Chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận, phòng ban được trình bày cụ thể như sau: Đại hội đồng cổ đông: gồm tất cả các cổ đơng có quyền biểu quyết, là cơ quan có thẩm quyền cao nhất của Cơng ty. Đại hội đồng cổ đông quy định những vấn đề được pháp luật và điều lệ Công ty quy định, thơng qua các báo cáo tài chính hằng năm của Cơng ty và ngân sách tài chính cho năm tiếp theo.
Hội đồng quản trị: cơ quan quản lý của Cơng ty, có quyền nhân danh Cơng ty để quyết định mọi vấn đề liên quan đến mục đích, quyền lợi của Cơng ty, trừ những vấn đề thuộc thẩm quyền của Đại hội cổ đông, giám sát Giám đốc và những quản lý khác.
Ban giám đốc: quyết định mọi vấn đề, mọi hoạt động của Công ty, tổ chức và chỉ đạo các hoạt động của các bộ phận, phịng ban, có trình độ nghiệp vụ và quản lý giỏi.
HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ BAN KIỂM SỐT
BAN GIÁM ĐỐC
HỆ THỐNG XÍ NGHIỆP
ĐẠI HỘI ĐỒNG CỔ ĐƠNG
PHỊNG TÀI CHÍNH – KẾ TỐN PHỊNG TCHC - LĐTL PHỊNG KINH DOANH - XNK XÍ NGHIỆP 2 XÍ NGHIỆP 3 XÍ NGHIỆP 4 XÍ NGHIỆP 5 PHỊNG KỸ THUẬT XÍ NGHIỆP 1
Ban kiểm soát: là cơ quan thuộc Đại hội đồng cổ đông, do Đại hội đồng cổ đông bầu ra, hoạt động độc lập với Hội đồng quản trị và Ban giám đốc, kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp trong điều hành hoạt động kinh doanh, báo cáo tài chính của Cơng ty.
Các phịng ban có chức năng tham mưu và giúp cho Ban giam đốc trực tiếp điều hành theo chức năng chuyên môn và chỉ đạo của Ban giám đốc.
* Phịng tổ chức hành chính, lao động tiền lương:
- Quản lý nhân sự, hợp đồng lao động, tiền lương, khen thưởng tồn Cơng ty. - Quản lý hành chính, lưu trữ văn thư, lễ tân, tiếp khách phân về các phòng ban.
- Quản lý về con người, công việc đội bảo vệ tồn Cơng ty. - Sơ tuyển lao động mới, lập kế hoạch bồi dưỡng, đào tạo cán bộ. - Theo dõi và tính các khoản vảo hiểm cho cơng nhân viên.
- Cùng phịng kế tốn kiểm tra, quản lý tồn bộ tài sản cố định, vật rẻ tiền. - Xin giấy phép đăng ký ngành nghề đối với các cơ quan hữu quan.
- Triển khai và theo dõi các chế độ quy định về an tồn lao động, phịng cháy chữa cháy tồn Cơng ty, tập huấn an tồn lao động, phịng cháy nổ.
* Phòng kỹ thuật:
- Quản lý và kiểm tra chất lượng sản phẩm trước khi đốt lò. - Thiết kế và làm mẫu sản phẩm khi có yêu cầu.
- Kiểm tra và tham gia việc điều hành sản xuất đất của Công ty Trung tâm. - Nghiên cứu, chế biến mem màu phục vụ cho sản xuất gốm xứ.
- Từng bước nâng cao trình độ kỹ thuật để có đủ khả năng tham gia quản lý chất lượng sản phẩm theo tiêu chuẩn qui định Nhà nước.
* Phòng kinh doanh, xuất nhập khẩu:
- Tìm kiếm, khai thác và đàm phán với khách hàng trong và ngoài nước.
- Tiếp thị và giới thiệu sản phẩm, mở rộng và đa dạng hóa mặt hàng kinh doanh.
- Tổ chức triển khai, giám sát tiến độ nhập hàng theo các hợp đồng kinh tế đã ký, chịu trách nhiệm cùng bộ phận KCS về chất lượng, số lượng SP bàn giao.
- Quản lý nhập kho, xuất hàng, con người và công việc.
- Xin giấy phép thương mại, thực hiện các thủ tục hải quan nhập khẩu, xuất khẩu, kiểm tra chất lượng hàng hóa, khối lượng, bao bì, kiểm dịch…
- Liên hệ hãng tàu lập lịch giao hàng cụ thể, lấy vận đơn giản cho khách hàng. - Thanh toán quốc tế, cùng phịng kế tốn giải quyết các cơng nợ.
- Liên hệ với khách hàng bằng hệ thống điện tử, nắm bắt thông tin và yêu cầu khách hàng về mọi mặt để kinh doanh, phản ánh cho Giám đốc biết.
- Quản lý và cập nhập thông tin mới về sản phẩm lên trang mạng Cơng ty. * Phịng tài chính – kế tốn:
- Lập kế hoạch tài chính hàng năm, phân bổ, theo dõi tài chính hàng tháng. - Quản lý các quỹ Công ty, quan hệ lo vốn tạo nguồn tài chính cho sản xuất. - Theo dõi, đôn đốc thu các khoản nợ, hướng dẫn kế tốn các Cơng ty trực thuộc.
- Bảo quản và lưu giữ tồn bộ chứng từ hoạch tốn kế toán theo quy định. - Quản lý sổ sách tài sản Công ty (phối hợp cùng phịng tổ chức hành chính). - Báo cáo, phân tích và đánh giá hoạt động tài chính.
- Tiếp nhận và cung cấp số liệu tài chính của Cơng ty cho các ngành liên quan. * Hệ thống xí nghiệp trực thuộc Cơng ty:
- Được chủ động việc tính lương cho tồn xí nghiệp, mua bán vật tư, ký kết hợp đồng tiêu thụ sản phẩm với Cơng ty và bên ngồi, thơng qua sự chỉ đạo, kiểm tra của phòng tổ chức lao động tiền lương và Ban lãnh đạo Công ty.
- Hàng tháng hạch tốn các khoản thuế, lương, chi phí khấu hao, quản lý và chi phí khác phát sinh về Cơng ty, sau đó tùy vào khoản chi phí Cơng ty nộp cho các ngành liên quan.
- Hai kế toán hoạch toán và gửi báo cáo thuế, tài chính … về Công ty hàng tháng.
- Được quyền tuyển dụng lao động trực tiếp phục vụ cho xí nghiệp, áp dụng đầy đủ chế độ với người lao động theo chế độ quy định của Nhà nước.
- Sản xuất kinh doanh, đóng gói giao hàng gốm mỹ nghệ
- Khai thác hàng từ khách bên ngồi và do Cơng ty giao khi có hợp đồng. Cơng ty cịn có trung tâm kỹ thuật dịch vụ, về cơ bản trung tâm này cũng có nhiệm vụ và chức năng như các xí nghiệp. Nhưng, cũng có những đặc trưng cơ bản:
- Trụ sở tại Phường Bửu Hòa, Biên Hòa, Đồng Nai.
- Là thành viên Công ty trực tiếp quản lý sản xuất và tài sản vốn kinh doanh. - Ban Giám đốc và bộ máy quản lý do Giám đốc Công ty quyết định.
- Một kế toán hạch toán và gửi báo cáo thuế, tài chính…về Công ty hàng tháng.
- Chức năng: sản xuất kinh doanh hàng gốm mỹ nghệ, sản xuất đất nguyên liệu phục vụ cho ngành gốm sứ tại Đồng Nai, Bình Dương; tạo và làm mẫu, tạo hình đóng gói giao hàng sản phẩm, làm khn sản phẩm cung cấp cho tồn Cơng ty và bên ngồi.
2.1.5 Tổ chức công tác kế tốn tại Cơng ty Cổ phần Gốm Việt Thành 2.1.5.1 Sơ đồ
Bộ máy kế tốn tại Cơng ty được thể hiện qua sơ đồ 2.3. Với tồn quyền phân cơng và chỉ đạo trực tiếp, Kế tốn trưởng sẽ điều hành cơng việc của các phần hành như kế toán thanh toán, kế toán tài sản cố định, kế toán vật tư, kế toán tiền lương, thủ quỹ và các nhân viên có liên quan.