PHIẾU THEO DÕI CHI PHI NGUYÊN VẬT LIỆU TRỰC TIẾP
Đơn vị (công trường, phân xưởng, bộ phận): ……………………………………….. Đối tượng sử dụng: …………………………………………………………………. Loại nguyên vật liệu: ………………………………………………………………. Đơn vị tính: …………………………………………………………………………. Chứng từ Diễn giải Dự tốn Thực tế Chênh lệch Ngày tháng Số hiệu Số lượng Đơn giá Thành tiền Số lượng Đơn giá Thành tiền Mũi khoan Choong khoan Ty khoan …… Tổng
Chi phí nhân cơng phát sinh trong DN khai thác than chủ yếu căn cứ vào khối lượng công việc hồn thành của tổ đội, cơng trường, phân xưởng và thời gian làm việc thực tế của từng người lao động. Do đó, cần lập phiếu theo dõi lao động theo khối lượng cơng việc hồn thành của từng tổ đội, công trường trong ngày và thời gian làm việc của từng các nhân người lao động trong từng tổ đội.
Bảng 4.6. Phiếu theo dõi nhân công
PHIẾU THEO DÕI NHÂN CÔNG Ngày …… tháng …… năm ……….
Số
Đơn vị (tổ, đội): ……………………………………………………………………… Công việc thực hiện: ………………………………………………………………. Khối lượng cơng việc hồn thành: …………………………………………………
STT Họ và tên Mã NV Cấp bậc Định mức TGLĐ
Thời gian lao động thực tế Chênh lệch 1 Nguyễn Văn A 2 … …… Tổng Người lập Phụ trách bộ phận (Ký, ghi rõ họ tên) ( Ký, ghi rõ họ tên)
Hiện nay, hệ thống tài khoản dùng để ghi nhận chi phí SXKD ở các DN khai thác than tuân thủ theo quy định của chế độ kế toán hiện hành và được mở chi tiết đến tài khoản cấp 2, cấp 3 hoặc cấp 4. Theo tác giả, các tài khoản chi tiết chi phí chưa thực sự đáp ứng nhu cầu thơng tin về chi phí SXKD theo yêu cầu quản trị của
nhà quản lý DN. Các chi phí được theo dõi trên tài khoản chi tiết đến tài khoản cấp 4, chi tiết cho từng cơng đoạn sản xuất than, do đó chỉ đáp ứng được yêu cầu thu thập thông chi phí SXKD theo cơng đoạn. Theo tác giả, để quản lý chi phí SXKD một cách chặt chẽ cần quản lý theo trung tâm chi phí (từng nơi phát sinh chi phí). Hiện nay, chưa có tài khoản chi tiết theo dõi chi phí theo từng loại máy móc thiết bị, từng phân xưởng sản xuất. Do đó, DN cần mở thêm tài khoản chi tiết chi phí theo từng máy móc thiết bị, từng cơng trường, phân xưởng.
Bảng 4.7. Nội dung các tài khoản kế toán
Số hiệu tài khoản Nội dung tài khoản TK cấp 3 TK cấp 4 TK cấp 5
621.11 Chi phí NL,VL trực tiếp cơng đoạn đào lị
621.111 CTKT1 621.1111 Thiết bị đào lò A 621.1112 Thiết bị đào lò B … 621.112 CTKT2 621.1121 Thiết bị đào lò A Thiết bị đào lị B …
621.12 Chi phí NL,VL TT cơng đoạn khai thác than
621.121 CTKT1
621.1211 Thiết bị khai thác A Thiết bị khai thác B
…. ….
Tương tự, DN xây dựng hệ thống tài khoản chi tiết chi phí nhân cơng TT, chi phí SXC theo từng công đoạn, từng công trường, từng máy móc thiết bị.
Qua khảo sát thực tế tại các doanh nghiệp khai thác than, chi phí mơi trường chưa được bóc tách một cách rõ ràng, các chi phí này nằm rải rác trong các khoản mục của chi phí sản xuất kinh doanh. Do đó, để thuận tiện cho việc thu thập, xử lý thông tin thực hiện chi phí mơi trường trong các DN khai thác than, chi phí mơi trường cần được ghi nhận rõ ràng. Tác giả đề xuất sử dụng tài khoản 627, chi tiết 6279 - CPMT làm tài khoản chung để ghi nhận chi phí mơi trường phát sinh liên quan trực tiếp đến sản xuất khai thác than, trong đó: 6279 – CPMT1 – Chi phí liên quan đến hoạt động bảo vệ môi trường (xử lý, khắc phục ô nhiễm môi trường; khai thác, sử dụng hợp lý tài nguyên thiên nhiên; …); 6279 – CPMT2 – Chi phí liên quan đến chất thải phát sinh do thực hiện hoạt động sản xuất than (xử lý chất thải rắn; xử lý chất thải lỏng; xử lý bụi, khí thải), mỗi loại được mở chi tiết theo nội dung kinh tế của chi phí. Đối với chi phí mơi trường phát sinh liên quan khơng trực tiếp đến sản xuất khai thác than, tác giả đề xuất sử dụng tài khoản 642, chi tiết 6429 - CPMT để ghi nhận chi phí phát sinh, trong đó: 6429 – CPMT1 – Chi phí quan trắc mơi trường; 6429 – CPMT2 - Chi phí trồng cây xanh; 6429 – CPMT3 - Phí vệ sinh môi trường phải nộp địa phương; 6429 – CPMT4 – Chi phí nghiên cứu sáng kiến bảo vệ mơi trường, 6429 – CPMT5 – Chi phí đào tạo tập huấn về môi trường, ….
Để đảm bảo phục vụ tốt nhu cầu thơng tin chi phí SXKD cho mục đích quản trị chi phí của nhà quản lý, DN khai thác than cần thiết kế hệ thống số kể tốn phù hợp theo đối tượng tập hợp chi phí
Bảng 4.8. Sổ chi tiết tài khoản chi phí NVLTT
SỔ KẾ TỐN CHI PHÍ NGUN VẬT LIỆU TRỰC TIẾP
Tài khoản: ……………………………………………………………………………. Đơn vị (Công trường, phân xưởng, tổ, đội): …………………………………………
Chứng từ
Diễn giải TKDƯ Dự
toán Thực tế Chênh lệch Ghi chú Ngày tháng Số Cộng Ngày ….. tháng ….. năm ……
Người lập biểu Kế toán trưởng Giảm đốc (Ký, ghi rõ họ tên) ( Ký, ghi rõ họ tên) ( Ký, ghi rõ họ tên)
Đối với sổ chi tiết tài khoản chi phí nhân cơng trực tiếp cần mở thêm cột dự toán và thực tế theo từng đối tượng sử dụng lao động. Sổ chi tiết tài khoản chi phí SXC cần bổ sung thêm 2 cột dự tốn và thực tế để đánh giá tình hình sử dụng chi phí (Phụ lục 18, 19).
Phương pháp phân bổ
Tại các DN khai thác than, tiêu thức phân bổ khá đầy đủ, tuy nhiên có một số tiêu thức phân bổ hơi phức tạp, chưa được hợp lý thì DN cần nghiên cứu hoàn thiện tiêu thức phân bổ chi phí theo hướng đơn giản, hợp lý phù hợp với điều kiện thực tế và tính chất phát sinh chi phí. Các khâu phụ như gạt, xe làm lốp, xe phục vụ sẽ được phân bổ cho các cơng đoạn chính (ví dụ gạt bãi khoan ghi nhận cho khâu khoan, dạt bãi thải sẽ được ghi nhận cho khâu bãi thải). Sau đó tiếp tục phân bổ chi phí của khâu phục vụ đã được tách cho từng khâu sản xuất chính cho từng thiết bị của khâu SX chính đó (Tồn bộ chi phí gạt ghi nhận cho bãi khoan sẽ được phân bổ cho bãi khoan theo sản lượng của từng máy. Ví dụ: Chi phí nhiên liệu phân bổ cho máy khoan thứ i bằng (Tổng chi phí nhiên liệu của gạt tách cho khoan / Tổng sản lượng thực hiện của khâu khoan) * số mét khoan thực hiện của máy khoan thứ i
DN khai thác than có thể xem xét áp dụng tiêu thức phân bổ một số chi phí cho máy móc thiết bị như sau:
Chi phí ăn ca của bộ phận SXC phân bổ cho thiết bị thứ i được tính bằng số cơng SX chính thực tế của TBi * mức ăn ca của 1 sản xuất chính.
Chi phí độc hại của phụ trợ phân bổ cho thiết bị thứ i Chi phí độc hại của phụ trợ
phân bổ cho thiết bị thứ i =
Tổng chi phí độc hại của phụ trợ
* Độc hại của SXCi Tổng chi phí độc hại của SXC
Chi phí độc hại của quản lý phân bổ cho thiết bị thứ i Chi phí độc hại của
quản lý phân bổ cho thiết bị thứ i
=
Tổng chi phí độc hại của quản lý *
(Độc hại của SXCi +
ĐHPTi) Tổng chi phí độc hại của SXC + Tổng
Chi phí điện phân bổ cho thiết bị thứ i Chi phí điện phân bổ cho
thiết bị thứ i =
Tổng chi phí điện sản xuất
* Số giờ STBi Tổng giờ sửa chữa
Chi phí điện sinh hoạt phân bổ cho thiết bị thứ i Chi phí điện sinh hoạt
phân bổ cho thiết bị thứ i =
Tổng chi phí điện sinh hoạt
* Số giờ công của SXCi Tổng số giờ cơng đi làm thực tế
4.3.3.3 Hồn thiện cung cấp thơng tin thực hiện chi phí SXKD phục vụ u cầu quản trị tại các DN khai thác than thuộc Tập đồn cơng nghiệp than – khoáng sản Việt Nam
Qua khảo sát tại các doanh nghiệp khai thác than, tác giả nhận thấy các doanh nghiệp khai thác than chưa có báo cáo chi tiết chi phí SXKD theo từng cơng trường, phân xưởng (đối tượng chịu phí). Do đó tác giả đề xuất một số mẫu báo cáo chi phí áp dụng cho các cơng trường, phân xưởng, phịng ban hoặc cho từng công đoạn (Phụ
lục 20, phụ lục 21). Tại công trường, phân xưởng, tùy theo yêu cầu của Ban giám
đốc, quản đốc phân xưởng tập hợp thơng tin về chi phí của từng tổ đội theo từng nội dung kinh tế của chi phí để lập báo cáo chi phí SXKD.
Biểu 4.9. Báo cáo chi phí SXKD tại cơng trường, phân xưởng
Từ ngày ….. đến ngày…….
Đơn vị: ……………………… Sản lượng sản phẩm: ………………….
STT Các khoản chi phí Dự tốn Chi phí TTPS Chênh lệch CPCĐ CPBĐ CPCĐ CPBĐ CPCĐ CPBĐ 1 Chi phí nguyên vật liệu
1.1 Vật liệu 1.1.1 Vật liệu phụ … 1.1.2 Phụ tùng thay thế Mũi khoan … 1.2 Nhiên liệu 1.2.1 Xăng 1.2.2 Dầu Diezen … 1.3 Điện năng
2 Chi phí nhân công
2.1 Lương
2.1.1 Công nhân trực tiếp 2.1.2 Quản lý phân xưởng
2.2 Bảo hiểm (XH, YT, TN) ... 2.3 Ăn ca .... 2.4 Độc hại ... 3 Khấu hao TSCĐ 4 Chi phí khác bằng tiền 5.1 Văn phịng phẩm 5.2 An toàn lao động …
Bên cạnh đó, hiện nay tại các DN khai thác than mới chỉ dừng ở việc so sánh chi phí thực hiện với chi phí dự tốn và xử lý khoản chênh lệch này do đó khơng đáp ứng được yêu cầu của nhà quản trị trong việc phân tích chi phí. Xuất phát từ hạn chế đó, tác giả nhận thấy các DN khai thác than cần lập báo cáo phân tích chung và phân tích chi tiết từng khoản mục chi phí để từ đó giúp nhà quản trị đánh giá hiệu quả sử dụng chi phí, chênh lệch của từng khoản mục chi phí, tìm ra ngun nhân và đề xuất các giải pháp quản lý chi phí tốt hơn.
Bảng 4.10. Báo cáo phân tích chi phí sản xuất kinh doanh
Đơn vị thực hiện (Công trường/Phân xưởng): ……. Thời gian thực hiện: ………
TT Các khoản mục chi phí Chi phí định
mức Chi phí thực tế Chênh lệch Nguyên nhân Số tiền Tỷ lệ (%) I Chi phí sản xuất Chi phí NVLTT Chi phí NCTT Chi phí SXC
II Chi phí ngồi sản xuất Chi phí bán hàng
Chi phí quản lý doanh nghiệp Chi phí tài chính
Từ báo cáo phân tích chi phí SXKD, doanh nghiệp có thể sử dụng mẫu biểu này để phân tích chi tiết từng khoản mục chi phí SXKD. Sau khi tiến hành phân tích biến động của các khoản mục chi phí SXKD, thì doanh nghiệp đánh giá ngun nhân của biến động đồng thời đề xuất các giải pháp khắc phục những nguyên nhân ảnh hưởng tiêu cực đến công tác quản trị chi phí tại doanh nghiệp.
Ngồi ra đối với chi phí sản xuất chung, do tính chất là chi phí hỗn hợp (gồm cả định phí và biến phí) nên có thể sử dụng mẫu báo cáo xây dựng theo bảng 4.10
(Phụ lục 23). Tương tự có thể sử dụng cho các chi phí bán hàng, chi phí QLDN.
Như chúng ta đã biết, hoạt động khai thác than là hoạt động gây tác động xấu tới mơi trường khơng khí, nguồn nước, đất, phá hủy cảnh quan và hủy hoại hệ sinh thái, do đó, các DN khai thác than cần nỗ lực hết sức mình để khắc phục các tác động mơi trường phát sinh do hoạt động khai thác than gây ra. Các DN khai thác than cần cải tiến cơ chế, chính sách để quản lý chi phí mơi trường tốt hơn. Tác giả đề xuất xây dựng báo cáo chi phí mơi trường theo công đoạn và theo công trường, phân xưởng, bộ phận quản lý sản xuất, bộ phận phụ trợ giúp các DN khai thác than theo dõi chặt chẽ hơn các khâu phát sinh chi phí mơi trường để DN kịp thời quản lý các biến động chi phí. (Phụ lục 24)
Bảng 4.11. Báo cáo chi phí mơi trường theo cơng đoạn và theo công trường, phân xưởng, bộ phận sản xuất, quản lý, bộ phận phụ trợ
TT Công đoạn Công trường, phân xưởng, bộ phận sản xuất, quản lý, bộ phận phụ trợ
Các loại chất thải
Chi phí mơi trường
1 DN khai thác than lộ thiên
Khoan nổ Bốc xúc Vận tải ….. Cộng 2 DN khai thác than hầm lò Đào lò đá
Đào lò chuẩn bị sản xuất Khấu than lò chợ Vận tải trong lò …….
Bên cạnh đó, hiện nay tại các DN khai thác than, đa số các doanh nghiệp không tiến hành phân tích thơng tin chi phí, nếu có thì chỉ tiến hành so sánh giữa chi phí thực tế với chi phí dự tốn. Trong khi đó, việc phân tích thơng tin chi phí sẽ giúp doanh nghiệp đánh giá được chênh lệch tăng (giảm), nguyên nhân tăng (giảm), từ đó có hướng xử lý chênh lệch. Do đó, tác giả đề xuất xây dựng báo cáo phân tích chi tiết các khoản mục chi phí theo cơng trường, phân xưởng giúp DN khai thác than dễ theo dõi, đồng thời xác định rõ nguyên nhân gây ra sự biến động của từng khoản mục chi phí theo đối tượng chịu phí (cơng trường, phân xưởng, …) (Phụ lục 22)
Tác giả đề xuất các doanh nghiệp khai thác than cần lập báo cáo đánh giá tác động môi trường và báo cáo đánh giá khối lượng chất thải thải ra mơi trường do q trình khai thác tạo nên.
Bảng 4.12. Báo cáo đánh giá khối lượng chất thải
TT Công đoạn Khối lượng các loại chất thải
Bụi , khí thải Đất đá thải Nước thải Khác 1 DN khai thác than lộ thiên
Khoan nổ Bốc xúc Vận tải ….. Cộng 2 DN khai thác than hầm lò Đào lò đá
Đào lò chuẩn bị sản xuất Khấu than lò chợ
Vận tải trong lò …….
4.3.4 Giải pháp hồn thiện phân tích thơng tin chi phí SXKD phục vụ u cầu quản trị tại các doanh nghiệp khai thác than thuộc Tập đồn cơng nghiệp than – khống sản Việt Nam
Phân tích thơng tin chi phí SXKD là việc tiến hành so sánh đối chiếu chi phí dự tốn và chi phí thực tế từ đó đánh giá tình hình thực hiện chi phí trong kỳ của từng bộ phận nhằm xác định nguyên nhân chênh lệch và đề xuất các biện pháp quản lý chi phí cho doanh nghiệp. Với tình hình thực tế hiện nay tại các DN khai thác than, công tác này mới chỉ dừng ở việc so sánh chi phí thực hiện với chi phí dự tốn và xử lý khoản chênh lệch mà chưa đi sâu vào việc phân tích các nhân tố tác động đến các khoản mục chi phí SXKD do đó chưa đáp ứng được u cầu của nhà quản trị trong việc phân tích thơng tin chi phí SXKD. Xuất phát từ hạn chế đó, theo tác giả để cung cấp những thông tin cần thiết phục vụ yêu cầu của các nhà quản trị doanh nghiệp về biến động của chi phí SXKD, ngồi việc so sánh chi phí thực hiện và chi phí dự tốn để xác định chênh lệch thì doanh nghiệp cần phân tích các nhân tố ảnh hưởng đến chi phí SXKD để xác định mức độ ảnh hưởng của các nhân tố đó tới chi phí SXKD trong DN khai thác than, từ đó giúp doanh nghiệp có thể tìm ra nguyên nhân của sự biến động chi phí và để xuất các giải pháp quản lý chi phí SXKD của doanh nghiệp hiệu quả hơn.
* Phân tích biến động chi phí nguyên vật liệu trực tiếp
Phân tích chung biến động chi phí nguyên vật liệu, ta sử dụng phương pháp so
sánh thực tế với kế hoạch, dự tốn sẽ xác định số chênh lệch chi phí vật liệu tiết kiệm hoặc vượt chi. Tuy nhiên, vì chi phí ngun vật liệu là bộ phận chi phí được sử dụng để sản xuất sản phẩm, vì vậy để đánh giá việc sử dụng chi phí nguyên vật liệu có hợp lý hay khơng ta cần phải xem xét với số lượng sản phẩm sản xuất hoàn thành:
% HTKH chi phí NVL có điều chỉnh với sản lượng =
Chi phí NVL thực tế
Chi phí NVL kế hoạch x % hồn thành sản lượng Mức chênh lệch chi phí NVL
có điều chỉnh với sản lượng =
Chi phí NVL thực tế - Chi phí NVL kế hoạch x %HTKH sản lượng Nếu tỷ lệ hồn thành kế hoạch chi phí ngun vật liệu có điều chỉnh với sản lượng ≤ 100% và mức chênh lệch chi phí ngun vật liệu có điều chỉnh với sản lượng ≤ 0 thì