CHƯƠNG 2 : PHÂN TÍCH BỘ CHỨNG TỪ LIÊN QUAN
3.5. Bước 5: Nhận hàng
3.5.1. Chuẩn bị chứng từ
Sau khi tàu rời cảng bốc vào ngày 29/04/2021, bên bán là Công ty TNHH Thương mại quốc tế Shandong Gangda đã cung cấp cho bên mua là Công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ XNK Bảo Tùng bộ chứng từ và các thông tin về tàu vận chuyển bao gồm: thông tin con tàu, cảng dỡ hàng, cảng bốc hàng,... yêu cầu công ty Công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ XNK Bảo Tùng kiểm tra và xác nhận. Sau đó nhân viên chứng từ tiến hành kiểm tra chứng từ bằng cách xem thông tin trên vận đơn có trùng khớp và đầy đủ các thơng tin, tên người gửi, người nhận, tên tàu và ngày tàu đến, số container, số seal, chi tiết hàng hố. Trong trường hợp nhận thấy thơng tin không trùng khớp cũng như về số liệu giữa các chứng từ với nhau, nhân viên chứng từ phải liên lạc, thông báo ngay cho bên bán để kịp thời chỉnh sửa, bổ sung và thông báo cho công ty khi có sự điều chỉnh gấp.
Sau khi đã 2 bên thống nhất, khơng cịn gì cần điều chỉnh nữa, cơng ty bên phía người bán gửi bộ chứng từ gốc qua đường chuyển phát nhanh.
Bộ chứng từ theo như thỏa thuận trong hợp đồng bao gồm: Bản gốc Hợp đồng: 3/3
Bản gốc Hóa đơn thương mại: 3/3
Bản gốc chi tiết Phiếu đóng gói hàng hóa: 3/3
Bản gốc Vận đơn sạch, ghi chú “Cước phí đã được trả trước”: 3/3 01 bản gốc và 01 bản sao Giấy chứng nhận xuất xứ
01 bản gốc và 02 bản sao Hợp đồng bảo hiểm / Chứng nhận bảo hiểm cho mọi rủi ro bằng 110% giá trị hóa đơn
Sau khi nhận được bộ chứng từ, nhân viên photo thành nhiều bản nhằm phục vụ cho công việc lúc cần thiết. Các bản sao phải được giám đốc ký tên, đóng dấu chức vụ và con dấu của doanh nghiệp để chứng nhận sao y bản chính.
3.5.2. Lấy lệnh giao hàng D/O
Trước ngày dự kiến hàng đến khoảng 1 đến 2 ngày, hãng tàu sẽ gửi một giấy thơng báo hàng đến – Arrival Notice. Sau đó, cơng ty cần chủ động liên hệ với hãng tàu về thời gian chính xác tàu cập cảng dỡ. Sau khi được xác nhận tàu đã cập cảng dỡ, nhân viên công ty đem theo vận đơn gốc, giấy giới thiệu, thông báo hàng đến và chứng minh thư đến văn phòng đại diện hãng tàu, tại địa chỉ trên giấy báo hàng đến để nhận D/O. Nhân viên đóng các khoản phí theo u cầu và nhận Lệnh giao hàng (Delivery Order – D/O) và các biên lai thu tiền, biên lai GTGT. Nhân viên kiểm tra đối chiếu nội dung D/O với vận đơn và kiểm tra sai sót nếu có, sau đó ký tên xác nhận đã nhận lệnh giao hàng vào 1 bản D/O mà hãng tàu giữ lại làm bằng chứng. Những nội dung chủ yếu cần đối chiếu bao gồm:
- Tên tàu
- Số hiệu vận đơn
- Tên địa chỉ người nhận hàng, người gửi hàng - Tên hàng
- Loại hàng: hàng nguyên container, số lượng container, loại container, mã số container, số seal, khối lượng
- Cảng bốc hàng, cảng dỡ hàng
Trong trường hợp có sai sót xảy ra sẽ yêu cầu hãng tàu sửa chữa.
Dựa trên thời hạn hiệu lực của D/O trong vấn đề lưu kho, lưu bãi, lưu container mà bên mua là Công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ XNK Bảo Tùng sắp xếp thời gian hợp lý để đăng ký tờ khai tại Chi cục Hải quan cửa khẩu cảng Sài Gòn khu vực I và tiến hành các thủ tục nhận hàng.