CHƯƠNG 2 : PHÂN TÍCH BỘ CHỨNG TỪ LIÊN QUAN
2.3. Phiếu đóng gói hàng hóa (Packing List)
2.3.1. Cơ sở lý thuyết
Khái niệm
Packing list (bảng kê/ phiếu chi tiết hàng hóa) là một thành phần trong bộ chứng từ xuất nhập khẩu hàng hóa. Nó mơ tả chi tiết nội dung lô hàng và thông thường không bao gồm giá trị lô hàng.
Đây là phương tiện giúp người bán thể hiện được tồn bộ những sản phẩm, hàng hóa mà mình có. Thơng qua đó, người mua có thể dễ dàng đối chiếu và kiểm tra. Phiếu đóng gói hàng hóa khơng thể hiện giá trị của đơn hàng mà thường chỉ dùng để liệt kê số lượng hàng hóa, số lượng kiện có trong đơn. Từ các thơng tin ghi trên phiếu, ta có thể kiểm sốt và tránh được tình trạng hàng hóa bị thất lạc khi giao nhận.
Phân loại
Phiếu đóng gói chi tiết (Detailed packing list): Giống như tên gọi, đây là loại
phiếu có nội dung được ghi lại khá chi tiết về số lượng, mặt hàng, chất liệu, ghi chú…
Phiếu đóng gói trung lập (Neutrai packing list): Cách nhận biết loại phiếu
này khá đơn giản khi nó khơng đề cập đến tên của người bán.
Phiếu đóng gói kiêm bảng kê trọng lượng (Packing and Weight list): Tên
của loại phiếu này chắc hẳn đã cho bạn biết phần nào về nó. Đây là loại phiếu có ghi kèm có trọng lượng chi tiết của từng kiện và tổng của đơn hàng.
Chức năng
- Chức năng cơ bản nhất của phiếu chính là để liệu kê sản phẩm, khơng chỉ giúp người mua dễ dàng kiểm tra đơn hàng mà còn giúp người bán kiểm soát được số hàng đã xuất ra. Đồng thời, phiếu được coi là chứng cứ giúp cả người mua và người bán kiểm tra được đơn hàng có ngun vẹn khơng sau quãng đường vận chuyển dài. Đây chính là chức năng chính được nhiều người yêu thích và sử dụng nhất.
Cách thức đóng hàng đúng chuẩn:
- Ngồi dùng để liệt kê và kiểm tra số lượng hàng hóa thì Packing List cịn có chức năng chỉ ra cách thức đóng gói của hàng hóa. Vì thế, chỉ cần nhìn vào phiếu, bạn sẽ biết được cách đóng gói, kích thước của hàng hóa.
- Khơng chỉ cung cấp cách đóng gói và kích thước mà thơng qua Packing List bạn sẽ biết được tổng số kiện của đơn hàng từ đó có phương án sắp xếp và vận chuyển cho hợp lý. Cụ thể như:
Nên bốc dỡ hàng hóa ra sao, bằng tay hay bằng máy.
Vận chuyển bằng bằng đường bay, đường thủy hay đường bộ cho hợp lý Cần bao nhiêu nhân lực, bao nhiêu thời gian để hoàn thành.
Bảo vệ quyền lợi của người mua, người gửi hàng:
- Trong quá trình vận chuyển hàng hóa khơng tránh khỏi việc hàng hóa bị thất lạc thậm chí là hỏng hóc. Nếu đơn hàng có phiếu đóng gói hàng, bạn sẽ truy xuất được thơng tin về thời gian vận chuyển, đơn vị chịu trách nhiệm, số hàng hóa bị thất lạc hay hỏng hóc. Đây chính là chứng cứ để bạn có thể khiếu nại với bên vận chuyển để được tìm lại đơn hàng và đền bù.
Nội dung:
Tiêu đề: thông tin cơ bản về công ty như logo, tên, địa chỉ, số điện thoại, email, fax
Người bán: họ tên, địa chỉ, số điện thoại, fax của đơn vị bán hàng Số và ngày đóng gói
Người mua: đầy đủ thơng tin như họ tên, địa chỉ, số điện thoại, số fax. Địa điểm cảng bốc hàng
Số hiệu, chuyến và tên chuyến tàu chở hàng Thời gian dự kiến khởi hành
Sản phẩm: tên, ký hiệu, mã sản phẩm. Số lượng theo từng sản phẩm.
Số lượng kiện hàng, kích thước và trọng lượng mỗi kiện. Tổng trọng lượng của các kiện.
Chú thích.
Xác nhận của bên bán.
2.3.2. Phân tích phiếu đóng gói hàng hóa trong bộ chứng từ
2.3.2.1. Nội dung phiếu đóng gói hàng hóa trong bộ chứng từ
Người phát hành (Issuer):Công ty TNHH Thương mại quốc tế SHANDONG
GANGDA
- Địa chỉ: Phía Đơng Nam cuối đường số 1 Huixian, Khu Phát triển Kinh tế và Kỹ Thuật Zouping, Tân Châu, Sơn Đông, Trung Quốc
Người nhận (To): Công ty TNHH Thương mại và dịch vụ XNK Bảo Tùng
- Địa chỉ: Tổ 8, Phường Mỏ Chè, Thành phố Sông Công, Tỉnh Thái Nguyên, Việt Nam
- Điện thoại: +84967166182
- Email: BAOTUNG.XNKHD@GMAIL.COM Số hóa đơn (Invoice No.): GDYJ210406
Ngày lập hóa đơn (Date): 06/04/2021
Ký mã hiệu đóng gói và số hiệu (Marks and Number)
- Carbon Raiser
- Trọng lượng tịnh (Net weight): 1200kg - Trọng lượng cả bì (Gross weight): 1205kg - Xuất xứ: Trung Quốc
Mơ tả hàng hóa (Description of goods): Cacbon raiser
Số kiện hàng (Packages): 20 Túi (BAGS)
Người bán (Seller): Công ty TNHH Thương mại Quốc tế SHANDONG GANGDA Tổng cộng: - Trọng lượng tịnh: 24.22 tấn - Trọng lượng cả bì: 24.32 tấn - Chú thích: 24.22 tấn = 24220 kgs 2.3.2.2. Nhận xét
- Tất cả các thơng tin trên phiếu đóng gói của cơng ty khớp với các thơng tin được đề cập trong hợp đồng cũng như các chứng từ khác
- Phiếu đóng gói hàng hóa trên được cơng ty TNHH Shandong Gangda phát hành gửi tới cơng ty TNHH Bảo Tùng. Phiếu đóng gói này có nội dung khá đầy đủ về các thông tin cơ bản sau: tên và địa chỉ bên mua và bên bán, số và ngày lập hóa đơn, thơng tin hàng hóa mơ tả về số lượng, trọng lượng, số kiện hàng,...
- Phiếu đóng gói có chữ ký, đóng dấu đầy đủ và hợp lệ của bên bán là công ty TNHH Thương mại quốc tế Shandong Gangda
Ưu điểm:
- Phiếu đóng gói này cũng khá đầy đủ về thơng tin hàng hóa như trọng lượng, số lượng, ... tạo điều kiện cho người mua dễ dàng kiểm tra đơn hàng mà cịn giúp người bán kiểm sốt được số hàng đã xuất ra. Đồng thời, đây cũng là chứng cứ giúp cả người mua và người bán kiểm tra được đơn hàng có ngun vẹn khơng sau quãng đường vận chuyển dài.
- Phiếu đóng gói hàng hóa tập trung vào hàng hóa (số lượng, loại hàng, khối lượng) chứ khơng đề cập đến giá trị của hàng hóa
- Phiếu đóng gói có quy định về ký mã hiệu của nhà cung cấp ghi trên bao bì xuất khẩu để tránh nhầm lẫn với các lơ hàng khác trong q trình vận chuyển và khi đến cảng dỡ, bên mua dễ dàng tìm kiếm và kiểm tra hàng. - Phiếu đóng gói hàng hóa hỗ trợ thanh tốn dễ dàng hơn, hỗ trợ yêu cầu bảo
hiểm khi xảy ra sự cố mất mát, hư hỏng hàng hóa Nhược điểm:
- Phiếu này đề cập chưa đầy đủ các thơng tin về bên bán, chưa có số điện thoại hoặc Fax liên lạc và tên tàu chở hàng có thể sẽ gây khó khăn cho cả hai bên khi liên lạc nếu việc vận chuyển gặp khó khăn hay trục trặc.
- Ngồi thơng tin về số lượng, trọng lượng, thì nên bổ sung thêm cả thể tích. - Phiếu đóng gói hàng hóa khơng đề cập đến các thơng tin về: điều kiện giao
hàng, phương thức thanh toán (Payments), thời hạn thanh toán, số hiệu, chuyến và tên chuyến tàu chở hàng, cảng bốc hàng, cảng dỡ hàng, thời gian dự kiến khởi hành,... để người mua có thể chuẩn bị chuẩn bị lấy hàng. - Phiếu đóng gói chưa thể hiện rõ những yêu cầu cần lưu ý trong quá trình
xếp hàng, vận chuyển, bốc xếp...
- Phiếu đóng gói khơng thể hiện tiêu chuẩn đóng gói của hàng hóa xuất khẩu đường biển.