5. Kết cấu của chuyên đề
3.2. BIỆN PHÁP HOÀN THIỆN CÔNG TÁC TUYỂN DỤNG NGUỒN NHÂN SỰ
3.2.3. Hồn thiện quy trình tuyển dụng
Nguyên nhân chính dẫn đến tình trạng thiếu hụt nhân lực và bị động trong tuyển dụng là do quy trình tuyển dụng cả cơng ty hiện tại vẫn cịn chưa chặt chẽ. Cơng ty cần phải có biện pháp chuẩn hóa lại các bước trong quy trình tuyển dụng nguồn nhân lực để có thể nâng cao chất lượng cơng tác tuyển dụng, giúp cho kết quả tuyển dụng của công ty tốt hơn.
a) Quy trình tuyển dụng tổng quát
(1) Xác định nhu cầu tuyển dụng
Đây là công tác xác định xem để đáp ứng nhu cầu cơng việc thì có cần thiết phải tiến hành tuyển dụng hay không và tuyển dụng bao nhiêu. Các bộ phận phải gửi nhu cầu tuyển dụng về cho phòng Tổ chức Lao động - Tiền lương chậm nhất vào ngày 1 của tháng cuối cùng trong các quý. Trường hợp nộp trễ sẽ được chuyển sang quý sau. Các trường hợp đột xuất trưởng đơn vị, bộ phận phải giải trình chi tiết cho Hội đồng tuyển dụng. Các lý do đề xuất tuyển dụng:
- Bổ sung nhân sự theo kế hoạch hoạt động. - Thay thế nhân sự nghỉ việc.
- Thay thế nhân sự được thuyên chuyển trong các bộ phận của công ty. - Bổ sung để thực hiện các nhiệm vụ, chức năng mới được giao.
Dưới đây là biểu mẫu đề xuất cho công ty:
PHIẾU ĐỀ NGHỊ BỔ SUNG NHÂN SỰ Bộ phận: STT Vị trí/Chức danh Kế hoạch Đột xuất Điều kiện Số lượng Giới tính Lý do Thời điểm cần 1 2 3 4 5 ... HỘI ĐỒNG TUYÊN DỤNG PHÊ DUYỆT Chức danh:.......................... PHÒNG TỔ CHỨC LĐ - TL Chức danh:....................... TRƯỞNG BỘ PHẬN Chức danh:.....................
(2) Xét duyệt nhu cầu tuyển dụng
Sau khi nộp biểu mẫu cho phòng nhân sự xem xét và phê duyệt, biểu mẫu sẽ được trình lên giám đốc để được xét duyệt:
- Đồng ý: Phê duyệt nhu cầu tuyển dụng
- Không đồng ý: Chuyển lại cho bộ phận đã lập nhu cầu tuyển dụng để chỉnh sửa và trình lại.
(3) Lập kế hoạch tuyển dụng nhân sự
Căn cứ nhu cầu tuyển dụng đã được Hội đồng tuyển dụng phê duyệt, phòng Tổ chức Lao động - Tiền lương phân nhiệm cán bộ tiến hành lập kế hoạch tuyển dụng, trình lên Hội đồng tuyển dụng phê duyệt. Kế hoạch tuyển dụng phải được soạn thảo chi tiết với các nội dung sau:
- Tổng hợp về nhu cầu tuyển dụng: Căn cứ vào nhu cầu tuyển dụng của các bộ phận, phòng Tổ chức Lao động - Tiền lương tiến hành tổng hợp các thông tin cần thiết bao gồm mô tả công việc, yêu cầu công việc,…
- Thơng báo tuyển dụng: Căn cứ tình hình thực tế của cơng ty cũng như sự đánh giá, so sánh các kênh tuyển dụng để thông báo tuyển dụng một cách hiệu quả.
(4) Phê duyệt kế hoạch tuyển dụng nhân sự
Sau khi phịng nhân sự hồn thành kế hoạch tuyển dụng, kế hoạch sẽ được trình lên giám đốc để được xét duyệt:
- Đồng ý: Phê duyệt kế hoạch tuyển dụng.
- Yêu cầu chỉnh sửa: Phòng Tổ chức Lao động - Tiền lương và các bộ phận liên quan phối hợp để bổ sung điều chỉnh (quay trở lại bước 3) theo chỉ đạo của Hội đồng tuyển dụng.
- Không đồng ý: Chuyển trả cho phòng Tổ chức Lao động - Tiền lương để lập lại kế hoạch tuyển dụng mới.
(5) Lưu trữ hồ sơ
Tất cả hồ sơ, bảng biểu, kế hoạch,... của quy trình tuyển dụng phải được lưu giữ trong máy tính của cơng ty cùng với bản cứng. Các bộ phận, phòng ban cũng phải lưu trữ hồ sơ liên quan để tiện cho việc sử dụng sau này.
b) Triển khai tuyển dụng
(1) Xây dựng mô tả công việc, yêu cầu công việc
Để nâng cao cơng tác tuyển dụng, trước tiên phịng nhân sự cần tiến hành phân tích cơng việc, xây dựng được bản mơ tả cơng việc, tiêu chí cơng việc. Do cơng ty chưa có bản mơ tả cơng việc cho từng vị trí, tiêu chí tuyển dụng chưa được cụ thể nên công tác tuyển dụng nhân sự cịn nhiều bất cập, dẫn đến tình trạng người lao động hiểu nhầm và gây ảnh hưởng đến kết quản tuyển dụng. Vì vậy, cơng ty nên quan tâm thêm tới cơng tác phân tích cơng việc.
Phịng Tổ chức Lao động - Tiền lương cần phối hợp với Ban Giám đốc và các bộ phận, phịng ban để xây dựng danh mục cơng việc cho công ty. Danh mục này là cơ sở để công ty mô tả các công việc cần tuyển người và quảng cáo về các vị trí làm việc mới hay để xác định các tiêu thức để tuyển chọn.
Sau khi xây dựng xong danh mục công việc cho từng vị trí với tiêu chí tuyển dụng, nhân viên phòng Tổ chức Lao động - Tiền lương tiến hành phỏng vấn, thu thập thông tin thực tế nhằm khái quát, phân loại các đặc trưng và yêu cầu cơng việc của từng vị trí; hoặc cơng ty tổ chức cho người lao động ở các vị trí tự điền vào phiếu điều tra các thông tin liên quan đến cơng việc của mình. Do thơng tin thu thập được từ phương pháp này được lượng hóa nên dễ cập nhật và có thể xử lý trên máy tính nên hiện nay phương pháp sử dụng phiếu điều tra đang được áp dụng rộng rãi tại nhiều công ty.
Sau khi lựa chọn được phương pháp thu thập thơng tin thích hợp, tiến hành xử lý thơng tin để phân tích cơng việc. Phịng Tổ chức Lao động - Tiền lương sẽ phối hợp với các cán bộ quản lý, các nhân viên giám sát ở từng bộ phận để xây dựng bảng mô tả công việc và bảng tiêu chuẩn công việc.
(2) Thông báo tuyển dụng
Theo kế hoạch tuyển dụng đã được phê duyệt, phòng Tổ chức Lao động - Tiền lương soạn thông báo tuyển dụng nhân sự và gửi thông báo đến các phương tiện truyền thơng, các kênh mà cơng ty có thể sử dụng theo kế hoạch tuyển dụng.
Nội dung thông báo: giới thiệu ngắn gọn về cơng ty, tiêu chí tuyển dụng, mơ tả nội dung cơng việc của vị trí tuyển dụng, số lượng cần tuyển, mức lương,... Ngoài ra trong bảng thơng báo cịn ghi rõ thời hạn cuối nhận hồ sơ dự tuyển, địa điểm nhận hồ sơ và địa chỉ liên hệ.
Thông báo tuyển dụng của công ty cần đạt các yêu cầu như sau:
- Nêu rõ vị trí cần tuyển, số lượng tuyển dụng, yêu cầu về hồ sơ, thời gian và địa điểm nhận hồ sơ dự tuyển, yêu cầu đối với ứng viên.
- Đề cập đến các chế độ lương, thưởng, chế độ đãi ngộ phúc lợi khác mà công ty đang áp dụng.
(3) Tiếp nhận và xử lý hồ sơ
Sau khi nhận được hồ sơ, cán bộ phụ trách tuyển dụng cần phân loại và chọn lọc hồ sơ ứng viên dựa vào bản mô tả cơng việc của vị trí, u cầu cơng việc,... Thời gian dự kiến cho việc chọn lọc hồ sơ ứng viên là 10 ngày sau khi hồ sơ ứng viên gửi đến cho công ty. Hầu hết các vị trí đều được sàng lọc dựa trên một số tiêu chuẩn chung đối với ứng viên là:
- Xét tính hợp lệ của hồ sơ:
Hồ sơ ứng viên phải thể hiện rõ vị trí dự tuyển, họ tên ứng viên và các dữ liệu cụ thể để Cơng ty có thể liện hệ khi có nhu cầu.
- Về mặt hình thức của hồ sơ:
Các giấy tờ cần thiết phải được sắp xếp gọn gàng và đầy đủ:
+ Sơ yếu lý lịch - có xác nhận của chính quyền địa phương nơi cư trú;
+ Chứng nhận sức khỏe của bệnh viện (từ cấp bệnh viện huyện trở lên, không được quá 06 tháng kể từ ngày nộp hồ sơ);
+ Đơn xin việc có dán ảnh;
+ Bản sao cơng chứng các bằng cấp, chứng nhận có liên quan; + Bản sao công chứng giấy khai sinh, CMND/CCCD, Sổ hộ khẩu; + Trình độ chun mơn đúng vị trí cơng việc cần tuyển dụng.
Tùy vào từng vị trí, chức danh cần tuyển mà công ty sẽ yêu cầu bổ sung thêm những giấy tờ cần thiết khác trong hồ sơ.
- Về mặt nội dung của hồ sơ:
Hồ sơ phải thể hiện được trình độ chun mơn cũng như các kiến thức theo yêu cầu tuyển dụng thơng qua phần trình bày của đơn xin việc và sơ yếu lý lịch, các bằng cấp, chứng chỉ chuyên môn. Ứng viên cũng phải được xác nhận rằng bản thân có đủ sức khỏe thơng qua giấy khám sức khỏe đã được xác nhận tại cơ sở y tế có thẩm quyền.
Sau khi sàng lọc hồ sơ, cán bộ tuyển dụng có trách nhiệm tổng hợp. Nếu đủ điều kiện theo tiêu chuẩn tuyển dụng thì đưa vào danh sách gọi tuyển lao động, nếu khơng đủ điều kiện thì loại hồ sơ. Đồng thời cán bộ tuyển dụng có trách nhiệm thơng báo kết quả cho tất cả các ứng viên.
(4) Kiểm tra năng lực
Đối với lao động ứng tuyển vào vị trí chuyên viên, các vị trí thuộc khối lao động gián tiếp thì sẽ kiểm tra năng lực thơng qua thời gian thử việc theo quy định của Bộ luật Lao động và báo cáo kết quả thử việc. Sau thời gian thử việc, nếu kết quả đạt yêu cầu thì tiến hành ký hợp đồnglao động chính thức.
Đối với lao động ứng tuyển vào vị trí thuộc khối lao động trực tiếp thì sẽ kiểm tra năng lực thông qua điểm số đạt được tại các lớp đào tạo của công ty, nếu điểm số đạt yêu cầu thì tiến hành ký hợp đồng lao động chính thức.
KẾT LUẬN
Sự hội nhập của nền kinh tế thế giới thì sự cạnh tranh ngày càng gay gắt và quyết liệt hơn đòi hỏi các doanh nghiệp phải liên tục nghiên cứu và đổi mới để có thể theo kịp với sự phát triển của nền kinh tế thị trường. Nhận thức được tầm quan trọng của công tác tuyển dụng nhân sự nhằm có được một đội ngũ lao động với tay nghề cao, đáp ứng được tình hình mới của nền kinh tế cũng như đòi hỏi của hoạt động sản xuất kinh doanh đồng thời qua đó cũng nâng cao năng suất lao động và hiệu quả kinh doanh.
Sau khi đi sâu vào nghiên cứu thực trạng tuyển dụng tại cơng ty, phân tích các mặt tốt và các mặt cịn tồn tại trong cơng tác tuyển dụng, tôi đã mạnh dạn đưa ra một quy trình tuyển dụng nhằm nâng cao chất lượng tuyển dụng nhân sự tại Công ty TNHH MTV Cao su Kon Tum, cùng với đó là đề xuất một số giải pháp cụ thể cho công ty.
Với chuyên đề tốt nghiệp này, tôi hy vọng sẽ phần nào sẽ đóng góp được cho cơng ty trong công tác tuyển dụng nhân lực trong giai đoạn tới. Mặc dù đã cố gắng song thời gian nghiên cứu có hạn và do trình độ bản thân cịn nhiều hạn chế nên chuyên đề khó lịng tránh khỏi nhiều thiếu sót. Kính mong nhận được nhận xét và đóng góp ý kiến của thầy cô.
TÀI LIỆU THAM KHẢO
[1] TS. Nguyễn Hữu Thân (2006), Giáo trình Quản trị nhân sự, Nhà xuất bản Lao động – Xã hội, Tp. Hồ Chí Minh.;
[2] PGS.TS. Trần Xuân Cầu & PGS.TS. Mai Quốc Chánh (2008), Giáo trình Kinh tế nguồn nhân lực, Nhà xuất bản Đại học Kinh tế Quốc Dân, Hà Nội.
[3] ThS. Vũ Thùy Dương – TS. Hoàng Văn Hải (2008), Giáo trình Quản trị nguồn nhân lực, Nhà xuất bản Thống kê, Hà Nội.
[4] ThS. Phạm Bá Thắng (2017), Hồn thiện cơng tác tuyển dụng nhân sự tại Công ty TNHH Đông Lâm DOLACERA, Luận văn Thạc sĩ ngành Quản trị kinh doanh,
Trường Đại học Dân lập Hải Phòng.
[5] ThS. Lê Thị Hà (2019), Phân tích chuỗi giá trị cao su tại tỉnh Kon Tum, Luận văn
Thạc sĩ ngành Quản trị kinh doanh, Trường Đại học kinh tế, Đại học Đà Nẵng. [6] Các tài liệu liên quan do Công ty TNHH MTV Cao su Kon Tum cung cấp.
GIẤY XÁC NHẬN
HOÀN THÀNH BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP
Họ và tên sinh viên: ............................................................................................................... Lớp: .......................................................... Mã sinh viên: ...................................................... Xác nhận sinh viên .................................................. đã chỉnh sửa báo cáo tốt nghiệp theo ý kiến của Giảng viên hướng dẫn và Hội đồng đánh giá.
Tên báo cáo tốt nghiệp: .......................................................................................................... ................................................................................................................................................ ................................................................................................................................................
Kon Tum, ngày tháng năm