II. TRUYỀN THƠNG NHĨM và TRUYỀN THƠNG NỘI BỘ TRONG TỔ CHỨC:
2. Truyền thông nội bộ trong tổ chức 1 Khái niệm
2.1 Khái niệm
Truyền thông nội bộ là chia sẻ thông tin về doanh nghiệp, đảm bảo mọi nhân viên nhận được đầy đủ thông tin, hỗ trợ thực hiện đúng và tốt cơng việc của mình. Mục tiêu của mọi kế hoạch truyền thông nội bộ là xây dựng tinh thần nội bộ hạnh phúc và gắn kết.
Truyền thông nội bộ về bản chất chính là việc doanh nghiệp đưa các nội dung và thông điệp cần thiết đến các đối tượng nhân viên vào đúng thời điểm, mà ở đây nội dung chính là các tầm nhìn, sứ mệnh, giá trị cốt lõi; với mục tiêu định hình, thắt chặt và lan tỏa văn hóa doanh nghiệp.
2.2 Vai trị
- Truyền thông nội bộ trong tổ chức giúp Củng cố tầm nhìn, giá trị và văn hóa của tổ chức cho nhân viên, từ đó nhân viên có thể tiếp tục truyền tải nó ở trong nội bộ và ra bên ngồi.
Truyền thơng nội bộ bám sát các hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, tạo ra các kênh thơng tin giúp nhân viên hiểu được tình hình của đơn vị mình, mở ra các kênh trao đổi thơng tin giữa nhân viên cấp dưới và cán bộ quản lý.
b. Truyền thông nội bộ trong tổ chức giúp cho mọi thông tin trao đổi được minh bạch, rõ ràng và đa chiều
Nhờ được cung cấp thông tin đầy đủ, chính xác, mỗi nhân viên sẽ nắm rõ mục tiêu, nhiệm vụ của mình, mình cần làm gì và chủ động hơn trong cơng việc của chính mình. Bên cạnh đó, với các kênh thơng tin cơng khai, rõ ràng, thống nhất trong nội bộ đơn vị, các phòng ban sẽ phối hợp nhịp nhàng hơn, giảm bớt tình trạng chồng chéo công việc, giảm mâu thuẫn nội bộ.
Thông qua truyền thông nội bộ, thông tin sẽ được lan tỏa từ trên xuống dưới, từ dưới lên trên và truyền ngang giữa các bộ phận, góp phần liên kết các bộ phận;
thúc đẩy phát triển những giá trị tích cực; làm giảm bớt những tiêu cực, tư tưởng lối mòn và các thơng tin chưa rõ ràng.
c. Tăng sự đồn kết
Sự thống nhất nội bộ là yếu tố cốt lõi làm nên sức mạnh tập thể. Một tập thể mạnh là chưa hẳn đã toàn người mạnh, nhưng chắc chắn có sự gắn bó đồn kết chặt chẽ. Để mọi người nhìn thấy mục tiêu chung chính là chỉ ra cho họ sợi dây gắn kết, để tất cả cùng có lợi và nghĩ đến cái chung. Mà điều kiện để tạo ra sự đồn kết chính là sự thấu hiểu - một nhiệm vụ của công tác truyền thông nội bộ.
Có thể nói lợi ích của truyền thơng nội bộ chính là làm nên sức mạnh tập thể. d. Thu hút nhân tài, giữ chân người tốt
Truyền thông nội bộ tốt sẽ khiến các thành viên yêu quý công ty, họ sẽ làm việc hăng say, chủ động hơn. Thay vì những lời bàn tán tiếng xấu ra vào, người lãnh đạo thông thái là người biết cách truyền thơng nội bộ, biến chính “người nhà” thành những nhà PR, để họ nhắc về nơi mình làm với một niềm tự hào thích thú Song song với việc truyền thơng nội bộ, những văn hóa nội bộ tốt đẹp xây dựng lên trong mắt người trong và ngồi. Tất nhiên một mơi trường làm việc lý tưởng sẽ thu hút những nhân lực, như vậy một lợi ích khác của truyền thơng nội bộ là thúc đẩy tuyển dụng.
2.3 Mục đích
Mục đích của truyền thơng nội bộ là cung cấp luồng thông tin liên tục, giúp kết nối hiệu quả giữa các bộ phận với những thành viên trong tổ chức. Nó cũng quyết định việc giao tiếp giữa các thành viên với nhau. Giao tiếp nội bộ hiệu quả giúp hình thành và ni dưỡng văn hố thương hiệu, với kết quả là sự trung thành của mọi nhân viên.
2.4 Các kỹ năng truyền thông nội bộ cơ bản
Trong thời kỳ cạnh tranh như hiện nay, truyền thông nội bộ trở thành một phần không thể thiếu của doanh nghiệp, đặc biệt là những doanh nghiệp lớn. Vì thế, việc trang bị kiến thức, kỹ năng truyền thông nội bộ là cực kỳ quan trọng, giúp doanh nghiệp đầu tư đúng và đủ để thu được hiệu quả cao.
Kỹ năng làm việc nhóm
Dù bạn có năng lực đến đâu nhưng từng cá nhân khơng thể làm việc một mình, đặc biệt là công việc gồm nhiều công đoạn như truyền thông. Kỹ năng làm việc nhóm
chính là chìa khóa giúp giải quyết vấn đề. Thực hành tốt kỹ năng này, bộ phận truyền thông nội bộ chắc chắn sẽ hoạt động trơn tru, hiệu quả.
Kỹ năng phân tích vấn đề sâu sắc
Truyền thơng nói chung và truyền thơng nội bộ nói riêng là một cơng việc cần rất nhiều yếu tố tập thể và cần sự góp ý từ nhiều phía. Càng nhiều ý tưởng thì việc truyền thơng càng độc đáo, sáng tạo, mới lạ. Nhưng “chín người mười ý”, chính trong những lúc nhiều ý kiến nhất, giám đốc truyền thông nội bộ cần phát huy kỹ năng phân tích vấn đề tồn diện, biết cách đặt câu hỏi để nhân viên tự nhận ra ưu – nhược điểm để cải thiện ý tưởng và rút ra kết luận cuối cùng. Đồng thời, các thành viên khác trong nhóm cũng cần có thói quen đào sâu, phản biện với chính những ý kiến mình đưa ra. Có thế, khâu brainstorm ý tưởng mới đạt hiệu quả cao nhất.
Kỹ năng tổng hợp, đánh giá
Để truyền thông nội bộ hiệu quả, điều đầu tiên là bạn cần xác định đối tượng truyền thơng của mình là ai. Do đó, người làm truyền thơng nội bộ phải có khả năng tổng hợp thơng tin về thói quen, sở thích, nhận thức, mong muốn và tâm tư của họ. Các bản tin, thông tin, hoạt động trên các kênh truyền thông cần lấy nhân viên là trọng tâm phản ánh và thực sự hữu ích, gây hứng thú với họ. Để làm được điều này, sau bước tổng hợp thông tin, người làm truyền thông nội bộ cần đánh giá và rút ra kết luận từ những quan sát về thông tin nhân viên.
Kỹ năng thuyết phục
Thuyết phục luôn là kỹ năng quan trọng trong bộ kỹ năng truyền thông nội bộ. Bởi lẽ, khi làm việc teamwork, ngoài khả năng sáng tạo, mỗi người cần phải có khả năng thuyết phục người khác nghe theo ý kiến của mình. Việc này tương đối khó, đặc biệt là những nhóm đơng người. Việc làm việc thẳng thắn, nhanh chóng mà khơng để cảm xúc và cái tơi cá nhân xen vào công việc là một thử thách lớn. Vì vậy, người làm truyền thơng nội bộ ln cần ý thức rèn luyện việc trình bày ý tưởng thuyết phục.
Content truyền thông nội bộ gồm rất nhiều mảng: cập nhật tất cả thông tin của doanh nghiệp, khen thưởng các cá nhân xuất sắc, lên dây cót tinh thần cho nhân viên,… Bài tốn đặt ra là làm sao để thơng tin vẫn được cập nhật kịp thời nhưng không bị lỗng, làm người xem khó theo dõi mà phải đều thể hiện một chủ đề chung xuyên suốt từng giai đoạn. Việc này địi hỏi người làm truyền thơng nội bộ phải có tư duy logic, hệ thống, phân cấp thơng tin từ thấp đến cao và chia thành những nội dung nhỏ phù hợp.
2.5 Tầm quan trọng
Thực tế cho thấy, khi truyền thông nội bộ khơng được quan tâm sẽ dẫn đến ít nhất một trong các tình huống sau: Nội bộ lục đục, người nọ nói xấu người kia, nhân viên nói xấu lãnh đạo do thơng tin bị “tam sao thất bản”; Những thông tin trong doanh nghiệp được người ngồi thơng hiểu trong khi “người trong nhà” lại khơng hiểu, thậm chí khơng hay biết; Khả năng phối hợp giữa các bộ phận kém do mỗi người làm chủ thông tin một kiểu…
Nhưng ngược lại, nếu truyền thông nội bộ được làm tốt, vấn đề bên trong của một doanh nghiệp lại giải quyết rất tốt. Truyền thơng nội bộ chính là sự tương tác giữa đội ngũ lãnh đạo với nhân viên cũng như giữa nhân viên với nhau. Mối liên hệ này ảnh hưởng trực tiếp đến việc hình thành văn hóa doanh nghiệp. Hay nói một cách khác, truyền thơng nội bộ chính là làm cho những “người trong nhà” hiểu nhau, hòa hợp và đồn kết hơn. Một khi có được điều đó thì việc sử dụng “sức mạnh bó đũa” sẽ mang lại hiệu quả dài hạn và tiết kiệm rất nhiều chi phí khi xây dựng văn hóa và hình ảnh doanh nghiệp.
Truyền thơng nội bộ giúp nhân viên có cái nhìn tồn diện
Truyền thơng nội bộ hiệu quả là giúp cho nhân viên trong doanh nghiệp có cái
nhìn tồn diện về tổ chức của mình. Bởi truyền thơng nội bộ thúc đẩy giao tiếp 2 chiều xung quanh những gì đang diễn ra tại tổ chức của bạn., Việc truyền thông tin tức trong nội bộ giúp nhân viên có cái nhìn về những sự kiện, chính sách trong tổ chức. Đây cũng là kênh thơng tin sử dụng để cung cấp cho những người khác nhau một tiếng nói chung.
Đối với các cổ đơng, việc truyền thơng nội bộ hiệu quả có thể giúp huy động thêm vốn từ cổ đông, nhận được niềm tin, sự ủng hộ của mọi người để cùng xây dựng công ty lớn mạnh.
Giúp xây dựng văn hóa doanh nghiệp
Vai trị chính của truyền thơng nội bộ là giúp cho văn hóa cơng ty của bạn trở nên rõ ràng hơn. Việc xây dựng văn hóa nội bộ cơng ty tốt có thể làm cho cán bộ nhân viên làm việc chăm chỉ, có trách nhiệm và năng suất cao hơn, hạn chế nhân sự nghỉ việc rồi thì nói xấu ,chỉ trích, gây hại đến uy tín của tổ chức. Đây chính là chiếc chía khóa gắn kết nhân sự trong tồn cơng ty bởi hoạt động này nhằm xây dựng mối quan hệ tốt nhất giữa các bộ phận trong cơng ty để tồn cơng ty đều có một hướng nhìn, ý chí phát triển.
Giúp mọi người bình tĩnh trong thời kỳ khủng hoảng
Trong quá trình hoạt động của doanh nghiệp, mọi thứ không phải lúc nào cũng sn sẻ. Đơi khi có những chính sách, kế hoạch cần thực hiện bất lợi cho 1 nhóm người nào đó trong tổ chức. Đây là lúc mọi người cần truyền thông nội bộ nhất.
Tạo ra những trải nghiệm tốt cho nhân viên
Khối lượng cơng việc lớn có thể khiến nhân viên cảm thấy áp lực, buồn chán hay mất tập trung. Truyền thông nội bộ thúc đẩy các sự kiện, gắn kết nhân viên, các chương trình đào tạo nâng cao năng lực, chia sẻ phản hồi của khách hàng và đưa tin trên phương tiện truyền thông, tạo cơ hội cho mọi người nắm bắt thông tin và giao tiếp với nhau nhiều hơn, cảm thấy nhận được nhiều giá trị hơn từ phía cơng ty. Ngày càng thể hiện được vai trị quan trọng của mình, Truyền thơng nội bộ trong
tổ chức cần được đầu tư đúng mực, đa dạng các hình thức, cũng như sử dụng các