8 .Kết cấu luận án
1.2 Nội dung kế tốn quản trị chi phí SXKD trong doanh nghiệp sản xuất
1.2.3 Thu thập, xử lý, cung cấp thơng tin thực hiện chi phí sản xuất kinh doanh phục
phục vụ yêu cầu quản trị
1.2.3.1 Xác định đối tượng tập hợp chi phí sản xuất kinh doanh
Chi phí SXKD của doanh nghiệp có thể phát sinh ở nhiều bộ phận, cơng đoạn sản xuất liên quan đến việc sản xuất tiêu thụ sản phẩm. Các nhà quản trị doanh nghiệp cần biết được các chi phí đó phát sinh ở đâu, dùng vào sản xuất tiêu thụ sản phẩm nào? Do đó, chi phí sản xuất kinh doanh phát sinh trong kỳ phải được doanh nghiệp tập hợp theo phạm vi, giới hạn nhất định. Xác định đối tượng tập hợp chi phí SXKD là khâu đầu tiên trong việc tổ chức kế tốn chi phí sản xuất kinh doanh. Thực chất của việc xác định đối tượng tập hợp chi phí SXKD là xác định đối tượng chịu chi phí hoặc xác định giới hạn các bộ phận chịu chi phí. Khi xác định đối tượng tập hợp chi phí SXKD, trước hết các nhà quản trị phải căn cứ vào đặc điểm, cơng dụng của chi phí trong sản xuất kinh doanh, sau đó phải căn cứ vào cơ cấu tổ chức SXKD, quy trình cơng nghệ sản xuất, loại hình sản xuất sản phẩm, trình độ của các nhà quản trị doanh nghiệp, của cán bộ, nhân viên kế toán và yêu cầu quản lý chi phí, yêu cầu tính giá thành của DN.
Tùy thuộc vào đặc điểm, tình hình cụ thể của doanh nghiệp mà đối tượng tập hợp chi phí sản xuất kinh doanh trong các doanh nghiệp có thể là: Từng sản phẩm, từng đơn đặt hàng, từng phân xưởng, bộ phận sản xuất, bộ phân phụ trợ, từng quy trình cơng nghệ sản xuất, …
1.2.3.2. Phương pháp xác định chi phí sản xuất kinh doanh
Trên cơ sở xác định đối tượng tập hợp chi phí SXKD, căn cứ vào trình độ u cầu quản lý chi phí SXKD của nhà quản trị, căn cứ vào đặc điểm hoạt động SXKD, các DNSX hiện nay có thể lựa chọn các phương pháp xác định chi phí như sau:
Phương pháp chi phí thực tế
Phương pháp chi phí thực tế là phương pháp trong đó chi phí NVLTT, chi phí nhân cơng trực tiếp được căn cứ vào các chứng từ tập hợp trực tiếp cho từng đối tượng tập hợp chi phí theo chi phí phí thực tế phát sinh. Đối với chi phí SXC liên quan đến nhiều đối tượng chịu chi phí thì căn cứ vào chứng từ tập hợp riêng theo chi phí thực tế phát sinh, cuối kỳ được tính tốn và phân bổ cho từng đối tượng theo tiêu chuẩn phân bổ phù hợp. Các khoản chi phí ngồi sản xuất bao gồm chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp sẽ được tập hợp riêng trên cơ sở chi phí thực tế phát sinh và cuối kỳ tiến hành tính tốn và phân bổ cho từng đối tượng chịu chi phí theo tiêu thức phù hợp. Phương pháp này có ưu điểm là phản ánh đúng chi phí thực tế và là phương pháp xác định chi phí đơn giản nhất. Hạn chế của phương pháp này là một số khoản chi phí phát sinh tháng này nhưng tháng sau mới có chứng từ do đó ảnh hưởng đến tính kịp thời của thơng tin phục vụ việc ra quyết định của nhà quản trị. Phương pháp này phù hợp với các doanh nghiệp sản xuất sản phẩm có quy trình sản xuất khép kín, tổ chức sản xuất nhiều, chu kỳ sản xuất ngắn và liên tục.
Phương pháp chi phí linh hoạt
Phương pháp chi phí linh hoạt là phương pháp trong đó chi phí sản xuất bao gồm tồn bộ các khoản chi phí NVL TT, chi phí NCTT, chi phí SXC tính cho sản phẩm hồn thành. Các khoản chi phí NVL trực tiếp, chi phí nhân cơng trực tiếp được tập hợp trực tiếp cho từng đối tượng theo chi phí thực tế phát sinh. Đối với chi phí sản xuất chung được phân bổ cho các đối tượng theo dự toán, cuối kỳ khi xác định được chi phí sản xuất chung thực tế sẽ xác định chênh lệch giữa chi phí SXC cần phân bổ thực tế và chi phí SXC đã phân bổ theo kế hoạch để xử lý chênh lệch đó nhằm cung cấp thơng tin kịp thời phục vụ yêu cầu quản trị. Phần chi phí chênh lệch sẽ được ghi nhận vào giá vốn hàng bán nếu chênh lệch nhỏ, còn nếu chênh lệch lớn thì cần phân bổ chênh lệch cho các đối tượng có liên quan bao gồm sản phẩm dở dang, thành phẩm và giá vốn hàng bán. Phương pháp này có ưu điểm là sẽ cung cấp thơng tin kịp thời về chi phí sản xuất sản phẩm cho nhà quản trị, từ đó có thể kiểm sốt chi phí, tiết kiệm chi phí tốt hơn. Tuy nhiên, phương pháp này sẽ phát sinh thêm khâu tính tốn do phải xử lý chênh lệch. Phương pháp này phù hợp đối với các doanh nghiệp sản xuất có quy trình cơng nghệ sản xuất liên tục hoặc qua nhiều bước chế biến, quá trình sản xuất phải trải qua nhiều cơng đoạn.
Phương pháp xác định chi phí sản xuất theo cơng việc
Theo phương pháp này, đối tượng được tập hợp CPSX là từng sản phẩm hay đơn đặt hàng của khách. Chi phí NVLTT được xác định trên cơ sở phiếu xuất kho nguyên vật liệu hoặc các chứng từ mua hàng khi NVL sử dụng trực tiếp khơng qua nhập kho; Chi phí NCTT được xác định dựa trên cơ sở phiếu theo dõi lao động, giao nhận sản phẩm, hợp đồng giao khốn cơng việc. Chi phí SXC là khoản chi phí hỗn hợp, nếu mỗi phân xưởng chỉ tiến hành sản xuất một đơn đặt hàng thì chi phi SXC được tập hợp trực tiếp cho đơn hàng đó; Nếu mỗi phân xưởng sản xuất nhiều đơn hàng thì chi phí SXC cần
được tập hợp và phân bổ cho từng đơn đặt hàng theo tiêu thức phù hợp. Chi phí SXC được phân bổ theo hai cách: phân bổ chi phí SXC phát sinh trong kỳ cho từng đối tượng theo mức thực tế phát sinh; Phân bổ ước tính tổng chi phí SXC của từng phân xưởng ngay từ đầu kỳ để xác định đơn giá chi phí SXC ước tính cho một đơn vị tiêu thức phân bổ. Việc xác định chi phí SXC cho một đơn vị sản phẩm khó chính xác trong giai đoạn đầu tiên, vì thế thường phân bổ theo chi phí SXC ước tính, sau đó điều chỉnh theo số thực tế phát sinh và xử lý số chênh lệch. Tất cả các CPSX phát sinh được tập hợp vào phiếu chi phí theo cơng việc hoặc khi phiếu tính giá thành theo đơn đặt hàng để cung cấp thông tin phục vụ yêu cầu của nhà quản trị trong việc kiểm sốt chi phí và ra quyết định kinh doanh. Phiếu tập hợp chi phí theo cơng việc là căn cứ để xác định giá thành sản xuất, giá thành đơn vị sản phẩm, dịch vụ hoàn thành trong kỳ. Phương pháp xác định chi phí theo cơng việc giúp DN xác định được chi phí phát sinh liên quan đến công viêc, đơn hàng ngay khi chi phí phát sinh, do đó giúp DN kiểm sốt chi phí kịp thời. Đồng thời, phương pháp này có ưu điểm cung cấp thơng tin kịp thời về chi phí SXKD cho nhà quản trị tại bất kỳ thời điểm nào. Tuy nhiên, phương pháp này chủ yếu tập trung vào sản phẩm chứ khơng phải vào q trình, ngồi ra, việc sử dụng phương pháp này sẽ phát sinh thêm khối lượng công việc tương đối lớn do phải tập hợp chi phí riêng cho từng sản phẩm và đơn hàng. Phương pháp xác định CPSX sản phẩm theo công việc thường được áp dụng tại các doanh nghiệp SXKD sản phẩm dịch vụ theo đơn đặt hàng, quy trình cơng nghệ sản xuất khép kín, sản phẩm được thực hiện theo đơn đặt hàng và theo yêu cầu của từng khách hàng. (Đặng Thị Hòa, 2014)
Phương pháp xác định chi phí theo q trình sản xuất
Phương pháp này có đặc điểm là chi phí sản xuất được tập hợp theo từng phân xưởng sản xuất, từng cơng đoạn sản xuất. Do đó, các chi phí chung phát sinh liên quan đến nhiều phân xưởng sản xuất và nhiều cơng đoạn thì được tập hợp chung và phân bổ vào cuối kỳ. Đối tượng tập hợp chi phí sản xuất trong phương pháp này là từng phần xưởng, từng công đoạn sản xuất khác nhau trong quá trình sản xuất của doanh nghiệp. Theo phương pháp này, mỗi phân xưởng sản xuất được mở một TK chi tiết "CPSX kinh doanh dở dang" riêng để tập hợp CPSX của phân xưởng đó. Sau đó tất cả được tổng hợp và trình bày trên Báo cáo sản xuất của từng phân xưởng. Trong phương pháp xác định chi phí theo quá trình sản xuất, mỗi phân xưởng sản xuất ngồi các CPSX trực tiếp phát sinh tại phân xưởng còn phải chịu những CPSX được chuyển từ phân xưởng đứng trước chuyển sang. Hạn chế của phương pháp này là chỉ cần xác định sản lượng sản phẩm dở dang cuối kỳ thành sản lượng tương đương mà không cần xét đến sản lượng sản phẩm dở dang đầu kỳ và coi sản lượng sản phẩm dở dang đầu kỳ là sẽ hồn thành trong kỳ nên khơng cần quy đổi, do đó độ chính xác khơng cao., tuy nhiên, thuận tiện cho q trình tính tốn chi phí. Phương pháp này thường được vận dụng trong các doanh nghiệp sản xuất sản phẩm theo quy trình cơng nghệ sản xuất liên tục hoặc song song qua nhiều bước chế biến, sản phẩm thường đồng nhất, được sản xuất đại trà với khối lượng lớn. Quá trình sản xuất phải trải
qua nhiều cơng đoạn, sản phẩm hồn thành ở phân bước này sẽ là đối tượng tiếp tục được chế biến ở bước sau. (Đặng Thị Hòa, 2014)
Phương pháp xác định chi phí theo mức độ hoạt động (Activity Based Costing)
Phương pháp xác định chi phí theo mức độ hoạt động (ABC) được hiểu là việc tập hợp tồn bộ chi phí gián tiếp trong q trình sản xuất của từng hoạt động, sau đó tiến hành phân bổ các chi phí theo từng hoạt động này vào từng sản phẩm, dịch vụ theo tiêu thức phù hợp. Tiêu thức phân bổ là các nguồn phát sinh chi phí liên quan tới các hoạt động trong q trình sản xuất sản phẩm. Chi phí phát sinh theo hoạt động sau đó sẽ được phân bổ cho các đối tượng tính giá thành theo số lượng hoạt động mà các đối tượng này đã sử dụng. Việc vận dụng phương pháp ABC phụ thuộc vào đặc điểm cụ thể về công tác tổ chức quản lý sản xuất, quy trình cơng nghệ sản xuất sản phẩm, năng lực quản lý của từng doanh nghiệp. Quá trình vận dụng phương pháp này gồm các bước cơ bản sau: Nhận diện chi phí; Xác định các nhóm hoạt động và phân bổ chi phí. Theo phương pháp này, nếu hoạt động liên quan đến một đối tượng thì kết chuyển tồn bộ chi phí phát sinh cho đối tượng đó. Nếu hoạt động liên quan đến nhiều đối tượng thì phải tính tốn hệ số phân bổ, sau đó xác định mức phân bổ chi phí cho từng đối tượng liên quan. Có bao nhiêu hoạt động tham gia tạo nên sản phẩm sẽ có từng đấy tiêu thức phân bổ khác nhau. Do đó, để thực hiện phương pháp ABC địi hỏi DN phải có đội ngũ nhân viên KTQT có trình độ chun mơn tốt, có cơ sở vật chất, cơng nghệ thích hợp, thiết bị thu thập dữ liệu, … Phương pháp ABC phức tạp và tốn kém, vì vậy khơng phải bất cứ DN nào cũng đủ điều kiện áp dụng. (Nguyễn Ngọc Quang, 2012; Naughton-Travers, Joseph P. , 2009)
Bên cạnh những ưu điểm khi sử dụng phương pháp ABC, thì nếu DN muốn áp dụng phương pháp này cũng cần có những điều kiện nhất định mà khơng phải DN nào cũng có thể đáp ứng. Do đó, phương pháp này nhằm bổ sung khả năng xử lý và cung cấp thông tin trong việc ra quyết định ngắn hạn và dài hạn của doanh nghiệp
Phương pháp xác định chi phí theo chi phí mục tiêu (Target costing)
Theo quan điểm của một tổ chức quốc tế được thành lập bởi một số các tập đồn cơng nghiệp lớn có tên là Consortium for Avanced Management-International (gọi tắt là CAM-I), phương pháp xác định chi phí theo chi phí mục tiêu là tổng thể các phương pháp, công cụ quản trị cho phép đạt được mục tiêu chi phí và mục tiêu hoạt động ở giai đoạn thiết kế và kế hoạch hóa sản phẩm mới. Phương pháp cũng cho phép cung cấp một cơ sở kiểm soát ở giai đoạn sản xuất và bảo đảm các sản phẩm này đạt được mục tiêu lợi nhuận đã được xác định phù hợp với chu kỳ sống của sản phẩm. Chi phí mục tiêu liên quan đến khả năng lợi nhuận của sản phẩm gắn với chu kỳ sống sản phẩm. (Nguyễn Ngọc Quang, 2012; Shahid L. Ansari, Jan E. Bell and the CAM-I Target Cost Core Group., 2010)
Phương pháp chi phí mục tiêu cho phép nhà quản trị dự đoán được mục tiêu lợi nhuận đã xác định trong suốt chu kỳ sống của sản phẩm. Phương pháp này là một trong các cơng cụ quản lý chi phí để giúp doanh nghiệp giảm bớt chi phí tổng thể của một sản phẩm trên tồn bộ chu trình của nó từ giai đoạn nghiên cứu, thiết kế, kỹ thuật đến sản xuất. Phương pháp xác định chi phí theo chi phí mục tiêu bao gồm 3 bước: Thứ nhất: Xác định
chi phí mục tiêu (Chi phí mục tiêu phải được xác định theo từng bộ phận cấu thành sản phẩm); Thứ hai: Tổ chức thực hiện (Cần phát hiện những thành phần của sản phẩm có chi phí q cao so với tầm quan trọng được xác định ở bước thứ nhất. Quá trình sản xuất những bộ phận này phải được điều chỉnh, áp dụng các nguyên tắc và phương pháp quản lý nghiêm ngặt để giảm CPSX. Bên cạnh đó, ở giai đoạn này cũng cần phát hiện các thành phần của sản phẩm có chi phí q thấp so với tầm quan trọng của nó); Thứ ba: Đánh giá kết quả.(Nếu chi phí dự kiến để sản xuất sản phẩm đã đạt tới chi phí tối đa, cần dừng lại các hoạt động sản xuất vì sản phẩm khơng mang lại lợi nhuận cao. Nếu chi phí dự kiến để sản xuất chưa đạt tới chi phí tối đa mà hơn chi phí mục tiêu thì cần xem lại qui trình sản xuất để giảm chi phí sao cho bằng chi phí mục tiêu). Phương pháp xác định chi phí theo chi phí mục tiêu phù hợp với mơi trường sản xuất có sự tự động hóa cao và tổ chức sản xuất tiên tiến.
Phương pháp chi phí Kaizen (Kaizen costing)
Phương pháp chi phí Kaizen là q trình giảm bớt hoặc hạ thấp chi phí trong giai đoạn sản xuất sản phẩm. Khi phương pháp này được sử dụng, sự cải tiến xảy ra theo các bước nhỏ. Mỗi nhân viên có trách nhiệm tìm cách để cải tiến q trình sản xuất và giảm bớt những chi phí khơng cần thiết. Các mục tiêu Kaizen được thiết lập trên cơ sở kết quả thực tế năm trước. Mục đích là để hạ thấp các chi phí thực tế năm hiện tại trong năm tiếp theo. Những doanh nghiệp đạt được lợi thế cạnh tranh thơng qua chi phí thấp khơng dừng lại ở giai đoạn thiết kế. Họ tiếp tục làm việc để cắt giảm chi phí xuyêt suốt hạng mục sản xuất bằng cách sử dụng quan điểm chi phí vịng đời.
Phương pháp chi phí Kaizen giúp DN tập trung tối đa vào việc giảm thiểu chi phí, đáp ứng các yêu cầu về lợi nhuận của từng kỳ kinh doanh do các nhà quản trị đặt ra. Để làm được điều này DN phải thường xuyên đặt ra các mục tiêu cắt giảm chi phí bằng các biện pháp như nâng cao năng lực hoạt động của máy móc thiết bị, tăng cường đào tạo cho cơng nhân viên và có các biện pháp khuyến khích cơng nhân viên thực hiện các thay đổi hàng ngày, loại bỏ các hoạt động khơng có tác dụng trong quá trình sản xuất. Như vậy, phương pháp chi phí Kaizen là phương pháp tập trung vào tồn bộ q trình sản xuất chứ không phải là chỉ tập trung vào sản phẩm. (Nguyễn Ngọc Quang, 2012)
1.2.3.3 Phương pháp thu thập, xử lý, cung cấp thông tin thực hiện chi phí SXKD phục vụ yêu cầu quản trị
* Thu thập, xử lý thông tin thực hiện chi phí SXKD
Trong hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp (DN), vấn đề mà nhà quản trị quan tâm nhất đó chính là chi phí. Quản trị tốt chi phí là một trong những