu cầu hoạch định và kiểm sốt trong ngắn hạn thì chưa phải là một chỉnh thể cho các kế hoạch hành động để đạt mục tiêu chiến lược.
Kết luận chương 2
Từ khi sản xuất và kinh doanh theo cổ phần hóa (đến nay đã hơn 10 năm), cơng ty đã có nhiều thay đổi về con người và phương thức sản xuất kinh doanh, kết quả kinh doanh đạt được qua từng năm có mức tăng trưởng tốt, công ty cũng đang ngày càng xây dựng chiến lược kinh doanh dài hạn, áp dụng các mơ hình quản lý kinh doanh hiện đại, đổi mới ở nhiều khía cạnh trong đó có cơng tác dự tốn ngân sách.
Các dự tốn ngân sách được lập trên tình hình kinh doanh thực tế và nhu cầu thiết yếu của Cơng ty, cũng như có sự kiểm tra, đối chiếu giữa số liệu thực tế và kế hoạch hàng năm đã giúp cho ban quản lý Công ty đánh giá tình hình hoạt động được chính xác.
Tuy nhiên, cơng tác dự tốn ngân sách vẫn còn một số khuyết điểm cần khắc phục để hoàn thiện hơn. Thứ nhất, môi trường dự tốn cịn thiếu chun nghiệp, chưa có các phần mềm phục vụ cho việc lập dự toán ngân sách. Thứ hai, Cơng ty áp dụng mơ hình thơng tin phản hồi nhưng cịn mang tính áp đặt và dễ gây tâm lý bất bình cho cán bộ công nhân viên. Thứ ba, các mẫu biểu báo cáo dự toán của mỗi phòng ban là những mẫu biểu riêng biệt, tự tạo nên chưa tạo được sự thống nhất về các chỉ tiêu, cách lập trong quy trình dự tốn ngân sách cho tồn Cơng ty. Thứ tư, Cơng ty sử dụng phương pháp dự tốn tăng dần, mà không phân bổ nguồn lực tối ưu. Và khuyết điểm cuối cùng, các báo cáo dự tốn của Cơng ty vẫn chưa đầy đủ. Các khuyết điểm này cần phải được nghiên cứu và cải thiện để dự toán ngân sách cho các năm sau được hoàn chỉnh hơn, nhằm phục vụ tốt hơn cho Công ty.
CHƯƠNG 3
HỒN THIỆN CƠNG TÁC DỰ TỐN NGÂN SÁCH TẠI CƠNG TY CỔ PHẦN GỐM VIỆT THÀNH
3.1 Mục tiêu, quan điểm và nguyên tắc cần thực hiện khi hoàn thiện dự toán ngân sách
3.1.1 Mục tiêu hồn thiện
Đó là phải thiết lập dự toán ngân sách mang lại tính hữu ích cao nhất. Dự toán ngân sách phải đảm bảo được sự hiệu quả trong hoạt động và trong quản lý của Công ty. Mọi nguồn lực, bộ phận trong Công ty đều được huy động tham gia vào việc xây dựng dự toán ngân sách cũng như được phân bổ và điều phối một cách hợp lý. Các thơng tin trên báo cáo dự tốn ngân sách là khoa học, sát với thực tế và phản ánh đúng tiềm năng Cơng ty, giúp cho việc dự đốn tình hình kinh doanh cũng như phục vụ tốt hơn cho việc ra các chính sách, các quyết định quản trị đúng với kế hoạch và mục tiêu, chiến lược của Công ty.
3.1.2 Quan điểm hoàn thiện
- Hồn thiện dự tốn ngân sách dựa trên sự phân tích các nhân tố bên trong và bên ngồi ảnh hưởng trực tiếp đến tình hình sản xuất kinh doanh của Cơng ty để dự toán các chỉ tiêu về sản lượng tiêu thụ, doanh thu, chi phí,…
- Hồn thiện các báo cáo dự toán ngân sách dựa trên quan điểm cân đối giữa chi phí và lợi ích. Lập dự toán ngân sách sao cho ít tốn thời gian, tiền bạc, công sức nhưng mang lại lợi ích cao nhất cho Cơng ty.
- Hồn thiện dự toán ngân sách dự trên quan điểm kết hợp tất cả các phòng ban, từ các cấp quản trị đến những nhân viên thừa hành công việc nhằm nâng cao tinh thần, trách nhiệm và giúp cho mọi người trong Công ty hiểu rõ về mục tiêu và tầm quan trọng của việc lập dự tốn.
- Hồn thiện các báo cáo dự toán ngân sách trên cơ sở kế thừa có chọn lọc hệ thống báo cáo dự toán ngân sách cũ nhằm biến các báo cáo dự toán ngân sách thực sự là một cơng cụ hữu ích cho nhà quản trị trong việc đạt được mục tiêu của Công ty.
3.1.3 Các nguyên tắc cần tuân thủ
- Cơng tác lập dự tốn ngân sách phải được thực hiện liên tục. Việc lập dự tốn khơng chỉ là hoạt động hàng năm, tiến hành đều đặn mỗi năm 1 lần vào cuối năm với việc đưa ra các chỉ tiêu chưa thật sự hợp lý mà phải được thực hiện liên tục trong năm với việc theo dõi công tác thực hiện, so sánh kết quả thực tế với kế hoạch nhằm có những điều chỉnh kịp thời, phù hợp với tình hình kinh doanh thực tế của Cơng ty.
- Công tác lập dự tốn ngân sách phải đảm bảo ngun tắc khơng nóng vội. Các chỉ tiêu, thơng tin trên báo cáo dự tốn ngân sách có liên quan chặt chẽ với nhau. Nếu chỉ một bộ phận nóng vội, khơng cẩn trọng trong việc đưa ra các thơng tin, chỉ tiêu có thể sẽ làm ảnh hưởng đến thơng tin, chỉ tiêu trên các báo cáo dự tốn ngân sách. Vì thế các bộ phận lập dự tốn ngân sách phải cẩn trọng, có thời gian để thu thập các thơng tin cần thiết, hữu ích phục vụ cho việc lập dự tốn ngân sách được chính xác và có tính thực tế cao..
- Cơng tác lập dự tốn ngân sách phải có sự tham gia, phối hợp của mọi bộ phận, mọi thành viên trong Cơng ty chứ khơng riêng gì các cấp lãnh đạo. Nếu thực hiện được điều này, việc đưa ra các chỉ tiêu dự tốn phù hợp và chính xác cho từng bộ phận, phịng ban là một điều khơng q khó khăn, giúp cho việc lập dự tốn ngân sách được thuận lợi.
- Công tác lập dự toán ngân sách cần dựa trên nguyên tắc đảm bảo tính linh hoạt của dự tốn ngân sách. Do dự tốn hàm chứa yếu tố khơng chắc chắn nên việc xây dựng dự toán trên nguyên tắc này là rất cần thiết để có thể điều chỉnh nhanh chóng và dễ dàng khi có những thay đổi ngoài dự kiến.
3.2 Hồn thiện dự tốn ngân sách tại Cơng ty 3.2.1 Mơi trường dự tốn
- Vấn đề quan trọng trong cơng tác dự tốn ngân sách là truyền thông tin, truyền số liệu, kết nối các số liệu ở các bộ phận có liên quan trong Cơng ty. Vì vậy, để mơi trường dự tốn được chun nghiệp hơn, Cơng ty cần trang bị hệ thống máy tính nối mạng nội bộ cho tồn Cơng ty để cơng tác truyền số liệu, truyền thông tin trong quá
trình dự tốn ngân sách được thuận tiện, hạn chế sai sót, ít tốn kém thời gian, cơng sức; ngồi ra, các mục tiêu, chính sách của Cơng ty, quan điểm, tư tưởng của nhà quản trị cũng sẽ được truyền đến mọi phịng ban, xí nghiệp một cách nhanh chóng, chính xác hơn. Để thực hiện được điều này, Cơng ty có thể nghiên cứu dự án mua các phần mềm tin học về dự toán ngân sách hoặc thuê các công ty cung cấp phần mềm viết phần mềm sự tốn ngân sách phù hợp với Cơng ty để thuận lợi cho việc dự toán ngân sách.
- Hiện tại phòng kế hoạch với chức năng trọng tâm là lập kế hoạch, dự toán ngân sách cho tồn Cơng ty, và phịng kinh doanh – xuất nhập khẩu với chức năng tìm kiếm, khai thác, đàm phán với khách hàng trong và ngoài nước đang nhập làm một với một vị trưởng phịng quản lý chung đã làm cho cơng tác dự tốn ngân sách có thể sẽ khơng được thực hiện với nhân sự đúng chuyên trách và ảnh hưởng đến chất lượng cơng tác dự tốn ngân sách. Vì vậy, Cơng ty cần phải lưu ý đến vấn đề này. Muốn dự toán ngân sách một cách chính xác, phản ánh đúng tiềm năng thực tế, Công ty nên tách hai phòng ban này để thực hiện hai chức năng khác nhau và bổ sung thêm nhân lực cho hai phịng ban này. Bước đầu, với tình hình, đặc điểm của Cơng ty, khi tách riêng, Phịng kế hoạch có thể được xem như đảm nhận vai trị của hệ thống kế toán quản trị, chịu trách nhiệm liên quan đến việc dự toán ngân sách và cung cấp thông tin nội bộ phục vụ cho các nhà quản trị. Nhưng về lâu dài, Công ty ngày càng mở rộng quy mơ, có thể tổ chức một bộ phận kế toán quản trị riêng biệt với bộ phận kế tốn tài chính. Trong bộ phận kế tốn quản trị, có bộ phận dự tốn ngân sách (phịng kế hoạch) chịu trách nhiệm liên quan đến việc dự toán ngân sách, có bộ phận thu thập thơng tin nội bộ, có bộ phận lập và phân tích báo cáo báo cáo kế toán quản trị với những nhân viên chuyên trách am hiểu về nghiệp vụ, trình độ chuyên mơn cao, có phẩm chất nghề nghiệp…
- Ngồi ra, Cơng ty cần huấn luyện nâng cao nghiệp vụ cho các cán bộ nhân viên phịng kế hoạch nói riêng và các phịng ban nói chung. Đồng thời, khuyến khích, tạo động lực cho mọi người trong Công ty cùng quan tâm tham gia ý kiến vào việc lập kế hoạch và dự toán ngân sách.
3.2.2 Mơ hình dự tốn
Để đảm bảo các báo cáo dự toán ngân sách phản ánh đúng tiềm lực của Công ty nhưng không mất quá nhiều thời gian và chi phí mà vẫn đảm bảo được mục tiêu do Công ty đề ra, Công ty nên áp dụng mơ hình thơng tin từ cấp dưới lên. Tuy nhiên, trước khi nhận các báo cáo từ cấp dưới lập và chuyển lên, Công ty sẽ thông báo mức ngân sách hợp lý cho từng bộ phận dựa trên mục tiêu chung kết hợp với số liệu ngân sách từ năm trước. Theo mơ hình này, thơng tin về các chỉ tiêu dự tốn sẽ bắt đầu các xí nghiệp và các phịng ban. Với mơ hình này, Cơng ty có thể khắc phục được khuyết điểm của mơ hình cũ, đó là có sự tham gia của hệ thống các phịng ban và các xí nghiệp cũng như khơng tạo được sự áp đặt nặng nề cho cấp dưới. Cụ thể như sau:
- Các xí nghiệp phải tự đánh giá về năng lực sản xuất, tình hình sử dụng máy móc thiết bị, tình hình nhân sự, mức sản xuất tối ưu và lập các dự tốn chi phí phát sinh tại xí nghiệp của mình, sau đó chuyển lên cho ban quản lý hệ thống các xí nghiệp. Ban quản lý hệ thống các xí nghiệp căn cứ vào các dự toán sẽ tổng hợp thơng tin, góp ý kiến và gởi trở lại cho các xí nghiệp để sửa đổi, bổ sung (nếu cần thiết). Các báo cáo dự toán sau khi được chỉnh sửa và được ban quản lý hệ thống các xí nghiệp chấp nhận sẽ được chuyển lên Phòng kế hoạch.
- Phòng kinh doanh – xuất nhập khẩu lập dự toán tiêu thụ, dự toán tiêu thụ sau khi hồn chỉnh sẽ được chuyển về Phịng kế hoạch để xem xét.
- Phòng kế hoạch sẽ kết hợp với các phịng ban, bộ phận có liên quan để lập các báo cáo dự tốn cịn lại như: dự tốn sản xuất, dự toán nguyên vật liệu trực tiếp, dự tốn chi phí nhân cơng trực tiếp, dự tốn chi phí sản xuất chung, dự tốn chi phí bán hàng, dự tốn chi phí quản lý doanh nghiệp, dự toán đầu tư và xây dựng, dự toán tiền, dự toán kết quả hoạt động kinh doanh.
- Tất cả các báo cáo dự tốn ngân sách sẽ được Phịng kế hoạch tiến hành kiểm tra, xem xét và yêu cầu điều chỉnh (nếu cần thiết) cho phù hợp với mục tiêu và yêu cầu đặt ra của Cơng ty. Sau đó sẽ được báo cáo trong cuộc họp về dự toán ngân sách với thành phần tham gia gồm Ban giám đốc, trưởng các phịng ban có liên
quan đến việc lập dự toán ngân sách. Trong cuộc họp này, các vướng mắc sẽ đưa ra phân tích, bàn luận để có sự thống nhất chung cho dự tốn ngân sách. Sau khi thơng qua, Ban giám đốc sẽ trình bản dự tốn hồn chỉnh này lên Hội đồng quản trị và Đại hội đồng cổ đông. Sau khi được sự kiểm duyệt và đồng ý, bản dự toán ngân sách sẽ trở thành báo cáo dự toán ngân sách chính thức của Cơng ty trong năm kế hoạch.
- Mơ hình dự tốn được trình bày qua sơ đồ 3.1.
Sơ đồ 3.1: Hồn thiện mơ hình dự tốn ngân sách