CHƯƠNG 2 : PHÂN TÍCH BỘ CHỨNG TỪ LIÊN QUAN
2.5. Hóa đơn chiếu lệ (Proforma Invoice)
2.5.1. Cơ sở lý thuyết
Proforma Invoice là hóa đơn chiếu lệ, tức là có hình thức như hóa đơn (Invoice), nhưng khơng dùng để thanh tốn (chiếu lệ), vì đó khơng phải là giấy tờ đòi tiền. Proforma Invoice (PI) là loại thường thấy trong chứng từ XNK. Có thể nói đây là bản nháp sơ bộ của hóa đơn, và do đó khơng dùng để địi tiền. Mặc dù vậy, hình thức cũng như nhiều nội dung trên đó vẫn giống hóa đơn thương mại.
Vai trò
- Về bản chất, đây chỉ như 1 bản nháp ban đầu của hóa đơn chính thức. Dựa vào đó, người mua và bán biết được những thơng tin cơ bản về lơ hàng, trong đó có chủng loại, mẫu mã, số lượng, đơn giá, tổng số tiền, điều kiện giao hàng.v.v…
- PI là chứng từ thể hiện sự cam kết về phía người bán sẽ giao lơ hàng hoặc dịch vụ như đã thông báo cho người mua ở mức giá cụ thể.
- Sau khi nhận được Proforma Invoice, người mua và người bán có thể tiếp tục đàm phán những điều khoản cụ thể khác có liên quan. Và do đó, chứng từ chiếu lệ này có thể được sửa đổi nhiều lần cho phù hợp với nhu cầu của các bên.
Nội dung cơ bản
- Thông tin cụ thể về người cấp và người nhận hóa đơn: Tên, địa chỉ, số điện thoại, fax…
- Số và ngày của hóa đơn
- Các điều kiện thanh tốn (Payment): Thơng tin ngân hàng để người mua thanh toán.
- Cảng bốc hàng (Port of Loading) - Cảng đến (Port of Destination)
- Thời gian dự kiến khởi hành (ETD: Estimated Time of Departure) - Thời gian dự kiến hàng đến (ETA: Estimated Time Arrival)
- Các thơng tin về hàng hóa: Mơ tả sản phẩm, số lượng, đơn giá, tổng tiền. Phân biệt Commercial invoice (CI) và Proforma Invoice (PI)
- PI phát hành trước khi gửi hàng, cịn CI là sau khi lơ hàng đã được gửi hoặc đã sẵn sàng
- CI đã chính xác số lượng và số tiền thanh tốn, cịn PI thì vẫn có thể tiếp tục thảo luận và điều chỉnh
- CI rất quan trọng trong xác nhận giao dịch mua bán, còn PI chỉ là thỏa thuận ban đầu mà người bán gửi tới người mua
- CI dùng để hạch toán kế toán của cả người mua và người bán, cịn PI khơng có chức năng này.
Nhận xét:
Hồ sơ hải quan ở Việt Nam thường yêu cầu hóa đơn thương mại (CI), nên Proforma Invoice (PI) không cần phải xuất trình khi làm thủ tục hải quan. Một số trường hợp có thể dùng Proforma Invoice để thay cho Hợp đồng thương mại, để giải thích chi tiết với hải quan, khi cần.
2.5.2. Phân tích hóa đơn chiếu lệ trong bộ chứng từ
2.5.2.1. Nội dung hóa đơn chiếu lệ trong bộ chứng từ
Tên của người gửi (Shipper): Công ty TNHH Thương mại Quốc tế
SHANDONG GANGDA
Tên của người nhận (Consignee): Công ty TNHH Thương mại và dịch
vụ XNK Bảo Tùng
Ngày lập đơn: 12/5/2021
Mã vận đơn (B/L): KMTCXGG1889702
Tên tàu – số chuyến (VSL/VOY): KMTC SHANGHAI / 2106S (M/V :
EASLINE DALIAN / 2117E) – thể hiện tên riêng (Name) của con tàu chở hàng và mã hiệu của chuyến đi này (Voyage no.) sử dụng để tra cứu lô hàng và khai báo hải quan
Nơi giao/nhận hàng: XINGANG,CHINA – Hồ Chí Minh, Việt Nam
Thời gian khởi hành dự kiến/Thời gian đến dự kiến (ETD/ETA):
29/04/2021 – 15/05/2021
Số Container: 1 container 20 feet
Khối lượng/thể tích/đóng gói: 24,320kgs/26.000CBM/20P’kgs - thể
hiện khối lượng cả bì của cả lơ hàng và tổng thể tích của lơ hàng để thuận tiện cho việc giao nhận và bốc dỡ
Cước tải và phụ phí
- Phụ phí xếp dỡ tại cảng (THC): 2.779.200,00 VNĐ
THC - Phụ phí xếp dỡ tại cảng là khoản phụ phí thu trên mỗi container để bù đắp chi phí cho các hoạt động làm hàng tại cảng, như: xếp dỡ, tập kết container từ CY ra cầu tàu... Thực chất cảng thu hãng tàu phí xếp dỡ và các phí liên quan khác, và hãng tàu sau đó thu lại từ chủ hàng (người gửi hoặc người nhận hàng). Hầu hết các hãng tàu đã tách riêng cước biển và THC, với hai mục đích.
- Thứ nhất, việc tách THC khỏi cước biển giúp tăng tính minh bạch của các khoản phí vận tải, theo đó đó chủ hàng có thể biết được họ phải trả bao nhiêu cho hãng tàu và bao nhiêu cho việc làm hàng tại cảng xếp và cảng dỡ.
- Thứ hai, việc tách riêng phí THC giúp bảo vệ các hãng tàu tránh được ảnh hưởng của sự biến động tiền tệ, vì chi phí xếp dỡ tại cảng do các cơng ty khai thác cảng tính thường được trả bằng tiền địa phương, trong khi cước biển được tính theo đồng Đơ la Mỹ.
- Phí vệ sinh container (Container Cleaning Fee): 150.000 VNĐ - Phí làm chứng từ: 900.000 VNĐ
- Phụ phí chuyển vỏ rỗng (container imbalance surcharge):
1.158.000 VNĐ
- Tổng số tiền phụ phí: 4.987.200 VNĐ
Thơng tin thanh tốn:
- Tên tài khoản: CÔNG TY TNHH KMTC (VIỆT NAM) - Số tài khoản: 625 704 060 005 974
- Ngân hàng : Ngân hàng TMCP Quốc Tế Việt Nam- Chi nhánh Sài Gòn (VIB Sài Gòn)
2.5.2.2. Nhận xét:
- Nội dung trong hóa đơn chiếu lệ (PI) đầy đủ, những thơng tin cơ bản đều trùng với những nội dung trong hóa đơn thương mại (CI), trong hợp đồng và các chứng từ khác.
- Chia ra hai loại hóa đơn riêng để minh bạch về các chi phí khác phải đóng mà khơng được đề cập tới trong hóa đơn thương mại, tránh việc trùng lặp trong các khâu.