KẾ TỐN TRƯỞNG Kế tốn Thanh tốn Nhân viên thủ kho và nhân viên kế tốn tại xí nghiệp Kế toán TSCĐ Kế toán Vật tư Kế toán Tiền lương Thủ quỹ
2.1.5.2 Chức năng, nhiệm vụ của từng phần hành
Kế toán trưởng: là một kế toán tổng hợp, có mối quan hệ với các thành viên thành phần, có năng lực điều hành và tổ chức, ký duyệt các tài liệu kế toán, phổ biến chủ trương và chỉ đạo, thực hiện chủ trương về chuyên môn đồng thời yêu cầu các bộ phận chức năng khác trong bộ máy quản lý ở đơn vị cùng phối hợp thực hiện.
Kế toán thanh toán: chịu trách nhiệm trong việc thanh tốn và tình hình thanh tốn với khách hàng, cộng thêm cả phần cơng nợ phải trả.
Kế toán tài sản cố định: phản ánh sự tăng giảm, kiểm soát việc bảo quản, bảo dưỡng sử dụng tài sản cố định, kiểm tra tính chính xác, phân bổ chi phí khấu hao, thanh lý tài sản cố định. Lập các báo cáo có liên quan.
Kế toán vật tư: làm nhiệm vụ hoạch toán chi tiết nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ. Trong tháng tổng hợp thẻ kế toán chi tiết theo dõi xuất – nhập – tồn và báo cáo cho các bộ phận kế tốn nhập số liệu để tính giá thành.
Kế toán tiền lương và bảo hiểm xã hội: tính tốn, hạch toán tiền lương, BHXH, BHYT, kinh phí cơng đồn, các khoản trừ vào lương, các khoản thu nhập, trợ cấp cho cán bộ, công nhân viên trong Công ty.
Thủ quỹ: quản lý quỹ tiền mặt của Công ty. Hàng ngày căn cứ vào phiếu chi thu tiền mặt để xuất hoặc nhập quỹ.
Tại xí nghiệp thành viên đều có nhân viên thủ kho và nhân viên kế toán.
+ Nhân viên thủ kho: nhập xuất kho thông qua phiếu nhập xuất kho. Theo định kỳ tổng hợp và báo cáo lên phịng kế tốn về tình hình tồn, nhập trong kỳ.
+ Nhân viên kế tốn: tính tốn hạch toán và gửi báo cáo thuế, tài chính …quản lý và chịu trách nhiệm về các tài sản, vật rẻ tiền tại xí nghiệp. Hàng tháng nộp thuế, bảo hiểm phát sinh, chi phí khấu hao, quản lý, chi phí khác.
2.1.6 Khó khăn, thuận lợi, phương hướng phát triển của Công ty
Thuận lợi
- Thị trường và khách hàng tương đối ổn định.
- Các hạng mục đầu tư xây dựng làm tăng năng lực sản xuất và ngày càng nâng cao hiệu quả.
- Luật pháp Nhà nước ban hành ngày càng tạo điều kiện thuận lợi cho mọi thành phần kinh tế hoạt động sản xuất kinh doanh.
- Được sự quan tâm của Ủy ban nhân dân tỉnh cùng các sở ngành của tỉnh. - Phần lớn cán bộ cơng nhân viên đều nhiệt tình hăng say và gắn bó với Cơng ty. Khó khăn
- Tình hình kinh tế thế giới đã và đang bị khủng hoảng làm ảnh hưởng lớn tới tình hình tiêu thụ sản phẩm, một số khách hàng không đến Công ty làm việc, ký kết hợp đồng theo lịch hẹn, làm giảm một phần doanh thu của Công ty.
- Giá bán giảm dần, mỗi năm giảm từ 5% đến 10%. Phương hướng phát triển
- Đẩy mạnh việc tìm kiếm khách hàng mới để tiêu thụ sản phẩm của mình. - Tăng cường tính hiệu quả cho khâu bán hàng, đây là động lực thúc đẩy việc sản xuất kinh doanh của Cơng ty tiến tới tối đa hóa lợi nhuận. Tình hình cạnh tranh quyết liệt giữa các doanh nghiệp trên thị trường là một đòn bẩy bắt buộc tất cả các doanh nghiệp phải tìm mọi biện pháp chiến lược cụ thể để tồn tại và phát triển. Trước tình hình đó ban lãnh đạo Cơng ty định hướng một số mục tiêu sau:
+ Tích cực tìm kiếm khách hàng truyền thống của nhà máy ở Châu Á, Châu Âu, Mỹ, khu vực các nước ASEAN, để tận dụng mọi điều kiện sản xuất.
+ Tăng cường sử dụng triệt để cơng suất máy móc, thiết bị, sử dụng tối ưu máy móc đi đơi với việc duy trì, bảo quản sửa chữa để tránh tình trạng hàng kém chất lượng.
+ Tăng tính cạnh tranh bằng cách xúc tiến đầu tư, bồi dưỡng cán bộ quản lý, cán bộ kỹ thuật, cơng nhân giữa các phịng ban để nâng cao tinh thần đoàn kết, trách nhiêm để sản phẩm gốm ngày càng được nâng cao.
+ Phát triển công tác nghiên cứu thị trường nhất là thị trường nước ngồi, tìm hiểu rõ từng điểm mạnh, điểm yếu của từng đối thủ cạnh tranh ở từng thị trường.
+ Đầu tư cho thương mại điện tử để trở thành công cụ hổ trợ đắc lực cho việc quảng cáo, giới thiệu sản phẩm giao dịch kinh doanh của nhà máy.
2.2 Thực trạng cơng tác dự tốn tại Cơng ty Cổ phần Gốm Việt Thành 2.2.1 Mơ hình lập dự tốn
Hiện tại, Công ty Cổ phần Gốm Việt Thành tổ chức cơng tác lập dự tốn ngân sách theo mơ hình phản hồi. Hàng năm, Hội đồng quản trị dưới sự chỉ đạo của Đại hội đồng cổ đông sẽ nghiên cứu thị trường tiềm năng để định hướng các mục tiêu cho Công ty và sẽ ấn định tỷ lệ tăng của một số chỉ tiêu so với năm trước và gởi xuống cho Ban giám đốc . Ban giám đốc sẽ xem các chỉ tiêu này như một mục tiêu cần đạt được trong năm kế hoạch và tiến hành họp Ban giám đốc để đề xuất ra các chiến lược cụ thể trong việc sản xuất, tiêu thụ,.. nhằm thực hiện tốt các chỉ tiêu đó. Trên cơ sở các chiến lược kinh doanh, Phịng kế hoạch tiến hành lập dự tốn.
Mơ hình dự tốn ngân sách của Cơng ty được thể hiện qua sơ đồ 2.4:
Sơ đồ 2.4: Mơ hình thơng tin dự tốn ngân sách tại Cơng ty
Việc lập dự toán ngân sách tại Công ty tiến hành vào quý 4 của năm trước và do Phịng Kế hoạch chịu trách nhiệm chính. Sau khi dự tốn ngân sách hoàn thành, Ban giám đốc Cơng ty cùng Phịng Kế hoạch sẽ họp bàn để xem xét và thơng qua dự tốn ngân sách. Trong cuộc họp này, các vấn đề còn vướng mắc sẽ đưa ra phân
Đại hội đồng cổ đông
Ban giám đốc Hội đồng quản trị
tích và bàn luận để có được sự thống nhất về dự tốn ngân sách hồn chỉnh. Dự toán ngân sách hồn chỉnh sẽ được trình lại cho Hội đồng quản trị và Đại hội đồng cổ đông phê duyệt. Dự toán sau khi phê duyệt sẽ trở thành dự tốn chính thức của Công ty trong năm tới.
Dựa vào các chỉ tiêu dự toán đã được thông qua và dựa vào năng lực sản xuất của từng xí nghiệp, Ban Giám Đốc sẽ tạm phân phối chỉ tiêu về sản lượng sản xuất cho các xí nghiệp để các xí nghiệp có kế hoạch chuẩn bị cho việc sản xuất trong năm kế hoạch. Trong q trình thực hiện, nếu phát hiện có sự khơng hợp lý trong việc phân bổ các nguồn lực giữa các xí nghiệp thì Ban giám đốc sẽ điều động lại cho phù hợp hơn.
2.2.2 Các báo cáo dự toán 2.2.2.1 Dự toán tiêu thụ 2.2.2.1 Dự toán tiêu thụ
Đối với sản lượng tiêu thụ, dựa vào mục tiêu từng năm của Công ty và đơn đặt hàng của khách hàng trong năm tới, Phòng Kế hoạch với sự hỗ trợ, phối hợp của Phòng Kinh doanh – xuất nhập khẩu, sẽ đưa ra một kế hoạch sản lượng tiêu thụ về các mặt hàng chủ yếu mà Công ty sản xuất như: bình, chậu, thú, đơn, dĩa,…
Dự tốn bán hàng trong năm kế hoạch gồm chỉ tiêu: sản lượng tiêu thụ, đơn giá tiêu thụ và doanh thu tiêu thụ.
+ Sản lượng tiêu thụ: Vì đặc điểm của Công ty là xuất bán trực tiếp cho nhà xuất
khẩu ở các châu Âu, châu Á, châu Úc, châu Mỹ - là những khách hàng trung thành và tiềm năng – nên sản lượng tiêu thụ được tính bằng sản lượng xuất khẩu trực tiếp của năm thực tế cộng với các đơn đặt hàng mới của khách hàng mà Công ty đã nhận trước cho năm kế hoạch từ năm này
+ Đơn giá tiêu thụ: Vì Cơng ty là xuất bán trực tiếp cho nhà xuất khẩu mà không
qua đại lý hoặc nhà phân phối, nên lúc này giá bán sản phẩm chính là giá bán cho nhà xuất khẩu tính theo giá FOB cho từng mặt hàng.
2.2.2.2 Dự toán sản xuất
Để lập được dự tốn sản xuất, Phịng kế hoạch sẽ phối hợp ăn khớp với các bộ phận sản xuất để có các số liệu lập dự tốn. Dự tốn sản xuất bao gồm dự toán sản lượng sản xuất, dự tốn chi phí ngun vật liệu trực tiếp, dự tốn chi phí nhân cơng trực tiếp, dự tốn chi phí sản xuất chung .
a, Dự toán sản lượng sản xuất: dựa vào kế hoạch sản lượng tiêu thụ đã đề ra
và thực tế sản lượng sản xuất năm trước, Công ty sẽ đề ra dự toán sản lượng sản xuất với mức tăng từ 5% - 10% cho năm kế hoạch.
b, Dự tốn chi phí nguyên vật liệu trực tiếp: được Phòng kế hoạch xây
dựng trên cơ sở tổng hợp chi phí nguyên vật liệu của các loại sản phẩm mà Công ty sản xuất, bao gồm nguyên vật liệu chính như đất sét trắng, đất đen,…và các nguyên vật liệu khác.
Dự tốn chi phí ngun vật liệu trực tiếp phản ánh tên nguyên vật liệu, định mức nguyên vật liệu, số lượng nguyên vật liệu sử dụng, đơn giá nguyên vật liệu và tổng giá trị nguyên vật liệu.
+ Định mức NVL cho 1 đơn vị sản phẩm được xác định dựa trên định mức hợp lý của Công ty đã xây dựng.
+ Số lượng nguyên vật liệu sử dụng:
= Định mức NVL cho 1 đơn vị sản phẩm * Số lượng sản phẩm sản xuất + Đơn giá từng loại NVL được tính theo giá xuất kho nguyên vật liệu tại thời điểm lập kế hoạch.
+ Giá trị NVL sử dụng:
= Số lượng NVL sử dụng * Đơn giá nguyên vật liệu
c, Dự tốn chi phí nhân cơng trực tiếp
Tại Cơng ty, hình thức tiền lương áp dụng cho cơng nhân trực tiếp sản xuất là hình thức lương theo sản phẩm, lương căn cứ vào kết quả lao động, số lượng và đơn giá tiền lương cho một đơn vị sản phẩm.
Tiền lương theo thực tế sản phẩm
Trong đó, Đơn giá tiền lương một đơn vị sản phẩm tính theo Đơn giá lương cấp bậc công việc phụ thuộc vào tay nghề của công nhân.
d, Dự tốn chi phí sản xuất chung
Chi phí sản xuất chung được lên kế hoạch cho tồn bộ chi phí phục vụ cơng tác quản lý, tổ chức, vận hành sản xuất mà không thuộc hai khoản mục chi phí nguyên vật liệu trực tiếp và chi phí nhân cơng trực tiếp
Các chi phí bao gồm: chi phí quản lý, chi phí khấu hao tài sản cố định, chi phí công cụ dụng cụ, chi phí dịch vụ mua ngồi,…và các chi phí bằng tiền khác. Với chi phí sản xuất chung, các bộ phận sẽ chịu trách nhiệm lên kế hoạch cho mỗi bộ phận của mình và sẽ gởi lên Phịng kế hoạch. Trên tiêu chí thật tiết kiệm và hiệu quả, Phịng kế hoạch sẽ đánh giá, phân tích số liệu dựa trên số lượng sản phẩm sản xuất và chi phí thực tế năm vừa qua sẽ đề ra ước lượng chi phí cho năm kế hoạch.
Hiện tại ở Công ty, kế tốn chi phí sản xuất chung tại các xí nghiệp được tổng hợp và phân bổ cho từng đơn hàng dựa vào số lượng sản phẩm hồn thành trong kỳ. Đơn hàng nào có số lượng sản phẩm hồn thành càng nhiều thì chi phí sản xuất chung phân bổ càng lớn.
Trong đó:
2.2.2.3 Dự tốn chi phí vận chuyển
Vì Cơng ty chun xuất khẩu các đồ gốm sứ mỹ nghệ cho khách hàng qua các châu lục nên chi phí vận chuyển đối với Cơng ty rất cần thiết phải lập dự tốn. Việc vận chuyển được chia thành hai tuyến:
- Tuyến trung chuyển: là chuyến vận chuyển từ kho Công ty tới các kho khác của Cơng ty như các xí nghiệp sản xuất
CPSXC từng đơn hàng = Tổng CPSXC từng khoản mục trong kỳ * Tỷ lệ sản phẩm từng đơn hàng hoàn thành Tỷ lệ sản phẩm từng đơn hàng hoàn thành =
Tổng số lượng sản phẩm hoàn thành trong kỳ Số lượng sản phẩm hoàn thành từng đơn hàng
- Tuyến giao hàng: là tuyến vận chuyển từ kho Công ty tới cảng – nơi giao hàng cho khách hàng các Châu lục.
Phịng kế hoạch lập dự tốn chi phí vận chuyển dựa trên sự ước lượng quãng đường vận chuyển của hai tuyến từ số liệu của bộ phận bán hàng gởi lên. Riêng giá vận chuyển được tính căn cứ vào giá trên hợp đồng vận chuyển gần thời điểm lập dự tốn. Và thơng thường ước tính chi phí vận chuyển khoảng 15% của giá thành sản phẩm.
2.2.2.4 Dự tốn chi phí bán hàng
Dựa vào số liệu năm cũ và lượng khách hàng tiềm năng trong năm kế hoạch, phòng kế hoạch sẽ tiến hành lập dự tốn bán hàng. Chi phí bán hàng bao gồm: chi phí bốc xếp, đóng gói, chi phí mua thùng carton + kệ gỗ, chi phí dịch vụ mua ngồi,…
2.2.2.5 Dự tốn chi phí quản lý doanh nghiệp
Dựa vào số lượng nhân viên tại bộ phận cũng như kế haọch cơng tác trong năm tới, phịng kế hoạch sẽ tiến hành lập dự tốn chi phí quản lý doanh nghiệp, bao gồm: chi phí khấu hao, chi phí văn phịng phẩm, chi phí đi cơng tác,….
2.2.2.6 Dự toán tiền
Dự toán tiền gồm bảng kế hoạch thu tiền bán hàng, kế hoạch trả tiền mua nguyên vật liệu và dự toán tiền
Kế hoạch thu tiền bán hàng: tại Cơng ty, hầu như tồn bộ doanh thu đều được khách hàng thanh toán qua ngân hàng theo phương thức LC, TTR, DP. Khách hàng sẽ thanh toán trong chu kỳ từ 4 – 6 tháng
Kế hoạch trả tiền mua nguyên vật liệu: Nguyên vật liệu Công ty mua vào của nhiều nhà cung cấp trên cả nước. Tùy vào khả năng tài chính của Cơng ty và tùy vào đơn hàng mua, Cơng ty sẽ thanh tốn cho nhà cung cấp 100% giá trị tiền hàng hoặc 50% hoặc 30% .
Dự toán tiền: dựa vào Kế hoạch thu tiền bán hàng và Kế hoạch trả tiền mua nguyên vật liệu để lập
2.2.2.7 Dự toán báo cáo kết quả kinh doanh
Căn cứ dự toán sản lượng tiêu thụ và các khoản chi phí đã lập, Phịng kế hoạch tiến hành lập dự toán báo cáo kết quả kinh doanh trong năm kế hoạch
2.3 Đánh giá thực trạng cơng tác dự tốn tại Công ty Cổ phần Gốm Việt Thành
2.3.1 Ưu điểm
- Công ty đã xây dựng được mục tiêu và định hướng trong tương lai bằng những con số rõ ràng, cụ thể chứ khơng chung chung, ví dụ: trong năm 2013, cấp lãnh đạo Công ty đã đề ra mục tiêu đạt mức tăng doanh thu là 50 tỉ đồng, lợi nhuận là 4 tỉ đồng, mức tối thiểu phải đạt được là 5%, sản lượng tiêu thụ đạt 500.000 loại sản phẩm,…. Điều này đã tạo thuận lợi cho cơng tác dự tốn ngân sách vì các báo cáo dự toán ngân sách phải vạch ra các chỉ tiêu về sản xuất, tiêu thụ, chi phí,…để hồn thành mục tiêu chung của Cơng ty.
- Mặc dù với mơ hình dự toán ngân sách phản hồi còn nhiều nhược điểm nhưng ít nhất là Cơng ty đã xây dựng được mơ hình dự tốn để làm định hướng chung cho công tác dự toán ngân sách, tạo sự thống nhất cho các bộ phận trong Cơng ty trong cơng tác dự tốn ngân sách.
- Các dự toán được lập trên tình hình kinh doanh thực tế và nhu cầu thiết yếu của Cơng ty, cũng như có sự kiểm tra, đối chiếu giữa số liệu thực tế và kế hoạch hàng năm đã giúp cho việc lập dự toán ở các năm sau được bổ sung, hồn chỉnh hơn. Từ đó giúp cho ban quản lý Cơng ty đánh giá tình hình hoạt động được chính xác, cắt giảm các khoản chi phí khơng cần thiết, thực hiện tốt chủ trương tiết kiệm