- Cơng tác lập dự tốn ngân sách phải được thực hiện liên tục. Việc lập dự tốn khơng chỉ là hoạt động hàng năm, tiến hành đều đặn mỗi năm 1 lần vào cuối năm với việc đưa ra các chỉ tiêu chưa thật sự hợp lý mà phải được thực hiện liên tục trong năm với việc theo dõi công tác thực hiện, so sánh kết quả thực tế với kế hoạch nhằm có những điều chỉnh kịp thời, phù hợp với tình hình kinh doanh thực tế của Công ty.
- Công tác lập dự tốn ngân sách phải đảm bảo ngun tắc khơng nóng vội. Các chỉ tiêu, thơng tin trên báo cáo dự tốn ngân sách có liên quan chặt chẽ với nhau. Nếu chỉ một bộ phận nóng vội, khơng cẩn trọng trong việc đưa ra các thông tin, chỉ tiêu có thể sẽ làm ảnh hưởng đến thơng tin, chỉ tiêu trên các báo cáo dự toán ngân sách. Vì thế các bộ phận lập dự tốn ngân sách phải cẩn trọng, có thời gian để thu thập các thơng tin cần thiết, hữu ích phục vụ cho việc lập dự tốn ngân sách được chính xác và có tính thực tế cao..
- Cơng tác lập dự tốn ngân sách phải có sự tham gia, phối hợp của mọi bộ phận, mọi thành viên trong Cơng ty chứ khơng riêng gì các cấp lãnh đạo. Nếu thực hiện được điều này, việc đưa ra các chỉ tiêu dự tốn phù hợp và chính xác cho từng bộ phận, phịng ban là một điều khơng q khó khăn, giúp cho việc lập dự tốn ngân sách được thuận lợi.
- Cơng tác lập dự tốn ngân sách cần dựa trên nguyên tắc đảm bảo tính linh hoạt của dự toán ngân sách. Do dự toán hàm chứa yếu tố khơng chắc chắn nên việc xây dựng dự tốn trên nguyên tắc này là rất cần thiết để có thể điều chỉnh nhanh chóng và dễ dàng khi có những thay đổi ngoài dự kiến.
3.2 Hồn thiện dự tốn ngân sách tại Cơng ty 3.2.1 Môi trường dự toán
- Vấn đề quan trọng trong cơng tác dự tốn ngân sách là truyền thông tin, truyền số liệu, kết nối các số liệu ở các bộ phận có liên quan trong Cơng ty. Vì vậy, để mơi trường dự tốn được chun nghiệp hơn, Cơng ty cần trang bị hệ thống máy tính nối mạng nội bộ cho tồn Cơng ty để cơng tác truyền số liệu, truyền thơng tin trong q
trình dự tốn ngân sách được thuận tiện, hạn chế sai sót, ít tốn kém thời gian, cơng sức; ngồi ra, các mục tiêu, chính sách của Cơng ty, quan điểm, tư tưởng của nhà quản trị cũng sẽ được truyền đến mọi phịng ban, xí nghiệp một cách nhanh chóng, chính xác hơn. Để thực hiện được điều này, Cơng ty có thể nghiên cứu dự án mua các phần mềm tin học về dự toán ngân sách hoặc thuê các công ty cung cấp phần mềm viết phần mềm sự toán ngân sách phù hợp với Cơng ty để thuận lợi cho việc dự tốn ngân sách.
- Hiện tại phòng kế hoạch với chức năng trọng tâm là lập kế hoạch, dự toán ngân sách cho tồn Cơng ty, và phịng kinh doanh – xuất nhập khẩu với chức năng tìm kiếm, khai thác, đàm phán với khách hàng trong và ngoài nước đang nhập làm một với một vị trưởng phịng quản lý chung đã làm cho cơng tác dự tốn ngân sách có thể sẽ khơng được thực hiện với nhân sự đúng chuyên trách và ảnh hưởng đến chất lượng cơng tác dự tốn ngân sách. Vì vậy, Cơng ty cần phải lưu ý đến vấn đề này. Muốn dự toán ngân sách một cách chính xác, phản ánh đúng tiềm năng thực tế, Công ty nên tách hai phòng ban này để thực hiện hai chức năng khác nhau và bổ sung thêm nhân lực cho hai phòng ban này. Bước đầu, với tình hình, đặc điểm của Cơng ty, khi tách riêng, Phịng kế hoạch có thể được xem như đảm nhận vai trị của hệ thống kế toán quản trị, chịu trách nhiệm liên quan đến việc dự toán ngân sách và cung cấp thông tin nội bộ phục vụ cho các nhà quản trị. Nhưng về lâu dài, Công ty ngày càng mở rộng quy mơ, có thể tổ chức một bộ phận kế toán quản trị riêng biệt với bộ phận kế tốn tài chính. Trong bộ phận kế tốn quản trị, có bộ phận dự tốn ngân sách (phòng kế hoạch) chịu trách nhiệm liên quan đến việc dự tốn ngân sách, có bộ phận thu thập thơng tin nội bộ, có bộ phận lập và phân tích báo cáo báo cáo kế toán quản trị với những nhân viên chuyên trách am hiểu về nghiệp vụ, trình độ chuyên mơn cao, có phẩm chất nghề nghiệp…
- Ngồi ra, Cơng ty cần huấn luyện nâng cao nghiệp vụ cho các cán bộ nhân viên phịng kế hoạch nói riêng và các phịng ban nói chung. Đồng thời, khuyến khích, tạo động lực cho mọi người trong Công ty cùng quan tâm tham gia ý kiến vào việc lập kế hoạch và dự tốn ngân sách.
3.2.2 Mơ hình dự tốn
Để đảm bảo các báo cáo dự toán ngân sách phản ánh đúng tiềm lực của Công ty nhưng không mất quá nhiều thời gian và chi phí mà vẫn đảm bảo được mục tiêu do Công ty đề ra, Công ty nên áp dụng mơ hình thơng tin từ cấp dưới lên. Tuy nhiên, trước khi nhận các báo cáo từ cấp dưới lập và chuyển lên, Công ty sẽ thông báo mức ngân sách hợp lý cho từng bộ phận dựa trên mục tiêu chung kết hợp với số liệu ngân sách từ năm trước. Theo mơ hình này, thơng tin về các chỉ tiêu dự toán sẽ bắt đầu các xí nghiệp và các phịng ban. Với mơ hình này, Cơng ty có thể khắc phục được khuyết điểm của mơ hình cũ, đó là có sự tham gia của hệ thống các phịng ban và các xí nghiệp cũng như khơng tạo được sự áp đặt nặng nề cho cấp dưới. Cụ thể như sau:
- Các xí nghiệp phải tự đánh giá về năng lực sản xuất, tình hình sử dụng máy móc thiết bị, tình hình nhân sự, mức sản xuất tối ưu và lập các dự tốn chi phí phát sinh tại xí nghiệp của mình, sau đó chuyển lên cho ban quản lý hệ thống các xí nghiệp. Ban quản lý hệ thống các xí nghiệp căn cứ vào các dự toán sẽ tổng hợp thơng tin, góp ý kiến và gởi trở lại cho các xí nghiệp để sửa đổi, bổ sung (nếu cần thiết). Các báo cáo dự toán sau khi được chỉnh sửa và được ban quản lý hệ thống các xí nghiệp chấp nhận sẽ được chuyển lên Phòng kế hoạch.
- Phòng kinh doanh – xuất nhập khẩu lập dự toán tiêu thụ, dự tốn tiêu thụ sau khi hồn chỉnh sẽ được chuyển về Phòng kế hoạch để xem xét.
- Phòng kế hoạch sẽ kết hợp với các phịng ban, bộ phận có liên quan để lập các báo cáo dự tốn cịn lại như: dự tốn sản xuất, dự toán nguyên vật liệu trực tiếp, dự tốn chi phí nhân cơng trực tiếp, dự tốn chi phí sản xuất chung, dự tốn chi phí bán hàng, dự tốn chi phí quản lý doanh nghiệp, dự toán đầu tư và xây dựng, dự toán tiền, dự toán kết quả hoạt động kinh doanh.
- Tất cả các báo cáo dự toán ngân sách sẽ được Phòng kế hoạch tiến hành kiểm tra, xem xét và yêu cầu điều chỉnh (nếu cần thiết) cho phù hợp với mục tiêu và yêu cầu đặt ra của Cơng ty. Sau đó sẽ được báo cáo trong cuộc họp về dự toán ngân sách với thành phần tham gia gồm Ban giám đốc, trưởng các phịng ban có liên
quan đến việc lập dự tốn ngân sách. Trong cuộc họp này, các vướng mắc sẽ đưa ra phân tích, bàn luận để có sự thống nhất chung cho dự tốn ngân sách. Sau khi thơng qua, Ban giám đốc sẽ trình bản dự tốn hồn chỉnh này lên Hội đồng quản trị và Đại hội đồng cổ đông. Sau khi được sự kiểm duyệt và đồng ý, bản dự toán ngân sách sẽ trở thành báo cáo dự tốn ngân sách chính thức của Cơng ty trong năm kế hoạch.
- Mơ hình dự tốn được trình bày qua sơ đồ 3.1.
Sơ đồ 3.1: Hồn thiện mơ hình dự tốn ngân sách
3.2.3 Quy trình dự tốn
Để cơng tác dự tốn ngân sách tại Cơng ty Gốm Việt Thành được hồn chỉnh và phù hợp với thực tế, Cơng ty cần hồn thiện lại quy trình dự tốn ngân sách theo các bước:
Xác định rõ mục tiêu chung của tồn Cơng ty
Một mục tiêu sai lầm có thể khiến cả đồn tàu trật bánh, phải trả giá đắt, bị
tụt hậu hàng tháng, thậm chí hàng năm trời. Bởi vậy, vấn đề đặt ra mục tiêu ln là bài tốn khó, nhiều ẩn số. Một mục tiêu quá thấp sẽ khơng có giá trị, trái lại một mục tiêu quá cao có thể biến nhà lãnh đạo trở thành ảo tưởng, gây áp lực nặng nề cho cấp dưới khi thực hiện mục tiêu đó. Chính vì vậy, mục tiêu phải được xây dựng
Đại hội đồng cổ đông
Ban giám đốc Hội đồng quản trị
Phịng kế hoạch
trên tình hình thực tế tại Cơng ty và mang tính phát triển. Cơng ty nên đặt ra câu hỏi rằng: Chúng ta đang ở đâu? Muốn tới đâu? Làm gì để tồn tại và phát triển trong tương lai? Bằng cách nào?. Mục tiêu có thể bao gồm lợi nhuận, tạo thế lực trong cạnh tranh, an toàn và rủi ro trong kinh doanh… Mục tiêu phải được xác định cả trong ngắn và dài hạn, phải rõ ràng, cụ thể, có thể định lượng được và có giới hạn thời gian.
Thành lập một ủy ban dự toán ngân sách
Hiện nay, việc lập dự toán ngân sách tại một số Công ty thường được thực hiện kiêm nhiêm bởi nhân viên từ các phịng ban trong Cơng ty mà những người này không gắn liền trách nhiệm cá nhân trong việc dự toán ngân sách nên các báo cáo dự tốn ngân sách khơng có độ chính xác cao và khơng khả thi. Vì thế, để thực hiện tốt hơn các mục tiêu chung của Công ty, việc thành lập một ủy ban dự toán ngân sách rất cần thiết. Điều này sẽ đảm bảo cho việc lập ngân sách được thực hiện một cách đồng bộ, nhất quán và chuyên nghiệp. Ban ngân sách bao gồm Ban giám đốc và trưởng các phòng ban. Ban ngân sách chịu trách nhiệm chính trong việc tổ chức chỉ đạo, tổng hợp, xem xét, kiểm tra toàn bộ các báo cáo dự toán ngân sách để đảm bảo các báo cáo dự toán ngân sách phản ánh đúng tiềm năng tại Công ty. Ban ngân sách cũng là nơi phê duyệt dự tốn ngân sách hồn chỉnh trước khi trình lên Hội đồng quản trị, Đại hội đồng cổ đông để trở thành dự tốn ngân sách chính thức của Cơng ty.
Nêu rõ hướng dẫn lập dự toán ngân sách
Hiện tại, các báo cáo dự toán của mỗi phịng ban trong Cơng ty là những mẫu biểu riêng biệt, tự tạo. Điều này đã làm cho Cơng ty gặp khó khăn cho việc phối hợp các thông tin của các phòng ban, gây hạn chế cho công tác lập dự toán ngân sách. Vì vậy, nhằm tạo sự thống nhất về các chỉ tiêu, cách lập dự toán trong tồn Cơng ty, Ban ngân sách sau khi cân nhắc cẩn thận và làm sáng rõ về triển vọng chung của nền kinh tế và thị trường, mục tiêu chiến lược của tổ chức, mục tiêu ngắn hạn, kết quả hoạt động dự kiến của giai đoạn hiện tại, sẽ tiến hành soạn thảo các biểu mẫu cần thiết cho công tác dự tốn ngân sách của tồn Cơng ty. Các biểu mẫu
này phải rõ ràng, dễ hiểu, phù hợp với đặc điểm của Công ty, phải cung cấp đủ các thơng tin cần thiết, hữu ích cho việc hoạch định và kiểm soát. Và Ban ngân sách sẽ cung cấp các biểu mẫu này kèm theo các nguyên tắc hướng dẫn lập dự tốn ngân sách cho các phịng ban, bộ phận dự tốn ngân sách có liên quan.
Chuẩn bị dự toán ngân sách ban đầu
Sau khi nhận được các biểu mẫu cũng như nguyên tắc hướng dẫn dự toán ngân sách, mỗi bộ phận, phịng ban sẽ lập dự tốn ngân sách ban đầu của mình theo đúng các biểu mẫu và nguyên tắc hướng dẫn. Để lập được dự toán một cách hợp lý và phù hợp với các mục tiêu của đơn vị tổ chức cao hơn, và đảm bảo rằng các hoạt động ngân sách phù hợp với các đơn vị khác của ngân sách, mỗi một bộ phận, phòng ban cần phải xem xét một số yếu tố thông tin trong và ngồi Cơng ty có ảnh hưởng đến việc lập dự tốn của đơn vị mình. Sau khi hồn thành q trình soạn thảo dự tốn ngân sách cho bộ phận mình, các phịng ban, bộ phận sẽ gởi về cho Phịng kế hoạch.
Phịng kế hoạch sau khi có đầy đủ các báo cáo dự toán ngân sách sẽ dựa vào các báo cáo này, kết hợp với việc thu thập, phân tích, xử lý các thơng tin có liên quan cần thiết cho việc dự toán ngân sách bao gồm những thông tin bên trong và bên ngồi có ảnh hưởng đến việc lập dự tốn như:
- Những thơng tin bên trong: mục tiêu và chính sách của Cơng ty, năng lực kinh doanh cho phép của các đơn vị, trình độ nhân viên, số liệu trong quá khứ,….
- Những thơng tin bên ngồi: cơ cấu kinh tế, lạm phát, lãi suất, tỷ giá hối đoái, văn hóa của mỗi nước, đối thủ cạnh tranh,….
Và ln có sự phối hợp và kết nối số liệu một cách chặt chẽ giữa các bộ phận có liên quan trong Cơng ty. Phịng kế hoạch sẽ tiến hành xem xét, đánh giá, điều chỉnh (nếu cần) các báo cáo dự toán ban đầu của các bộ phận, phòng ban; soạn thảo bổ sung các báo cáo còn thiếu và tổng hợp tất cả các báo cáo dự toán ngân sách của Công ty.
Thảo luận, đánh giá và phê duyệt dự toán ngân sách
Sau khi hồn thành đầy đủ các báo cáo dự tốn ngân sách, Phòng kế hoạch sẽ báo cáo cho Ban ngân sách xem xét tính hợp lý của dự toán ngân sách trong cuộc họp về dự toán ngân sách của Ban ngân sách. Trong cuộc họp này, dựa vào tầm nhìn vĩ mơ, kinh nghiệm lâu năm và các yếu tố khác, Ban ngân sách sẽ đàm phán, đánh giá và phê duyệt dự toán ngân sách. Việc xét duyệt này đảm bảo rằng các báo cáo dự toán ngân sách sẽ mang lại cho Cơng ty thơng tin hữu ích và chính xác nhất, giúp cho nhà quản lý hạn chế việc lập dự tốn ngân sách thiếu tính khả thi và không phản ánh năng lực thực tế của Công ty. Sau khi thống nhất, Ban ngân sách sẽ trình lên Hội đồng quản trị, Đại hội đồng cổ đơng để xét duyệt lần cuối. Nếu khơng có gì thay đổi, bản thảo dự toán ngân sách này sẽ trở thành dự tốn ngân sách chính thức của Cơng ty, được cơng bố tồn Cơng ty để các bộ phận, phịng ban theo đó mà tổ chức thực hiện.
Theo dõi dự toán ngân sách
Trong quá trình hoạt động và thực hiện dự toán ngân sách, Ban ngân sách, phòng kế hoạch cũng như tất cả các bộ phận, phòng ban đều phải theo dõi, so sánh và kiểm tra đối chiếu giữa số liệu thực tế và số liệu dự tốn, từ đó có những đánh giá và đề xuất những thay đổi cho phù hợp. Việc theo dõi dự toán ngân sách nên thực hiện thường xuyên, có thể là từng quý là phù hợp với tình hình thực tế của Cơng ty.
Sửa đổi dự tốn ngân sách
Trong qua trình theo dõi dự tốn, nếu các phịng ban, bộ phận phát hiện ra các sai sót, hạn chế hoặc những thay đổi bất thường làm cho dự tốn ngân sách khơng phù hợp với tình hình hiện tại phải xem xét, kiểm tra kỹ càng và đệ trình lên xin ý kiến sửa đổi, bổ sung của cấp trên. Từ những thơng tin đó, phịng kế hoạch, Ban ngân sách sẽ đánh giá, xem xét, tìm ra và giải thích những sự khác biệt để rút ra những kinh nghiệm. Sau đó, dự báo lại và điều chỉnh ngân sách cho quý tiếp theo và trình lên xin ý kiến của Hội đồng quản trị. Sau khi được chỉnh sửa và phê duyệt,