Dự tốn ngân sách có hiệu quả nhất khi các nhà quản lý cấp cao, các trưởng bộ phận, nhân viên tham gia tích cực và có ý nghĩa vào các q trình, cũng như địi hỏi phải có sự tham gia thơng tin một cách trung thực từ cấp dưới lên cấp cao. Điều này khiến cho quá trình lập ngân sách được hoàn thiện và nâng cao trách nhiệm của mọi
Dự toán tiêu thụ Dự toán sản xuất Dự toán CP NVL TT Dự toán CP NC TT Dự toán CP SXC Dự toán CPBH, QLDN Dự toán giá thành và giá vốn Dự toán Báo cáo KQKD Dự toán tiền Dự toán Bảng CĐKT
Mục tiêu chiến lược Mục tiêu dài hạn Kế hoạch dài hạn Mục tiêu ngắn hạn Dự toán Vốn Dự tốn Hoạt động Dự tốn Tài chính
nhân viên đối với ngân sách. Nhưng đôi khi, để cấp trên có cái nhìn tốt hơn, để dễ dàng đạt được các mục tiêu ngân sách và với những mục tiêu cá nhân, các trưởng bộ phận thường có động cơ thiết lập mục tiêu khá thấp bằng cách đánh giá thấp các khoản thu ngân sách và đánh giá quá cao chi phí ngân sách để tạo ra sự chênh lệch ngân sách (sự khác biệt giữa kết quả thực tế và số tiền ngân sách). Điều này thường xảy ra khi chênh lệch ngân sách được sử dụng để đánh giá hiệu suất và tiền thưởng gắn với việc đạt được các con số dự tốn. Chính vì thế, để có thể hồn thành hoặc vượt kế hoạch, để được khen thưởng, thăng tiến họ có thể tạo ra sự chênh lệch này dù có bất lợi đến mục tiêu chung của doanh nghiệp. Phần chênh lệch này gọi là phần đệm của ngân sách (budgetary slack), là sự khác nhau giữa những gì quản lý tin về ngân sách và những gì nó thực sự mang lại. Nó gây nhầm lẫn về tiềm năng lợi nhuận thực sự của doanh nghiệp, khiến doanh nghiệp quy hoạch nguồn lực không hiệu quả và phân bổ, phối hợp kém đối với các hoạt động trên các bộ phận khác nhau của công ty, hạn chế sự đổi mới và tác động tiêu cực lâu dài đến vị trí cạnh tranh của doanh nghiệp. Chính vì vậy, một dự tốn ngân sách tố phải giảm thiểu phần đệm này.
Và để giảm phần đệm của ngân sách, các nhà quản lý cấp cao nên thường xuyên tìm hiểu những gì cấp dưới của họ đang làm. Khơng nên quá đặt nặng vấn đề hoàn thành kế hoạch có thể gây sức ép tâm lý cao đối với các trưởng bộ phận và nhân viên vì điều này có thể gây ra tình trạng căng thẳng và áp lực lớn, khiến các trưởng bộ phận thường có động cơ đưa ra các dự tốn thấp hơn khả năng thực sự và làm thay đổi số liệu để tạo ra những báo cáo tốt nhưng không trung thực, hợp lý. Ngược lại, các nhà quản lý cấp cao nếu quá dễ dãi, thoải mái và không coi trọng vấn đề hồn thành kế hoạch sẽ khơng tạo đủ áp lực cần thiết đối với các kết quả đạt được, có thể dẫn đến tình trạng lãng phí do các trưởng bộ phận và nhân viên khơng có nhiều áp lực cho việc cắt giảm chi phí để đạt mục tiêu. Chính vì vậy, sự tham gia của một nhà quản lý cấp cao trong việc thực hiện dự toán ngân sách nên mang hình thức hỗ trợ, tạo động lực cho cấp dưới thực hiện, và tăng cường học hỏi lẫn nhau về các hoạt động. Tương tác thường xuyên với cấp dưới cho phép các nhà quản lý hiểu
biết về các hoạt động và làm giảm khả năng của cấp dưới tạo ra phần đệm của ngân sách. Bên cạnh đó, các trưởng bộ phận, nhân viên, những người tham gia vào cơng tác dự tốn ngân sách cũng cần có một thái độ tốt đối với cơng tác dự tốn ngân sách, cần nỗ lực và tham gia thông tin một cách trung thực, có như vậy, giữa các cấp sẽ có sự phối hợp, cộng tác tốt hơn, tạo được sự hiểu biết lẫn nhau, cùng nhau hướng tới mục tiêu chung của doanh nghiệp và giúp cho cơng tác dự tốn ngân sách được diễn ra thuận lợi.
Kết luận chương 1
Dự tốn ngân sách đóng vai trị quan trọng trong doanh nghiệp. Dự toán ngân sách giúp doanh nghiệp đi đúng hướng phát triển và tránh trường hợp chi tiêu quá mức. Nhờ đó, doanh nghiệp sẽ đưa ra kế hoạch thực hiện phù hợp để đạt được mục tiêu đã đề ra. Lên ngân sách và lập dự toán là việc cần thiết doanh nghiệp nên thực hiện thường xuyên để đảm bảo doanh nghiệp ln ln vững mạnh.
Dự tốn được phân làm nhiều loại. Nếu dựa vào thời gian lập dự tốn thì có dự tốn ngắn hạn và dự toán dài hạn. Nếu dựa vào chức năng mà doanh nghiệp thực hiện, dự toán chia thành dự tốn hoạt động và dự tốn tài chính hay dự tốn sẽ được chia thành dự toán linh hoạt, dự toán cố định nếu căn cứ vào phương pháp lập.
Mục đích của dự tốn là tạo ra một kế hoạch phối hợp hành động giữa các bộ phận của tổ chức để đạt được mục tiêu của doanh nghiệp. Với các chức năng hoạch định, thơng tin, kiểm sốt, điều phối, đo lường và đánh giá, dự toán ngân sách định hướng cho doanh nghiệp kinh doanh trong tương lai; giúp doanh nghiệp biết rõ những nguồn lực hiện có và từ đó tìm cách sử dụng các nguồn lực này hiệu quả.
Trong q trình dự tốn ngân sách, các doanh nghiệp thường lựa chọn một trong ba mơ hình dự tốn. Đó là, mơ hình thơng tin từ trên xuống, mơ hình thơng tin từ dưới lên và mơ hình thơng tin phản hồi. Mỗi mơ hình đều có những ưu nhược điểm khác nhau. Do vậy, tùy vào tình hình và đặc điểm của mỗi doanh nghiệp mà các nhà quản lý áp dụng mơ hình dự tốn phù hợp với doanh nghiệp mình để tao ra một dự toán ngân sách phù hợp.
Ngồi ra, việc xác định một quy trình lập dự tốn ngân sách rõ ràng, cụ thể, phù hợp và đáp ứng được mục tiêu của doanh nghiệp sẽ giúp cho việc lập dự toán ngân sách của doanh nghiệp có hiệu quả hơn.
Đừng xem lập ngân sách là điều bắt buộc phải làm mà hãy xem đó là việc cần thiết cho doanh nghiệp vì dự tốn ngân sách là một công cụ quản lý hiệu quả cho các nhà quản lý doanh nghiệp.
CHƯƠNG 2
THỰC TRẠNG CƠNG TÁC DỰ TỐN NGÂN SÁCH TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN GỐM VIỆT THÀNH
2.1 Tình hình hoạt động sản xuất tại Cơng ty 2.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển
Công ty gốm Việt Thành được thành lập theo quyết định số 1395/QĐ.UBT ngày 30/08/1982 của Ủy ban nhân dân tỉnh Đồng Nai, chuyển từ xí nghiệp tư doanh gốm DONA thành xí nghiệp quốc doanh gốm số 2. Đến tháng 6/1986 tiếp nhận xí nghiệp gốm Hữu Đức và xí nghiệp gốm Hiệp Thành từ công ty mỹ thuật công nghiệp chuyển qua và được đổi tên thành công ty gốm Việt Thành (1994).
Căn cứ vào Nghị quyết số 44/1998/NĐ-CP ngày 29/06/1998 của chính phủ về việc chuyển doanh nghiệp Nhà nước thành Công ty cổ phần. Công ty làm đơn xin chuyển thành Công ty cổ phần, tiến hành lập phương án, điều lệ Cổ phần và hướng dẫn về cổ phần hóa do Nhà nước ban hành, ngày 08/11/1999 Sở tài chính Đồng Nai làm tờ trình số 14/TC/TCDN gởi Ủy ban nhân dân tỉnh Đồng Nai đề nghị phê duyệt phương án và điều lệ cổ phần hóa. Sau khi xem xét, kiểm tra Ủy ban nhân dân tỉnh Đồng Nai chấp thuận ra quyết định 4428/QĐ-CT-UBT, ngày 25 tháng 11 năm 1999 chuyển thành công ty cổ phần gốm Việt Thành. Theo quyết định này doanh nghiệp nhà nước Cơng ty gốm Việt Thành chính thức chuyển thành Cơng ty Cổ phần gốm việt Thành từ ngày 01/01/2000 với các nội dung:
Tên đầy đủ bằng Tiếng Việt: Công ty Cổ phần Gốm Việt Thành
Tên giao dịch quốc tế: VIET THANH CERAMIC CORPORATION
Tên viết tắt: VICERCO
Trụ sở giao dịch chính: 99 quốc lộ 1K, Hóa An, Tp Biên Hòa, Đồng Nai
Điện thoại: (84.61)954312 – 955918 Fax: (84.61) 954640
b1 b2 b3 b4 b5 b6
Từ khi sản xuất và kinh doanh theo cổ phần hóa (đến nay đã hơn 10 năm), cơng ty đã có nhiều thay đổi về con người và phương thức sản xuất kinh doanh, kết quả kinh doanh đạt được qua từng năm có mức tăng trưởng tốt, nhất là so với trước đây khi cơng ty cịn là doanh nghiệp nhà nước thì mức tăng được các ngành quản lý của Tỉnh Đồng Nai đánh giá và ghi nhận là vượt bâc. Với những thành tích đạt được: hàng năm Cơng ty đều có bằng khen của Sở Công nghiệp Đồng Nai, bằng khen của Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh Đồng Na, bằng khen của Bộ Thương Mại Việt Nam; ngày 13/06/2006 theo quyết định số 358/QĐ/CTN Cơng ty đã được Chủ tịch nước Cộng hịa Xã hội Chủ nghĩa Việt Nam trao tặng huân chương Lao động hạng Nhì.
2.1.2 Thị trường và sản phẩm
Hiện tại, công ty chuyên sản xuất các mặt hàng gốm sứ mỹ nghệ, nguyên liệu đất, men màu phục vụ sản xuất gốm sứ và xuất khẩu các mặt hàng gốm sứ mỹ nghệ, hàng thủ công mỹ nghệ may, tre, lá,…
Để đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của người tiêu dùng cũng như hòa nhập vào xu hướng phát triển chung, công ty đã liên tục đầu tư thêm nhiều nhà xưởng, máy móc hiện đại, nghiên cứu khoa học và cho ra đời các sản phẩm mới, nâng cao về chất lượng và mẫu mã phù hợp với thị hiếu người tiêu dùng. Bên cạnh đó, cơng ty cũng đang ngày càng xây dựng chiến lược kinh doanh dài hạn, áp dụng các mơ hình quản lý kinh doanh hiện đại, thiết lập các hệ thống phân phối chuyên nghiệp để đưa sản phẩm của công ty rộng khắp thị trường trong và ngoài nước.
2.1.3 Quy trình cơng nghệ sản xuất
Sơ đồ 2.1: Quy trình cơng nghệ sản xuất
Đất Xưởng lọc ép Xưởng tạo hình Khắc chấm men Kho đóng gói KCS Lò nung Thành phẩm
Theo sơ đồ 2.1, quy trình sản xuất sản phẩm của Cơng ty được tiến hành theo các bước sau:
Bước 1. Từ nguyên liệu là đất, cao lanh được dự trữ trong nhà kho và ln ln có nguồn dự trữ hợp lý. Đất được đưa vào xoáy lọc, máy ép để sản xuất ra đất sét hoặc đất in tùy theo nhu cầu sử dụng.
Bước 2. Từ đất sét, đất in được chở đến xưởng tạo hình để tạo ra sản phẩm theo nhu cầu của khách hàng.
Bước 3. Sau khi xưởng tạo hình hồn tất các sản phẩm thế xong, sản phẩm được đưa qua xưởng khác, chấm men để hoàn tất việc thực hiện mẫu mã.
Bước 4. Sau khi sản phẩm được hồn tất thì được chuyển sang bộ phận băng lò.
Bước 5. Sản phẩm ra là được bộ phận KCS kiểm tra chất lượng của sản phẩm.
Bước 6. Những sản phẩm đủ chất lượng xuất khẩu sẽ được chở về kho đóng gói, bao bì và trở thành thành phẩm.
2.1.4 Cơ cấu, tổ chức quản lý tại Công ty
Cơ cấu tổ chức quản lý tại Công ty được miêu tả rõ thông qua sơ đồ 2.2. Từ sơ đồ ta có thể thấy, cơ quan có thẩm quyền cao nhất là Đại Hội đồng cổ đông. Dưới quyền Đại Hội đồng cổ đơng có Ban kiểm sốt đứng độc lập và Hội đồng quản trị. Hội đồng quản trị là cơ quan quản lý của công ty. Dưới Hội đồng quản trị là Ban giám đốc có quyền chỉ đạo hoạt động của các phòng ban, bộ phận chức năng.
Sơ đồ 2.2: Cơ cấu, tổ chức quản lý tại Công ty
Chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận, phòng ban được trình bày cụ thể như sau: Đại hội đồng cổ đông: gồm tất cả các cổ đơng có quyền biểu quyết, là cơ quan có thẩm quyền cao nhất của Cơng ty. Đại hội đồng cổ đông quy định những vấn đề được pháp luật và điều lệ Công ty quy định, thơng qua các báo cáo tài chính hằng năm của Cơng ty và ngân sách tài chính cho năm tiếp theo.
Hội đồng quản trị: cơ quan quản lý của Cơng ty, có quyền nhân danh Cơng ty để quyết định mọi vấn đề liên quan đến mục đích, quyền lợi của Công ty, trừ những vấn đề thuộc thẩm quyền của Đại hội cổ đông, giám sát Giám đốc và những quản lý khác.
Ban giám đốc: quyết định mọi vấn đề, mọi hoạt động của Công ty, tổ chức và chỉ đạo các hoạt động của các bộ phận, phịng ban, có trình độ nghiệp vụ và quản lý giỏi.
HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ BAN KIỂM SỐT
BAN GIÁM ĐỐC
HỆ THỐNG XÍ NGHIỆP
ĐẠI HỘI ĐỒNG CỔ ĐƠNG
PHỊNG TÀI CHÍNH – KẾ TỐN PHỊNG TCHC - LĐTL PHỊNG KINH DOANH - XNK XÍ NGHIỆP 2 XÍ NGHIỆP 3 XÍ NGHIỆP 4 XÍ NGHIỆP 5 PHỊNG KỸ THUẬT XÍ NGHIỆP 1
Ban kiểm sốt: là cơ quan thuộc Đại hội đồng cổ đông, do Đại hội đồng cổ đông bầu ra, hoạt động độc lập với Hội đồng quản trị và Ban giám đốc, kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp trong điều hành hoạt động kinh doanh, báo cáo tài chính của Cơng ty.
Các phịng ban có chức năng tham mưu và giúp cho Ban giam đốc trực tiếp điều hành theo chức năng chuyên môn và chỉ đạo của Ban giám đốc.
* Phịng tổ chức hành chính, lao động tiền lương:
- Quản lý nhân sự, hợp đồng lao động, tiền lương, khen thưởng tồn Cơng ty. - Quản lý hành chính, lưu trữ văn thư, lễ tân, tiếp khách phân về các phòng ban.
- Quản lý về con người, công việc đội bảo vệ tồn Cơng ty. - Sơ tuyển lao động mới, lập kế hoạch bồi dưỡng, đào tạo cán bộ. - Theo dõi và tính các khoản vảo hiểm cho cơng nhân viên.
- Cùng phịng kế tốn kiểm tra, quản lý tồn bộ tài sản cố định, vật rẻ tiền. - Xin giấy phép đăng ký ngành nghề đối với các cơ quan hữu quan.
- Triển khai và theo dõi các chế độ quy định về an tồn lao động, phịng cháy chữa cháy tồn Cơng ty, tập huấn an tồn lao động, phịng cháy nổ.
* Phòng kỹ thuật:
- Quản lý và kiểm tra chất lượng sản phẩm trước khi đốt lò. - Thiết kế và làm mẫu sản phẩm khi có yêu cầu.
- Kiểm tra và tham gia việc điều hành sản xuất đất của Công ty Trung tâm. - Nghiên cứu, chế biến mem màu phục vụ cho sản xuất gốm xứ.
- Từng bước nâng cao trình độ kỹ thuật để có đủ khả năng tham gia quản lý chất lượng sản phẩm theo tiêu chuẩn qui định Nhà nước.
* Phịng kinh doanh, xuất nhập khẩu:
- Tìm kiếm, khai thác và đàm phán với khách hàng trong và ngoài nước.
- Tiếp thị và giới thiệu sản phẩm, mở rộng và đa dạng hóa mặt hàng kinh doanh.
- Tổ chức triển khai, giám sát tiến độ nhập hàng theo các hợp đồng kinh tế đã ký, chịu trách nhiệm cùng bộ phận KCS về chất lượng, số lượng SP bàn giao.
- Quản lý nhập kho, xuất hàng, con người và công việc.
- Xin giấy phép thương mại, thực hiện các thủ tục hải quan nhập khẩu, xuất khẩu, kiểm tra chất lượng hàng hóa, khối lượng, bao bì, kiểm dịch…
- Liên hệ hãng tàu lập lịch giao hàng cụ thể, lấy vận đơn giản cho khách hàng. - Thanh toán quốc tế, cùng phịng kế tốn giải quyết các cơng nợ.
- Liên hệ với khách hàng bằng hệ thống điện tử, nắm bắt thông tin và yêu cầu khách hàng về mọi mặt để kinh doanh, phản ánh cho Giám đốc biết.
- Quản lý và cập nhập thông tin mới về sản phẩm lên trang mạng Cơng ty. * Phịng tài chính – kế tốn:
- Lập kế hoạch tài chính hàng năm, phân bổ, theo dõi tài chính hàng tháng. - Quản lý các quỹ Công ty, quan hệ lo vốn tạo nguồn tài chính cho sản xuất. - Theo dõi, đôn đốc thu các khoản nợ, hướng dẫn kế tốn các Cơng ty trực thuộc.
- Bảo quản và lưu giữ tồn bộ chứng từ hoạch tốn kế toán theo quy định.